CIRCULAR 270 DE 2025
(diciembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C,
| Para: | Grupos Regionales de Talento Humano, Grupos Regionales de Apoyo Administrativo Mixto, Directores Regionales, Subdirectores de Centro con Funciones de Director Regional, Coordinadores de Grupo, Abogados de Defensa Judicial, Coordinadores de Grupo de la Dirección General |
| Asunto: | Relación de documentos para el estudio de acción de repetición. |
I. CONTEXTO Y OBJETIVO DE LA CIRCULAR.
La Dirección Jurídica, en ejercicio de las funciones asignadas a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y Conciliaciones del SENA, informa que, en atención a lo señalado en el artículo 152 de la Ley 1437 de 2011 y de conformidad con lo establecido en el artículo 125 de la Ley 2220 de 2022, los ordenadores del gasto deberán remitir, al día siguiente del pago total o parcial de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito derivado de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el acto administrativo que autoriza dicho pago junto con sus antecedentes, con el fin de que la Coordinación realice el estudio de procedencia del medio de control de repetición y lo someta a la consideración del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación.
El objetivo de la presente circular es establecer lineamientos claros y uniformes que permitan adelantar el estudio del medio de control de repetición de manera ágil, oportuna y eficiente, conforme a la normativa legal vigente, garantizando la trazabilidad, transparencia y correcta aplicación de las disposiciones y procedimientos institucionales.
En ese sentido, resulta necesario establecer los requisitos y documentos que deben cumplirse y aportarse para que los abogados de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y Conciliaciones realicen el correspondiente análisis del medio de control de repetición, con el fin de proteger el patrimonio del Estado y asegurar que los servidores o exservidores públicos, respondan por los daños causados por su conducta dolosa o gravemente culposa.
El proceso contempla:
- La recepción de información e insumos relacionados con los pagos efectuados por concepto de condenas judiciales o acuerdos conciliatorios, los cuales deberán ser remitidos por las áreas o grupos responsables (Apoyo Mixto, Talento Humano o la Coordinación correspondiente) a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y Conciliaciones, una vez se haya realizado el pago efectivo de la condena.
- La verificación, análisis jurídico y documentación del caso, mediante la elaboración de la ficha de estudio de repetición, en la cual se consolidan los antecedentes, el análisis jurídico y la recomendación sobre la procedencia o no de iniciar la acción de repetición, de conformidad con los principios de responsabilidad del Estado y la normativa aplicable.
- La presentación de la ficha ante el Comité de Conciliación, instancia competente para decidir sobre la interposición de la acción de repetición:
- Si el Comité aprueba la procedencia, se inicia el trámite de la demanda de repetición ante la jurisdicción competente.
- Si la decisión es negativa, el caso se archiva con la debida sustentación documental y jurídica.
- Este enfoque integral permitirá fortalecer el control institucional, optimizar los tiempos de respuesta y asegurar la trazabilidad y trasparencia de cada trámite de pago realizado.
II. LISTA DE DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL ESTUDIO DE ACCIÓN DE REPETICIÓN.
Los siguientes documentos, que se encuentran en poder de la entidad por ser parte del proceso judicial o extrajudicial objeto de condena a cargo del SENA, y que fueron generados al momento de tramitar la solicitud de cumplimiento y pago del crédito judicial, extrajudicial o laudo arbitral.
| Origen del pago o condena | Documentos requeridos |
| Sentencia judicial (proceso ordinario, contencioso administrativo o laboral) | 1. Expediente completo del proceso judicial (incluye demanda, contestación, alegatos, actas, recursos y demás actuaciones principales). 2. Copia de las resoluciones o actos administrativos que negaron la solicitud de reconocimiento de acreencias laborales o prestaciones sociales (respuesta a derechos de petición), con su debida notificación. 3. Copia de todos los contratos de prestación de servicios suscritos por el/la demandante (en el marco de todas las vinculaciones con el SENA). 4. Copia de los fallos de primera y segunda instancia. 5. Copia de la constancia de ejecutoria de las sentencias judiciales. 6. Copia de la orden de pago (formato SIIF) y constancia de consignación, transferencia o cheque por los pagos efectuados (prestaciones sociales y diferencia de aportes a pensión). 7. Copia de la resolución, acto administrativo u oficio que designa la supervisión contractual (o documento donde conste el nombre, cédula y cargo del supervisor). 8. Copia de las resoluciones que dan cumplimiento a la sentencia (de prestaciones sociales y diferencia de aportes a pensión), junto con su constancia de ejecutoría en caso de que se cuente con ella. |
Acción de tutela | 1. Expediente completo del trámite de tutela (incluye escritos, fallos, cumplimiento y demás actuaciones relevantes). 2. Copia de los fallos de tutela y, si aplica, del incidente de desacato. 3. Prueba del cumplimiento (resolución o acto administrativo, orden de pago, constancia de consignación). 4. Identificación del servidor público, donde se evidencie nombre, cédula y cargo de este, o del funcionario cuya conducta dio origen al daño. |
| Conciliación extrajudicial o judicial | 1. Expediente completo de la conciliación (incluye solicitud, acta, aprobación, documentos soporte y antecedentes del caso). 2. Acta de conciliación aprobada por la autoridad competente (juez contencioso administrativo). 3. Constancia de ejecutoría del auto que aprueba la conciliación extrajudicial. 4. Resolución o acto administrativo que autoriza el pago y constancia de su ejecutoria, cuando se cuente con ella. 5. Soporte del pago efectuado (SIIF, consignación, transferencia, etc.). 6. Copia del contrato o actuación administrativa relacionada con el daño. 7. Identificación del supervisor o funcionario responsable o cuya conducta dio origen al daño, donde se evidencie nombre, cédula y cargo de este. |
| Laudo arbitral | 1. Expediente completo del proceso arbitral (incluye demanda, contestación, pruebas, laudo, recursos y demás actuaciones). 2. Copia íntegra y ejecutoriada del laudo arbitral. 3. Certificación del pago realizado. 4. Copia del contrato objeto del arbitraje. 5. Identificación del servidor o supervisor responsable, donde se evidencie nombre, cédula y cargo de este. |
Nota: En todos los casos deberá anexarse el expediente completo (judicial, extrajudicial, arbitral, de tutela o administrativo), debidamente foliado y legible, como soporte esencial para el estudio del medio control de repetición.
Ahora bien, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 125 de la Ley 2220 de 2022, es importante reiterar que es obligación del ordenador del gasto remitir, al día siguiente de efectuarse el pago total o del último pago derivado de una condena, conciliación o cualquier crédito originado en la responsabilidad patrimonial de la entidad, el acto administrativo correspondiente y todos sus antecedentes al Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación, con el propósito de que este adopte una decisión motivada sobre la procedencia del ejercicio de la acción de repetición.
En el caso del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), y conforme a lo establecido en las Resoluciones No. 1-01345 y No. 1-01686 de 2025, las funciones de cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales fueron delegadas en la Dirección Jurídica y en los Directores Regionales, quienes cuentan con el apoyo de los Grupos de Talento Humano y Apoyo Mixto para garantizar la gestión oportuna y adecuada de estos procesos.
Por consiguiente, los lineamientos sobre los documentos aquí relacionados se fundamentan en la necesidad de contar con los antecedentes completos, veraces y actualizados de cada caso, que permitan a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y Conciliaciones realizar el análisis técnico y jurídico correspondiente sobre la procedencia o no de la acción de repetición, conforme a las obligaciones legales y reglamentarias vigentes.
III. VIGENCIA.
La presente circular rige a partir de fecha de su expedición y será aplicable a todos los trámites y actuaciones que se adelanten ante el SENA, relacionados con la solicitud, aporte y remisión de documentos necesarios para el estudio de procedencia del medio de control de repetición.
Cordialmente,
MÓNICA ANDREA AVELLA HERRERA
Directora Jurídica
Normograma del Sena
ISSN Pendiente
Última actualización: 6 de febrero de 2026
