CONCEPTO 71520 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| De: | Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos |
| Asunto: | Radicado 54-9-2025-012203 – Concepto sobre autorización terminación y segundo contrato de aprendizaje |
Cordial saludo.
Damos respuesta a su comunicación 54-9-2025-012203, mediante la cual nos consulta “si un comité de seguimiento y evaluación del centro de formación puede autorizar la terminación de un contrato de aprendizaje y así mismo ese comité puede autorizar un segundo contrato de aprendizaje en el mismo programa de formación ya que la empresa decide terminar el contrato por mutuo acuerdo porque esta empresa suspende actividades económicas.”
Luego de mencionar algunas situaciones particulares en la ejecución de un contrato de aprendizaje, respecto a las cuales no nos pronunciaremos por no ser propio del alcance de los conceptos jurídicos, precisa que se requiere nuestro pronunciamiento sobre las siguientes dos cuestiones:
“1. El comité de seguimiento y evaluación del centro de formación tiene la facultad de autorizar la terminación del contrato de aprendizaje de la aprendiz.
2. En este caso, el centro de formación debe autorizar un segundo contrato de aprendizaje en el mismo programa de formación teniendo en cuenta el oficio enviado por la empresa (…) donde expresa la culminación de labores.”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Ley 789 de 2002
Decreto 1072 de 2015
Acuerdo SENA 9 de 2024 – Reglamento del aprendiz
Resolución 1913 de 2005 – Procedimiento para la ejecución de acciones de formación profesional
Procedimiento “Ejecución de la formación profesional integral” (GFPI-P-006)
Guía “Etapa productiva proceso formativo” (GFPI-G-040)
ANÁLISIS
En su comunicación se observa que la consulta estuvo originada por la terminación de mutuo acuerdo de un contrato de aprendizaje, por circunstancias que consideramos son particulares y concretas, que además están concluidas, por lo que no pueden ser revisadas o avaladas por esta Coordinación, en el entendido de que el análisis particular se realizó, según los hechos y circunstancias que hayan justificado la terminación, por las áreas o dependencias competentes conforme a la normas y procedimientos del SENA.
Por esto, y teniendo en cuenta del alcance de nuestros conceptos, se analizará la situación desde un punto de vista general. De este modo, nos referiremos a las funciones del Comité de Evaluación y Seguimiento, a la terminación del contrato de aprendizaje por mutuo acuerdo y a las cuestiones generales sobre la posibilidad de suscribir una nueva relación de aprendizaje.
La Resolución 1913 de 2005 adopta el “procedimiento para la ejecución de acciones de formación profesional integral del SENA, dentro del Sistema de Gestión de la Calidad”, en cuyo contexto, específicamente en lo que trata de su referente teórico, entre los responsables del proceso de evaluación del aprendizaje del alumno se incluye el comité de evaluación y seguimiento; que es desarrollado así: “(…) ente de carácter consultivo y asesor para el Subdirector del Centro. Debe permitir el consenso entre las diferentes instancias con el fin de tomar decisiones relacionadas con el proceso de evaluación, para lo cual se deben propiciar espacios de análisis y reflexión en un marco de tolerancia y respeto a la individualidad, la pluralidad y la diferencia. El comité debe contribuir para que se generen procesos preventivos por medio del estímulo, la orientación y el apoyo que se debe dar al alumno asesorando y estructurando estrategias de mejoramiento en el proceso de formación.”
En las definiciones que introduce la Resolución 1913 de 2005, al comité de evaluación y seguimiento se le dio la siguiente: “Instancia funcional, de carácter consultivo, que asesora al Subdirector de Centro en la toma de decisiones relativas al proceso de avance de los alumnos durante su formación, dirigidas al estímulo, la orientación, el diseño de estrategias de mejoramiento, y a la resolución de situaciones conducentes al condicionamiento o la cancelación de matrícula.”
En el desarrollo de aspectos propios del comité de evaluación y seguimiento, la Resolución 1913 de 2005 dispone que este “solo tiene aplicabilidad para las acciones de formación titulada y se debe reunir, como mínimo, una vez por módulo de formación, o cuando las circunstancias lo ameriten y de acuerdo con el calendario anual establecido con base en las fechas de finalización de cada módulo.” En cuanto a las reuniones, está previsto, en el contexto de la Resolución, que se desarrollen alrededor de: “- Factores que impiden o favorecen el logro de los resultados de aprendizaje. – Avances y dificultades de los alumnos en el proceso de formación, así como soluciones acordadas. (…)”.
Por otra parte, con el Acuerdo 9 de 2024 se adoptó el Reglamento del Aprendiz SENA, que en el artículo 48 integra el comité de evaluación y seguimiento como uno de los equipos encargados de la valoración de las medidas y sanciones, junto con el equipo ejecutor, ambos con una función general de garantizar el debido proceso del aprendiz. El comité de evaluación y seguimiento está desarrollado del siguiente modo, en el numeral 2 del artículo 8: “En cada Centro de Formación Profesional Integral o de los lugares en los que se oferten programas de formación SENA, se conformará el comité de evaluación y seguimiento, como equipo para recomendar las medidas sancionatorias y las que se deriven de las novedades a aplicar a los aprendices. Las recomendaciones que surjan de este Comité deben ser entregadas en medio escrito a la Subdirección del Centro de Formación para su decisión.”
El Reglamento conforma el Comité de Evaluación y Seguimiento con un instructor del programa de formación (representante del equipo ejecutor), el coordinador de formación del Centro y el coordinador académico. El reglamento prevé también que, “según sea el caso, se podrá invitar a las sesiones del comité de evaluación y seguimiento a personas que aluden al comité a tomar una decisión más objetiva, como por ejemplo: al responsable de contrato de aprendizaje cuando sea el caso de etapa productiva o a un abogado del centro por todas las connotaciones legales que estos casos llevan consigo.”
De acuerdo con las disposiciones citadas, en el contexto de la formación profesional que imparte el SENA, en los aspectos propios de la evaluación y seguimiento del aprendizaje, el Comité de Evaluación y Seguimiento está concebido como uno de los responsables del proceso de evaluación, se le da la connotación de instancia o ente consultivo y asesor, que en términos generales conoce del avance de los aprendices durante su formación e interviene en la toma de decisiones y en el acuerdo de soluciones, cuando se presentan, entre otras circunstancias, dificultades de los aprendices durante su formación.
Ahora bien, en cuanto a las funciones de este Comité, debe precisarse que la Resolución 1913 de 2005, prevé que en el procedimiento para la ejecución de acciones de formación profesional, cumpla con las siguientes, entre otras:
“- Analizar el rendimiento académico y el comportamiento de los alumnos durante el proceso de formación (tanto en su etapa lectiva como en la productiva) con el objeto de proponer estrategias y alternativas de solución a la situación presentada. (…) – Analizar los casos que están relacionados con cancelación de matrícula. (…) – Escuchar al alumno cuya situación académica o disciplinaria, sea materia de análisis por parte del Comité, y a los funcionarios que sean requeridos en situaciones particulares.”
Por su parte, el reglamento del aprendiz (Acuerdo 9 de 2024) no contiene un artículo que defina las funciones de este comité. No obstante, sus disposiciones prevén la intervención del Comité de Evaluación y Seguimiento en procesos o etapas de la formación profesional, de manera concordante con lo previsto en la Resolución 1913 de 2005. Para los fines de este análisis, conviene mencionar que, conforme al Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 9 de 2024), este Comité interviene en:
- El trámite de novedades académicas y administrativas, en las que, según el artículo 17 del Reglamento, “analiza la solicitud, con el fin de dar respuesta a las novedades radicadas por los aprendices en el término establecido y atendiendo al tipo de novedad”; “sesiona y elabora el acta de Comité, mediante la cual se analizan, estudian y se sugieren las soluciones de las novedades presentadas por los aprendices”. Las recomendaciones del Comité, según este artículo, quedan sujetas a la aprobación de la Subdirección del Centro de Formación Profesional.
- El trámite de novedades durante la formación, específicamente el aplazamiento (suspensión temporal en el programa de formación) que se desarrolla en el numeral 2 del artículo 18. En el trámite de esta novedad, el Comité de Evaluación y Seguimiento tiene a cargo el análisis de los soportes y recomendar, si se justifica, el aplazamiento y su término de duración, así como su ampliación.
- El procedimiento en caso de deserción, regulado en el artículo 31 del Reglamento del Aprendiz. En este, el Comité de Evaluación y Seguimiento recibe del instructor el reporte de las causales que originan la declaratoria de deserción, es decir, por inasistencia injustificada, por incumplimiento de la etapa productiva y por falta de gestión oportuna de novedades. Así mismo, el Comité realiza la revisión del caso para establecer la causa de deserción y, en caso de confirmarla, califica la falta y recomienda la cancelación de la formación.
- El proceso de evaluación, que concibe al Comité de Evaluación y Seguimiento como instancia de control y monitoreo de la calidad del proceso, conforme al principio de confiabilidad establecido en el numeral 4 del artículo 34.
- El proceso para la aplicación de las medidas formativas, regulado en el artículo 46 del Reglamento del Aprendiz, en el que está previsto que el Comité de Evaluación y Seguimiento conozca el incumplimiento de los planes de mejoramiento académico o disciplinario y defina las medidas sancionatorias a aplicar.
- El proceso para la aplicación de medidas sancionatorias de condicionamiento de matrícula, conforme al artículo 47 del Reglamento del Aprendiz, en el cual, el Comité de Evaluación y Seguimiento tiene a cargo: conocer el informe final del plan de mejoramiento, recomendar levantar el condicionamiento de matrícula si se superó dicho plan o, en caso contrario, recomendar la cancelación de matrícula.
- El procedimiento para la aplicación de sanciones, de conformidad con lo regulado en el artículo 51 del Reglamento del Aprendiz, en cuyo desarrollo el Comité de Evaluación y Seguimiento conoce de los descargos del aprendiz, sesiona, valora las pruebas y los descargos, debate lo pertinente y elabora el acta con su recomendación, que remite a la Subdirección del Centro para que decida lo procedente.
De acuerdo con lo citado, es preciso reiterar que el Comité de Evaluación y Seguimiento es una instancia consultiva y asesora que interviene en el proceso de formación profesional, principalmente como uno de los responsables del proceso de evaluación, y emite recomendaciones en torno al desarrollo de las etapas formativas, para la toma de decisiones y el acuerdo de soluciones, cuando se presentan dificultades de los aprendices durante su formación. En estricto sentido, no se puede interpretar que este Comité tenga a su cargo la función de autorizar la terminación del contrato de aprendizaje como tampoco la de celebrar uno nuevo para continuar la formación, sin perjuicio de que pueda emitir recomendaciones al respecto, pues no se le ha otorgado facultad de decisión sobre las distintas situaciones o novedades que se presenten durante el proceso formativo.
Esto último es principalmente relevante para casos como el comentado, en el que la terminación del contrato de aprendizaje se realiza por mutuo acuerdo de las partes, esto es, del empresario o patrocinador y el aprendiz.
Al respecto, es pertinente mencionar que la Ley 2466 de 2025, “por medio de la cual se modifican parcialmente normas laborales y se adopta una reforma laboral para el trabajo decente y digno en Colombia”, dispuso en el artículo 21 la modificación del artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, para establecer que: “El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, que se rige por las normas sustantivas del Código Sustantivo del Trabajo (…).”
El Ministerio del Trabajo, mediante Circular Externa 82 del 18 de julio de 2025, emitió el instructivo de implementación de la reforma laboral, en lo concerniente a la disposición citada de la Ley sobre el contrato de aprendizaje. Según sus lineamientos, se reitera la aplicación de las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, entre las cuales, se encuentra que el artículo 61 enuncia las causales de terminación del contrato, que incluye el mutuo consentimiento o acuerdo de las partes al respecto.
Ahora bien, también debemos mencionar que, desde antes de entrar en vigencia la Ley 2466 de 2025, el mutuo acuerdo de las partes se ha considerado como una causal para la terminación del contrato de aprendizaje, en atención al principio de autonomía de la voluntad de las personas que lo suscriben.
Por ejemplo, en Concepto 19772 de 2025, se expresó que: “(…) si bien el acuerdo de voluntades responde a un contrato con formalidades legales y con obligaciones preestablecidas, no se puede soslayar el hecho de que son las partes contratantes quienes determinar las condiciones adicionales que estimen apropiadas, sin violar el marco regulatorio del contrato de aprendizaje. / En virtud de lo anterior, las partes de mutuo acuerdo pueden terminar bilateralmente las relaciones contractuales en cualquier momento durante su ejecución, siempre y cuando, dicha decisión sea de manera libre, voluntaria y espontánea, ajena a cualquier tipo de coacción, presión o constreñimiento por parte de la empresa patrocinadora. Así pues, en aplicación del principio de autonomía de la voluntad, que rigen los contratos consensuales, las partes de común acuerdo pueden finalizar la ejecución de la relación contractual, cuando a bien lo consideren.”
Así mismo, en dicho concepto se reitera el criterio según el cual, “dada la naturaleza y características del contrato de aprendizaje, el SENA no interviene en la celebración, ejecución o terminación del contrato de aprendizaje, por lo que corresponderá al empleador y al aprendiz adoptar las medidas que consideren procedentes o dirimir las controversias que se presenten frente a la relación de aprendizaje, en cuyo caso se deberá asegurar el debido proceso, el derecho de defensa y las garantías constitucionales relativas (…).”
Para complementar lo anterior, respecto a la terminación del contrato de aprendizaje de mutuo acuerdo, observamos que la Guía Etapa Productiva Proceso Formativo (GFPI-G-040) prevé lo siguiente: “De presentarse la situación de terminación del contrato de aprendizaje por mutuo acuerdo o incumplimiento de obligaciones de cualquiera de las partes (aprendiz o empresario), el instructor de seguimiento efectuará una visita extraordinaria a la empresa donde las partes definirán el estado del contrato garantizando el debido proceso y el derecho a la defensa, en cuya reunión el instructor deberá elaborar la respectiva acta y notificar al líder de centro y/o relaciones corporativas para que de viabilidad a la empresa de cancelar el contrato. Posteriormente, se definirá la situación del aprendiz en el Comité de Evaluación y Seguimiento, allí participaría Relaciones Corporativas con voz y voto.”
No obstante, por la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025 y a futuro, deberá tenerse en cuenta que en la Circular 83 de 2025, el Ministerio de Trabajo estableció lo siguiente: “Distribución de competencias. Considerando la distribución de competencias conforme al régimen legal vigente, en los asuntos relacionados con el contrato de aprendizaje, condiciones para su ejecución, así como su inspección, vigilancia y control, siendo regulados por el Código Sustantivo del Trabajo, es competente el Ministerio del Trabajo. (….)” Esto supone considerar que, por la aplicación de las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo al contrato de aprendizaje, sea previsible que el empleador (en este caso patrocinador), deba solicitar permiso al Ministerio del Trabajo en los casos que expresamente señale la legislación laboral.
Por último, por la alusión a la celebración de un contrato de aprendizaje, consideramos oportuno aclarar que, en el marco de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 789 de 2002, que regula lo referente a la cuota de aprendices en las empresas “se prohíbe la celebración de una nueva relación de aprendizaje expirada la duración de una anterior, con la misma o distinta empresa.”
En relación con esa disposición, el Decreto 1072 de 2015, en el artículo 2.2.6.3.9, establece respecto al incumplimiento de la relación de aprendizaje por parte del aprendiz, lo siguiente: “El Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, la institución de formación debidamente reconocida por el Estado y la empresa patrocinadora no gestionarán una nueva relación de aprendizaje para el aprendiz que incumpla injustificadamente con la relación de aprendizaje.”
Estas normas establecen dos criterios generales para determinar la improcedencia de una nueva relación de aprendizaje: i) la terminación regular del contrato de aprendizaje, ii) la terminación por incumplimiento injustificado del aprendiz.
En cuanto a lo señalado en parágrafo del artículo 33 de la Ley 789 de 2002, para su interpretación y aplicación el SENA expidió la Directriz Jurídica 26 de 2006, a partir de la cual se ha sostenido el criterio de que “la contextualización de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 33 de la Ley 789 de 2002 implica que es viable la celebración de una segunda relación de aprendizaje, con el objeto de ejecutar cadenas de formación, dentro de formación titulada, y siempre y cuando el vínculo anterior no haya expirado por incumplimiento de las obligaciones del contrato por parte del aprendiz.”
El criterio expuesto en la Directriz Jurídica señala que, contrario a lo que es la misión institucional, la ley limitaría y castigaría la especialización del conocimiento y truncaría la posibilidad de realizar más de un proceso de formación. No obstante, al requerirse la armonización de lo dispuesto en la Ley con lo que en su momento estaba previsto en el artículo 9 del Decreto 933 de 2003 (compilado en el artículo 2.2.6.3.9 del Decreto 1072 de 2015), el criterio que se ha sostenido es que la posibilidad de celebrar un segundo contrato de aprendizaje se condiciona a la existencia de la cadena de formación, y que no hay lugar a una nueva relación de aprendizaje cuando se plica lo dispuesto en dicho artículo, es decir, cuando se haya verificado el incumplimiento por parte del aprendiz.
Sin embargo, es preciso aclarar que el concepto de cadena de formación presupone algunas condiciones, entre ellas, la terminación y certificación en un determinado nivel de los ofrecidos por el SENA, en cuyo caso el segundo contrato de aprendizaje se busca realizar para cursar un nivel superior. Es así como en el Concepto 53893 de 2021, en el que se hace referencia a la noción de 'cadena de formación' para resolver inquietudes relacionadas con los procesos formativos, se precisó que: “Cuando el contrato de aprendizaje termine por causas no atribuibles al aprendiz, es posible permitir la suscripción de contrato de aprendizaje con otra empresa, pero en todo caso se debe tener en cuenta que se trata del mismo programa de aprendizaje y no de un nuevo contrato para otro programa de aprendizaje. // Cabe precisar que para que sea viable un segundo contrato de aprendizaje es necesario que exista cadena de formación: - Que los programas de formación o programas académicos correspondan a la misma línea tecnológica. – Que se trate de un nivel superior al cursado anteriormente. – Haberse titulado en el programa objeto del anterior contrato de aprendizaje. – No haber incumplido las obligaciones propias de su condición de aprendiz”.
De acuerdo con lo anterior, se debe diferenciar lo siguiente: i) El caso en el que el contrato de aprendizaje termina irregular o anticipadamente, por causas distintas al incumplimiento del aprendiz; ii) El evento en el que, habiendo culminado el proceso de formación y se cumplan las condiciones para hablar de cadena de formación, se da ocasión para celebrar un segundo contrato de aprendizaje.
En el primero de estos casos, que no se habla de cadena de formación, se ha dicho que las áreas competentes en el Centro de Formación pueden, según las circunstancias, aprobar la suscripción de otro contrato de aprendizaje, en el entendido de que se requiere culminar el programa de aprendizaje, y no cursar uno superior. En otros términos, se puede considerar que se trata de la continuidad del contrato de aprendizaje, para culminar la formación que esté cursando el aprendiz.
En cambio, en el segundo de los casos, previa verificación de los requisitos establecidos a partir de la Directriz Jurídica 26 de 2006, se puede hablar propiamente de cadena de formación y autorizar la suscripción de un contrato de aprendizaje. Esto en virtud de que la cadena de formación ha sido definida en la entidad como la continuación a un nivel superior, previo el reconocimiento del ciclo anterior debidamente certificado, (…) continuando el proceso de desarrollo humano en la misma línea de ocupación, oficio o tecnología.”
Ahora bien, en ningún caso, es posible la suscripción de un nuevo contrato de aprendizaje, si ha ocurrido su terminación por el incumplimiento injustificado del aprendiz.
CONCLUSIONES
De conformidad con lo expuesto en este análisis, que contiene orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares, se responde a las inquietudes así:
1. “El comité de seguimiento y evaluación del centro de formación tiene la facultad de autorizar la terminación del contrato de aprendizaje de la aprendiz.”
2. “En este caso, el centro de formación debe autorizar un segundo contrato de aprendizaje en el mismo programa de formación teniendo en cuenta el oficio enviado por la empresa (…) donde expresa la culminación de labores.”
Respuestas 1 y 2:
De acuerdo con las disposiciones citadas del Acuerdo 9 de 2024 (Reglamento del aprendiz) y la Resolución 1913 de 2005 (Procedimiento para la ejecución de acciones de formación profesional integral del SENA), el Comité de Evaluación y Seguimiento es una instancia consultiva y asesora que interviene durante el proceso de formación profesional, principalmente como uno de los responsables del proceso de evaluación. Este Comité emite recomendaciones frente a las novedades o situaciones que puedan presentarse en desarrollo de las etapas lectiva y productiva, para la toma de decisiones y el acuerdo de soluciones, entre otras circunstancias, cuando se presentan dificultades a los aprendices durante el proceso formativo.
En estricto sentido, no se puede interpretar que este Comité tenga a su cargo la función de autorizar la terminación del contrato de aprendizaje como tampoco la de autorizar la celebración de un segundo contrato de aprendizaje, sin perjuicio de su facultad para emitir recomendaciones al respecto.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica- Dirección General
