CONCEPTO 55434 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Señor
XXXXX
Centro de la Innovación, a Tecnología y los Servicios
| Asunto: | Concepto jurídico sobre la procedencia del reconocimiento de viáticos durante fines de semana en comisiones de servicio conferidas a servidores públicos del SENA |
Saludo cordial,
Mediante correo electrónico de fecha 10 de abril de 2025, dirijo a la Coordinadora del Grupo Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, solicita claridad sobre lo siguiente: “(…) Quiero realizar consulta sobre la solicitud de viáticos de una funcionaria del regional sucre, si esto viable darle continuidad debido según agenda desplazamiento coloca del 21 de abril a 30 2025 ella incluye sábados y domingo, según capacitaciones impartidas por dirección general comisiones se realizan por semana, cuando hay que viaticar los sábados y domingo para formación debe justiciar el ordenador del gasto.
(…)”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Para el análisis del presente concepto se tendrá en cuenta el siguiente fundamento normativo:
Constitución Política de 1991.
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”
Decreto Ley 1042 de 1978 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”
Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”
Resolución 2838 de 2016 – SENA “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones”, Modificada por la Resolución 1313 de 8 de agosto de 2017. Modificada por la Resolución 903 de 31 de mayo de 2022. Modificada por la Resolución 1359 de 17 de julio de 2023, que adiciona el artículo 10 de la Resolución 1313 de 2017.
Concepto 02 de 2023 – Dirección Jurídica del SENA
Concepto 42034 de 2024 – Dirección Jurídica del SENA
Concepto 012341 de 2023 – Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP)
Concepto 125481 de 2023 – Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP)
ANÁLISIS
En relación con el asunto consultado, se precisa que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica, no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.
Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o cuando quiera que se presenten enfoques diferenciales en su aplicación a fin de dilucidar el tema y lograr la unidad doctrinal.
Y en relación de nuestras competencias nos pronunciaremos en los siguientes términos:
Desde una perspectiva jurídico-administrativa, la comisión de servicios constituye una situación administrativa especial mediante la cual el servidor público atiende transitoriamente funciones institucionales fuera de su sede habitual. Esta figura, regulada en el artículo 2.2.5.5.21 y siguientes del Decreto 1083 de 2015, permite que el empleado ejerza funciones oficiales fuera del lugar habitual de trabajo, por disposición de autoridad competente, sin que ello implique la pérdida de derechos laborales ni afectación económica personal.
Esta situación se encuentra reglamentada internamente en el SENA mediante la Resolución 2838 de 2016, expedida el 26 de julio de dicho año, “por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones”, la cual constituye el marco normativo interno principal sobre la materia. Esta norma ha sido modificada sucesivamente por la Resolución 1313 de 2017, que introdujo disposiciones sobre trazabilidad y control; por la Resolución 903 de 2022, que precisó condiciones para el reconocimiento proporcional de viáticos según pernocta o distancia; y finalmente, por la Resolución 1359 de 2023, que adicionó requisitos al artículo 10 de la Resolución 1313, reforzando condiciones para viáticos en eventos institucionales. Estas disposiciones, en conjunto, estructuran el régimen específico del SENA aplicable al otorgamiento de comisiones de servicios y el reconocimiento de viáticos, en armonía con la regulación general contenida en el Decreto 1083 de 2015.
En este contexto, el reconocimiento de viáticos y gastos de transporte se configura como una consecuencia directa de la ejecución de funciones fuera de la sede habitual, siempre que el desplazamiento haya sido autorizado mediante acto administrativo válido, motivado y previo, expedido por el ordenador del gasto competente. Conforme al artículo 2.2.5.5.27 del Decreto 1083 de 2015, el servidor en comisión tiene derecho a la remuneración y a los viáticos correspondientes, de acuerdo con la escala determinada por la entidad.
La legalidad del acto administrativo de comisión es un requisito habilitante. Debe contener el objeto, lugar, duración, fechas y valor de los viáticos, incluidos los días no hábiles cuando corresponda. La omisión de estos elementos podría constituir un hecho cumplido, contrario al principio de legalidad del gasto público (art. 209 C.P. y Ley 80 de 1993).
En relación con la inclusión de días no hábiles, no existe disposición legal o reglamentaria que excluya tales días del reconocimiento de viáticos. De hecho, la doctrina jurídica del SENA (Conceptos 02 de 2023 y 42034 de 2024) ha sido clara al establecer que el viático es procedente “por cada día efectivamente trabajado en comisión, independientemente del tipo de día”, siempre que exista soporte institucional suficiente.
Este criterio es además respaldado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, quien en concepto 012341 de 2023, de manera literal señala: “El concepto de viáticos incluye el pago por el día laborado, indiscriminadamente del tipo de día, es decir, el reconocimiento de un viático para desarrollar labores los días domingos y festivos incluye el pago de las horas dominicales y festivas, luego, deberá reconocerse diferente el viático según el día de la semana.”
Este pronunciamiento refuerza que el reconocimiento del viático no puede supeditarse a la naturaleza del día calendario, sino a la efectiva prestación del servicio debidamente autorizada y ejecutada.
La Resolución 1313 de 2017 del SENA introdujo exigencias adicionales para la validación y trazabilidad del cumplimiento de la comisión: uso obligatorio de plataformas institucionales (GIC y SIGI), estandarización de formatos para agendas e informes, y control posterior por parte de talento humano y las unidades financieras. Estas medidas fortalecen el principio de trazabilidad y documentación que debe regir todo gasto público.
De igual forma, la Resolución 903 de 2022 del SENA aclara que:
- Cuando no haya pernoctación, se reconocerá el 50 % del viático diario.
- Si la comisión se realiza a una distancia menor de 50 km, se reconoce viático parcial.
- No se reconoce viático cuando la comisión se ejecuta dentro de la misma ciudad sin pernocta.
Así las cosas, ninguna de estas disposiciones limita el derecho al viático por razón del tipo de día, lo cual, valida normativamente el reconocimiento durante sábados y domingos, si se cumplen los requisitos mencionados.
Ahora bien, y desde una perspectiva finalista, las normas que regulan las comisiones de servicio y viáticos buscan garantizar que los servidores públicos puedan cumplir su función sin asumir cargas personales. En consecuencia, la exclusión automática de días no hábiles sin evaluar la necesidad institucional, el cumplimiento y la autorización previa constituiría una vulneración a los principios de equidad administrativa, buena fe, eficiencia del servicio y razonabilidad del gasto.
Así las cosas, puede afirmarse que el reconocimiento de viáticos en días no hábiles es jurídicamente viable, siempre que concurran los siguientes elementos:
1. Acto administrativo válido, previo y motivado, expedido por autoridad competente, que incluya expresamente los días objeto de desplazamiento;
2. Justificación institucional clara sobre la necesidad del servicio en dichos días, soportada en la agenda de labores y en los documentos de ejecución;
3. Ejecución efectiva y verificable de la comisión durante los días no hábiles, mediante informes, evidencias de asistencia, certificaciones u otros soportes válidos;
4. Legalización oportuna del gasto conforme a los términos y procedimientos establecidos en la normativa institucional.
CONCLUSIÓN
Con base en el marco normativo general previsto en el Decreto 1083 de 2015 y las disposiciones internas del SENA, particularmente las Resoluciones 2838 de 2016, 1313 de 2017 y 903 de 2022, así como de la doctrina administrativa emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), se concluye que el reconocimiento de viáticos, incluidos aquellos correspondientes a días no hábiles (sábados, domingos y festivos), resulta jurídicamente procedente siempre que la comisión de servicios haya sido debidamente autorizada mediante acto administrativo válido, previo y motivado, en el que se establezca expresamente la duración, los días cobijados por la comisión, el objeto del desplazamiento y el valor de los viáticos.
La inclusión de días no hábiles dentro de la comisión no constituye, por sí sola, causal de exclusión del derecho a viáticos. Lo determinante es la efectiva realización de las actividades oficiales previstas en la agenda institucional y su correspondiente soporte documental, tal como lo han señalado el SENA (Conceptos 02 de 2023 y 42034 de 2024) y el DAFP (Conceptos 012341 y 125481 de 2023). En este sentido, el DAFP ha reiterado expresamente que: “El concepto de viáticos incluye el pago por el día laborado, indiscriminadamente del tipo de día, es decir, el reconocimiento de un viático para desarrollar labores los días domingos y festivos incluye el pago de las horas dominicales y festivas, luego, deberá reconocerse diferente el viático según el día de la semana” (Concepto 012341 de 2023).
De igual forma, el Concepto 125481 de 2023 del DAFP recuerda lo dispuesto por el artículo 2.2.5.5.24 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017, el cual establece que el acto administrativo que confiere la comisión señalará el objetivo de la misma; si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de los mismos; la duración; el organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar, y el número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto. Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro. De conformidad con lo anterior, se tiene entonces que el empleado público, cuando así lo determine la administración, ejercerá sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atenderá transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular, por esta razón, se considera procedente conferirle comisión de servicios, ya sea en la misma entidad, en alguna de sus sedes, en otra entidad, dentro o fuera de la ciudad.
En ningún caso procede el pago de viáticos sin que exista comisión autorizada. Tampoco se reconoce viático cuando el desplazamiento se realiza dentro de la sede habitual de trabajo y no hay pernocta. Así mismo, no se reconocen viáticos si no se cumplen las condiciones mínimas establecidas en los artículos 2.2.5.5.24 y siguientes del Decreto 1083 de 2015 y en la reglamentación interna vigente de la entidad.
De acuerdo con los lineamientos doctrinales y orientaciones emitidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, resulta pertinente precisar que los viáticos pueden ser reconocidos por los días efectivamente trabajados en desarrollo de una comisión debidamente autorizada, incluso cuando tales días correspondan a fines de semana, siempre que así lo disponga el acto administrativo correspondiente. La procedencia del reconocimiento está sujeta a que exista una comisión formal y previa, con constancia expresa sobre el otorgamiento de viáticos, cuya cuantía y procedencia dependerán, entre otros factores, de la duración del desplazamiento y de la necesidad de pernoctar fuera de la sede habitual. Adicionalmente, no procede el pago de viáticos por desplazamientos realizados dentro de la misma sede institucional ni en ausencia de pernocta.
En todo caso, para el reconocimiento de viáticos se exige permanencia mínima de un día completo en el lugar de comisión. Por regla general, no se autorizan comisiones en días no hábiles, salvo que se trate de situaciones excepcionales debidamente justificadas por la administración, y en las que medie una necesidad institucional impostergable derivada del cumplimiento de funciones misionales o del deber legal de garantizar la continuidad del servicio público. En estos casos, la autorización debe estar plenamente motivada en el acto administrativo, identificando claramente el carácter extraordinario de la comisión y la imposibilidad de ejecutar las actividades en un día hábil, con el fin de salvaguardar los principios de eficiencia, necesidad del gasto y responsabilidad fiscal.
En consecuencia, y conforme con los parámetros normativos y doctrinales expuestos, se concluye que el reconocimiento de viáticos por días no hábiles es jurídicamente procedente, en tanto obedezca a necesidades excepcionales del servicio debidamente justificadas por la administración. Para su procedencia, se requiere que la comisión haya sido conferida mediante acto administrativo válido, motivado y expedido con antelación, que se evidencie la efectiva ejecución de las actividades oficiales en los días no hábiles programados, y que se cumpla con la legalización del gasto bajo los requisitos de trazabilidad, soporte documental y control fiscal establecidos por la entidad y el ordenamiento jurídico vigente.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
