CIRCULAR 234 DE 2024
(octubre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales y Subdirectores de Centro |
| Asunto: | Planeación, Oferta e Ingreso, Convocatoria Adicional Abierta en las modalidades Presencial, a Distancia y Virtual de programas de formación Tecnológica del SENA. |
En consideración con lo establecido en la Resolución 1-02055 de 2024 “Por la cual se establece el calendario académico y de labores de los Centros de Formación Profesional del SENA para el año 2024 y deroga la Resolución 1-01581 de 2024, en el parágrafo 3 el cual establece lo siguiente: Parágrafo 3. “Se deben considerar los cambios que puedan surgir a los cronogramas de ingreso para disminuir o aumentar convocatorias por requerimientos del sector productivo y social o por eventualidades que no se pueden prevenir teniendo en cuenta la aprobación de la Dirección de Formación Profesional de la Dirección General.” Por lo anterior, la Dirección de Formación Profesional presenta los siguientes lineamientos para realizar una convocatoria Abierta adicional 2024 para las modalidades Presencial, Distancia y Virtual de programas de formación tecnológica del SENA.
Los Centros de Formación Profesional deberán planear la oferta de esta convocatoria teniendo en cuenta los lineamientos y pautas que a continuación se describen.
1. Revisar la siguiente normatividad
El Acuerdo 006 del 2023, por el cual se adopta el reingreso especial para las personas que se desvincularon de la entidad por retiro voluntario o cancelación de matrícula de los programas de formación laboral y tecnológica del SENA. Bajo este acuerdo quedan cobijadas las personas que iniciaron su programa de formación laboral y tecnológica del SENA a partir del año 2018. La Dirección de Formación Profesional solicita, que los Centros de formación se encarguen de divulgar e implementar el Acuerdo 006 de 2023 así como el Acuerdo 002 de 2024 por el cual se modifica el artículo 3o del acuerdo 006 de 2023, con fin de promover el trámite de reingreso especial para las personas que se desvincularon de la entidad por retiro voluntario o cancelación de matrícula, de los programas de formación laboral y tecnológica del SENA. y el acuerdo 002 de 2024 que modifica el artículo 3o de este, la Dirección de Formación Profesional solicita, a los Centros de formación la implementación de este acuerdo.
Para la aprobación de la oferta se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución 201 de 2024” por la cual se deroga la resolución 790 de 2009 y se efectúa una delegación en el (la) Director (a) de Formación Profesional y en los (las) Directores (as) Regionales”
La Circular No. 3-2023-000048 del 16 de marzo de 2023, establece los “Lineamientos técnicos, pedagógicos y operativos de la Dirección de Formación Profesional, la Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo y la Dirección de Empleo y Trabajo para la implementación de las estrategias alineadas con las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2023-2026.”, la cual define la estrategia CampeSENA, economías populares, transición energética y fortalecimiento en programas TICS, por consiguiente para esta convocatoria abierta “no” se deben caracterizar y ofertar los programas de formación en el marco de las estrategias CampeSENA, y Economía Popular, las cuales tendrán lineamientos específicos.
La Circular 3-2023-000145 del 09 de agosto de 2023 “De la articulación con la media a la formación Tecnológica SENA”, a través de la cual se comparten los estudios de homologación de 14 programas de formación del nivel técnico con programas del nivel tecnológico, para promover la cadena de formación.
Con el fin de realizar la programación correspondiente a la Oferta Adicional los centros de Formación deberán seguir los lineamientos de lo dispuesto en la circular No. 3-2024-000040 del 09 de febrero 2024, con asunto: “Lineamientos para la solicitud y aprobación de la oferta, en la vigencia 2024.”
2. Planeación de la Oferta de Formación.
Los directores regionales como garantes de la pertinencia y cumplimiento de las condiciones que determinan el o los programas a ofertar, en coordinación con los subdirectores de Centro, son los principales responsables de la definición de la oferta y por ende del cumplimiento de las metas. Por consiguiente es su deber institucional liderar el estudio, presentación y aprobación de la oferta de Formación Tecnológica, teniendo en cuenta los criterios de calidad tales como: diseño curricular vigente, que las fechas de inicio y finalización de cada sugerencia coincidan con la duración establecida en el diseño curricular de cada programa, cuenten con resolución de registro calificado vigente verificando los lugares de oferta en la plataforma SNIES los cuales se pueden consultar en el siguiente enlace https://hecaa.mineducacion.gov.co/consultaspublicas/programas; recursos de infraestructura, económicos, humanos, materiales de formación disponibles que aseguren el cumplimiento de la formación.
De igual manera la caracterización de las fichas para la formación presencial o a distancia, debe tener asignado el CUPO real del grupo, cumplir con el costeo de metas de formación conforme al Plan de Acción 2024.
La planeación de la oferta de formación se orientará para dar respuesta a las necesidades regionales, y para cumplir con las metas de las propuestas estratégicas institucionales y del país. Esta labor se debe realizar teniendo en cuenta las siguientes pautas:
a. Los Centros de Formación Profesional tienen la responsabilidad de formular el Plan de Oferta de Formación 2024, para ello se recomienda se apoyen en los profesionales de diseño y producción curricular y profesionales de calidad para la construcción de una propuesta que incorpore la visión del sector externo sectorial y regional. Lo anterior por ser quienes conocen los detalles del diseño curricular y cumplimiento del registro calificado conforme el Decreto 1330 de 2019 y demás normas que los regulan.
b. Los Centros de Formación Profesional y Regionales analizarán la pertinencia de la oferta incluyendo los programas de formación que le apunten al desarrollo de la transición energética, los programas de fortalecimiento en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC's), mencionados en el Plan Nacional de Desarrollo 2022- 2026 Colombia, potencia mundial de la vida, los planes y apuestas estratégicas regionales, departamentales y municipales; estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales; análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral, según las condiciones particulares del territorio y el sector productivo.
c. En el análisis de la oferta se debe tener en cuenta el comportamiento de los programas de formación con respecto a los niveles de deserción, permanencia, y certificación para el Centro de Formación y la región; la capacidad instalada del Centro Formación en sus ambientes de formación, así como la disponibilidad de recursos (Instructores, materiales de formación, entre otros) que se requieren para la ejecución de los programas que se planean ofertar.
d. Es necesario tener en cuenta el comportamiento de las inscripciones de vigencias anteriores buscando el cumplimiento de las metas de formación para este año y en particular, los nuevos cupos proyectados por los Centros de Formación que iniciaran en el mes de diciembre del 2024, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: los porcentajes de trimestralización, compromisos de atención a población vulnerable, programas especiales y convenios de inclusión social, establecidos en el plan de acción Sena- 2024.
e. Los programas que se deben ofertar serán los que corresponden a las versiones vigentes que se encuentren publicadas en el catálogo.
f. Para revisar el comportamiento de los programas a ofertar, la Dirección de Formación Profesional pone a disposición el Sistema de Vigilancia de programas - https://sava.sena.edu.co/gfvd/index.php/paneles equipo datos/sistema vigilancia en donde podrá consultar la información histórica desde el año 2019, de los programas de formación titulada, relacionada con inscritos, matriculados, ejecución de la formación y certificados por cada centro de Formación.
g. Para la formación virtual de acuerdo con los cupos solicitados en la III Oferta de Formación Virtual, y en el caso de que no se puedan asignar la totalidad de los cupos aprobados, se espera que para la presente Oferta Adicional de Tecnólogos se pueda completar la asignación utilizando los cupos ofrecidos en esta última oferta adicional, conforme al número de inscritos recibidos. En este sentido, se aclara que no será necesario realizar una nueva planeación ni solicitar cupos adicionales. La oferta adicional de tecnólogos se llevará a cabo utilizando la información aprobada en la III oferta, incluyendo los cupos y programas de formación establecidos para el cumplimiento de la meta.
2.1. Registros calificados
a. Para los programas del nivel tecnológico que se proyecten ofertar es indispensable dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1330 del 2019, artículo 2.5.3.2.2.1. “El registro calificado es un requisito obligatorio y habilitante para que una institución de Educación Superior, legalmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, y aquellas habilitadas por la ley, pueda ofrecer y desarrollar programas académicos de educación superior en el territorio Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1 de la Ley 1188 de 2008”, y demás normas que los regulan; así mismo, si el registro calificado del programa se encuentra en proceso de renovación, siempre y cuando no esté vencido y no se haya emitido el acto administrativo por parte del Ministerio de Educación Nacional - MEN se concluye que el programa está vigente y se puede ofertar hasta la fecha de vencimiento. Así mismo el Decreto, 1174 del 12 de julio de 2023, “El cual sustituye la sección 12 del capítulo 2 del título 3 de la parte 5 del libro 2 del Decreto 1075 del 2015- Único Reglamentario del Sector Educación-, a efectos de establecer medidas transitorias en materia de registro calificado”, los Centros de Formación Profesional deberán verificar los programas del nivel tecnológico del SENA que se encuentran vigentes para la presente oferta de formación Presencial, a Distancia y virtual, de acuerdo con las medidas establecidas en el ARTÍCULO TRANSITORIO 2.5.3.2.12.1. Vigencia de los registros calificados, del mencionado decreto, el cual se puede consultar en el siguiente enlace:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=213950
b. Los registros calificados son otorgados por el Ministerio de Educación Nacional para los programas de nivel de educación superior que cumplen las condiciones de calidad en los lugares de desarrollo donde serán ofertados. El SENA es notificado mediante Resolución, cabe aclarar que bajo el decreto 529 de 2024, los programas podrán ser ofertados sin necesidad de que el Ministerio de Educación Nacional MEN haya hecho la asignación de un código SNIES. Sin embargo, antes de cumplirse los dos años contados a partir de la notificación del acto administrativo, la Dirección de Formación Profesional solicitará dicho número de registro, seis meses antes, para aquellos programas a los cuales no se les haya asignado dicho código. Así mismo, el Centro de Formación que registre dos sedes, y el registro calificado haya sido otorgado solo a una de ellas, por ningún motivo podrá ejecutar el programa en la sede que no está habilitada en el registro.
3. Validación y aprobación de la oferta
a. Los Centros de Formación Profesional deben verificar la pertinencia de la oferta en la región y emitirán el Acta con la oferta de formación, la cual deberá incluir lo siguiente: nivel del programa de formación, nombre del programa, municipio, cupo de la ficha, código y versión del programa en estado “En ejecución” en SOFIA Plus; para los programas de nivel tecnológico, se debe indicar la fecha de resolución de registro calificado y número de código SNIES que avala el lugar autorizado para impartir la formación.
b. En la siguiente tabla se indica la información requerida por cada programa de formación que debe ser registrada en el Acta:
| CÓDIGO DEL CENTRO | (espacio para diligenciar) |
| NOMBRE DEL CENTRO DE FORMACIÓN | (espacio para diligenciar) |
| 1. Denominación De La Formación | (espacio para diligenciar) |
| 2. Código | (espacio para diligenciar) |
| 3. Versión | (espacio para diligenciar) |
| 4. Número, Fecha De Resolución Y Código SNIES (Para Programas Con Registro Calificado Aprobado) | (espacio para diligenciar) |
| 5. Justificación de La Oferta Educativa | (espacio para diligenciar) |
| 6. Grupos | (espacio para diligenciar) |
| 7. Cupos | (espacio para diligenciar) |
| 8. Duración Del Programa | (espacio para diligenciar) |
| 9. Municipio | (espacio para diligenciar) |
| 10. Sede | (espacio para diligenciar) |
| 11. Código Indicativa | (espacio para diligenciar) |
Ver anexo 2: Ayuda diligenciamiento de acta.
c. El Centro de Formación envía el Acta con la oferta de formación para aprobación del Director Regional a excepción de los casos en que el Subdirector de Centro ejerza funciones de Director Regional (Regionales Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada) que debe ser enviada a la Dirección de Formación Profesional al correo dir_formacionpro@sena.edu.co, para ser aprobada.
d. Una vez aprobada el Acta de la Regional de la oferta de programas de formación por el Director Regional o por la Dirección de Formación Profesional (oferta de programas de formación correspondientes a las regionales Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada), el centro de formación creará en SOFIA Plus la “sugerencia del programa”, de acuerdo con el cronograma establecido en la siguiente circular.
e. Para la aprobación de las “sugerencias del programa” registradas por los centros de formación en SOFIA Plus, el Coordinador de Formación de la regional validará contra el acta de aprobación de la oferta emitida por el Director Regional, a excepción de los casos en que el Subdirector de Centro ejerza funciones de Director Regional, labor que será realizada por la Dirección de Formación Profesional.
f. La fecha de terminación de una ficha debe ser un día antes que se cumplan el número de meses establecido en el diseño curricular con respecto a la fecha de inicio (ej. Programa de 15 meses: inicio 03/08/2022, fecha correcta fin: 02/11/2023).
g. Una vez aprobadas las “sugerencia del programa” el centro de formación procederá con la creación y caracterización de las fichas.
4. Programación, Alistamiento de la Oferta de Formación, Inscripción, Selección y Matricula.
a. Para la oferta presencial y a Distancia los directores regionales como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales deben liderar la programación correspondiente a la oferta que iniciará el 09 de diciembre de 2024, teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral.
b. Para la formación virtual es importante tener en cuenta lo descrito en el numeral 2 ítem g, de la presente circular, correspondiente a la oferta que iniciará el 09 de diciembre de 2024
4.1 Creación Fichas de Centro - Oferta Titulada Virtual
Una vez los aspirantes queden en estado “SELECCIONADO”, el Grupo de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación, de la Dirección de Formación Profesional, tramitará en SOFIA Plus la creación y personalización de las fichas de Centro, realizando la distribución de los aspirantes en estado “SELECCIONADO" y comunicando a los Centros de Formación los números de fichas asignadas, cantidad de seleccionados y número de suplentes. Dichas fichas estarán disponibles a partir del 22 de noviembre, las cuales contarán con el 50% del cupo como suplentes, o con un porcentaje inferior dependiendo de la cantidad de aspirantes que presentaron Prueba Fase I.
Una vez creadas y distribuidas las fichas de los programas a los Centros de Formación Profesional, el Grupo de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación de la Dirección de Formación, a través de la profesional Ana Lucila Acosta, se encargará de contactar al coordinador de formación y/o al encargado de ingreso de cada Centro de Formación, informándole sobre la disponibilidad de las fichas para efectuar el proceso de matrícula y demás gestiones pertinentes.
El responsable de ingreso en el Centro de Formación podrá convocar a matrícula en el estricto orden de puntaje presentado en el sistema, ya que éste corresponde con el orden del puntaje obtenido en el proceso. En las fichas nacionales los aspirantes realizarán su inscripción en las fechas establecidas en el cronograma anexo a esta circular.
Observaciones Generales
- El centro de formación deberá informar a los aprendices de nivel técnico que deseen continuar con la cadena de formación, que deben cumplir con los requisitos de títulos para los programas de Formación Tecnológica.
- Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación laboral y tecnológica que se publicarán para la oferta abierta del 09 de diciembre de 2024, se establecen los lineamientos registrados en la GUÍA PROCEDIMIENTO INGRESO GFPI-G-025, publicada en el aplicativo CompromISO.
- Los programas que se ofertarán en esta convocatoria serán únicamente en modalidad Presencial y a Distancia.
- Los aspirantes a programas de formación deberán registrar previamente su documento de identidad vigente en el repositorio de información académica de SOFIA Plus como requisito para el proceso de registro e inscripción. El archivo por cargarse debe contener escáner del documento original por ambos lados y en una misma hoja, contener ambas caras ampliadas del documento y encontrarse en óptimas condiciones de legibilidad.
- Para la proyección de los cupos nuevos de la presente oferta, los Centros de Formación Profesional deben tener en cuenta que al sumar los cupos que pasan de 2023 a 2024, incluyendo aquellos de nivelación y los matriculados correspondientes a la primera, segunda, tercera y cuarta oferta de 2024, no pueden superar el 100% de lameta2024por cada nivel de formación; toda vez que, de presentarse una mayor oferta de cupos, traerá como consecuencia la desfinanciación del Centro de Formación Profesional, en el rubro de contratación de instructores y materiales deformación.
- Tamaños de grupo: El parámetro general para la formación titulada presencial no debe ser inferior a 30ni mayor a 45 aprendices por grupo. El parámetro general para la formación titulada a distancia y virtual no debe ser inferior a 50 aprendices por grupo, y para los tecnólogos de acuerdo con lo estipulado en el registro calificado. En la modalidad presencial, los Centros pertenecientes a las Regionales denominados territorios nacionales (Amazonas,Arauca,Caquetá, Guaviare, Putumayo, Casanare, Chocó, Guainía, Sucre, Vaupés, Vichada y San Andrés) el parámetro no debe ser inferior a 25 aprendices. Para el caso de los Centros Agropecuarios el parámetro no debe ser inferior a 25 aprendices. (tomado de Plan de Acción 2024 – parámetros para la planeación y costeo de metas de formaciónvigencia2024).
- Selección: Las fechas de aplicación y reprogramación están definidas en la presente circular.
- Los Centros de Formación Profesional deberán atender las inquietudes, solicitudes, peticiones que los aspirantes presenten durante todo el proceso de ingreso.
- Teniendo en cuenta la normatividad vigente sobre protección y tratamiento de datos, no se deben compartir los datos de los funcionarios de la Dirección General sin previo consentimiento, ni publicarlos en los diferentes medios de comunicación o difusión manejados.
Atentamente,
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora de Formación Profesional
Dirección General
CRONOGRAMA MODALIDAD PRESENCIAL Y A DISTANCIA.
| No. | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas Año 2024 |
| 1 | Planeación de la oferta de formación | Coordinadores académicos de Formación Profesional y subdirector de centro. | Validación de la oferta de acuerdo con las necesidades del sector y/o región Generación del acta de comité del centro de formación. | Hasta el 10de octubre |
| 2 | Aprobación de la Oferta de formación | Directores Regionales o Dirección de Formación Profesional | Acta de aprobación de la oferta educativa por parte de la Dirección Regional o de la Dirección de Formación Profesional (regionales Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada). | 11 y 15 de octubre |
| 3 | Creación de sugerencias por parte de los centros de formación en SOFIA Plus (Estas se encuentran en el marco de las necesidades regionales contempladas en el acta de aprobación de la oferta) | Coordinadores académicos de cada Centro de Formación Profesional | Tener presente la fecha de inicio de la formación el 09 de diciembre de 2024. Las sugerencias de programas deben coincidir con lo consignado en el acta de aprobación de la oferta. | 16 y 17de octubre |
| 4 | Verificación y aprobación de los programas de formación sugeridos a ofertar en | Coordinador de Formación de la regional o Dirección de Formación Profesional. | Validar y aprobar en SOFIA Plus que los programas a ofertar correspondan al Acta de aprobación de la oferta educativa por parte de la regional. (Rol- Administración Educativa Regional) | 18 al 21de octubre |
| No. | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas Año 2024 |
| SOFIA PLUS | La Dirección de Formación Profesional solo verificará y aprobará en los casos en que el subdirector de Centro ejerza funciones de Director Regional, para las regionales Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada. | |||
| 5 | Crear y caracterizar las fichas las cuales deberán quedar en estado personalizadas en el aplicativo SOFIA Plus | Centros de Formación Profesional | Las fichas creadas y personalizadas después del plazo definido en el calendario académico y de labores no se verificarán ni se publicarán. La caracterización de las fichas de programas FIC se debe hacer de manera adecuada indicando el convenio FIC de tal forma que al cumplir requisitos los aprendices puedan ser beneficiaros del apoyo de sostenimiento, teniendo en cuenta lo establecido en la Circular 32024- 000136 del año 2024: Actualización de Catálogo de Programas relacionados con el Fondo Nacional para la Industria de la Construcción FIC. | 22 y 23de octubre |
| 6 | Diligenciar formulario charlas informativas | Centros de Formación Profesional | Enlace: https://forms.office.com/r/c51KDGAzQA Corresponde al formato GFPI- PL-002 Planilla Calendario Charlas informativas, donde se relacionarán la programación de las charlas informativas, de acuerdo con la estrategia que el Centro tenga implementada. | 23 de octubre |
| No. | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas Año 2024 |
| 7 | Verificar y publicar las fichas en estado personalizadas | Coordinador de Formación de la regional o Grupo Interno de gestión de la Oferta, la ejecución y Certificación de la formación. | Después de publicada la oferta institucional en la página web no se modificará; cabe mencionar que el subdirector del Centro de Formación Profesional es el responsable de la calidad final de la información publicada. El Grupo Interno de gestión de la Oferta, la ejecución y Certificación de la formación solo verificara y publicará en SOFIA Plus las ofertas en los casos en que el Subdirector de Centro ejerza funciones de Director Regional. (Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada). | 23 y 24 de octubre |
| 8 | Solicitar autorización de pruebas offline | Se autoriza prioritariamente a los Centros que tienen dificultad de conectividad o cuya tecnología medular es del sector agropecuario. | 10 de octubre al 24 de octubre | |
9 | Inscripción alta demanda | Aspirantes | A través del portal de SOFIA Plus https://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ | 25 de octubre al 01 de noviembre |
| 10 | Inscripción baja demanda | Aspirantes | Quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir, aquellas que no superan tres (3) veces el cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones | Del 02 al 05 de noviembre |
| No. | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas Año 2024 |
| 11 | Inscribir y aplicar las pruebas offline de selección | Centros que el Grupo Interno de Gestión de la oferta, la ejecución, y certificación de la formación de la Dirección de Formación Profesional apruebe la aplicación de pruebas offline | A los centros autorizados por el Grupo Interno de Gestión de la oferta, la ejecución, y certificación de la formación, quienes enviarán los instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas. | 06 al 12 de noviembre |
| 12 | Aplicar la prueba web (Programación) | Aspirantes Centros de Formación Profesional | Documentos que terminan en 0, 1, 2, 3, 4,5,6,7,8 y 9 A partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas | 06 al 07 de noviembre |
| 13 | Reprogramar la prueba web | Aspirantes Centros de Formación Profesional | Documentos que terminan en 0, 1, 2, 3, 4,5,6,7,8 y 9 A partir de 00:01 horas del 08 de noviembre hasta el 12 de noviembre a las 17:00 horas. | 08 al 12 de noviembre |
| 14 | Atender y responder quejas y reclamos relacionados con la aplicación de prueba | Centros de Formación Profesional | Atender y responder quejas y reclamos de los aspirantes que realizaron la inscripción en la oferta académica. Antes de las 5 p.m. (17:00 p.m.) | 08 y 12 de noviembre |
| 15 | Cargar en SOFIA Plus, las pruebas Offline aplicadas. | Centros de formación Profesional | Verificar los mensajes que arroja la aplicación durante el respectivo cargue, y para mayor seguridad descargar el reporte de resultados de pruebas. | 12 de noviembre |
| No. | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas Año 2024 |
| 16 | Selección prueba Fase II (Prueba web controlada /o taller) | Centros de formación Profesional que deciden adelantar la FASE II | Definir opción de prueba, caracterizar las fichas, planear y programar recursos. | 14 y 15 de noviembre |
| 17 | Citar aspirantes Fase II | Centros de Formación que deciden adelantar la FASE II | El Centro debe definir estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección. Citación a la prueba a través del sistema académico y administrativo SOFIAPLUS. | 18 de noviembre |
| 18 | Aplicar Pruebas Fase II | Centros de Formación que deciden adelantar la FASE II | El registro de los resultados del taller y/o prueba, se realice dentro del plazo definido para su desarrollo. Se debe verificar la asistencia y registrar oportuna y correctamente los resultados de todos los participantes. Si el Centro de Formación Profesional realiza Fase II empleando como instrumento el Taller Actitudinal, debe planear y ejecutar la actividad según lo establecido en el documento GFPI-G-017 Guía Creación Talleres para pruebas, que se encuentra en CompromISO. | 19 al 22 de noviembre |
| 19 | Garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA Plus | Responsable en el centro de formación profesional que deciden adelantar la FASE II | Hasta el 22 de noviembre | Hasta el 22 de noviembre |
| No. | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas Año 2024 |
| 20 | Consultar resultados | Aspirantes | Portal www.senasofiaplus.edu.co en la opción “Consultar Resultados de prueba”. | 24 de noviembre |
| 21 | Convocar y asentar matrícula | Centros de Formación Profesional | Realizar la verificación de requisitos. El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante. El no asentar la matrícula en las fechas establecidas genera la cancelación de la ficha aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de “matrícula” a “ejecución”. | 25 de noviembre hasta el 06 de diciembre |
| 22 | Crear cuentas de correo electrónico. | Oficina de sistemas | Al finalizar la matricula | |
| 23 | Expedir carné institucional correspondiente | Centros de Formación Profesional | Al finalizar la matricula | |
| 24 | Inicio de la formación | Centros de Formación Profesional | Inicio de formación para la Oferta académica presencial adicional 09 de diciembre del 2024 | 09 de diciembre |
| 25 | Finalizar el proceso de Matricula de suplentes en el aplicativo SOFIA Plus. | Encargado de Ingreso Centro de formación | Máximo Un (1) mes después de inicio de la formación | |
CRONOGRAMA MODALIDAD VIRTUAL.
| No | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas |
| 1 | Planeación oferta de formación | Directores Regionales, subdirector de Centro, Coordinadores de formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Rel. Corporativas, Coordinador de Administración Educativa, Coordinadores Académicos y las áreas de apoyo a la Formación Profesional. | Tener presente lo descrito en el numeral 2 punto g* | No aplica |
| 2 | Aprobación de la oferta de Formación | Directores Regionales o Dirección de Formación Profesional | Tener presente lo descrito en el numeral 2 punto g | No aplica |
| 3 | Ingresar oferta de formación para aprobación (Crear sugerenciasde programas | Grupo Interno de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación Dirección de Formación Profesional - Dirección General | Fecha de inicio de la formación 18 de noviembre 2024. Las fechas deben corresponder con las descritas en la planeación de la oferta. SOFIA Plus es la herramienta para el registro de la oferta y será el soporte para el análisis de la pertinencia, cobertura y calidad de la oferta educativa. Es así: como la Dirección de Formación Profesional creará las fichas nacionales para los programas concertados entre el Grupo gestión de la oferta, ejecución, | 16 y 17 de octubre |
| No | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas |
| certificación de la formación de la Dirección de Formación y cada uno de los Centros participantes. | ||||
| 4 | Definición de la oferta educativa (aprobación programas de formación). | Grupo Interno de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación Dirección de Formación Profesional - Dirección General | Teniendo en cuenta el paso anterior, el Grupo de gestión de la Oferta, la ejecución y la certificación de la formación realizará la aprobación o no de las sugerencias de programas registrados por la Dirección de Formación Profesional, previa verificación en SOFIA Plus de las condiciones de calidad, incluyendo la respectiva justificación. https://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/hovedades/boletin-informativo/623-boletin-no-63-julio-14-tema-varios Funcionalidad: Consultar programas sugeridos por la red. | 18 y 21 de octubre |
| 5 | Revisión y verificación de la caracterización de la oferta educativa. | Grupo Interno de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación Dirección de Formación Profesional - Dirección General | Con el apoyo del Centro Agropecuario La Granja - Regional Tolima se caracterizarán las fichas nacionales una vez se cuente con el aval del Grupo de gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación Dirección de Formación Profesional. | 22 y 23 de octubre |
| 6 | Publicación de la oferta educativa. | Grupo Interno de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación Dirección de Formación Profesional - Dirección General. | Después de publicada la oferta institucional en la página web no se modificará; cabe mencionar que el Subdirector del Centro de Formación Profesional es el responsable de la calidad final de la información publicada. | 23 y 24 de octubre |
| No | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas |
| 7 | Inscripciones alta demanda | Aspirantes | Grupo Interno de Gestión de la Oferta, la Ejecución y Certificación de la Formación - Dirección de Formación Profesional - Dirección General Equipo Técnico SOFIA Plus. A través del portal de SOFIA Plus http://oferta.senasofiapl us.edu.co/sofia-oferta/ | 25 de octubre al 01 de noviembre |
| 8 | Inscripciones baja demanda | Aspirantes | Quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir, aquellas que no superan tres (3) veces el cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones | 02 al 05 de noviembre |
| 9 | Aplicación de la prueba web (programación) | Aspirantes | Documentos de identidad que terminan en 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 A partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas | 06 al 07 de noviembre |
| 10 | Reprogramación de la prueba web | Aspirantes | Documentos de identidad que terminan en 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 A partir de 00:01 horas del 08 de noviembre hasta el 12 de noviembre a las 17:00 horas. | 08 al 12 de noviembre |
| 11 | Atender y responder quejas y reclamos relacionados con la aplicación de prueba | Grupo de Gestión de la oferta, la ejecución y certificación de la formación - Dirección de Formación Profesional | Antes de las 17:00 p.m. | 8 y 12 de noviembre |
| 12 | Consultar resultados | Aspirantes | Portal www.senasofiaplus.edu.co en la opción “Consultar Resultados de prueba”. | 18 de noviembre |
| No | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas |
| 13 | Convocar y asentar matrícula | Centros de Formación Profesional | Realizar la verificación de documentación. El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante. El no asentar la matrícula en las fechas establecidas genera la cancelación de la ficha aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de “matrícula” a “ejecución | 25 de noviembre hasta el 06 de diciembre |
| 14 | Consulta de demos y programas de formación para alistamiento proceso de inducción. | Centro de formación coordinadores académicos, equipo ejecutor. | Previo al acceso, el equipo de instructores realizará el alistamiento de la formación. Para ello, el Grupo Gestión Estratégica de la Formación compartirá previamente con los centros los demos de la inducción virtual y de los programas, para que el equipo de instructores pueda conocer su estructura en el LMS, junto con las actividades, materiales y demás recursos educativos digitales que sustentarán la ruta de aprendizaje. Manual para consulta de demos: https://ejecuciondelaformacion.sena.edu.co/enlace/acceso- demos | 25 de noviembre hasta el 06 de diciembre |
| No | Actividad | Actor(es) | Observaciones | Fechas |
| 15 | Finalizar proceso de Matricula suplentes en el aplicativo de SOFIA. Plus. | Encargado de Ingreso Centro de Formación Profesional | Hasta el 08 de enero | |
| 16 | Crear cuentas de correo electrónico. | Oficina de Sistemas | Al finalizar matricula | |
| 17 | Fichas en ejecución SOFIA PLUS proceso de sincronización con el LMS | SOFIA Plus- LMS | 08 de diciembre | |
| 18 | Inicio de la formación de los aprendices matriculados | Centros de Formación Profesional | 09 de diciembre de 2024 | |
ORIENTACIÓN PARA PERSONAS CON DISCAPACIDAD.
https://portal.senasofiaplus.edu.co/images/documentos/DISCAPACIDAD V4.pdf
AYUDA DILIGENCIAMIENTO DE ACTA REGIONAL.
OFERTA PRESENCIAL
DENOMINACIÓN DE LA FORMACIÓN: Nombre del programa tomado del Sistema de Gestión Académico Administrativo que se encuentre en estado en ejecución.
CÓDIGO: Código del programa de formación tomado del Sistema de Gestión Académico Administrativo que debe estar en estado en ejecución.
VERSIÓN: Tomada del Sistema de Gestión Académico Administrativo que debe estar en estado en ejecución.
NÚMERO Y FECHA DE RESOLUCIÓN EXPEDIDA POR EL MEN Y CÓDIGO SNIES: Número de resolución vigente emitida por el Ministerio de Educación Nacional al cual ya se le han aplicado y cumplido todos los términos para la expedición de esta, debe contener el código SNIES consultado de la página del Ministerio de Educación, ambos datos deben de ser coherentes y deben de existir obligatoriamente ambos en la página del MEN. Para programas diferentes a los niveles Tecnólogo o Especialización Tecnológica, colocar No aplica.
JUSTIFICACIÓN: Redacción corta y referenciada soportada en los componentes de la GUÍA ANALISIS DE ELEMENTOS DE ENTRADA, GFPI-G-037 por red de conocimiento donde se explique el motivo de la oferta del programa de formación
GRUPOS: Número de grupos a ofertar, en el caso de la presencialidad y a distancia debe de ser un renglón por programa así sean varios grupos del mismo programa de formación.
CUPOS: Número de aprendices que ingresarán al programa de formación, en presencialidad deben ser de 30, salvo aquellas especialidades que por ley o norma requieran un número diferente de aprendices, con aprobación previa por parte del área de planeación o de la Dirección Regional. En programas de formación con modalidad a distancia deben ser grupos de 50 multiplicados por el número de grupos. “Guía para la formulación de Metas de Formación Profesional” GFPI-G-030 V.3.
DURACIÓN DEL PROGRAMA: Debe contener la información que aparece en la resolución de aprobación del registro calificado del programa para los niveles Tecnólogo y Especialización Tecnológica, para los niveles Profundización Técnica, Técnico Laboral, Operario o Auxiliar, consultar la resolución de aprobación del programa expedida por la Dirección de Formación Profesional.
MUNICIPIO: Debe diligenciarse la información que se extrae de la resolución de aprobación del programa por parte del Ministerio de Educación Nacional para niveles Tecnólogo o Especialización Tecnológica, para los niveles Profundización Técnica, Técnico Laboral, Operario o auxiliar debe colocarse el nombre del municipio donde va a ser ofertado el programa de formación.
SEDE: Debe registrarse la ubicación exacta del lugar donde se va a ofertar el programa de formación de nivel Tecnólogo o Especialización tecnológica, la cual debe estar dentro del alcance de la resolución de registro calificado expedida por el Ministerio de Educación Nacional y que esté vigente. Para los programas Profundización Técnica, Técnico Laboral, Operario o Auxiliar se escriben los datos completos de la sede donde será ofertado y garantizar que cuenta con la infraestructura requerida para dictar la formación.
CÓDIGO PLANEACIÓN INDICATIVA: Información extraída del reporte de la indicativa en la primera columna donde aparece un código único que permite la ubicación del programa de formación ofertado. Este dato enlaza el acta con el aplicativo de la indicativa que es donde los centros registran la oferta de los programas en cada vigencia. Si se trata de un programa que no estaba registrado en la planeación indicativa, en este campo se escribe N/A.
