CONCEPTO 59126 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
Señor
XXXXX
| Asunto: | Respuesta comunicación remitida mediante correo electrónico de fecha 11 de junio de 2025. |
Respetado Señor, reciba un cordial saludo.
El Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA se permite dar respuesta a la comunicación del asunto, mediante la cual se solicita la emisión de un concepto jurídico relacionado con la posibilidad de pagar horas extras a un servidor adscrito a una subunidad presupuestal, con cargo a otra que integra el mismo complejo regional.
Según lo indicado, la situación planteada corresponde al Complejo Sur del SENA en Itagüí, conformado por tres centros de formación con una unidad financiera común. Ante la necesidad de reconocer el pago de horas extras a un servidor del Centro de Confección (920210), y dada la insuficiencia presupuestal de esa subunidad, se consulta si dicho gasto podría ser asumido por el Centro de Mobiliario (920510), el cual cuenta con recursos disponibles.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
A continuación, se presenta el análisis correspondiente, no sin antes precisar que, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Con el fin de realizar el análisis jurídico correspondiente, se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones:
- Resolución No. 1-00001 del 2 de enero de 2025
- Circular No. 1 del 2 de enero de 2025
- Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales,- mayo de 2025
ANÁLISIS JURÍDICO
I. De la gestión presupuestal y sus modificaciones al interior del SENA.
La Resolución No. 1-00001 del 2 de enero de 2025, por medio de la cual se efectuó la desagregación inicial del presupuesto del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA para la vigencia fiscal 2025, en el artículo 4 establece:
“Artículo 4. Desagregación de presupuesto. El presupuesto asignado en la presente Resolución para Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, se desagregará de acuerdo con lo aprobado en los Planes de Acción de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional, teniendo en cuenta el Catálogo de Clasificación Presupuestal contenido en la Resolución No. 002 de marzo de 2024 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para los rubros de Funcionamiento y aplicables a los Proyectos de Inversión, los cuales estarán incluidos en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF II - Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.
A su vez, respecto a los gastos que se deben financiar con el presupuesto desagregado, la citada resolución en el artículo 5, dispone:
“Artículo 5. Gastos que se deben financiar con el presupuesto desagregado. Los ordenadores de gasto, con base en la planeación y desagregación del presupuesto asignado en la presente Resolución, deberán financiar los gastos que por todo concepto se requieran para la gestión, y deberán cumplir prioritariamente con la apropiación y pago de los salarios de personal, prestaciones sociales, servicios públicos, seguros, mantenimiento, pensiones, impuestos, tasas, multas, transferencias asociadas a la nómina, servicio médico asistencial y demás gastos de obligatorio cumplimiento según la Ley”.
En cuanto al trámite y aprobación de modificaciones presupuestales, el articulo 6 señala “las modificaciones presupuestales para la presente vigencia se efectuarán sobre aquellos rubros que se consideren necesarios, previa solicitud debidamente avalada(...)”.
En virtud de lo expuesto, el parágrafo del mismo artículo contempla de manera expresa:
“Toda solicitud de traslado presupuestal que sea cambio de concepto interno Sena dentro de la misma dependencia, debe solicitarse en la macro autorizada para tal fin, el control de este tipo de traslados será de competencia del área que lo origine y no requiere movimientos en el sistema SIIF Nación; sin embargo, se autoriza por medio de resolución y se deja consignado en el Anexo 2 de la respectiva resolución”.
En desarrollo de lo anterior, la Circular No. 1 del 2 de enero de 2025 establece directrices operativas de obligatorio cumplimiento para la ejecución de los recursos, y enfatiza en su numeral 6 del apartado III “Aclaraciones y Recomendaciones” lo siguiente:
“Es responsabilidad de los Ordenadores del Gasto, garantizar con los recursos asignados para la vigencia 2025 el cubrimiento de todos los gastos de obligatorio cumplimiento y que sean indispensables para el normal desempeño de la gestión institucional, principalmente en lo siguiente: a) Los gastos de nómina y los inherentes a la misma”.
Conforme a lo expuesto, se define el marco normativo que regula la desagregación y ejecución del presupuesto del SENA, definiendo los niveles de asignación (Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación) y los tipos de gastos que deben financiarse prioritariamente, entre ellos los relacionados con la nómina y sus conceptos asociados.
Asimismo, también prevé el trámite que se deberá tener en cuenta cuando las apropiaciones asignadas a una subunidad resultan insuficientes, caso en el cual, se podrán adelantar modificaciones presupuestales dentro de la misma vigencia fiscal, siempre que se mantenga la naturaleza del gasto, exista justificación técnica y se cumplan los procedimientos definidos por la Entidad.
II. De la Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales.
La Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales, emitida en mayo de 2025, estableció los lineamientos generales de la Gestión Presupuestal.
Para efectos de la gestión presupuestal de la entidad, se entiende entonces por rubros Presupuestales “aquellos componentes específicos de los proyectos establecidos en la Ley de Presupuesto, que son ejecutados por una unidad, su unidad ejecutora y o una dependencia en particular; los cuales son susceptibles de ser controlados para emitir informes de gestión que sirvan para medir el ordenado por la administración.”
Con relación a la identificación de los rubros presupuestales y las dependencias de afectación, es importante resaltar que conforme a lo señalado en la Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales y en consonancia con la estructura organizacional del Estado, al SENA le corresponde como código sección número 3602, del cual se emite el anexo del presupuesto.
La Unidad ejecutora corresponde a un código que el Ministerio de Hacienda estableció para el SENA, con el cual se identifican en las Aplicativo SIIF nación y que corresponde a la unidad ejecutora SENA, donde se administra y controla el presupuesto de la entidad.
Las Subunidades en el aplicativo SIIF Nación están estructuradas y compuestas por el código de la unidad ejecutora, seguido del código de la respectiva regional y terminando con el código de las Direcciones Regionales o los códigos de los Centros de Formación, según el caso. En las Subunidades son asignados los recursos presupuestales de cada Dirección Regional o Centro para el registro y control de las afectaciones presupuestales que están bajo la administración y control de los respectivos ordenadores, dando mayor oportunidad a la gestión del SENA.
Asimismo, cada Subunidad de acuerdo con su finalidad, administra una serie de dependencias conforme la planeación y programación institucional, y recibe una asignación presupuestal con destinación específica, orientada a cuantificar aspectos puntuales que permitan evidenciar el el cumplimiento misional.
Conforme a lo anterior, y tal como lo establece la referida guía, a partir de la Unidad Ejecutora establecida en las Aplicativo SIIF Nación se desagrega el presupuesto en 154 Subunidades, que se encuentran representadas en 33 regionales, 118 centros de formación, Gestión General, Fondo de Vivienda y Fondo Emprender.
Cabe resaltar que, la Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales, en aras de la óptima planeación y programación del presupuesto dispone lo siguiente:
“(...) solo se atenderán modificaciones presupuestales debidamente justificadas dentro de la vigencia 2025, las cuales se realizarán de acuerdo con los lineamientos establecidos en el documento Plan de Acción 2025 y directrices emitidas por la Dirección Administrativa y Financiera, adjuntando la Planilla-MDA(versión vigente) teniendo en cuenta que las modificaciones y/o traslados internos solicitados a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo deben ser radicadas por el aplicativo ONBASE, únicamente por los ordenadores del gasto.
Toda solicitud de traslado presupuestal que sea cambio de concepto interno SENA dentro de la misma dependencia, debe solicitarse adjuntando la Planilla-MDA (versión vigente) para la vigencia 2025. El control de ese tipo de traslados será de competencia del área que lo origine y no requiere movimientos en el Sistema SIIF Nación; sin embargo, se autoriza por medio de resolución de modificaciones presupuestales emitida por la Dirección Administrativa y Financiera y se deja consignado en el anexo de apertura No.2 de la respectiva resolución.”
En suma, la Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales constituye un instrumento técnico-normativo que permite al SENA administrar con rigor y trazabilidad su estructura presupuestal, al definir con precisión los niveles de ejecución -unidad ejecutora, subunidad y dependencia de afectación- así como los mecanismos de identificación, control y asignación de recursos.
No debe perderse de vista que, asimismo regula las condiciones y procedimientos para el trámite de modificaciones presupuestales durante la vigencia fiscal, señalando los responsables del trámite, los instrumentos que deben utilizarse y los casos en los que, por tratarse de traslados internos sin impacto en el SIIF Nación, el control recae directamente en el área de origen. Lo anterior, destaca la importancia de la articulación entre planeación, gestión financiera y control institucional, bajo parámetros que garantizan la eficiencia en el uso de los recursos públicos asignados.
CONCLUSIONES
Considerando que este documento tiene como finalidad proporcionar lineamientos generales para la interpretación y orientación sobre los aspectos planteados en la consulta, y no resolver un caso concreto, se procede a dar respuesta en el siguiente sentido:
De acuerdo con los lineamientos institucionales vigentes -contenidos en la Resolución No. 1-00001 de 2025, la Circular No. 1 de 2025 y la Guía de Descripción de los Rubros Presupuestales- se prevé la posibilidad de realizar modificaciones presupuestales al interior de una misma vigencia, siempre que se mantenga la naturaleza del gasto y se cumplan los procedimientos establecidos para tal fin.
En particular, dichos instrumentos disponen que los gastos asociados a la nómina y a sus conceptos inherentes, como lo son las horas extras y demás reconocimientos derivados del ejercicio de funciones propias de la relación legal y reglamentaria, deben ser cubiertos con los recursos asignados para tal propósito, conforme al plan de acción aprobado para cada dependencia.
No obstante, en los casos en que sea necesario ajustar o transferir recursos entre subunidades presupuestales de una misma unidad ejecutora o dependencia, tales movimientos deben tramitarse conforme a lo previsto en los lineamientos internos: mediante radicación por parte del ordenador del gasto en el aplicativo ONBASE, con el soporte técnico correspondiente (Planilla-MDA vigente) y, cuando se trate de traslados internos que no impliquen registro en el SIIF Nación, autorizados mediante resolución de la Dirección Administrativa y Financiera, con su debida inclusión en los anexos de apertura presupuestal.
En todo caso, corresponde a las áreas competentes en materia presupuestal y financiera, especialmente a la Dirección Administrativa y Financiera verificar la procedencia, viabilidad y trámite de las solicitudes de modificación presupuestal, conforme a la normatividad vigente y a la planeación institucional de la Entidad.
Con toda atención, y manifestando nuestra disposición para cualquier aclaración que considere necesaria.
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora del Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica - Dirección General
