CONCEPTO 14387 DE 2026
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
10020
Bogotá, D. C.
Señora
XXXXX
| Asunto: | Respuesta a solicitud de concepto remitida mediante correo electrónico de fecha 21 de enero de 2026. |
Respetada señora, reciba un cordial saludo.
El Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA se permite dar respuesta a la comunicación del asunto, mediante la cual se solicita la emisión de un concepto jurídico en relación con los lineamientos aplicables al uso de firmas electrónicas y/o digitales en documentos contractuales, específicamente frente al requisito de suscripción del archivo correspondiente a Gestión Financiera (GF) que presentan los contratistas para el trámite de pago, conforme a lo dispuesto en la Circular No. 32025-000257 del 21 de noviembre de 2025.
La solicitud expone una inquietud orientada a establecer si existe alguna circular emitida por la Dirección General que defina lineamientos sobre los mecanismos de firma autorizados para contratistas y supervisores, teniendo en cuenta que dicho documento forma parte de los expedientes de la subserie 22.10 Contratos de Prestación de Servicios, los cuales deben conformarse en el Archivo Electrónico SENA - AES, y considerando además la necesidad de garantizar el carácter probatorio, la autenticidad y la integridad de los documentos contractuales, especialmente frente a eventuales auditorías de entes de control o requerimientos dentro de actuaciones judiciales.
En ese orden, y con el fin de ofrecer lineamientos generales que contribuyan a la interpretación y aplicación uniforme del marco normativo vigente en materia de validez jurídica de firmas electrónicas y digitales en documentos contractuales institucionales, se presentan a continuación las consideraciones jurídicas pertinentes, de conformidad con el alcance propio de los conceptos emitidos por esta Dirección, los cuales tienen carácter orientador, no son de obligatorio cumplimiento ni constituyen decisiones administrativas, y se emiten en los términos previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
A continuación, se presenta el análisis correspondiente, no sin antes precisar que, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
A su turno, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con respecto al alcance de los conceptos jurídicos proferidos por las entidades públicas, establece en su artículo 28 establece:
"ARTÍCULO 28. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución".
Conforme lo anterior, se evidencia que los conceptos jurídicos proferidos por las entidades públicas como respuesta a las consultas formuladas en ejercicio del derecho de petición, en principio, no tienen fuerza vinculante.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Con el fin de realizar el análisis jurídico correspondiente, se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones normativas:
Código de Comercio
Ley 527 de 1999
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Código General del Proceso
Decreto 1078 de 2015
Concepto 12860 del 30 de junio de 2020
Circular 3-2024-000051 del 22 de febrero de 2024
Circular No. 3-2025-000257 del 21 de noviembre de 2025
ANÁLISIS JURÍDICO
Del marco jurídico aplicable a la validez de firmas electrónicas y digitales en el ordenamiento jurídico colombiano
El régimen jurídico colombiano reconoce plena validez a los documentos electrónicos y a las firmas electrónicas y digitales como mecanismos idóneos de manifestación de la voluntad, autenticación documental y prueba, dentro de un marco normativo integral que se fundamenta en el principio de equivalencia funcional entre los documentos físicos y los mensajes de datos. Este principio introducido por la Ley 527 de 1999, constituye el eje estructural del sistema jurídico aplicable a la información electrónica, al establecer que los documentos no pierden valor jurídico por el hecho de encontrarse en formato digital, ni pueden ser rechazados como prueba por dicha circunstancia.
Bajo ese orden, el artículo 5 de la Ley 527 de 1999 reconoce la validez jurídica de los mensajes de datos al disponer que no se negarán efectos jurídicos a la información por el solo hecho de estar contenida en un medio electrónico. De esta manera, el artículo reza de manera expresa lo siguiente:
" ARTÍCULO 5o. Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos" (negrilla fuera del texto original)
Lo anterior, complementándose con el artículo 6 ibidem, conforme al cual cuando la ley exija que la información conste por escrito, dicho requisito se entiende cumplido mediante un mensaje de datos siempre que su contenido sea accesible para consulta posterior. De manera expresa el artículo señala:
"ARTÍCULO 6o. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito" (negrilla fuera del texto original)
En la misma línea, el artículo 7 de la Ley 527 establece el criterio jurídico para determinar cuándo se cumple el requisito de firma en un mensaje de datos. La norma señala que cuando cualquier disposición requiera la presencia de una firma o establezca consecuencias por su ausencia, dicho requisito se entenderá satisfecho si se utiliza un método que (i) permita identificar al iniciador del mensaje de datos; (i) sea confiable y apropiado para el propósito con el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo expuesto, reafirma el propósito del legislador de no exigir la firma manuscrita ni un mecanismo tecnológico específico, sino de establecer un estándar jurídico basado en la confiabilidad del método utilizado.
El referido artículo dispone, también que el requisito de firma se entenderá satisfecho tanto cuando la exigencia normativa constituya una obligación como cuando simplemente prevea consecuencias jurídicas ante su ausencia, lo cual implica que la regla es aplicable a toda clase de actuaciones jurídicas, incluyendo actos administrativos y documentos contractuales.
Por su parte, el artículo 8 de la Ley 527 refuerza esta equivalencia al contemplar que cuando la ley requiera que la información sea presentada en su forma original, dicho requisito se entenderá satisfecho respecto de un mensaje de datos si existe una garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información desde el momento en que se generó en su forma definitiva. En esa medida, la disposición normativa define la integridad como la permanencia completa e inalterada de la información, salvo cambios inherentes al proceso de archivo o presentación.
Resulta oportuno destacar que, el artículo 9 de la misma ley regula el valor probatorio de los mensajes de datos y dispone que estos serán admisibles como medios de prueba y tendrán la misma fuerza probatoria que los documentos tradicionales, siempre que se cumplan las reglas generales de la sana crítica y se tenga en cuenta la confiabilidad de la forma en que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje. Con lo anterior, es clara la equivalencia probatoria entre documentos electrónicos y documentos físicos, generando una incidencia directa en cualquier tipo de actuación jurídico legal.
En desarrollo de la Ley 527 de 1999, debe distinguirse entre firma electrónica y firma digital. La primera corresponde a cualquier mecanismo tecnológico que permita identificar a una persona en un documento electrónico, mientras que la segunda es un tipo especial de firma electrónica que utiliza tecnología criptográfica y certificados digitales para ofrecer mayor seguridad. Desde el punto de vista jurídico, ambas son válidas, siempre que el mecanismo utilizado permita identificar al firmante y garantice la integridad del documento.
Asimismo, es de precisar que la firma escaneada se ha considerado un tipo de firma electrónica. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente mediante Concepto C-521 de 2025 ha señalado que "la firma escaneada se constituye en un tipo de firma electrónica, que tiene la suficiente validez y autenticidad dentro de un documento", indicando además que "los documentos suscritos mediante firmas escaneadas tendrán la calidad de ser auténticos" conforme a lo previsto en el artículo 244 del Código General del Proceso".
Al respecto, si bien este tipo de representaciones gráficas pueden constituir formas de firma electrónica, tal afirmación no puede interpretarse en términos absolutos ni automáticos; en efecto, el reconocimiento jurídico de una firma electrónica no depende de su apariencia visual, sino del cumplimiento de los requisitos previstos en la normatividad vigente. Así, aunque se ha sostenido que los documentos suscritos mediante firmas escaneadas pueden presumirse auténticos conforme al artículo 244 del Código General del Proceso, dicha presunción no deriva de la mera imagen de la firma, sino de la posibilidad jurídica y técnica de vincular el documento a una persona determinada y verificar su integridad. En consecuencia, la firma escaneada no constituye per se una firma electrónica válida, sino que podrá adquirir tal carácter únicamente cuando, en el caso concreto, el mecanismo empleado permita identificar al firmante y garantizar la inalterabilidad del documento.
El Código de Comercio, en su artículo 826, establece una definición amplia de firma al señalar que esta consiste en la expresión del nombre del suscriptor o en cualquier elemento, signo o símbolo que tenga por finalidad servir de medio de identificación personal. En este sentido la norma reza de manera expresa lo siguiente:
"Art. 826. Contratos escritos. Firmas. Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores. Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal. Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego, dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante.
Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrán a la forma escrita, con tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o que se pruebe que han sido expedidos por éste, o por su orden." (negrilla fuera del texto original)
En armonía con lo anterior, resulta relevante considerar lo dispuesto en el artículo 244 del Código General del Proceso, disposición que señala expresamente:
"Art. 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. (negrilla fuera del texto original)
(...)".
Es de precisar que la norma en cita, establece una presunción legal de autenticidad que opera de pleno derecho respecto de los documentos públicos y privados, lo que significa que su validez no depende de una acreditación previa de autoría, sino que se presume mientras no exista tacha de falsedad o desconocimiento conforme a las reglas procesales.
Bajo esta lógica normativa, la presunción prevista en el artículo 244 del Código General del Proceso adquiere especial relevancia frente a los documentos electrónicos y a aquellos suscritos mediante mecanismos de firma electrónica o digital, pues reafirma que su eficacia probatoria no se encuentra condicionada al soporte material ni al tipo de firma empleado, sino a la posibilidad de atribuir razonablemente el documento a una persona determinada. Así, cuando un documento permite identificar a su autor o suscriptor, se activa la presunción legal de autenticidad, reforzando su fuerza probatoria y consolidando su valor para producir efectos en cualquier tipo de actuación.
En este sentido, la regla procesal otorga seguridad jurídica a quien lo suscribe mediante mecanismos electrónicos o digitales, en la medida en que la autenticidad de su manifestación de voluntad se presume legal y solo puede ser controvertida a través de los medios procesales establecidos.
A su vez, el Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, compila la normativa relacionada con servicios ciudadanos digitales, autenticación electrónica, firma electrónica, firma digital y documentos electrónicos, consolidando el marco técnico-jurídico aplicable a las interacciones digitales entre ciudadanos, particulares y entidades públicas.
Ahora bien, no debe perderse de vista que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo reconoce el uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas y la posibilidad de tramitar expedientes electrónicos, lo que implica la aceptación normativa de documentos digitales como soporte válido de decisiones y actuaciones administrativas.
De la interpretación sistemática del conjunto normativo expuesto se desprende que el ordenamiento jurídico colombiano no solo reconoce la validez de las firmas electrónicas y digitales, sino que promueve su uso como instrumento de modernización administrativa, eficiencia procedimental y seguridad documental. En consecuencia, el régimen legal vigente autoriza a las entidades públicas a emplear mecanismos tecnológicos de firma para la suscripción de documentos oficiales, contractuales y administrativos, siempre que se cumplan los requisitos de identificación del firmante, confiabilidad del mecanismo e integridad de la información.
En síntesis, se cuenta con un sistema integral de reconocimiento y regulación de documentos electrónicos y firmas digitales o electrónicas, sustentado en el principio de equivalencia funcional, lo que evidencia que la validez jurídica de un documento no depende de su soporte material ni del tipo específico de firma utilizado, sino de la capacidad del mecanismo empleado para garantizar la autenticidad de la autoría, la integridad del contenido y la posibilidad de verificación posterior.
Alcance jurídico del uso de firmas electrónicas y digitales en documentos contractuales electrónicos
A partir del marco normativo general expuesto, se procede a analizar la aplicación de dichas disposiciones en el marco de las disposiciones internas del SENA, particularmente en relación con la suscripción de documentos contractuales y su incorporación en expedientes electrónicos. En este punto resulta relevante señalar que el ordenamiento jurídico colombiano no solo reconoce la validez de las firmas electrónicas y digitales, sino que además habilita a las entidades públicas para adoptar mecanismos tecnológicos orientados a garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de sus actuaciones administrativas y contractuales.
En ese sentido, el SENA ha adoptado lineamientos relacionados con el uso de herramientas tecnológicas para la suscripción de documentos oficiales. En efecto, mediante la Circular 3-2024000051 del 22 de febrero de 2024 se informó que la entidad adoptó la firma digital mediante token para la suscripción de comunicaciones oficiales, actos administrativos y demás documentos que deban ser firmados por dicho mecanismo, precisando que su utilización garantiza la identidad del firmante y la integridad del contenido del documento, y que su uso es personal e intransferible y está reservado a los servidores expresamente habilitados.
Asimismo, mediante el Concepto 12860 del 30 de junio de 2020 emitido por la Dirección Jurídica, se precisó que las firmas electrónicas y digitales tienen la misma validez jurídica que la firma manuscrita y son reconocidas en el ordenamiento jurídico nacional para contratos y documentos en general, salvo aquellos casos en los que una norma exija expresamente la firma autógrafa. En el mismo pronunciamiento se indicó que todo documento suscrito mediante firma electrónica o digital tendrá validez siempre que se garantice la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información, y que corresponde a la Entidad determinar los sujetos facultados para utilizar dichos mecanismos y los documentos respecto de los cuales procede su aplicación.
Además de la regulación en cita, existen directrices internas específicas aplicables al trámite de pago de contratistas. En efecto, la Circular No. 3-2025-000257 del 21 de noviembre de 2025 estableció lineamientos obligatorios a nivel nacional para la radicación de cuentas y planillas de pago, disponiendo expresamente que el archivo correspondiente a Gestión Financiera (GF) debe remitirse debidamente firmado por el contratista y el supervisor del contrato como requisito para el trámite de la obligación y pago respectivo.
Al respecto, es de señalar que cuando un documento electrónico debe ser suscrito por más de un interviniente, la validez de las firmas incorporadas depende que el archivo conserve su integridad técnica desde la primera firma hasta la última. En consecuencia, la impresión, digitalización o conversión del documento entre una firma y otra genera un nuevo archivo distinto del originalmente suscrito, lo cual interrumpe la continuidad del documento electrónico y puede afectar la verificabilidad de las firmas previamente incorporadas. Por ello, el documento debe circular y completarse en su mismo formato digital original hasta la obtención de todas las suscripciones requeridas.
La anterior precisión es relevante para la aplicación de las disposiciones internas, en tanto, permite comprender el alcance de los lineamientos frente a la suscripción electrónica documental. Bajo esta línea, el SENA no solo reconoce la validez jurídica de los mecanismos de firma electrónica y digital, sino que ha adoptado instrumentos internos orientados a regular su uso, constituyendo un criterio interno relevante para el análisis jurídico de los documentos que integran actuaciones administrativas y contractuales.
En relación con los documentos contractuales que forman parte de expedientes electrónicos, debe señalarse que su eficacia jurídica no depende exclusivamente del mecanismo de firma utilizado, sino también de las condiciones técnicas y funcionales del sistema de gestión documental en el que reposan. En consecuencia, para que un documento electrónico produzca efectos jurídicos plenos, el sistema institucional debe garantizar la conservación íntegra de la información, la posibilidad de consulta posterior, la trazabilidad de las actuaciones y la protección frente a modificaciones no autorizadas. Tales condiciones corresponden presupuestos técnicos esenciales para la seguridad jurídica documental y adquieren especial relevancia en escenarios de auditoría, control fiscal, control disciplinario o actuaciones judiciales.
Dicho lo anterior, cuando un documento contractual es generado, suscrito y almacenado dentro de un sistema institucional que cumple estándares de seguridad documental y utiliza mecanismos de firma que permiten identificar al suscriptor y verificar la integridad del contenido, tiene plena eficacia jurídica y valor probatorio suficiente para acreditar las actuaciones administrativas o contractuales que respalda.
Debe resaltarse, adicionalmente, que el marco normativo vigente no impone el uso obligatorio de un tipo específico de firma para todos los documentos, razón por la cual corresponde a cada entidad estatal definir los mecanismos autorizados, los sujetos habilitados para utilizarlos y los tipos documentales respecto de los cuales resultan procedentes. Tal facultad constituye una manifestación del principio de autonomía administrativa y se orienta a garantizar la seguridad de la información, la autenticidad documental y la integridad de los expedientes administrativos.
Así las cosas, el uso de mecanismos de firma electrónica, digital o escaneada en documentos contractuales resulta jurídicamente procedente y compatible con el ordenamiento colombiano, siempre que el método empleado permita identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y posibilitar su verificación posterior. Desde esta perspectiva, la exigencia de suscripción de documentos contractuales no implica necesariamente el uso de firma manuscrita, sino la adopción de un mecanismo que ofrezca garantías suficientes de autenticidad y confiabilidad.
En síntesis, el régimen jurídico aplicable permite concluir que los documentos contractuales suscritos mediante estos mecanismos de firma tienen plena validez jurídica y probatoria, si cumplen con los requisitos exigidos para su validación. Así, el soporte electrónico no constituye limitación para la producción de efectos jurídicos, sino una modalidad legítima de formalización documental reconocida expresamente por el ordenamiento jurídico colombiano.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta que el objeto y alcance de este documento no es resolver una situación jurídica particular, sino ofrecer lineamientos generales para la interpretación y solución de las situaciones comentadas en la consulta, se responde así:
En relación con la inquietud formulada, consistente en: "si existe alguna circular emitida por el equipo jurídico de la Dirección General en la que se establezcan los lineamientos sobre el uso de firmas digitales y/o electrónicas aprobadas para los contratistas y supervisores, con el fin de garantizar el carácter probatorio y legal, así como la autenticidad e integridad de los documentos contractuales", se concluye:
En el ordenamiento jurídico colombiano las firmas electrónicas y digitales tienen plena validez jurídica y probatoria, siempre que el mecanismo utilizado permita identificar al firmante, garantice la integridad del documento y resulte confiable para el propósito para el cual se emplea, sin que exista exigencia general de firma manuscrita salvo disposición legal expresa en contrario.
El SENA sí cuenta con lineamientos institucionales relacionados con el uso de mecanismos tecnológicos de firma, en particular aquellos orientados a garantizar autenticidad, integridad e identificación del firmante en documentos oficiales y actuaciones administrativas, lo que evidencia la existencia de criterios internos sobre la materia.
A lo que respecta al trámite de pago de contratistas, la Circular No. 3-2025-000257 del 21 de noviembre de 2025 estableció como requisito operativo que el archivo correspondiente a Gestión Financiera (GF) debe remitirse debidamente firmado por el contratista y el supervisor del contrato, lo cual constituye una directriz interna obligatoria aplicable a dicho procedimiento administrativo. La normatividad vigente no exige que dicha firma deba ser necesariamente manuscrita, por lo cual el requisito previsto en la citada circular puede cumplirse mediante mecanismos de firma electrónica o digital, siempre que estos garanticen la identificación del suscriptor, la integridad del documento y la posibilidad de verificación posterior.
Tratándose de documentos que hacen parte de expedientes electrónicos contractuales, su validez jurídica y fuerza probatoria no dependen únicamente del tipo de firma utilizado, sino también de que el sistema institucional que los administre asegure condiciones de conservación, trazabilidad, disponibilidad e inalterabilidad de la información, aspectos que constituyen presupuestos esenciales para su eficacia jurídica frente a actuaciones administrativas, auditorías o procesos judiciales.
Cuando un documento electrónico es suscrito sucesivamente por varios intervinientes, la validez de las firmas incorporadas supone que el archivo permanezca inalterado entre cada suscripción. En consecuencia, cualquier modificación del archivo posterior a una firma -incluida su impresión, digitalización o conversión de formato- puede impedir la verificación de las firmas previamente insertadas y afectar su validez jurídica, por lo cual el documento debe conservarse íntegro en el mismo archivo hasta completarse la totalidad de las suscripciones requeridas.
En consecuencia, los documentos contractuales suscritos mediante mecanismos electrónicos o digitales son jurídicamente válidos y oponibles, cuando el método de firma permita identificar al firmante, garantice la integridad del contenido y resulte técnicamente confiable, y siempre que el sistema institucional que los soporte preserve su autenticidad y trazabilidad.
Con toda atención, y manifestando nuestra disposición para cualquier aclaración que considere necesaria.
CAROLINA OSPINA VILLEGAS
Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica - Dirección General
