ARTÍCULO 1.7.3.5. MODIFICACIONES, REEMPLAZOS O CORRECCIONES. Las modificaciones, reemplazos o correcciones al registro o al acuerdo deberán ser realizados por el contribuyente dentro del mes calendario siguiente a la fecha en que se presenten estas situaciones:
a) Cuando se produzcan modificaciones al acuerdo inicial suscrito por el contribuyente.
b) Cuando el registro del acuerdo y/o archivo PDF contenga errores o no corresponda.
Para los casos previstos anteriormente, la sociedad realizará un nuevo registro y adjuntará el archivo PDF correspondiente. Quedando como válido este último.
Para las situaciones indicadas en este artículo, la información suministrada a través de los servicios informáticos debe coincidir con el acuerdo adjunto sujeto al registro.
(Artículo 5o, Resolución 67 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.3.6. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE REGISTRO DEL ACUERDO DE TRANSACCIONES DE COMMODITIES FORMATO 2573. De conformidad con lo establecido en el artículo 1.2.2.2.4.1. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, los contribuyentes que realicen operaciones de commodities, deberán registrar los acuerdos, contratos, ofertas, aceptaciones u otros documentos suscritos, dentro del mes calendario siguiente a la fecha de su suscripción o con anterioridad a la realización de la primera entrega del commodity, lo que ocurra primero.
Cuando existan modificaciones al acuerdo este deberá ser registrado nuevamente dentro del mes calendario siguiente a la fecha de la modificación, siempre que el acuerdo inicial haya sido registrado dentro de los términos y condiciones señalados en el artículo 1.2.2.2.4.1. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
PARÁGRAFO 1o. Los acuerdos, contratos, ofertas, aceptaciones u otros documentos que se hayan suscrito de operaciones de commodities con anterioridad a la expedición de la Ley 1819 de 2016 y que a la fecha se encuentren vigentes o que hayan tenido efecto en operaciones realizadas durante el año gravable 2017, deberán registrarse como mínimo los numerales 1, 4, 5, 6 y 9 del artículo 1.2.2.2.4.1. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, dentro del mes calendario siguiente a la disponibilidad del servicio informático, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para el registro de los acuerdos de commodities. En todo caso, el sistema informático estará habilitado por un periodo de tres (3) meses de anterioridad al mes indicado en este parágrafo, donde el contribuyente podrá realizar los registros de acuerdos, contratos, ofertas, aceptaciones u otros documentos que se hayan suscrito de operaciones de commodities, con el fin de verificar la funcionalidad del sistema informático durante dicho período. Los registros efectuados por los contribuyentes durante el período de los tres (3) meses serán válidos para los efectos de esta materia.
Una vez el sistema informático se encuentre habilitado, se comunicará a través de la página web oficial de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), momento en el cual iniciará el término de los (3) meses indicados en este parágrafo.
Agotado el periodo de tres (3) meses, iniciará el término del mes de que trata el Parágrafo transitorio del artículo 1.2.2.2.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
PARÁGRAFO 2o. Los acuerdos, contratos, ofertas, aceptaciones u otros documentos suscritos de operaciones de commodities que se hayan firmado con posterioridad a la expedición de la Ley 1819 de 2016 y antes de la expedición de la presente resolución, deberán registrarse con todos los requisitos establecidos en el artículo 1.2.2.2.4.1. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, y este capítulo, dentro del mes calendario siguiente a la disponibilidad del servicio informático, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para el registro de los acuerdos de commodities. En todo caso, el sistema informático estará habilitado por un período de tres (3) meses de anterioridad al mes indicado en este parágrafo, donde el contribuyente podrá realizar los registros de acuerdos, contratos, ofertas, aceptaciones u otros documentos que se hayan suscrito de operaciones de commodities, con el fin de verificar la funcionalidad del sistema informático durante dicho período. Los registros efectuados por los contribuyentes durante el período de los tres (3) meses serán válidos para los efectos de esta materia.
Una vez el sistema informático se encuentre habilitado, se comunicará a través de la página web oficial de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), momento en el cual iniciará el término de los (3) meses indicados en este parágrafo.
Agotado el período de tres (3) meses, iniciará el término del mes de que trata el Parágrafo transitorio del artículo 1.2.2.2.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
(Artículo 6o, Resolución 67 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.3.7. ASIGNACIÓN DEL INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE). El instrumento de firma electrónica, se asigna a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, o declarante, deba cumplir con el deber formal de presentar información, quien para tales efectos tiene la calidad de suscriptor en las condiciones y con los procedimientos señalados en el CAPÍTULO 4 del TÍTULO 7 de la PARTE 1 de la presente resolución.
De conformidad con lo señalado en el Artículo 1.1.1.17 de la presente resolución, deberán inscribirse en el Registro Único Tributario las personas naturales que actúen en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban cumplir con la obligación de suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes formales.
(Artículo 7o, Resolución 67 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.3.8. PREVISIONES. El contribuyente deberá prever el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de la obligación antes descrita.
En ningún caso constituirán causales de justificación del no registro del acuerdo de transacciones de commodities:
- Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante.
- No agotar los procedimientos previos a la presentación del registro del acuerdo de transacciones de commodities como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario con las responsabilidades relacionadas para el cumplimiento de la obligación.
- El no activar el instrumento de firma electrónica (IFE), por quienes deben cumplir con la obligación de informar y declarar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación de un nuevo instrumento de firma electrónica (IFE), con una antelación no inferior a tres días hábiles al vencimiento.
- El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.
PARÁGRAFO. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos o se presenten situaciones de fuerza mayor que le impidan al obligado cumplir dentro del término fijado para registrar el registro del acuerdo de transacciones de commodities, este deberá ser presentado a más tardar al día siguiente a aquel en que los servicios informáticos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se hayan restablecido o la situación de fuerza mayor se haya superado. En este último evento, la sociedad deberá remitir a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) prueba de los hechos constitutivos de la fuerza mayor.
(Artículo 8o, Resolución 67 de 2020)
USO DE FIRMA ELECTRÓNICA EN LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN).
ARTÍCULO 1.7.4.1. FIRMA ELECTRÓNICA (F.E.). La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN habilitará el uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) en los servicios informáticos de la entidad, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites realizados por las personas naturales, que actúen a nombre propio y/o que representen o actúen a nombre de otra persona natural o jurídica, incluidas aquellas que se encuentren residenciadas en el exterior, a través de la autogestión en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN y se denominarán suscriptores.
Así mismo, se habilitará para todas las personas que deseen presentar sus declaraciones tributarias y operaciones de pago en forma virtual, los cuales también se denominarán suscriptores.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), habilitará en la reglamentación de cada uno de sus trámites y operaciones el uso del Instrumento de Firma Electrónica".
PARÁGRAFO. Los usuarios que a la fecha se encuentren haciendo uso del instrumento de firma electrónica (IFE) y las personas que voluntariamente lo generen a partir de la vigencia de esta resolución, aceptando el Acuerdo de FE (Acuerdo de Firma Electrónica), deberán utilizar este instrumento para el cumplimiento de todas sus obligaciones, trámites y operaciones habilitados en los sistemas electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 1o, Resolución 70 de 2016, modificado por el artículo 1o de la Resolución 80 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.4.2. INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE). El Instrumento de Firma Electrónica (IFE), es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.
Este instrumento cuenta con las siguientes características:
1. Identidad Electrónica (IE): Es la identificación, establecida con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la DIAN, la cual siempre será custodiada por la entidad. La Identidad Electrónica (IE) permite identificar de manera efectiva las operaciones y documentos firmados electrónicamente por el suscriptor.
2. Contraseña de la identidad electrónica: Combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el usuario del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual se usa como primer factor de autenticación.
3. Código Electrónico (CE): Combinación de caracteres alfanuméricos enviados al correo electrónico y/o celular, a través de mensaje de texto (SMS), del suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usada como segundo factor de autenticación.
4. Vigencia: La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
5. Gratuidad: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es gratuito.
6. Uso: El uso del instrumento de firma electrónica (IFE) de que trata esta resolución, aplica para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar este medio de conformidad con la normatividad vigente y para quienes de manera voluntaria deseen generar el instrumento, para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites, que de acuerdo con la reglamentación requieran de la utilización de este instrumento.
7. Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través de los servicios informáticos de la DIAN en el momento en que el sistema genera el acuse de recibo. Este acuse contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.
(Artículo 2o, Resolución 70 de 2016, Numeral 3 modificado por el artículo 5o de la Resolución 139 de 2023, numerales 4 y 6 modificados por el artículo 2o de la Resolución 80 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.4.3. FIRMA ELECTRÓNICA PACTADA MEDIANTE ACUERDO. Para utilizar el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), a que se refiere el Artículo 1.7.4.1 de esta resolución, el usuario deberá aceptar el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el artículo 1.6.1.3.2. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Capítulo 47, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo.
(Artículo 3o, Resolución 70 de 2016, modificado por el artículo 3o de la Resolución 80 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.4.4. PROCEDIMIENTO PARA OBTENER EL INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE). Para efectos de obtener el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:
1. Emisión del Instrumento de Firma Electrónica: Consiste en la gestión del usuario, por la cual solicita, la Identidad Electrónica (IE) y habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos.
El trámite de la generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) se realiza por las personas indicadas en el Artículo 1.7.4.1 de esta resolución a través de la autogestión en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Para tramitar la generación, el usuario deberá tener actualizada la información en el Registro Único Tributario (RUT), conforme a lo establecido en el Capítulo 2, Título 1, parte 6 del libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
El usuario aceptará mediante acuerdo, las responsabilidades frente a la Firma Electrónica (FE) y la entidad pondrá a disposición el servicio informático dispuesto para tal fin.
PARÁGRAFO. El proceso de generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), se podrá realizar todas las veces que el usuario lo necesite.
(Artículo 4o, Resolución 70 de 2016, modificado numeral 1 y adicionado un parágrafo por el artículo 4o de la Resolución 80 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.4.5. EFECTOS JURÍDICOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. La Firma Electrónica que pone a disposición la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma, toda vez que esta es confiable y apropiada para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad de conformidad con el artículo 3o del Decreto número 2364 de 2012.
(Artículo 6o, Resolución 70 de 2016)
ARTÍCULO 1.7.4.6. CONFIABILIDAD DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. Es confiable la Firma Electrónica implementada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad en virtud del artículo 2.2.2.47.4 del Decreto número 1074 de 2015, dado que los datos de creación de la Firma Electrónica corresponden exclusivamente al suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y la entidad puede detectar cualquier alteración no autorizada después del momento de la firma.
Entiéndase como datos de creación de la firma, la contraseña de la identidad electrónica y el código electrónico definidos en esta resolución.
(Artículo 7o, Resolución 70 de 2016)
ARTÍCULO 1.7.4.7. SEGURIDAD DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) determinará la seguridad, en los procedimientos, métodos o dispositivos que utilice o llegue a utilizar como Firma Electrónica, usando entre otros, uno o varios factores tales como: concepto técnico emitido por perito u órgano independiente y especializado, una auditoría especializada, periódica e independiente sobre los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos.
(Artículo 8o, Resolución 70 de 2016)
NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1.7.5.1.1. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. De conformidad con lo previsto en los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, es la forma de notificación que se surte de manera electrónica, por medio del cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en adelante UAE-DIAN, de manera preferente pone en conocimiento de los administrados el contenido de un acto administrativo particular y concreto, con el fin de garantizar el conocimiento del mismo de manera clara y cierta, y de esta forma, permitir el derecho de defensa y contradicción a los administrados.
Esta forma de notificación se surte cuando la UAE-DIAN pone en conocimiento de los Administrados, a través del correo electrónico reportado en el Registro Único Tributario (RUT), en adelante RUT, los actos administrativos en materia tributaria, aduanera o cambiaria, en los términos establecidos en los artículos 565 y 566-1 del Estatuto Tributario.
Las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro en los que el Administrado informe expresamente una Dirección Procesal Electrónica, se notificarán a esta dirección electrónica.
En consecuencia, una vez se implemente la notificación por medios electrónicos, este será el mecanismo preferente de notificación de las actuaciones de la UAE-DIAN, en materia tributaria, aduanera o cambiaria atendiendo los términos y condiciones que se señalan en el presente acto administrativo.
(Artículo 1o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.1.2. DEFINICIONES. Para efectos de lo establecido en este capítulo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Administrado: El contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, entidad recaudadora, usuario aduanero o de comercio exterior y en general los sujetos de obligaciones administradas por la UAE-DIAN;
b) Correo electrónico: Es un servicio de red que permite el intercambio (envío y entrega) de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos, que tiene las siguientes características:
i) Destinatario: Es la dirección de correo electrónico correspondiente al Administrado, a quien se le enviará el respectivo mensaje. Un correo electrónico puede tener más de un destinatario.
ii) Asunto: Es el tema objeto del correo electrónico.
iii) Mensaje: Es el cuerpo del correo electrónico o la parte del correo electrónico donde se escribe el mensaje que se desea enviar.
iv) Adjuntos: El acto administrativo será un archivo adjunto al correo electrónico. La UAE-DIAN podrá anexar al correo electrónico archivos adicionales y/o complementarios al mensaje, por considerarlos importantes para el destinatario;
c) Dirección de correo electrónico: Es la dirección electrónica de uso exclusivo y personal que reporta el administrado en el RUT, para recibir los mensajes y correos electrónicos que le remita la UAE-DIAN. La dirección de correo electrónico está compuesta por dos (2) partes: (i) un nombre de usuario y (ii) un nombre de dominio, que se presentan así: nombredeusuario@nombrededominio.extensión;
d) Dirección Procesal Electrónica. Es la dirección de correo electrónico que el Administrado o su apoderado señale expresamente dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro. La notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente sobre la dirección de correo electrónico informada en el RUT;
e) Fecha de Envío del Correo Electrónico. Para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la fecha de envío del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico ha salido del buzón de correo remitente;
f) Fecha de Entrega del Correo Electrónico. Para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la entrega del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico se ha transmitido al buzón de correo del destinatario.
PARÁGRAFO. Cuando en la presente resolución se haga referencia al Administrado, lo que allí se estipula, aplicará también a quienes actúen en su nombre, salvo que explícitamente se señale algo diferente.
(Artículo 2o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.1.3. ACTOS SUSCEPTIBLES DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. De conformidad con los parágrafos 1 y 4 del artículo 565 del Estatuto Tributario, la UAE-DIAN podrá notificar de manera electrónica todos los actos administrativos de que trata el artículo 565 del Estatuto Tributario, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo.
La UAE-DIAN también podrá notificar de manera electrónica los actos administrativos en materia aduanera que sean remitidos en su procedimiento al artículo 566-1 del Estatuto Tributario, y aquellos actos administrativos en materia cambiaria de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 15 del Decreto Ley 2245 de 2011.
(Artículo 3o, Resolución 38 de 2020)
TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA.
ARTÍCULO 1.7.5.2.1. PRÁCTICA DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. La UAE-DIAN, practicará la notificación electrónica remitiendo una copia del acto administrativo a la dirección de correo electrónico que el Administrado haya informado en el RUT o a la Dirección Procesal Electrónica reportada, en caso de existir.
De conformidad con el inciso tercero del artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la notificación electrónica se entenderá surtida, para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado. No obstante, los términos legales con que cuenta el Administrado para responder o impugnar en sede administrativa, comenzarán a correr transcurridos cinco (5) días a partir de la entrega del correo electrónico.
PARÁGRAFO. Con fundamento en la constancia que emita la herramienta tecnológica, la Coordinación de Notificaciones o quien haga sus veces a Nivel Nacional deberá expedir una certificación de notificación en la que se determine de manera inequívoca la Fecha de Envío del Correo Electrónico y la Fecha de Entrega del Correo Electrónico, o la imposibilidad de entrega del correo electrónico al Administrado. En este último caso, se dará aplicación al Parágrafo 2 del Artículo 1.7.5.2.3 de la presente resolución.
(Artículo 4o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.2.2. ELEMENTOS DEL MENSAJE CON EL CUAL SE ENVÍA EL ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. Para notificar electrónicamente al Administrado un acto administrativo a través de una dirección de correo electrónico registrada en el RUT o a la Dirección Procesal Electrónica, el mensaje deberá contener los siguientes elementos:
a) Código de verificación, que permita al administrado verificar la autenticidad del mensaje enviado;
b) Nombre completo del Administrado, NIT, la fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir;
c) El acto administrativo adjunto, en su totalidad;
d) La advertencia que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
(Artículo 5o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.2.3. PRELACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN. De conformidad con lo establecido en los artículos 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, la notificación electrónica se preferirá sobre las demás formas de notificación establecidas en el Estatuto Tributario.
Para el efecto, se observarán las siguientes reglas:
a) Si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro el Administrado o su apoderado señala expresamente una Dirección Procesal Electrónica, la Administración deberá notificar el Acto Administrativo a dicha dirección electrónica;
b) En caso de ausencia de una Dirección Procesal Electrónica, la notificación deberá surtirse a la Dirección Procesal Física informada por el Administrado o su apoderado;
c) Cuando en el proceso de discusión y determinación del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro el Administrado actúe a través de apoderado, y este último no haya informado una dirección procesal electrónica ni una dirección procesal física, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que dicho apoderado tenga registrada en el RUT de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 565 del Estatuto Tributario.
En el evento que el apoderado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en su RUT;
d) Cuando el Administrado no actúe a través de apoderado, y además no informe dirección procesal electrónica o dirección procesal física, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que el Administrado tenga registrada en su RUT.
En el evento que el Administrado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en el RUT.
PARÁGRAFO 1o. De conformidad con el parágrafo 4 del artículo 565 del Estatuto Tributario, cuando el Administrado no actúe a través de apoderado, pero considere que deba comunicársele el contenido del acto administrativo a este último, una vez la UAE-DIAN habilite una casilla adicional para que el Administrado pueda incluir la dirección de correo electrónico de su apoderado o sus apoderados, se enviará una copia del acto a dicha dirección de correo electrónico. En este caso, la copia del acto enviado al apoderado o apoderados es informativa y no suple la notificación de los actos administrativos. Su no implementación no deriva en la nulidad, invalidez o ineficacia de la notificación al Administrado.
Cuando el Administrado actúe a través de apoderado, se dará aplicación a los literales a), b) o c) de este artículo, según corresponda.
PARÁGRAFO 2o. En la medida en que las formas de notificación señaladas en los literales del presente artículo son excluyentes, cuando no sea posible la notificación del acto administrativo, bien sea por imposibilidad técnica atribuible a la Administración Tributaria o por causas atribuibles al Administrado, esta se surtirá de conformidad con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario.
En este caso, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la UAE -DIAN, en la fecha del primer envío del acto administrativo al correo electrónico indicado en este artículo, y para el Administrado el término legal para responder o impugnar, empezaría contarse a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente notificado.
(Artículo 6o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.2.4. MEDIOS ELECTRÓNICOS COMPLEMENTARIOS DE PUBLICIDAD DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS. Sin perjuicio de lo establecido en el Artículo 1.7.5.2.1 de esta resolución, en relación con la fecha en que se entiende surtida la notificación, la UAE-DIAN y en ejercicio del principio de publicidad de la función administrativa podrá habilitar los siguientes medios complementarios de publicidad para que el administrado consulte los actos administrativos enviados a la dirección de correo electrónico del administrado:
a) Bandeja de Comunicados. Es un sitio dentro del Portal Transaccional de uso exclusivo del administrado, donde se deposita el correo electrónico que contiene el acto administrativo a notificar y demás comunicaciones que expida la DIAN.
El objeto de la bandeja de comunicados es garantizar la visualización de los escritos oficiales y actos administrativos producidos por la UAE-DIAN; por tanto, es obligación del administrado revisarla periódicamente, ya que está bajo su manejo y administración;
b) Registro de Notificaciones Electrónicas. Es un registro en forma de lista que se encuentra en la página web de la UAE-DIAN, el cual relaciona los actos administrativos a notificar, está organizado por número de identificación del administrado, número del acto administrativo, fecha y la indicación si proceden recursos;
c) Verificación de Correos DIAN. Es la instancia electrónica habilitada por la UAE-DIAN, para que el administrado pueda verificar la autenticidad de las comunicaciones que le son enviadas a la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o a la dirección procesal electrónica;
d) Mensajes de Texto. La UAE-DIAN podrá enviar alertas o avisos mediante mensajes de texto, al número de teléfono móvil informado en el RUT por el administrado, con el fin de alertarle sobre la existencia de la notificación electrónica de un acto administrativo.
PARÁGRAFO. En ningún caso se entenderá que los medios complementarios incluidos en el presente artículo suplen la notificación de los actos administrativos o que su no implementación derive en la nulidad, invalidez o ineficacia de la notificación.
(Artículo 7o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.2.5. INDISPONIBILIDAD DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, previa expedición de comunicado de la Subdirección de Tecnología de Información y Telecomunicaciones de la Dirección de Gestión Organizacional o quien haga sus veces informando tal situación, se recurrirá a las otras formas de notificación contempladas en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario.
(Artículo 8o, Resolución 38 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.5.2.6. OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADO. En los términos de los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, cuando el administrado haya informado su correo electrónico en el Registro Único Tributario (RUT) o una Dirección Procesal Electrónica, se entenderá que ha manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente, por lo cual adquiere las obligaciones y responsabilidades inherentes al mecanismo de notificación electrónica y al uso de los demás servicios de información electrónica que ofrece la UAE-DIAN, los cuales se enumeran a continuación:
a. Suministrar en el RUT, información real sobre sus datos de identificación, ubicación y clasificación. Por lo tanto, el administrado deberá:
i) Suministrar sus datos reales de dirección electrónica y número de teléfono celular, para facilitar la comunicación con la UAE-DIAN.
ii) Verificar que su dirección de correo electrónico registrada en el RUT esté vigente y correcta.
iii) Responder por la seguridad y adecuada administración de la dirección de correo electrónico suministrada en el RUT, así como de los permisos que dé a terceros para que accedan a ella.
iv) Realizar la correspondiente actualización de sus datos registrados en el RUT, cada vez que presente un cambio en los mismos;
b. Informar, dentro del término establecido en el inciso 4 del artículo 566-1 del Estatuto Tributario a la UAE-DIAN cuando el Administrado no pueda acceder al contenido del acto administrativo por razones tecnológicas;
c. Hacer uso adecuado de los códigos de verificación que la UAE-DIAN le proporcione para validar la autenticidad, integridad y no repudio del contenido de los correos y documentos electrónicos que esta emite. Si el administrado los da a conocer a terceros, será responsable por el acceso indebido y el uso que le den a la información en ellos contenida;
d. Consultar periódicamente la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o la Dirección Procesal Electrónica informada y la Bandeja de "Comunicados" que tiene asignada en el PORTAL TRANSACCIONAL, que son de interés y uso exclusivo del Administrado, y le permiten estar informado de su actividad, responsabilidades, además de conocer las comunicaciones y actos notificados electrónicamente por la UAE-DIAN;
e. Acceder al PORTAL TRANSACCIONAL a través de un sitio seguro.
(Artículo 9, Resolución 38 de 2020)
MEDIOS DE PRUEBA VIRTUALES EN MATERIA TRIBUTARIA Y DE CONTROL CAMBIARIO.
ARTÍCULO 1.7.6.1. INSPECCIÓN TRIBUTARIA VIRTUAL. En el auto que decrete la práctica de la diligencia se deberá dejar expresamente indicada la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta.
De igual forma deberá indicarse al contribuyente las pruebas que debe aportar o las que se van a realizar en la fecha de la diligencia, e indicar el medio y formato mediante el cual el contribuyente deberá allegar la información requerida por la Administración Tributaria o las pruebas que este pretenda hacer valer.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Así mismo, la diligencia virtual podrá ser grabada a través de la herramienta colaborativa y una vez concluida se deberá levantar un acta que contenga lo siguiente: el objeto, los funcionarios comisionados, los hechos, las pruebas, las observaciones que realice el contribuyente, la firma de los intervinientes en la diligencia y la fecha de cierre de la misma.
La firma de dicha acta será autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad, por quienes en ella intervienen, para lo cual al finalizar la práctica de la diligencia así la firmarán los funcionarios intervinientes, quienes la remitirán en ese momento a través de la solución digital al contribuyente objeto de inspección, para su respectiva firma en igual forma y retorno inmediato a los funcionarios comisionados para el efecto.
En caso de que el contribuyente a quien se le practica la inspección indique no poder firmarla en ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario (RUT) de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente hábil de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 5o del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la misma administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
(Artículo 1o, Resolución 79 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.6.2. INSPECCIÓN CONTABLE VIRTUAL. La inspección contable virtual se decretará mediante auto que se notificará conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario, debiéndose indicar en el mismo los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.
En el auto que se decrete la práctica de la diligencia de que trata este artículo se deberá dejar expresamente indicada la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia, de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Así mismo, la diligencia virtual podrá ser grabada a través de la herramienta colaborativa y una vez concluida se deberá levantar un acta que contenga lo siguiente: el objeto, los funcionarios comisionados, los hechos, las pruebas, las observaciones que realice el contribuyente, la firma de los intervinientes en la diligencia y la fecha de cierre de la misma.
La firma de dicha acta será autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad por quienes en ella intervienen, para lo cual al finalizar la práctica de la diligencia así la firmarán los funcionarios intervinientes, quienes la remitirán a ese momento a través de la solución digital al contribuyente objeto de inspección, para su respectiva firma en igual forma y retorno inmediato a los funcionarios comisionados para el efecto.
En caso de que el contribuyente a quien se le practica la inspección indique no poder firmarla a ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario (RUT) de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 6o del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la misma administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
(Artículo 2o, Resolución 79 de 2020)
ARTÍCULO 1.7.6.3. VISITAS ADMINISTRATIVAS VIRTUALES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, EN MATERIA TRIBUTARIA. Previo Auto Comisorio o Auto de Verificación o Cruce de Información que ordene la diligencia debidamente notificado conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario, se podrá visitar virtualmente a los contribuyentes y responsables para solicitar la información que se requiera para adelantar las investigaciones en materia tributaria. Estas visitas virtuales se realizarán y podrán ser grabadas a través de una herramienta colaborativa y una vez concluidas los funcionarios que adelantan la diligencia levantarán "Acta de Visita al Contribuyente" (Formato FT-FL-2534) que contenga todos los hechos, pruebas y fundamentos en que se sustenta y la fecha de cierre de la misma.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Mediante la herramienta colaborativa se compartirá el acta para la verificación de los hechos consignados y será suscrita al finalizar la visita virtual por las partes intervinientes mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad.
En caso de que el contribuyente a quien se le realiza la visita virtual indique no poder firmarla en ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario (RUT) de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 7o del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta de visita, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la visita administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
En el auto que se decrete la práctica de la diligencia de que trata este artículo se deberá dejar expresamente indicado que la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia, de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta y la firma del acta respectiva.
(Artículo 3o, Resolución 79 de 2020)
RECAUDO Y DEVOLUCIONES.
PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES.
DISPOSICIONES PARA EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE LAS DECLARACIONES Y EL RECAUDO DE LOS IMPUESTOS, ANTICIPOS, SANCIONES, INTERESES Y DEMÁS TRIBUTOS ADMINISTRADOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, A TRAVÉS DE LOS ESTABLECIMIENTOS BANCARIOS.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1.8.1.1.1.1. ESQUEMA DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. De conformidad con el artículo 801 del Estatuto Tributario y la Resolución Ministerial número 0008 de enero 5 de 2000, los Establecimientos Bancarios que obtengan la autorización para la recepción y recaudo, quienes en adelante se denominan Entidades Autorizadas para Recaudar, deben cumplir con el esquema de recepción, recaudo, procesamiento de la información, consignación de los dineros recaudados y entrega de la información y reportes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La Entidad Autorizada para Recaudar será remunerada bajo este esquema a través de una contraprestación consistente en un número límite de días para consignar el recaudo diario de tributos nacionales y aduaneros, llamado índice de consignación, determinado según esta Resolución.
(Artículo 1o, Resolución 478 de 2000)
ARTÍCULO 1.8.1.1.1.2. REQUISITOS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE RECEPCIÓN Y RECAUDO. Podrán obtener la autorización a que se refiere el artículo 801 del Estatuto Tributario y la Resolución 00008 de enero 5 de 2000 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los establecimientos bancarios constituidos en el país, que se acojan expresamente a las condiciones que establece la presente resolución, para efectos de la recepción de las declaraciones tributarias, aduaneras y cambiarias; y el recaudo de los impuestos, retenciones, anticipos, sanciones, intereses, aportes y demás tributos del orden nacional administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), siempre y cuando esta actividad no sea contraria a las funciones que para cada una de estas instituciones señala el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y cumplan los siguientes requisitos de cobertura, capacidad técnica y administrativa.
Se entiende por cobertura la capacidad de ofrecer los servicios de recepción y recaudo a través de sus agencias, oficinas, sucursales y corresponsales en todo el territorio colombiano. Igualmente, la capacidad de ofrecer el servicio de recaudo dentro y fuera del territorio colombiano por canales virtuales, mediante transacciones de pago electrónico en forma directa o a través de sus redes o prestadores de servicios especializados.
Se define como capacidad técnica, los recursos tecnológicos, informáticos, plataformas, redes de comunicación y demás herramientas con que cuenta la entidad, para la prestación de los servicios de recepción y recaudo, el manejo y procesamiento de la información y que permitan el desarrollo de los proyectos de modernización tecnológica requeridos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los plazos que esta establezca.
Se precisa como capacidad administrativa, la experiencia, conocimiento, solvencia, talento humano, procesos, procedimientos, administración de riesgos y aseguramiento de calidad de la operación para la cual será autorizado
(Artículo 2o, Resolución 478 de 2000, modificado por el artículo 1o de la Resolución 17 de 2021)
ARTÍCULO 1.8.1.1.1.3. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA EL RECAUDO DE IMPUESTOS. El Establecimiento Bancario interesado en obtener la autorización para recepción y recaudo de impuestos deberá manifestar su intención por intermedio de su Representante Legal, en escrito dirigido al Ministro de Hacienda y Crédito Público, por conducto del Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. En la solicitud deberá manifestar expresamente que se acoge a lo dispuesto tanto en la Resolución Ministerial número 0008 de enero 5 de 2000, como en la presente Resolución y en las normas que lo modifiquen, así como también en lo determinado en el convenio de compromiso.
(Artículo 3o, Resolución 478 de 2000)
ARTÍCULO 1.8.1.1.1.4. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. La autorización conferida tendrá vigencia indefinida como lo establecen los artículos 5o y 20 de la Resolución Ministerial número 0008 de enero 5 de 2000. No obstante, la Entidad Autorizada para Recaudar podrá renunciar a ella, mediante comunicado de intención dirigido al Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales por lo menos con treinta (30) días de antelación. Transcurrido dicho término, sin perjuicio de las demás obligaciones, podrá cesar en las funciones de recepción y recaudo.
PARÁGRAFO. En caso de fusión por absorción de dos o más Entidades Autorizadas para Recaudar, se aplicarán las condiciones existentes para la Entidad absorbente a la fecha de fusión.
Si del proceso de fusión se constituye un nuevo Establecimiento Bancario o Corporación de Ahorro y Vivienda, la nueva Entidad deberá solicitar la correspondiente autorización.
En los casos de escisión cada Entidad deberá solicitar autorización.
(Artículo 4o, Resolución 478 de 2000)
ARTÍCULO 1.8.1.1.1.5. EVALUACIÓN A LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales realizará por lo menos dos veces al año o cuando la situación así lo amerite, evaluación financiera a las entidades autorizadas para recaudar, con el fin de determinar la permanencia de dichas entidades en el proceso de recepción y recaudo de los impuestos administrados por la DIAN.
La evaluación será realizada por un Comité que estará conformado por el Director General de la DIAN, el Director de Impuestos, el Director de Aduanas y el Subdirector de Recaudación.
Cuando lo estime conveniente, el Director General de la DIAN solicitará al Ministro de Hacienda y Crédito Público la participación de un delegado de ese Ministerio, uno de la Superintendencia Financiera de Colombia y otro de la Dirección del Tesoro Nacional, para efectos de adelantar la evaluación a que hace referencia el presente artículo.
(Artículo 5o, Resolución 478 de 2000)
