CONCEPTO 9459 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Estimado
(…)
Subdirector
Centro de Producción y Transformación Agroindustrial de la Orinoquia
Regional Vichada
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA
| Asunto: | Respuesta a “Consulta sobre alternativa para contratar prestadores de servicios sin subir datos a la plataforma secop II y reporte de problemas de acceso” |
Reciba un cordial saludo,
En respuesta a su comunicación recibida por correo electrónico de fecha 10/02/2025 por medio de la cual solicita concepto bajo el asunto de la referencia. La Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica del SENA tiene competencia para resolver la petición sobre los lineamientos en contratación pública, quien tiene función sobre la materia en cuestión, conforme al numeral 8 del artículo 16 del Decreto 249 de 2004 y resolución 1-00264 de 2024.
La petición comprende el siguiente asunto:
“…me dirijo a ustedes para consultar si existe alguna alternativa o procedimiento que permita contratar prestadores de servicios sin necesidad de subir los datos a la plataforma SECOP II. Esta inquietud surge debido a los múltiples inconvenientes que hemos estado enfrentando en los últimos días, los cuales han dificultado significativamente el uso normal de la herramienta.
En concreto, desde la semana pasada hemos podido avanzar en la plataforma de manera intermitente, esto ha generado retrasos en nuestros procesos internos y ha afectado nuestra operación. Además, hemos experimentado diversos problemas técnicos recurrentes, como fallas en la carga de datos, intermitencias en el servicio y falta de estabilidad en el sistema.
A esto se suma la falta de atención al cliente por los mismos canales habituales, lo que ha dificultado aún más la resolución de estos inconvenientes. Nos preocupa no contar con un soporte adecuado para solucionar estas situaciones, especialmente cuando dependemos de la plataforma para gestionar contrataciones y otros procesos críticos.”
CONSIDERACIONES JURÍDICAS
Previo absolver el planeamiento, los artículos 1 y 5 de la resolución SENA No. 2154 de 2024 tipifican que la ordenación del gasto está a cargo del director o subdirector en las regionales o centros de formación de la institución, funcionario que tiene la competencia funcional sobre las decisiones que deba tomar referente a los contratos de la unidad de contratación, escoger la modalidad de selección acertada de acuerdo con las necesidades que tiene la institución pública, verificar la idoneidad del contratista, entre otras circunstancias, quien tiene autonomía y potestad de dirección en los procesos de selección y sobre la ejecución del contrato.
La Coordinación de la Dirección Jurídica del SENA pretende orientar la contratación de la institución con base a una visión general, jurisprudencial y normativa, sin comprender la resolución de problemas específicos y el estudio de circunstancias particulares.
Sobre el asunto la Corte Constitucional en sentencia C 713 de 2019, aludió sobre la finalidad de la contratación estatal que:
“El fin de la contratación pública en el Estado Social de Derecho está directamente asociado al cumplimiento del interés general, puesto que el contrato público es uno de aquellos “instrumentos jurídicos de los que se vale el Estado para cumplir sus finalidades, hacer efectivos los deberes públicos y prestar los servicios a su cargo, con la colaboración de los particulares a quienes corresponde ejecutar, a nombre de la administración, las tareas acordadas. El interés general, además de guiar y explicar la manera como el legislador está llamado a regular el régimen de contratación administrativa, determina las actuaciones de la Administración, de los servidores que la representan y de los contratistas, estos últimos vinculados al cumplimiento de las obligaciones generales de todo contrato y por ende supeditados al cumplimiento de los fines del Estado.”
Ante la existencia de problemas en la plataforma SECOP II es menester evaluar dos temas para la consecución de las necesidades requeridas para la satisfacción del interés general, abordando la publicidad de los documentos y el perfeccionamiento y firma del contrato estatal.
a. Publicidad procesos de contratación
Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, el artículo 3 contemplo la obligatoriedad de publicar los documentos por medios electrónicos, al tipificar que:
“ARTÍCULO 3. DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional…”
El cumplimiento del principio de transparencia el Gobierno Nacional optó por crear el sistema electrónico de contratación pública – SECOP, para la publicación de los documentos en temas contractuales, disponiendo en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, lo siguiente:
“Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP…”
Colombia Compra Eficiente entidad que administra el sistema de compras públicas emitió la Circular Externa No.1 de 2019 cuyo asunto es la obligatoriedad del uso de la plataforma SECOP II a las entidades aludidas en la circular, incluido el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
b. Perfeccionamiento del contrato
El artículo 41 de la Ley 80 de 1993 tipifica que el contrato se perfecciona cuando el objeto y la contraprestación consten por documento escrito, siendo necesario el reconocimiento del documento con la imposición de la firma por el proveedor y la persona que representa a la entidad pública.
Sobre la suscripción de documentos, en concepto No. 12860 de 2020 emitido por esta coordinación se manifestó lo siguiente:
“Ahora bien, el Código de Comercio en su artículo 826 define la firma como la expresión del nombre del suscriptor o cualquier elemento, signo o símbolo cuyo propósito sea servir de medio de identificación personal.
La firma en Colombia está regulada de manera particular, pues existen distintas clases de firmas reconocidas y por ello su tratamiento varía, entre ellas, las siguientes:
- Firma tradicional o manuscrita.
- Firma electrónica
- Firma digital
La Ley 527 de 1999 en el artículo 7o, reconoce dos tipos de firma: la firma electrónica y la firma digital (…)”
De conformidad con la legislación colombiana, existe la posibilidad de utilizar tres mecanismos para suscribir los contratos estatales, siendo de preferencia para la entidad la firma electrónica que dispuso Colombia Compra Eficiente en la plataforma SECOP II, en consonancia con lo previsto en el numeral 3.3. del Manual de contratación adoptado por el SENA que tipifica:
“El Ordenador del gasto suscribirá el contrato a través de las plataformas establecidas por Colombia Compra Eficiente con posterioridad a la aceptación del contratista y dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso de contratación.”
Sin embargo, actualmente la firma manuscrita es válida al tenor de lo dispuesto en el artículo 244 del Código General del Proceso, que señala: “Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.”
CONCLUSIÓN
La contratación estatal es un instrumento utilizado por las entidades públicas para adquirir bienes y servicios para el cumplimiento y satisfacción de las necesidades de interés general.
Con el objeto de promover el principio de transparencia, las entidades públicas deben publicar los documentos en el portal electrónico que disponga el Gobierno Nacional al tenor del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, sin que ello signifique la obligatoriedad para suscribir los documentos de forma electrónica, en cuanto la norma se limita a regular el asunto sobre la publicidad de los documentos de carácter contractual.
Para el perfeccionamiento del contrato es necesario que las partes reconozcan por escrito las estipulaciones sobre el objeto y contraprestación del negocio jurídico a celebrar al tenor del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, teniendo como alternativas para la suscripción del documento la firma digital, electrónica o manuscrita.
El Manual de Contratación Administrativa adoptado por la entidad tipifica como alternativa preferente para la suscripción de los contratos estatales el uso de la firma electrónica, mecanismo que esta disponible en la plataforma SECOP II.
Ante las fallas e indisponibilidades de la plataforma SECOP II, los usuarios deben solicitar y reportar a la mesa de ayuda de Colombia Compra Eficiente los repetidos casos que impiden la publicación de los documentos contractuales o hacer uso de la guía en caso de indisponibilidad por falla general, a fin de tener elementos probatorios para la toma de decisiones sobre los diferentes sucesos que ocurren en la gestión contractual.
Sin embargo, las falencias de carácter técnico que impiden el cumplimiento de los fines del estado deben sobre ponerse sobre las necesidades requeridas por la entidad, siendo imperioso ponderar por el ordenador del gasto de forma excepcional la premura y urgencia de la necesidad para adquirir el servicio o bien, a fin de celebrar el contrato con firma interpuesta o manuscrita y proceder a la publicación de los documentos dentro de los 3 días hábiles siguientes en la plataforma SECOP II o cuando esté disponible la plataforma.
Los postulados analizados en el presente escrito brindan al lector un criterio auxiliar para la toma de decisiones, la respuesta a la consulta carece de efectos vinculantes y obligatorios de conformidad con el artículo 28 de Ley 1437 de 2011.
Cordial saludo,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora CNPNCJ
Dirección Jurídica
SENA Dirección General
