CONCEPTO 21424 DE 2026
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
10020
Bogotá, D. C.
| Para: | XXXXX |
| De: | Carolina Ospina Villegas, Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, copsinav@sena.edu.co |
| Asunto: | Respuesta correo 26 de febrero de 2026. - SOLICITUD ACLARACION COMPETENCIA DE FUNCIONES (SUBDIRECCION DE CENTRO) |
Se emite respuesta a la comunicación del asunto, relacionada con una consulta sobre celebración de contratos simultáneos por contratistas y multiplicidad de contratos en un mismo centro de formación:
"(...)De manera atenta agradezco el apoyo que pueda brindarnos frente a la solicitud que antecede, toda vez que nos urge resolver los interrogantes planteados en las comunicaciones que anteceden, relacionadas con la competencia que le asistía al doctor Carlos Rafael Melo, para adelantar actuaciones administrativas, contractuales y demás el día 28 de enero de 2026,con posterioridad a la hora en que le fue comunicado su traslado como Subdirector del Centro Biotecnológico del Caribe y más aún aquellas ejecutadas estando ya posesionado el doctor Ismael Vanhestralen como Subdirector (e ) del Centro de innovación y de Gestión Empresarial y Cultural CIGEC.
Lo anterior, observando las diferencias que pueden evidenciarse en la comunicación de traslado, donde se indica que la resolución rige a partir de su comunicación y la emitida el 30 de enero de 2026, a través de la cual se le informa al referido funcionario que desde el 29 de enero de 2026 no se encuentra legalmente habilitado para ejercer funciones de Subdirector del Centro de Innovación y Gestión Empresarial y Cultural de la Regional Cesar ni para suscribir contratos, actos administrativos, autorizaciones, ordenaciones del gasto o decisiones administrativas asociadas a ese despacho.
Para esta coordinación es necesario conocer a partir de que momento se producen los efectos jurídicos de la Resolución No.1-000386 del 28 de enero de 2026, teniendo en cuenta que como se ha indicado, existen contratos suscritos por el referido funcionario, con posterioridad a la hora en que le fue comunicada la mencionada resolución y más aun con posterioridad a la suscripción del acta de posesión del subdirector ( e ) del CIGEC, por ello resulta determinante conocer si dichos contratos revisten de validez jurídica, por ser suscritos por un funcionario competente o no. Lo anterior, con el fin de proceder a la suscripción de los Registros Presupuestales expedidos respecto de los contratos mencionados. A la fecha esta situación se ha constituido en un asunto sumamente delicado, por cuanto he recibido solicitudes del centro de formación en el que se pone de manifiesto que mi actuar no es ajustado a la normatividad y que la no remisión urgente de dichos registros presupuestales me acarrearía una serie de consecuencias disciplinables, administrativas y de orden fiscal, cuando realmente lo que busco es bajo la observancia de la normatividad legal y lineamientos institucionales, verificar que los contratos firmados y respecto de los cuales debo suscribir un requisito de ejecución contractual (Registro Presupuestal), cuenten con la validez jurídica requerida y se ajusten a los preceptos de orden legal. El centro de formación ha optado por remitir a los 15 contratistas a esta coordinación, como medida entiendo coercitiva, para la suscripción de los registros en comento. (...)"
I. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
La Ley 1437 de 2011 respecto al alcance de los conceptos jurídicos proferidos por las entidades públicas, establece en su artículo 28 que "Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución".
Conforme a lo anterior, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
II. REFERENCIAS NORMATIVAS
En relación con el objeto de la consulta, se tendrá en cuenta para el análisis:
- Constitución Política de Colombia de 1991.
- Ley 80 de 1993.
- Decreto 249 de 2004.
- Resolución No. 2529 de 2004 - SENA.
- Ley 1437 de 2011.
- Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección A. C.P. Gustavo Eduardo Gómez Aranguren. 21 de noviembre de 2011. Radicación número: 44001-23-31-000-2002-00728-01(0592-05).
- Luis Alonso Rico Puerta- El acto administrativo - Grupo Editorial Ibáñez- 2011.
- Decreto 1082 de 2015.
- Concepto - 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316) 04 de abril de 2017 - Sala De Consulta Y Servicio Civil. Consejo de estado.
- Resolución No. 1972 de 2018- SENA.
- Concepto No. 351681 de 2021 de la Función pública.
- Resolución No. 3329 de 2025- SENA.
III. ANÁLISIS JURÍDICO
Con fundamento en el contenido de las normas, jurisprudencia y doctrina citadas, se procede a responder la solicitud formulada, en los siguientes términos:
De la solicitud elevada se identifican dos problemas jurídicos principales: (i) uno relacionado con los efectos del acto administrativo y la determinación de la competencia funcional del servidor involucrado; y (ii) otro referido a la validez de los contratos celebrados y gestión contractual derivada de las actuaciones realizadas durante dicho periodo.
En primer lugar, el problema jurídico recién enunciado (los efectos del acto administrativo y la determinación de la competencia funcional del servidor involucrado) es menester señalar que, conforme a las funciones delegadas en la Secretaría General, especialmente las contenidas en la Resolución No. 1972 de 2018, la cual adiciona funciones a la Resolución No. 2529 de 2004, dicha dependencia es la competente para resolver situaciones administrativas derivadas de actos administrativos; máxime cuando en su solicitud se analizan precisamente los efectos de las manifestaciones y actos emitidos por la Secretaría General.
En especial la de la resolución No. No.1-000386 del 28 de enero de 2026; el cual en el resuelve indica:
"Artículo 1o. Trasladar al señor Carlos Rafael Melo Freyle, identificado con cédula de ciudadanía 84.028.531 quien desempeña el empleo identificado con la IDP 8088 Denominado Subdirector de Centro Grado 02 del Centro de Innovación y de Gestión Empresarial y Cultural del Cesar, al empleo identificado con la IDP 8086 denominado Subdirector Centro Grado 02 del Biotecnológico del Caribe en el Cesar.
Parágrafo. La entrega del puesto de trabajo, así como la recepción del cargo, la asignación de las nuevas funciones se efectuará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de la presente resolución.
Artículo 2o. En el caso que este movimiento afecte la integración de uno o varios grupos en la dependencia de origen o de destino, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación del acto, deberán remitir al Grupo de Gestión del Talento Humano y al Grupo de Administración de Salarios de la Dirección General, el acto administrativo de conformación de grupo de trabajo (formato GTH-F-240) y el reporte de conformación de grupos (formato GTH-F-226).
Artículo 3o. Comuníquese la presente resolución al Director Regional del Cesar, a los Coordinadores del Grupo de Gestión del Talento Humano y Grupo de Apoyo Administrativo Mixto de la Regional Cesar, así como al Grupo de Administración de Salarios de la Dirección General.
Artículo 4o. La presente resolución rige desde de su comunicadón."(negrilla fuera de texto original)
De los actos administrativos delegatarios referenciados, se extrae que la Secretaría General tiene a su cargo funciones expresas para efectuar encargos, tomar posesión, ordenar traslados, modificar situaciones administrativas, declarar vacancias, aceptar renuncias, expedir actos administrativos de gestión del talento humano y, en general, gestionar y decidir sobre las situaciones administrativas que afecten la vinculación y ejercicio funcional de los servidores públicos del SENA. En este sentido, la emisión de los actos administrativos que habilitan la competencia funcional de un servidor para continuar o no ejecutando funciones, corresponde a una actividad exclusiva de la Secretaría General.
En consecuencia, se sugiere acudir a dicha dependencia y seguir los procedimientos reglamentados, con el fin de que sea ella quien defina el caso concreto planteado en su solicitud.
Ahora bien, en desarrollo de la función prevista en el numeral 1 del artículo tercero de la Resolución 3329 de 2025, "Por la cual se crean y se asignan funciones a los Grupos Permanentes de Trabajo en la Dirección Jurídica del SENA, se deroga la Resolución 1-00264 de 2024 y se dictan otras disposiciones", según la cual corresponde a esta coordinación "elaborar y absolver consultas jurídicas de carácter general sobre asuntos que correspondan a la misionalidad del SENA", se efectuará un pronunciamiento en abstracto respecto de los efectos del acto administrativo y la determinación de la competencia funcional involucrada.
Así las cosas, para analizar los efectos del acto administrativo debe atenderse a la normativa vigente contenida en la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA)), la cual distingue las formas de publicidad de los actos según su naturaleza y los efectos jurídicos que producen. Si bien los actos administrativos de carácter general presentan particularidades propias reguladas en el artículo 65 del citado código, para los fines del presente concepto, resulta pertinente centrarse en los actos administrativos de carácter particular y concreto.
Al respecto se menciona en los artículos 67 a 69 del CPACA regulan las formas de notificación personal, por aviso o por estrados. La notificación constituye una formalidad esencial que otorga eficacia, y permite el desarrollo del debido proceso. Así, aunque el acto particular existe desde su expedición, no produce efectos jurídicos ni resulta vinculante mientras no se haya surtido su debida notificación al interesado.
Entonces, para determinar el momento en que un acto administrativo de carácter particular y concreto adquiere eficacia, resulta necesario analizar el momento en que se entiende surtida la notificación electrónica, el artículo 56 del CPACA, señala que esta ocurre en la fecha y la hora en que el administrado acceda al acto administrativo. Frente a este aspecto, la norma impone una obligación adicional a la administración, consistente en certificar la fecha y hora de acceso al mensaje de datos que contiene el acto administrativo.
Sobre este particular, el Consejo de Estado (Concepto - 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316) 04 de abril de 2017 - Sala De Consulta Y Servicio Civil) ha precisado que la validez de la notificación electrónica depende del cumplimiento de tres requisitos esenciales: - Aceptación expresa del administrado sobre este medio de notificación; - Ausencia de revocatoria posterior de dicha aceptación durante el trámite y Certificación administrativa del acuse de recibo del mensaje electrónico que contiene el acto administrativo, donde conste la fecha y hora de acceso al mensaje de datos.
En este sentido, una vez se cuente con la certeza jurídica sobre el momento del acuse de recibido del documento a notificar, se determina el momento exacto en que empieza a generar efectos el acto administrativo notificado electrónicamente. Por lo que el acto administrativo, aun cuando existe desde su expedición, no produce efectos jurídicos frente al administrado hasta tanto se perfeccione su publicidad mediante una notificación válida.
Consecuentemente, notificado el acto, este adquiere la cualidad de ser eficaz; la eficacia del acto administrativo se refiere a la capacidad del acto para producir en la realidad las consecuencias jurídicas para las cuales fue creado, esto es, su proyección material en el tiempo y el espacio sobre sus destinatarios.
Así lo desarrolla la doctrina; Luis Alonso Rico Puerta, (citado en el apartado II. Referencias normativas) manifiesta que, a diferencia de la formación o perfeccionamiento del acto administrativo, la eficacia constituye una fase posterior e independiente, que se encuentra condicionada a su notificación; concluye el doctrinante que la notificación es un elemento esencial que integra la actuación administrativa y confiere al acto su aptitud para transformar el mundo jurídico; puede concluirse que la eficacia permite la producción material de efectos.
El mismo doctrinante precitado, señala a partir de la jurisprudencia del Consejo de Estado (Sentencia - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda. 21 de noviembre de 2011. Radicación 0592-05); los efectos del acto administrativo deben revisarse especialmente en el ámbito temporal, el cual determina el momento en que inicia, conserva o pierde su eficacia. Por regla general, los actos administrativos se expiden para la satisfacción de fines estatales y, en consecuencia, su eficacia es inmediata; salvo que el propio acto establezca una modalidad que difiera o condicione su entrada en vigor, como sucede cuando contiene un término, una condición suspensiva, una exigencia de autorización posterior. Entonces, solo cuando el propio acto establece una fecha futura o una condición que deba cumplirse, sus efectos no se producen inmediatamente, pues su eficacia queda jurídicamente diferida.
En ese sentido, si el acto administrativo no fija una fecha específica para la producción de efectos ni incorpora una condición que someta el traslado a un evento futuro, y en su lugar establece expresamente que "sus efectos se producen desde su comunicación", la consecuencia jurídica evidente debe ser que los efectos del acto se tornan inmediatos una vez se surte válidamente la notificación al administrado.
No existe margen interpretativo para postergar los efectos de un acto administrativo que indique de manera taxativa que "sus efectos se producen desde su comunicación", pues estos no dependen de un término adicional, sino exclusivamente de la eficacia para producir resultados materiales. En tal escenario, la comunicación no solo garantiza el debido proceso, sino que constituye el elemento determinante que activa la eficacia del acto y, por tanto, el momento exacto en que se produce lo ordenado. Es menester indicar, que la presunción de legalidad del acto administrativo no está en discusión, por lo que sus efectos deben acatarse exactamente en los términos fijados en su contenido.
Materializados los efectos del acto administrativo, a partir de ese instante, las consecuencias funcionales si son del caso se entienden efectivas, de modo que cualquier actuación realizada con posterioridad puede entenderse ejecutada sin competencia. La firma de contratos por quien ya no ostente el rol de ordenador del gasto vulnera un requisito esencial de competencia.
Este criterio es consistente con lo ya indicado por esta Coordinación en la respuesta emitida a usted respecto de un requerimiento del 5 de febrero de 2026, ocasión en la cual se precisó que la manifestación de voluntad estatal solo puede emanar del ordenador del gasto competente o de su delegado formal, y que la firma en SECOP II por funcionarios sin competencia contractual no perfecciona el contrato, puede generar nulidad absoluta; por lo tanto, la orientación contractual previamente suministrada se reitera en su integridad.
IV. CONCLUSIÓN
A manera de conclusión, se reitera que la decisión sobre la situación administrativa concreta del servidor trasladado corresponde exclusivamente a la Secretaría General, autoridad a la cual funge como delegataria de las funciones relacionadas con la regulación y definición de los actos administrativos de personal. Por esa razón, esta Coordinación no puede pronunciarse sobre el caso particular planteado, ni sustituir las determinaciones que legalmente son competencia de dicha dependencia.
No obstante, dentro del marco de las funciones asignadas la Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos, específicamente la de emitir orientaciones generales, se conceptúa en abstracto sobre las reglas de la eficacia de los actos administrativos y las consecuencias que se derivan de su comunicación, con el propósito de brindar elementos de comprensión normativa.
Desde esa perspectiva general, cuando un acto administrativo dispone expresamente que rige desde su comunicación, su eficacia se establece en ese mismo momento y produce de inmediato los efectos previstos en su contenido. En ese escenario, si el acto modifica la competencia funcional de un servidor, como ocurre en los traslados que afectan la calidad de ordenador del gasto, cualquier actuación realizada después de la comunicación se entiende ejercida sin competencia.
Cordial saludo,
CAROLINA OSPINA VILLEGAS
Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
