CIRCULAR 264 DE 2025
(noviembre 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Secretaria General, Directores en Dirección General, Jefes de Área, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores Grupos de Apoyo Administrativo. |
| Asunto: | Lineamientos para el Cierre Financiero 2025 y Apertura 2026. |
El presente documento pretende impartir lineamientos que permitan llevar un adecuado y oportuno registro de la información financiera, con el fin de consolidar la gestión de los recursos físicos y financieros del SENA, para el cierre del año 2025, e impartir instrucciones para el inicio de la vigencia 2025; lo anterior, en concordancia con la Circular Externa 035 del 10 de noviembre de 2025, emitida por el Grupo de Administración del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, a saber:
Todos los ingresos que no son identificados por su naturaleza presupuestal de Recaudo por las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros hasta el 19 de Diciembre 2025; se causaran en SIIF NACIÓN II al Rubro Genérico dispuesto por el Ministerio de Hacienda conjuntamente con la entidad SENA, por lo anterior las dependencias encargadas, Regionales y/o Centros serán los responsable del efecto presupuestal sobre los ingresos y los Fondos, asumiendo la responsabilidad del no registro de los ingresos y/o del abono de la cartera si es caso.
La plataforma de pagos SENA estará activa hasta el 31 de diciembre 2025, continuando con su funcionamiento a partir del 01 de enero 2026.
Las solicitudes de aplicación de títulos judiciales por parte del Grupo de Recaudo y Cartera se atenderán hasta el 19 de diciembre de 2025. A partir del 19 de enero de 2026 se reanudará la recepción de solicitudes para la siguiente vigencia.
Las solicitudes de devolución de mayores valores pagados al SENA, radicadas en OnBase tanto por botón de pago como por descuentos de nómina, se recibirán hasta el 31 de diciembre de 2025. No obstante, únicamente se aprobarán en SIREC y en SIIF Nación aquellas solicitudes radicadas hasta el 12 de diciembre de 2025, con el fin de garantizar su pago dentro de la vigencia 2025. Las aprobaciones de devoluciones se retomarán a partir del 13 de enero de 2026.
Las regionales deberán revisar la cartera en el aplicativo SIREC, en coordinación con las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados de vía administrativa, externos y de insolvencia, con el propósito de realizar los ajustes necesarios, tales como cambio de instancias, depuraciones, bajas en saldos, entre otros. Este proceso deberá completarse a más tardar el 26 de diciembre de 2025, con el fin de garantizar que la cartera misional al 31 de diciembre de 2025 se encuentre actualizada.
Las regionales deberán verificar en el sistema SIREC que la cartera objeto de depuración cuente con los actos administrativos correspondientes a la vigencia 2025 y que se encuentre debidamente registrada en el sistema. Estos documentos deben reposar en el archivo de la regional y, adicionalmente, se debe confirmar que hayan sido remitidos al Grupo de Recaudo y Cartera. En caso de que no se hayan enviado, deberán ser remitidos mediante Cl por radicar, a más tardar el 26 de diciembre de 2025.
Para el registro y cierre contable de la Cartera Misional el Grupo de Recaudo y Cartera deberá entregar al grupo de Contabilidad, con corte al 31 de diciembre de 2025, los siguientes informes: Informe de cartera misional, Informe de liquidaciones correspondientes a procesos de fiscalización pendientes de pago e Informe del cálculo del deterioro. Estos documentos deberán ser remitidos mediante Cl por radicar a más tardar el 22 de enero de 2026, junto con la certificación debidamente firmada por el coordinador del grupo.
Los ajustes de Cartera Misional en SIREC solo podrán ser realizados hasta día 29 de diciembre de 2025.
Las solicitudes de reclasificación de pagos ordinarios correspondientes a cartera misional y/o liquidaciones de fiscalización se atenderán hasta el 19 de diciembre de 2025. La recepción de solicitudes se reanudará a partir del 19 de enero de 2026, para la siguiente vigencia.
Teniendo en cuenta que dentro de la cartera no misional únicamente las carteras de Crédito Hipotecario y Préstamos sobre Ahorro han sido migradas al sistema SIREC, se informa que, debido a temas relacionados con los usuarios, los informes de estas carteras deberán continuar elaborándose bajo el esquema utilizado en años anteriores, hasta que se estabilice completamente el proceso de migración. Para la elaboración de dichos informes se deberán tener en cuenta los lineamientos y parámetros establecidos en la Circular 03-2025-000063 del 13 de marzo de 2025 emitida por la Dirección Administrativa y Financiera.
Por otro lado, considerando que el resto de la cartera no misional aún no ha sido migrada a SIREC y para efectos del registro de cuentas contables no misionales en SIIF Nación, así como para la baja en cuentas y/o depuración de estas, se tendrán en cuenta los lineamientos establecidos en la Circular No. 3-2025-000189 del 26 de agosto de 2025. Los Grupos de Apoyo Administrativos Mixtos de las Regionales deberán remitir al Grupo de Recaudo y Cartera el informe final definitivo de Cartera No Misional con corte al 31 de diciembre de 2025, a más tardar el 9 de enero de 2026.
- Se debe informar sobre las liquidaciones de documentos contractuales, y la depuración de los demás actos administrativos como resoluciones, autorizaciones (Sena proveedor Sena), entre otros, que reflejen saldos a favor del Sena, para que mediante solicitud radicada al respectivo Grupo de Apoyo Administrativo, en las respectivas Regionales y Centros de Formación, o al Grupo de Presupuesto en la Dirección General, según sea el caso, con el fin de reversar y/o ajustar los registros presupuéstales con el fin de optimizar la ejecución presupuesta!.
- Esta depuración se extenderá hasta finalizar el período de transición (20 de enero de 2026), de manera que solamente se reflejen los saldos de compromisos presupuéstales, que corresponden a la diferencia entre la columna Total compromisos, menos el Total de obligaciones; las cuales deben estar soportadas en las correspondientes certificaciones y/o justificaciones “fuerza mayor o caso fortuito”
- Respecto al trámite de viáticos, gastos de viaje, incluido el pago, se recomienda que, a más tardar el 10 de diciembre de 2025, sean remitidos a las áreas administrativas, con el fin de gestionar la cadena presupuesta!; por ningún motivo los viáticos deberán ser constituidos como reservas presupuéstales, dado que estos tengan connotación de anticipo. Los reintegros de viáticos del año 2025, que cuenten con soporte de consignación de fecha máxima 29 de diciembre de 2025, registrados por Tesorería, deben informarse por escrito al respectivo Grupo de Apoyo Administrativo, en las Regionales y Centros de Formación, o al Grupo de Presupuesto en la Dirección General, según sea el caso, para ser reducidos tanto en el compromiso presupuestal, como en el CDP, incluso en el periodo de transición (1 de enero a 20 de enero 2026).
- Las resoluciones que se tramitan en la Dirección General para reconocimiento y pago de "Prestaciones Sociales, Préstamos Calamidad doméstica, Auxilio Funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda", se reciben para trámite hasta el 15 de diciembre de 2025, con el fin de garantizar su pago dentro de la presente vigencia, (siempre y cuando estén bien liquidadas en su defecto se devuelven); siendo responsabilidad del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto y el Grupo de Talento Humano, o quien haga sus veces en las regionales, quienes deberán realizar el seguimiento permanente, hasta garantizar el abono en cuenta de los beneficiarios del pago.
- Se solicita de forma perentoria, que antes de las 10:00 P.M., del 31 de diciembre de 2025, NO SE REFLEJEN SALDOS DE CDPs. Para lo cual se debe garantizar la afectación de los recursos presupuéstales, en documentos contractuales o en su defecto la depuración de estos, de tal forma que, a 31 de diciembre de 2025, se hayan ejecutado o depurado todos los certificados de disponibilidad presupuestal.
- Por consiguiente, si en el periodo de transición (1 de enero al 20 de enero 2026), por efecto de la depuración de saldos de compromisos a 31 de diciembre 2025, se generan saldos de CDP, deberán ser reducidos de inmediato, o a más tardar el 20 de enero de 2026. En consecuencia, el reporte de ejecución presupuestal en la columna CDP, debe ser igual a la columna COMPROMISO; así las cosas, en el reporte de ejecución presupuestal, columna w
"SALDOS DE CDPS" no debe reflejar valores.
- En igual sentido, en cumplimiento a la norma de Presupuesto, la cual establece que: "Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuéstales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación." Por lo anterior es importante que la constitución de reservas de la vigencia 2025, sean el reflejo de una óptima depuración de los saldos de compromisos presupuestales a 31 de diciembre 2025.
- Los documentos contractuales que se originen con recursos presupuéstales del año en curso, y de vigencias futuras, aprobadas en el año 2025, que se soporten con presupuesto de vigencias futuras de los años 2026 y 2027, se deberán registrar en el Aplicativo SIIF Nación, una vez se formalice el contrato se procederá a registrar lo correspondiente a la vigencia actual, y a los años siguientes; en todo caso esta actividad se deberá realizar a más tardar el próximo 31 de diciembre de 2025.
- Una vez se haya cargado y distribuido el presupuesto de la vigencia 2026, los compromisos presupuéstales soportados con la figura de vigencias futuras 2026, se deberán trasladar en el Aplicativo SIIF Nación. (Serán los primeros registros de la vigencia 2026)
- Por su parte, las autorizaciones de vigencias futuras, en estado aprobadas no comprometidas después del 31 diciembre 2025, no podrán ser adicionadas, ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas, evitando de esta manera perder su utilización.
2.3. RESERVAS PRESUPUÉSTALES VIGENCIA 2024.
- Se solicita, dar estricto cumplimiento a la ejecución total de las reservas presupuéstales, las cuales expiran el 31 de diciembre 2025, con el fin de evitar pérdidas de PAC, de reservas al cierre de la vigencia, y posibles hallazgos de los entes de Control.
- Se solicita agilizar juntamente con el apoyo de los ordenadores del gasto, y supervisores, el pago de las obligaciones de los documentos contractuales de reservas presupuéstales 2024, garantizando el abono en cuenta hasta máximo el próximo 24 de diciembre 2025.
- Con relación a los saldos de reservas presupuéstales a favor de la entidad, se solicita tramitar las actas de liquidación del documento contractual con las firmas de las partes, y enviarlas al Grupo de Presupuesto de la Dirección General, y al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional, o Centro de Formación, para procederá realizar las actas de cancelación de oficio, y procederá realizar el registro de las reducciones de los saldos no ejecutados de reservas, en el Aplicativo SIlF Nación II; el cual debe hacerse en todo caso hasta máximo el próximo 31 de diciembre 2025.
- Es importante tener en cuenta que las reservas presupuéstales constituidas en la vigencia 2024, y que a corte 31 de diciembre de 2025, no se hayan pagado, EXPIRAN SIN EXCEPCIÓN; por tanto, las últimas obligaciones de compromisos de reservas presupuéstales se deben registrar a más tardar el próximo 12 de diciembre 2025, para lo cual se deberá garantizar que las cuentas bancadas, y que los terceros beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado "Activo".
2.4. RESERVAS PRESUPUÉSTALES VIGENCIA 2025.
- Se solicita que los saldos de compromisos presupuestales a 31 de diciembre 2025, que corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, se deberán constituir como reservas presupuéstales 2025. Lo anterior en concordancia con lo expuesto en la Ley 225 de 1995 y la Ley 344 de 1996 (Art. 2.8.1.7.3.5 Decreto 1068 de 2015), la cual establece que máximo se podrán constituir reservas presupuéstales debidamente justificadas hasta el 2% del Presupuesto asignado para Funcionamiento y el 15% del Presupuesto asignado para Inversión.
- Se informa que el periodo de transición inicia el 1 de enero de 2026, y finaliza el 20 de enero de 2026, en este periodo, no se pueden asumir compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia 2025; sin embargo, se podrá reducir o anular saldos de compromisos de la vigencia 2025, debidamente soportados en actas de terminación o autorización del ordenador del gasto, lo anterior teniendo en cuenta que el aplicativo SIIF Nación, estará habilitado para tal efecto hasta el 20 de enero 2026.
- Con relación a la aplicación de reintegros en período de transición en el aplicativo SIIF Nación (1 de enero a 20 de enero 2026), seleccionando de fecha diciembre 31 de 2025, se podrán aplicar reintegros presupuéstales, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2025. Para lo cual se deberá informar al Grupo de Presupuesto en la Dirección General, o al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación, según el caso, para que realicen la respectiva reducción del compromiso y del CDP, a más tardar el 20 de enero de 2026.
- Por su parte se informa que las reservas presupuéstales de la vigencia 2025, se deberán constituir con los saldos registrados a través del Sistema de Información Financiera SIIF Nación, al 20 de enero de 2026, de acuerdo con el Artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, y se constituirán Reservas Presupuéstales con justificaciones de "Fuerza mayor o caso Fortuito", importante que ésta corresponda a la realidad de los hechos. Por lo que los Ordenadores del Gasto, deberán remitir la solicitud formal de constitución de reservas, con sus respectivas justificaciones, a la Dirección General, al Grupo de Presupuesto, y en las Regionales y Centros de Formación, al Grupo de Apoyo Administrativo para la validación de los saldos y posterior traslado en el aplicativo SIIF Nación. Una vez se hayan consolidado las justificaciones en reporte CEN DE COMPROMISOS, se deberá remitir copia al Grupo de Presupuesto de la Dirección General a fin de consolidar las justificaciones a nivel nacional para soporte a los Entes de Control.
- El traslado de compromisos que constituyen las reservas presupuéstales se debe efectuar en el aplicativo SIIF Nación, a más tardar el 31 de enero de 2026. (Ver Instructivo traslado reservas presupuéstales GRF-l-012) plataforma Compromiso.
3.1 FENECIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUÉSTALES Y CUENTAS POR PAGAR 2025.
Las reservas presupuéstales y cuentas por pagar constituidas en el año 2025, que a 31 de diciembre de 2025 no se paguen, expiran. Para el efecto, se recomienda remitir a tesorería las obligaciones de los compromisos de reservas a más tardar el 15 de diciembre de 2025 para garantizar el pago en la presente vigencia. Los Supervisores de los contratos tienen la responsabilidad de tramitar oportunamente el pago de la reserva y deben verificar previamente con el Grupo de Tesorería, que la cuenta bancaria del beneficiario del pago de la reserva figure en estado activo en SIIF Nación, para evitar rechazo del pago en SIIF, en cuyo caso el sistema lo tomará como no pagado y expirará.
Las órdenes de pago presupuéstales de vigencia actual, que al 31 de diciembre de 2025 no figure en estado PAGADO en SIIF NACION, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2026. Por tanto, los responsables de registrar la orden de pago en Tesorería deben verificar dicho estado para garantizar que la orden de pago quede en estado pagado. Adicionalmente, las obligaciones de reservas presupuéstales o de cuentas por pagar que no se le realice la respectiva orden de pago, expira la apropiación presupuestal.
3.3 ÓRDENES DE PAGO DE DEDUCCIONES DE OBLIGACIONES PAGADAS EN DICIEMBRE DE 2025.
Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2025 asociadas a órdenes de pago presupuéstales y que no hayan sido pagadas al 26 de diciembre de 2025, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 2 de enero de 2026.
3.4 FECHA MÁXIMA PARA GENERACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO.
El SENA establece el 24 de diciembre de 2025 como último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuéstales de gastos y no presupuéstales de deducciones a Beneficiario Final.
Los responsables de registrar las órdenes de pago en las Tesorerías de las Regionales, centros de formación y Dirección General, deben garantizar que todas las obligaciones recibidas al 24 de diciembre de 2025, se genere la correspondiente orden de pago. Para el efecto, deben coordinar con el área de Contabilidad las fechas de recibo de las obligaciones presupuéstales.
Se recomienda a los responsables de las áreas de Formación quienes gestionan los pagos de apoyos de FIC, monitorias, alimentación y apoyos regulares, radicar el pago de dichos conceptos a más tardar el 5 de diciembre de 2025 para que en caso de rechazo de la cuenta bancaria del aprendiz en SIIF NACION, se cuente con el margen suficiente de tiempo para el registro de la nueva cuenta y evitar la constitución de cuentas por pagar.
También se recomienda tramitar los pagos de giros al exterior a más tardar el 5 de diciembre de 2025 ya que el Tesoro de la Nación requiere aproximadamente 2 semanas para realizar la transferencia de las dividas al beneficiario final del exterior.
Todas las órdenes de pago registradas deben quedar con estado pagadas en la vigencia 2025; por lo tanto, las solicitudes de pago para el caso de traspasos a pagaduría deben enviarlas a más tardar el día 26 de diciembre, antes de las 3 pm, con fecha de pago 29 de diciembre de 2025. Recuerden que de la misma forma deben proceder con la solicitud del Gravamen a Movimientos Financieros para cubrir los pagos con Recursos Propios, antes de las 3 pm del 24 de diciembre de 2025.
3.5 CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DEL AÑO 2025.
Las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuéstales de la vigencia actual 2025 a las cuales no se le generó la orden de pago siempre y cuando se cuente con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia.
Las Cuentas por Pagar, se constituyen cuando en los procesos contractuales se reciben a satisfacción los bienes y /o servicios con el lleno de los requisitos legales. Las cuentas por pagar de la vigencia 2025, estarán conformadas por las obligaciones registradas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas (con factura y/o documento equivalente, actas de entrega, certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor o interventor, notas de entrada al Almacén, actas de entrega y certificación de la cuenta bancada del beneficiario del pago, entre otros).
En general de conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las cuentas por pagar del año 2025 se constituyen con los saldos registrados en el SIIF Nación al 20 de enero de 2026 de las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre del 2025.
Según lo establece el artículo 28 de la ley de presupuesto para la vigencia 2025, para las cuentas por pagar que se constituyen a 31 de diciembre de 2025 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuéstales.
El reporte con el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/listado de obligación con la opción “saldo por pagar”.
3.6 TRASLADO DE OBLIGACIONES DE CUENTAS POR PAGAR PARA EL AÑO 2026.
Se recomienda a los servidores públicos responsables de los registros de pagos en las Tesorerías de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación hacer el traslado en SIIF NACION de las cuentas por pagar entre el 2 y 15 de enero de 2025, con el fin de ser pagadas durante la vigencia 2025. Para el efecto deben consultar en la plataforma COMPROMISO del SENA el documento GRF- G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar. Adicionalmente en la ruta: https://www.minhacienda.qov.co/web/portal/siif/ciclo-de-neqocios/qestion-qasto/quiasGestión de Gasto / Guías,
Con el cierre del calendario a 31 diciembre de 2025, el 2 de enero de 2026, se podrá realizar el traslado de las obligaciones de la vigencia actual 2025 en estado generadas como cuentas por pagar y en la transacción EPG/Rezago/Registrar obligación y en ella se debe definir la nueva fecha de pago, así:
Para 3-8 Inversión recursos Nación, la fecha a seleccionar es 1 de diciembre 2026. Para 9-1 Inversión recursos propios, la fecha a seleccionar es enero 29 de 2026.
Para 7-2 o 7-3 Funcionamiento recursos propios la fecha a seleccionar es enero 29 de 2026.
El sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior. Inmediatamente realicen el traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar deben generar el reporte de cuentas por pagar del 2026 en la ruta: EPG /consultas/listado de obligaciones, consolidarlo en único informe por regional en el cual se incluya las cuentas por pagar de los centros de formación profesional y remitirlo al correo: ocastroa@.sena.edu.co para evidenciar que efectivamente realizaron el traslado en SIIF NACION. Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo.
Se recuerda que previo a la realización del traslado de las obligaciones que constituyen cuentas por pagar, los responsables de efectuar el traslado en SIIF NACION DEBEN VERIFIICAR que la obligación registrada esté debidamente soportada de acuerdo con lo establecido en el documento GRF- G-024 Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar y garantizar la correcta constitución de la cuenta por pagar y por tanto el pago en los plazos establecidos.
3.7 PLAZO PARA PAGAR LAS CUENTAS POR PAGAR 2025 DURANTE LA VIGENCIA 2026.
Las órdenes de pago de las cuentas por pagar de recursos propios del 2025 se deben registrar para pago a más tardar hasta el 29 de enero de 2026
Para el pago de las cuentas por pagar del 2025 de recursos Nación, previamente se debe realizar el anticipo del cupo PAC en SIlF de acuerdo con el calendario que el Tesoro de la Nación establece en el mes de enero de 2026.
Luego de aprobado el anticipo del cupo PAC de las cuentas por pagar por el Tesoro de la Nación deben registrar en SIIF NACION las órdenes de pago a más tardar el 25 de febrero de 2026.
Plazo para registro de reintegros presupuéstales vigencia 2025 durante el periodo de transición enero 2026.
Los servidores públicos de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación responsables de los reintegros presupuéstales consignados dentro de la vigencia 2025 deben registrarlos a más tardar el día 15 de enero 2026 para que a partir de dicha fecha el grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General y al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en cada Regional y Centro de Formación realicen los ajustes pertinentes.
1. El compromiso presupuestal que se realiza a nombre del Sena se debe registrar con abono en cuenta a la cuenta corriente de producción de centros No. 17787862396 de Bancolombia.
2. La obligación presupuestal se debe registrar a beneficiario final con abono en cuenta a la cuenta corriente No. 17787862396 de Bancolombia.
3. La orden de pago presupuestal se debe registrar por carga masiva a beneficiario final con abono en cuenta a la cuenta corriente No. 17787862396 de Bancolombia
4. Cuando la orden de pago figure en estado pagada y se haya realizado la factura electrónica a plazos, se deberá solicitar al correo lamonteneqro@sena.edu.coel documento de recaudo por clasificar para amortizar la factura a plazos, adjuntando el reporte de la factura a plazos y la orden de pago.
Todo lo comprometido y obligado de producción de centros se deberá pagar en el 2025 no se puede constituir cuentas por pagar o reservas presupuéstales por temas de producción de centros en el 2026
4.1 CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS.
Con el fin que la información contable refleje la realidad económica y la ejecución financiera de los convenios y contratos interadministrativos al cierre del periodo contable 2025 y teniendo en cuenta que la transaccionalidad de SIIF Nación "Legalizar Anticipos, pagos anticipados o avances" se encontrará activa para periodo de transición (Con fecha 31 de diciembre de 2025), es necesario que los supervisores e interventores remitan al área contable en regional o Grupo de Contabilidad en
Dirección General los informes periódicos de ejecución, a más tardar el 19 de enero de 2026, al correo de la Coordinadora del Grupo de Contabilidad (ssastoque@sena.edu.co).
Es importante que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y contratos interadministrativos y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y el valor pendiente por legalizar que refleja la cuenta 190801001- En Administración, en la cuenta 190803001 - Encargos fiduciarios y/o 192603001 - Fiducia mercantil Patrimonio autónomo, correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio y/o contrato interadministrativo.
4.2 SOLICITUD DEVOLUCIÓN DE IVA.
La relación del IVA pagado en el último bimestre de 2025 que se solicite como devolución, deberá ser enviada al Grupo de contabilidad de Dirección General antes del 13 de enero de 2026, por medio de Cl por radicar y cargada en el grupo denominado "IMPUESTO SENA 2025" en TEAMS.
En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para el envío será el 17 de febrero de 2026, a través de Cl por radicar y cargada en el grupo denominado "IMPUESTO SENA 2025" en TEAMS., la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros de formación. Los archivos serán nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 36-02-00-001-0000.
La conciliación deberá remitirse en el Excel y atendiendo todas las indicaciones del formato GR-F- 094-Conciliación de IVA debidamente firmado como se especifica en el mismo.
4.3 RECLASIFICACIÓN DEDUCCIONES DE IMPUESTOS Y OTROS CONCEPTOS.
El usuario del perfil Pagador Central y/o Regional deberá verificar que al cierre de la vigencia NO queden reclasificaciones sin aprobar. Las reclasificaciones en estado creado están afectando la bolsa de deducciones porque la transacción disminuye el saldo de la deducción y al generar un reporte de deducciones por pagar estos movimientos no se mostrarán, asumiendo que ya fueron pagadas; la aprobación genera movimientos negativos de los valores contracreditados y movimientos positivos de los valores acreditados y estos se reflejan en la consulta de deducciones. Por lo tanto, la aprobación de solicitud de reclasificación de deducciones se debe realizar antes del 29 de diciembre de 2025, con lo cual el profesional contable que realice dicha solicitud debe igualmente remitirla al perfil pagador antes de esta fecha.
4.4 CONCILIACIÓN CUENTAS POR PAGAR AL 31 DE DICIEMBRE 2025.
Las Regionales y Centros de Formación elaborarán la conciliación entre cuentas por pagar contables y cuentas por pagar presupuéstales del grupo 24 Cuentas por Pagar, a través del formato de actas de conciliación establecido por la Entidad la cual debe estar firmada por los Grupos correspondientes de tesorería, contabilidad y presupuesto, así mismo, debe remitir como anexos del acta de conciliación de cuentas por pagar vigencia 2025, la certificación de constitución de las reservas inducidas por falta de cupo PAC a 31 de diciembre 2025 debidamente firmada por el ordenador del gasto y/o director regional y el CEN de compromisos en el cual se relacionará la constitución de cada una de las reservas inducidas por falta de cupo PAC a 31 de diciembre de 2025. Esta información, deberá ser remitido al Grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 16 de febrero de 2026 al correo electrónico: itrianar@sena.edu.co
4.5 AJUSTES CONTABLES MANUALES POR EFECTO DE LA AUSENCIA DE PAC.
En el evento que se reciban bienes y/o servicios y la entidad no cuente con PAC para registrar la obligación, el área contable deberá hacer los respectivos ajustes manuales correspondientes para reflejaren la contabilidad del SIIF Nación el hecho económico. En dichos comprobantes, por directriz de la Contaduría General de la Nación, se deberá registrar en la descripción que éste corresponde a una reserva inducida por la Ley. Los comprobantes se deberán realizar cuando se tenga la certeza de la reserva presupuestal constituida y el plazo máximo para elaboración y solicitud de estos comprobantes manuales será el 23 de enero de 2026.
En el año 2026, al momento de obligar la reserva presupuestal inducida por la ley por la ausencia de PAC, se deberá seleccionar el atributo contable 40 Bienes, servicios, impuestos y transferencias causados, con el fin de que no se realice registro contable dado que el hecho económico debió ser registrado en diciembre del año 2025
4.6 RESTRICCIONES PARA EL REGISTRO DE OBLIGACIONES EN EL PERÍODO DE TRANSICIÓN.
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en dicho período NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2025.
4.7 REDUCCIÓN Y ANULACIÓN DE OBLIGACIONES EN EL PERIODO DE TRANSICIÓN.
Durante el periodo de transición comprendido del 1 al 20 de enero de 2026, se podrán anular o reducir obligaciones registradas a diciembre 31 de 2025. Para tal fin, se seleccionará en la transacción diciembre 31 de 2025 y se efectuará la operación respectiva sobre los documentos con saldo por pagar.
4.8 APLICACIÓN DE REINTEGROS EN PERÍODO DE TRANSICIÓN.
En el período de transición comprendido del 1 al 20 de enero de 2026, seleccionando en la transacción diciembre 31 de 2025, se podrán aplicar reintegros presupuéstales para órdenes de pago presupuéstales pagadas durante el año 2025 de la vigencia actual, reservas presupuéstales y/o cuentas por pagar, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2025.
4.9 TRÁMITE REGISTRO DE OBLIGACIONES Y PAGOS A DICIEMBRE 2025.
Los supervisores de contrato de adquisición de bienes y servicios y los supervisores de convenios allegarán las facturas y demás documentos soporte para pago establecidos en el "Instructivo documentos requeridos para registro de obligaciones y trámite de pagos GRF-l-002", previo cumplimiento de las formalidades contractuales.
Para los pagos de contratos de obra y sus relacionados (Obra, interventoría, estudios, diseños, licencias, entre otros), es necesario recordar que los supervisores deben adjuntar a la solicitud de trámite de pago, el formato Certificación Contrato para Intervenciones a inmuebles GIL-F-029, el cual indicará la cuenta contable a imputar en la obligación o en el comprobante manual en caso de constituirse como reserva, la cual depende de si corresponde a una construcción, adición o
mejora o a un mantenimiento o reparación del bien inmueble. En caso de no remitir el documento se deberá devolver al supervisor notificando la falta de dicho requisito, esto conllevará a demoras en el trámite del pago.
Por lo que se recomienda remitir las solicitudes de trámite Obligaciones para pago al grupo de contabilidad de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, a más tardar el día 19 de diciembre de 2025, para garantizar su trámite de pago en la presente vigencia, sujeto a la asignación del PAC y disponibilidad del Tesoro Nacional.
Las facturas y demás documentos soporte para pago recibidos después del 19 de diciembre 2025, serán obligados y quedarán registrados en cuentas por pagar hasta agotar el PAC. Una vez agotado el PAC se causarán con comprobante manual todas aquellas obligaciones de los bienes y servicios efectivamente recibidos a satisfacción con excepción de solicitudes de tramites de pagos para desembolsos de recursos entregados en administración, anticipos, encargos fiduciarios, patrimonios autónomos y préstamos.
Lo anterior implica que las cuentas por pagar registradas mediante comprobante manual deberán ser informadas al ordenador del gasto por el grupo de contabilidad de la Dirección General, o por quienes cumplan dicha función en las regionales o centros de formación. Esto permitirá que los ordenadores soliciten al grupo de presupuesto de la Dirección General o a sus equivalentes en las Regionales o Centros de Formación la constitución de la correspondiente reserva presupuestal.
Tenga en cuenta que tanto las cuentas por pagar registradas con comprobante manual como aquellas registradas de manera transaccional por obligación presupuestal después del 20 de diciembre de 2025, iniciará el trámite de pago una vez culmine el periodo de transición, es decir, después del 20 de enero de 2026, sujeto a la disponibilidad del cupo PAC.
4.10 RESTRICCIONES PARA EL REGISTRO DE OBLIGACIONES EN EL PERÍODO DE TRANSICIÓN.
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, en el periodo de transición del 1 al 20 de enero de 2026, NO SE PODRÁN asumir obligaciones con cargo al presupuesto del año 2025.
4.11 TRAMITE OBLIGACIONES PARA PAGO DE CONTRATISTAS DE SERVICIOS PERSONALES.
La fecha máxima para remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, los documentos y soportes para el trámite de obligación de Contratistas será hasta el 16 de diciembre de 2025, con los requisitos establecidos para el pago de la última cuenta del año, incluido paz y salvo.
4.12 LEGALIZACIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIO Y ORDEN DE VIAJE.
La fecha máxima para radicar y tramitar obligaciones presupuéstales en SIIF Nación por concepto de comisiones y ordenes de viaje será hasta el 12 de diciembre del 2025. Este plazo obedece a la necesidad de contar con el respectivo paz y salvo firmado antes del cierre de fin de año.
Ninguna comisión deberá quedar pendiente de legalizar en el sistema de SIIF Nación al 31 de diciembre de 2025, esto con el fin de evitar inconsistencias financieras, requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios. En periodo de transición se podrá registrar legalizaciones pendientes con fecha 31 de diciembre de 2025.
Es responsabilidad de cada supervisor de contrato realizar seguimiento a la legalización oportuna y verificar que los soportes e informes de viaje se encuentren anexos en el informe mensual de ejecución contractual registrado en el SECOP II por parte del contratista.
Cuando en el trámite de legalización de la comisión u orden de viaje resulten saldos a favor del SENA por cancelación del desplazamiento o por cualquier otra causa, el comisionado o contratista deberá reintegrar los correspondientes recursos dentro del mismo plazo de la legalización de la comisión, es decir cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del desplazamiento.
Con el fin que los reintegros queden registrados y reflejados en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el sistema de información SIIF Nación, la fecha límite de consignación es el día 19 de diciembre de 2025.
Una vez reintegrados los valores el funcionario o el contratista, deberá entregar la consignación al ordenador del gasto y/o supervisor del contrato como soporte de la legalización de la comisión u orden de viaje, la cual deberá ser remitida a los Grupo de Tesorería y al Grupo de Contabilidad en la Dirección General o a quien haga sus veces en la regional o centro de formación por medio electrónico, con el fin de realizar el reintegro en el sistema SIIF Nación.
Se recuerda que no es procedente elaborar comprobantes manuales para el proceso de legalización de comisiones u ordenes de viaje, en caso de que sean elaborados estos serán rechazados, debido a que el proceso es de forma transaccional y se debe ver reflejado en el listado de ejecución viáticos por tercero generado por el mismo sistema de información SIIF Nación.
El Grupo de Almacenes e Inventarios en la Dirección General, o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación recibirán bienes físicamente y realizaran el ingreso de los mismos en el sistema de información para la Administración y Control de Bienes SACB hasta el último día hábil de la vigencia 2025, siempre y cuando estos cumplan con la documentación establecida en la Guía para Administración y Control de Bienes GIL.-G-003 y demás lineamientos emitidos por la Dirección Administrativa y Financiera.
Se recuerda que los responsables de Almacén e Inventarios en la Dirección General o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación, NO firman el Formato entrega de bienes e información de ejecución contractual por el contratista GTH- F- 074, para ello los Supervisores de los Contratos deberán validar que el reporte generado desde la página de httDs://miinventario.sena.edu.co/lnicio.asDX no registre bienes a cargo.
6.1 RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE INGRESOS POR VENTAS, SERVICIOS, ARRENDAMIENTOS Y ALQUILERES.
Todo ingreso generado por los centros de formación durante la vigencia 2025, proveniente de la venta de bienes, prestación de servicios, arrendamientos y alquileres, debe ser recaudado y consignado exclusivamente en las Cuentas de Producción de Centros.
17787862396 –> Recaudo de pagos en línea (Ecollect), Wompi, datáfonos y abonos directos en cuenta.
03100014408 -> Recaudo por QR interoperable exclusiva para este tipo de recaudo.
La fecha máxima para realizar estas consignaciones será el 26 de diciembre de 2025.
Es responsabilidad de cada centro verificar que no queden recursos pendientes por recaudar o consignar después de la fecha indicada.
6.2 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A TRAVÉS DE SIIF NACIÓN.
Todos los ingresos recaudados en la vigencia deben contar con su correspondiente Factura Electrónica emitida por medio del sistema SIIF Nación.
La emisión de las facturas debe ser realizada directamente por cada centro de formación, asegurando que la información registrada sea completa, veraz y coincida con los valores consignados en las Cuentas de Producción de Centros.
La fecha límite para la emisión de Facturación Electrónica será el 29 de diciembre de 2025.
Se reitera que ningún ingreso podrá quedar sin facturar electrónicamente dentro de los plazos establecidos.
6.3 ESTRATEGIA SENA PROVEEDOR SENA Y SENA AUTOCONSUMO.
Todas las compras de bienes y servicios realizadas durante el año 2025 mediante las estrategias SENA Proveedor SENA y SENA Autoconsumo deberán quedar pagadas y registradas dentro de la misma vigencia fiscal.
Por lo anterior, las Facturas Electrónicas correspondientes deberán ser emitidas a más tardar el 5 de diciembre de 2025.
Asimismo, la solicitud de DxC deberá ser enviada al grupo de Tesorería de la Dirección General a más tardar el 12 de diciembre de 2025, adjuntando las facturas y órdenes de pago respectivas.
Se informa que cualquier factura radicada después de esta fecha podría no ser procesada dentro de la vigencia, lo que afectaría la ejecución presupuestal del centro.
6.4 CONCILIACIÓN DE INGRESOS Y VERIFICACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
Los centros de formación que cuenten con ingresos por venta de bienes, prestación de servicios, arrendamientos o alquileres deben realizar un proceso de conciliación entre los ingresos recaudados y las facturas electrónicas emitidas en SIlF Nación.
El objetivo es garantizar que el 100% de los ingresos registrados cuente con su respectiva facturación electrónica, sin inconsistencias ni valores faltantes.
Para validar la conciliación, se debe consultar el siguiente enlace
https://sena4mv.shareDQint.eom/:x:/ci/Dersonal/ncamacho sena edu co/EW5MPITV2p1 PsVTXZHXPe3YBn5zRDJ39dRmTkOUOXiV9Lci?wdOriciin=TEAMS-WEB.null ns.rwc&wdExp=TEAMS-TREA TMENT&wdhostclicktime=1763762742827&web=1
En este repositorio encontrarán el consolidado de ingresos de cada centro de formación. Cada centro deberá verificar que todos los ingresos registrados cuenten con su correspondiente Factura Electrónica.
Cordial Saludo,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
Normograma del Sena
ISSN Pendiente
Última actualización: 6 de febrero de 2026
