Circular 244 de 2025 SENA

CIRCULAR 244 DE 2025

(noviembre 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá

En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017 (...)"Por la cual se crean el Comité InstitucionaldeCoordinacióndeControlInternoylosSubcomitésRegionalesdeCoordinacióndeControlInterno del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA"(...), esta Oficina los invita a realizar la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al tercer trimestre de la vigencia 2025, para la cual se agendan los temas a desarrollar,sin perjuicio de que sean incluidos los temas que se consideren pertinentes por cada Gerente Público.

Consideraciones previas:

El jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado asistirá de manera aleatoria, presencial o virtual al desarrollo del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno tercer trimestre de 2025. Según lo anterior, las Direcciones Regionales deben reportar a esta dependencia la fecha y hora en que se llevará acabo el Subcomité, atendiendo las fechas establecidas en la presente Circular.

Nota: Diligenciar por la Dirección Regional la información requerida a través del formato FORMS https://forms.office.com/r/9rpdeyJGju el cual debe ser diligenciado a más tardar el 07 noviembre de 2025 antes de mediodía.

Desarrollo de la agenda:

1. Revisar y registrar en el acta correspondiente los compromisos adquiridos en la agenda del segundo trimestre de la vigencia 2025, indicando el avance y/o desarrollo de cada uno respaldados con sus respectivos soportes.

Adicionalmente, el desarrollo del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al tercer trimestre deberá contar con el listado de asistencia, el cual debe ser descargado desde la plataforma TEAMS si la sesión fue virtual. En caso de realizarse de forma presencial, se deberá adjuntar el listado de asistencia debidamente diligenciado y firmado. Así mismo, se deberán incluir dos (2) fotografías con marca de agua, correspondientes al desarrollo de la sesión, ya sea en modalidad virtual o presencial.

2. Reportar el seguimiento y la justificación del cumplimiento del avance presupuestal correspondiente al tercer trimestre de la vigencia 2025, sujeto a verificación en la Regional y en los Centros de Formación. El acta deberá incluir los análisis y estrategias implementadas por la Dirección Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal, así como las acciones orientadas a la austeridad del gasto, en concordancia con la normatividad vigente.

Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación, la información requerida en la pestaña "2. PRESUPUESTO", del Excel adjunto "MATRIZ SUBCOMITÉ".

3. Reportar a través del acta el seguimiento y la justificación de la ejecución del presupuesto asignado para Materiales de Formación correspondiente al tercer trimestre de la vigencia 2025, tanto para la Regional como para los Centros de Formación.

Para la verificación de este ítem, se deberán adjuntar los soportes de la gestión realizada, tales como contratos relacionados con la adquisición de materiales de formación y/o actas de entrega de dichos materiales en el marco de los diferentes programas de formación.

Nota: Diligenciar la información requerida en la pestaña "3. MATERIALES DE FORMACIÓN", del Excel adjunto a esta circular "MATRIZ SUBCOMITÉ".

4. Efectuar el análisis de los informes presentados por la Oficina de Control Interno, cuando aplique, identificando su impacto e incorporando las acciones que puedan servir como insumo para la identificar mejoras en la Regional. Dichas acciones y observaciones deberán estar debidamente descritas en el acta.

Nota: Informes que hayan sido comunicados o publicados a través de los canales oficiales. (INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO SEGUNDO TRIMESTRE 2025). Adicionalmente, se debe tener en cuenta la información derivada de las auditorías especiales y/o regulares desarrolladas en los Centros de Formación y/o en la Regional durante el segundo trimestre.

5. Relacionar el registro de los riesgos de gestión y de integridad, indicando si, después de la última valoración, se presentó o no su materialización durante el tercer trimestre de 2025. En caso de haberse materializado alguno de los riesgos, se deberá incluir el tratamiento aplicado. Las evidencias deberán corresponder al registro reportado en el módulo de administración del riesgo de la plataforma Compromiso, y su respectivo análisis deberá estar relacionado en el acta.

6. Con el objetivo de que los gerentes públicos conozcan y adelanten las acciones necesarias para alcanzar el 100 % de avance en los planes de mejoramiento, esta Oficina solicita realizar seguimiento trimestral, a nivel regional tanto a la formulación como a la gestión de los planes derivados de las auditorías efectuadas por la Contraloría General de la República (CGR).

7. Las evidencias que soporten el progreso en la formulación e implementación de dichos planes deberán ser cargadas en la plataforma Compromiso. Asimismo, deberá dejarse constancia del seguimiento realizado por los responsables mediante documentos que evidencien que dicho proceso se llevó a cabo en el trimestre correspondiente.

Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación la información requerida en la pestaña "6. P.M CGR", del Excel adjunto "MATRIZ SUBCOMITÉ"

8. Seguimiento trimestral a los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas de gestión (AIG), tanto a nivel de la Dirección Regional como de los Centros de Formación. Las evidencias que respalden el avance de dichos planes deberán ser cargadas en la plataforma Compromiso. Asimismo, se debe dejar constancia del seguimiento realizado mediante soportes que evidencien su ejecución dentro del trimestre correspondiente.

Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación suscritos la información requerida en la pestaña "7. P.M AIG", del Excel adjunto a esta circular "MATRIZ SUBCOMITÉ.

9. Proposiciones y varios: En este punto las Regionales podrán abordar y desarrollar los temas que consideren pertinentes en el marco de su gestión.

Conclusiones y recomendaciones:

Adelantado el comité y a partir de la fecha, en cumplimiento de los lineamientos institucionales tenga en cuenta las siguientes indicaciones:

- El registro del acta debe realizarse en la plataforma Compromiso, en el Módulo de Actas, seleccionando como Tipo de Reunión: Comités Regionales y como Reunión: Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.

- Los soportes que evidencien el desarrollo de cada punto del subcomité deben ser cargados en la plataforma como parte del contenido del acta. Estos deben estar nombrados y numerados conforme al orden de los puntos establecidos en la agenda, según lo indicado en la presente circular.

- Para facilitar el cargue de la información correspondiente a cada punto del subcomité, se sugiere seguir la siguiente estructura de nomenclatura:

-Punto1_Compromisos -Punto1_Fotografias

-Punto1_Listados de asistencias

- Los directores regionales deberán aprobar el acta en la plataforma compromiso, en constancia de la validación realizada a la información de los puntos desarrollos y los documentos adjuntos.

- Es importante tener en cuenta que el secretario técnico o secretario del Subcomité debe ser la última persona en aprobar el acta, ya que su validación cambia el estado del acta de "Desarrollada" a "Aprobada", lo cual inhabilita a los asistentes pendientes por aprobar.

- La Oficina de Control Interno realizará seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el informe "Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno-Segundo Trimestre 2025", con el fin de verificar que hayan sido atendidas y se hayan tomado las acciones correctivas correspondientes.

Nota importante: Para que el Subcomité sea evaluado por la Oficina de Control Interno como "Cumplido" en la primera fase de evaluación, el acta debe cumplir con las siguientes condiciones:

A. Contar con la aprobación en la plataforma Compromiso por parte del Director Regional. En caso de que se trate de un Director encargado, debe registrarse la novedad en los comentarios. B. Tener el estado del acta en la plataforma Compromiso como "Aprobada".

Para dar cumplimiento al cronograma establecido, se solicita realizar la sesión del Subcomité en un plazo de cinco (5) días hábiles, así:

Finalmente, es importante aclarar que con la entrada en vigencia de la Resolución 3414 de 2024, mediante la cual se conforman los Subcomités Institucionales Regionales de Gestión y Desempeño como instancias de seguimiento y control para la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), así como de los sistemas de gestión y demás componentes que integran el Modelo de Operación SIGA a nivel nacional, los temas de las agendas se han venido articulando para garantizar la sincronía entre ambas instancias, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1499 de 2017. Cabe resaltar que los Subcomités Regionales de acuerdo con las directrices del Comité Institucional de Gestión y Desempeño iniciara sus actividades en el tercer trimestre del 2025.

Frente a cualquier inquietud por favor comunicarse con la con la Auditora Gloria Elena Riascos Mora al correo electrónico griascosm@sena.edu.co o través de la herramienta Teams.

Cordialmente,

JUAN FELIPE RUEDA GARCÍA

Jefe de la Oficina de Control Interno