CONCEPTO 59444 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| Para: | XXXXXX |
| De: | XXXXXX |
| Asunto: | Solicitud Concepto sobre la necesidad de presentar plan de comisiones y viáticos |
En respuesta a su comunicación electrónica del 27 de junio de 2024 mediante la cual solicita concepto frente a lo siguiente: Existe la obligatoriedad de elaborar, como mínimo trimestralmente, el Plan de Comisiones y Viáticos e igualmente si es necesario justificar que dichas actividades no pueden desarrollarse virtualmente.
Así mismo si no estarían sujetas de este Plan de Comisiones y Viáticos aquellas invitaciones emanadas de las instancias de la Dirección General, como también de organismos descentralizados del orden territorial, gremios y que lleguen de manera imprevista y que ameriten la participación del servidor público o contratista.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
En relación con el caso consultado es preciso indicar que las normas relacionadas con la presente solicitud están contempladas en la Constitución Política de Colombia, Decreto 1083 de 2015, Decreto 303 de 2024, Decreto ley 1045 de 1978, Decreto 199 del 2024, Directiva Presidencial No. 08 del 17 de septiembre de 2022, Decreto 444 del 2023.
ANÁLISIS JURÍDICO
En relación con el asunto consultado, es menester precisar que nuestros pronunciamientos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), incorporado por la Ley 1755 de 2015, no son obligatorios ni tienen carácter vinculante, motivo por el cual no es dable exigir a la administración que aplique nuestros conceptos como si se tratara de una norma o acto administrativo capaz de producir efectos jurídicos.
En primero lugar, es importante mencionar que el articulo 22 del Decreto Ley 2400 de 1968 establece la figura de la Comisión, como una de las situaciones administrativas en que puede encontrarse un servidor público, la cual fue reglamentada por el Decreto 1950 de 1973, en concordancia con el Decreto 1042 de 1978; y actualmente se encuentra regulada en el Decreto 1083 de 2015 (artículos 2.2.5.5.21 a 2.2.5.5.39), en estas normas se han establecido las situaciones en las cuales se puede generar la comisión de servicios, su término de duración y las condiciones en que esta procede.
Con arreglo a lo previsto en las normas legales antes invocadas, mediante Resolución 2838 de 2016, modificada por las Resoluciones 1313 de 2017 y 903 de 2022, se reglamentaron las comisiones de servicio, pago de viáticos y gastos de transporte en el SENA.
En relación con la comisión de servicios, viáticos y gastos de transportes, el artículo 1o de la Resolución 2838 de 2016 consagra, entre otras, las siguientes definiciones:
“1.4. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la designación que se hace, por el funcionario competente, a un Servidor Público vinculado con la Entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.
1.5. VIÁTICOS. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado de conformidad con la Resolución de escala de viáticos para la correspondiente vigencia fiscal.
1.6. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas”
El artículo 2o ibidem establece que “Para otorgar una comisión deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) en el cual se indique el objeto, lugar, número de días, fechas de iniciación y de finalización y el valor de los viáticos a reconocer.
La misma Resolución 2838 de 2016 en su artículo 3o regula lo concerniente a la duración de las comisiones y su otorgamiento:
“Artículo 3o. DURACIÓN DE LAS COMISIONES. El acto administrativo que confiere la comisión, deberá expresar su duración, la cual, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 80 del Decreto 1950 de 1973, artículo 65 del Decreto ley 1042 de 1978 y el artículo 2.2.5.10.22 del Decreto 1083 de 2015, no podrá exceder de treinta (30) días calendario de manera continua, prorrogables por una sola vez hasta por treinta (30) calendario, sin interrupción alguna, más cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las acciones que deban desarrollarse previa autorización expresa e individual del Director General…”
El ordenador del gasto autorizará la comisión y dará traslado al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional Integral dentro del término señalado en la circular que expida la Secretaría General”.
Por su parte, el artículo 6o de la precitada resolución dispone que tendrán derecho al reconocimiento de viáticos los servidores públicos que deban cumplir una comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo. Cuando la duración de la comisión corresponda a un día fuera de la sede habitual de trabajo y que para el cumplimiento del objeto de la comisión no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, se reconocerá una suma equivalente al 50% del valor fijado para un día de viáticos al sitio de la comisión.
En armonía con lo anterior, mediante Resolución 1-00594 de 2024 (18 de marzo) se fijaron las escalas de viáticos y gastos de transporte en el SENA para comisiones de servicio en el interior y exterior del país para la vigencia fiscal 2024.
Frente al tema de la austeridad en el gasto público el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, determina que las actuaciones de los órganos del poder público deben desarrollarse, entre otros, con fundamento en los principios de eficiencia, equidad y economía para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado, relacionados con la ordenación y ejecución del presupuesto general de la nación y, en general, con la administración de bienes y recursos públicos.
El Decreto 444 del 29 de marzo de 2023 “Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación”, dispone en su artículo 6 sobre la prelación de encuentros virtuales, que “las entidades deberán promover y dar prelación a encuentros virtuales y no presenciales sobre las actividades que impliquen desplazamiento físico de los servidores públicos, de manera que estos sean mínimos y plenamente justificados, indicando el rol que se cumplirá y la relación directa con las funciones. Esta prelación deberá ser evaluada y sustentada para lo establecido en los artículos 7, 8, 9 y 10 del presente decreto.”.
Así mismo, el Decreto 444 del 2023 señala en el artículo 8 que “las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán aplicar las siguientes medidas para el reconocimiento de los viáticos:
a. Cuando la totalidad de los gastos para manutención y alojamiento que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos.
b. Cuando los gastos por concepto de viáticos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se podrá reconocer la diferencia en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en la normativa aplicable a la materia.
c. Cuando la comisión de servicios no requiera que el servidor público pernocte en el lugar de la comisión, la administración podrá reconocer un valor menor al cincuenta por ciento (50%) a que hace referencia los decretos salariales, para lo cual tendrán en cuenta los costos del lugar al que se desplaza el servidor”
En este sentido, el Decreto 199[1] del 20 de febrero de 2024[2] en el artículo 6 establece la prelación de encuentros virtuales, así: “Las entidades deberán promover y dar prelación a los encuentros virtuales y no presenciales sobre las actividades que impliquen desplazamiento físico de los servidores públicos, de manera que estos sean mínimos y plenamente justificados, indicando el rol que se cumplirá y la relación directa con las funciones. Esta prelación deberá ser evaluada y sustentada para lo establecido en los artículos 7, 8, 9 y 10 del presente decreto.”.
Como resultado, el numeral 2.2. de la Directiva Presidencial[3] No. 08 del 17 de septiembre de 2022, dispone que el solicitante de una comisión debe justificar de forma expresa y suficiente los siguientes aspectos (cada uno de manera separada):
- La necesidad del viaje
- La razón por la cual no es posible realizar esas actividades utilizando medios virtuales
- En número de personas que viajaran: Se debe indicar la necesidad de su asistencia y el rol que cada una cumplirá. Solo se otorgará comisión a las personas que sean estrictamente necesarias y cuyas funciones estén directamente relacionadas con el objeto de la comisión.
Otro aspecto importante en el costo de las comisiones de servicio son los tiquetes; para conseguir austeridad por este concepto, es indispensable planear y tramitar con suficiente anticipación las comisiones. Al respecto la mencionada Directiva Presidencial exige lo siguiente:
- La entidad debe planear al menos trimestralmente, los viajes que sean necesarios para verificar el avance de obras, proyectos que se deban visitar, o eventos que se deban atender por fuera de la sede habitual de trabajo, especificando las fechas de los viajes requeridos durante el correspondiente trimestre.
-Siempre se debe viajar en clase económica.
- Aprovechar los viajes a una zona determinada para visitar todos los proyectos o las obras que sea necesario recorrer o verificar allá.
De otro lado, la Dirección Administrativa y Financiera del SENA señaló en su Circular No. 01-3-2022- 000184 del 27 de octubre de 2022, los siguientes plazos para la radicación oportuna de solicitudes de comisión ante el Grupo de Presupuesto de esa área, con el fin de poder optimizar recursos en tiquetes: “Las solicitudes de comisiones autorizadas deben ser radicadas en el Grupo de Presupuesto como mínimo ocho (8) días hábiles antes de la fecha de inicio del desplazamiento cuando se realiza por medio de transporte aéreo y como mínimo cinco (5) días hábiles antes de la fecha de inicio del desplazamiento cuando se realiza por medio de transporte terrestre, incluyendo el archivo PDF, de conformidad con el Artículo 5 de la Resolución Sena No. 2838 de 2016”.
Igualmente, la Secretaria General del Sena mediante circular 3-2023-000020 del 2 de febrero de 2023 estableció que las solicitudes de comisión que por competencia deba aprobar esta Secretaría General, deben cumplir lo siguiente:
- Utilizar los formatos vigente.
- Remitir toda la información y los documentos necesarios
- Enviar las solicitudes a esta Secretaría General con mínimo dos (2) días hábiles de anticipación al plazo señalado por la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de poder revisar la viabilidad de la solicitud, verificar el cumplimiento de todos los documentos y requisitos, definir si es procedente o no otorgar la comisión y remitirla al Grupo de Presupuesto dentro del tiempo que señala la Circular de la Dirección Administrativa y Financiera; es decir que las solicitudes de comisión con transporte aéreo se deben enviar a esta Secretaría con mínimo 10 días hábiles de anticipación al inicio del desplazamiento y las que sean con transporte terrestre mínimo con 7 días hábiles de anticipación.
- Justificar de manera clara y suficiente en el correo remisorio la necesidad del viaje, la razón por la cual no es posible realizar esas actividades utilizando medios virtuales y el número de personas que viajarán, en la forma anotada en esta circular.
- Enviar la planeación trimestral de los viajes; o en su defecto la justificación de la excepción.
CONCLUSIÓN
De lo anterior se tiene entonces que, en virtud de la norma de austeridad del gasto 2023, para el otorgamiento de comisiones de servicio, gastos de viajes, y viáticos, los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación deberán conferir comisión de servicios a los servidores públicos cuya participación sea estrictamente necesaria por la relación de las funciones del empleo que desempeñan con el objeto de esta.
En este sentido, El SENA por hacer parte del presupuesto general de la nación y dando cumplimiento a las políticas de austeridad en el gasto público; mediante la circular 3-2023-000020 del 2 de febrero de 2023 expedida por la Secretaria General, estableció el Trámite de comisiones de servicio ante la Secretaría General, así mismo, la Dirección Administrativa y Financiera del SENA en su Circular No. 01-3-2022- 000184 del 27 de octubre de 2022, señaló la instrucción y trámite de solicitud de viáticos aplicativo SIIF Nación 2022.
Así pues, los ordenadores del gasto deberán planear, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad y responsabilidad los recursos institucionales para lograr cumplir con las metas y las estrategias que soportan el quehacer institucional del SENA, por lo tanto, es responsabilidad de los ordenadores del gasto la debida planeación de las comisiones con antelación, su liquidación, registro de solicitud, verificación y autorización.
En conclusión, la planeación de las comisiones de servicios es fundamental para el buen funcionamiento de las entidades, pero también es importante tener un manejo adecuado para situaciones imprevistas. Esto garantiza que, incluso en circunstancias excepcionales, se mantenga la eficiencia y la efectividad en el cumplimiento de las funciones del empleado.
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente decreto tiene por objeto establecer el Plan de Austeridad del Gasto que regirá para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación durante la vigencia fiscal del 2024.
2. “Por el cual se establece el plan de austeridad del gasto para los órganos que hacen parte del presupuesto general de la nación”
3. “Directrices de austeridad hacia un gasto público eficiente”,
