RESOLUCIÓN 2039 DE 2023
(octubre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por la cual se reglamenta el trámite y la suscripción de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles en las Direcciones Regionales y Centros de Formación.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el artículo 211 de la Constitución Política, los artículos 9o y siguientes de la Ley 489 de 1998, numeral 4o del artículo 4o del Decreto 249 de 2004, y artículo 11 de la Ley 80 de 1993.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa se desarrolla con arreglo a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1474 de 2011, contiene el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y señala las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales, así como las modalidades de selección de los contratistas.
Que de conformidad con lo dispuesto por los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, esas normas son aplicables a los establecimientos Públicos, como el SENA.
Que el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, le atribuyó al despacho de la Dirección General la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
Que a través de la Resolución Nro. 069 de 2014, se dictaron medidas de orden administrativo y se confirió delegaciones: para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y para diferentes actuaciones administrativas, en los Directores Regionales y en los Subdirectores de Centro de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y derogó la Resolución Nro. 2039 de 2004.
Que, de conformidad con las anteriores delegaciones del gasto en materia de contratación estatal, se expidió la Resolución Nro. 751 de 2014 mediante la cual, en el inciso 1 del numeral 1 del artículo 2, se dispuso que previa a la celebración de contratos de arrendamientos, se debería solicitar "concepto técnico cuando se requiera realizar el arrendamiento de sedes para impartir formación” por parte de la Dirección Administrativa y Financiera.
Que, la Resolución Nro. 1470 del 17 de noviembre de 2020, por la cual se adoptó el Manual de Contratación Administrativa del Servicio Nacional de Aprendizaje, incorporó las disposiciones establecidas en la Resolución Nro. 751 de 2014, en el capítulo 7 "Conceptos Técnicos, Certificaciones y Autorizaciones Particulares" en el acápite de conceptos técnicos señalando que: "Los contratos de arrendamiento, construcción, adecuación y mantenimiento de sedes de Direcciones Regionales y de Centros de Formación Profesional Integral para impartir formación, requieren concepto técnico y financiero de la Dirección Administrativa y Financiera”.
Que mediante la Resolución Nro. 1-02275 del 25 de noviembre de 2022, se dictaron lineamientos para la celebración de los contratos de arrendamiento para la vigencia 2023.
Que la Resolución Nro. 1-02275 del 25 de noviembre de 2022 pierde vigencia el 31 de diciembre de 2023, razón por la cual se hace necesario expedir nuevos lineamientos para el trámite y la suscripción de contratos de arrendamiento por parte de las Direcciones Regionales y los Centros de Formación, incluyendo los Centros de Formación de la Regional Distrito Capital.
Que para efectos de dar cumplimiento a las funciones establecidas en los numerales 2 y 25 del artículo 15 del Decreto 249 de 2004 y la presente Resolución, la Dirección Administrativa y Financiera, con el apoyo de su grupo interno de trabajo competente, emitirá los lineamientos para el trámite y la suscripción de contratos de arrendamiento en la entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Modificar en el inciso 1 del numeral 1 del artículo 2 de la Resolución Nro. 751 de 2014, el cual quedará así:
| CONTRATO QUE SE REQUIERE CELEBRAR | DEPENDENCIA QUE DEBE EFECTUAR LA SOLICITUD | REQUISITO PREVIO | COMPETENCIA |
| Construcciones y adecuaciones locativas, así como la planeación, programación, contratación, ejecución y control de los proyectos de construcción, ampliación y control de bienes inmuebles. | Direcciones Regionales, Subdirecciones de centros. | Concepto técnico y financiero - Núm. 25 artículo 15 del Decreto 249 de 2004 y Resolución Nro. 069 de 2014. | Dirección Administrativa y Financiera |
PARÁGRAFO: Para el trámite y suscripción de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles no se requerirá concepto técnico previo.
ARTÍCULO 2. La Dirección Administrativa y Financiera, en virtud de las funciones establecidas en los numerales 2 y 25 del artículo 15 del Decreto 249 de 2004, emitirá los lineamientos para el trámite y la suscripción de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, los cuales serán de obligatoria observancia por parte de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.
ARTÍCULO 3o. Suprimir del capítulo 7 de la Resolución Nro. 1470 del 17 de noviembre de 2020, la exigencia del concepto técnico para la celebración y suscripción de los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles.
ARTÍCULO 4o. La presente Resolución rige a partir de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
JORGE EDUARDO LONDOÑO ULLOA
Director General
LINEAMIENTOS ARRENDAMIENTOS 2024
Los siguientes son los lineamientos para la suscripción de contratos de arrendamientos para la vigencia 2024 establecidos desde la Dirección Administrativa y Financiera, para su correspondiente trámite y cumplimiento de conformidad con la normatividad legal vigente.
LINEAMIENTOS GENERALES
1. Los despachos de las direcciones regionales, y de los centros de formación realizarán el registro y la aprobación de solicitudes de arrendamientos a través del aplicativo PLAN DE ACCIÓN MÓDULO ARRENDAMIENTOS 2024, ingresando con el usuario asignado. El enlace de acceso es http://pre-plandeaccion.sena.edu.co/webentradaregistro.aspx
2. Las direcciones regionales realizarán la revisión, evaluación y aprobación de las solicitudes de arrendamientos para la correspondiente vigencia, es decir, que lo despachos regionales y centros de formación solo podrán arrendar los inmuebles que sean aprobados por la Dirección Regional, excepto los centros de la regional Distrito capital quienes serán los encargados de hacer la aprobación directamente.
3. El valor asignar del canon de arrendamiento en la vigencia 2024 no puede superar los supuestos macroeconómicos definidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, es decir, el 5.1% (1)del valor del canon ejecutado por inmueble en el año 2023 y dentro este debe estar incluido el pago de los servicios públicos, conectividad, servicio vigilancia, fumigación y lavado de tanques de almacenamiento de agua de consumo humano.
4. Los Ordenadores del gasto de los despachos de las direcciones regionales, y de los Centros de Formación deberán garantizar que los equipos y el personal ubicado en las sedes arrendadas durante la vigencia del contrato cuenten con las respectivas pólizas de seguros.
5. El inmueble que se vaya a arrendar debe cumplir con todas las condiciones ambientales, físicas, técnicas y de infraestructura requeridas por el SENA y la normatividad vigente, en caso de no contar con alguna de ellas estará a cargo del arrendador el suplir dicha necesidad antes de la firma del contrato, sin que se genere reconocimiento alguno por parte del SENA de las mejoras que se deriven de esto. Situación que debe ser verificada y aprobada por los ordenadores del gasto.
6. Los Despacho regionales y centro de formación, deben evitar a toda costa la figura jurídica de hechos cumplido, entendidos estos como aquellos negocios jurídicos materializados y que pueden generar obligaciones o erogaciones que afecten recursos públicos, sin que previamente hayan cumplido con las apropiaciones presupuestales para tal efecto.
7. Se debe dar cumplimiento con lo establecido en el artículo 5 del DECRETO 444 del 29 de marzo de 2023 y la normatividad que lo modifique, relacionado con el arrendamiento y mantenimiento de bienes inmuebles, cambio de sede y adquisición de bienes muebles y a las directrices que expida con posterioridad a estos lineamientos, la Presidencia de la Republica relacionadas con temas de austeridad en arrendamientos.
8. Los despachos regionales y centros de formación, sin excepción deben cargar en el aplicativo del plan de acción, los siguientes documentos precontractuales debidamente actualizados, diligenciados y firmados:
- Estudio de sector
- Estudio de mercado
- GIL-F-023 Formato Certificación de selección del inmueble
- GIL-F-032 Formato validación de criterios y condiciones de SST
- GIL-F-079 Formato Condiciones físicas y financieras
- GIL-F-080 Formato de sistemas
- GIL-F-081 Formato información criterios ambientales
- GIL-F-082 Formato solicitud arrendamiento ambientes de formación
- GIL-F-083 Formato capacidad instalada
- Informe de inspección ambiental
- Propuesta del propietario
- Factura de pago servicio público acueducto (no mayor a un mes).
- Factura de pago servicio público alcantarillado (no mayor a un mes).
- Factura de pago servicio público de energía (no mayor a un mes)
- Factura de pago servicio público de aseo (no mayor a un mes)
- Informe de inspección bomberos vigente
- Certificado de libertad y tradición ( no mayor a 30 días a la fecha cargue en el aplicativo)
- Cámara de comercio (si aplica)
- Representación Legal ( si aplica)
- Certificado uso del suelo
- Pago impuesto predial
- Cedula de ciudadanía
- Certificación vigente de los sistemas de transporte vertical (ascensores, rampas eléctricas, escaleras eléctricas) si aplica
- Certificación de fumigación y recarga de extintores
- Solicitudes a entidades del Estado preferiblemente con instituciones educativas, (colegios, institutos técnicos, universidades, etc.), con espacios disponibles e idóneos para celebrar contratos de comodato o arrendamiento (mínimo 3)
- Respuestas emitidas por las entidades del Estado frente a la posibilidad de celebrar contratos de comodato o arrendamiento
- Registro fotográfico a color con buena resolución de los espacios internos y externos del bien inmueble
9. Los documentos cargados, revisados y aprobados por los Despachos Regionales y Centros de Formacion de la regional Distrito Capital, serán objeto de seguimiento y control por parte del Grupo Administrativo y de Gestión de Activos de la Dirección Administrativa y Financiera.
10. Cumplir con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 del 2015 - Arrendamiento bienes inmuebles.
11. Dar cumplimiento de la norma de uso del suelo, adjuntando los soportes o certificaciones expedidas por la Oficina de Planeación Municipal o quien corresponda.
12. Cargar toda la documentación necesaria para la plena identificación del inmueble que se pretende arrendar, así como de la persona natural o Representante Legal de la persona jurídica propietaria del inmueble en estudio.
13. Suscribir contratos de arrendamiento para formación en sedes idóneas para dicho fin, es decir, no se podrán contratar arrendamientos en casas o edificaciones diseñadas para uso residencial, ni en Centros Comerciales.
14. Las sedes de archivo que se vayan a arrendar deben cumplir con la normatividad archivística, regulada por el Archivo General de la Nación y de acuerdo con lo informado por el Grupo de Administración de Documentos contemplar las siguientes condiciones:
- Inercia climática: en el depósito de archivo deberá contar con materiales que favorezcan el aislamiento térmico del depósito, se recomienda el uso de materiales comerciales de aislamiento de cubiertas (no utilizar láminas de fibrocemento, galvanizado o zinc), pisos sellados y altura de entrepiso preferiblemente superior a 3 metros.
- Ventilación: el depósito deberá estar ventilado y contar con sistema de suministro de aire que garantice la filtración del material particulado al menos para un 60% de filtración. La distribución de la ventilación deberá evitar que se presenten zonas estancas (sin movimiento de aire) al interior.
- No debe haber vigas canales al interior del depósito o cajas de inspección de aguas lluvias o sanitarias.
- Las superficies de las paredes deben estar pintadas.
- El área de depósito no debe tener acceso directo a la vía pública.
- El depósito debe contar con extintores automáticos (con sensor) de cubierta como mecanismo de control de incendios.
- La infraestructura debe estar por encima de la cota de inundación de la zona.
- Debe contar con un espacio para el procesamiento técnico del archivo el cual deberá estar separado del depósito por mampostería.
- Sin iluminación natural, la iluminación artificial no deberá superar los 100 lux
- Debe dar cumplimiento de Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE, para lo cual debe contar el certificado respectivo emitido por un organismo avalado por la ONAC.
- No debe haber tableros eléctricos ni circuitos principales al interior del depósito.
- No debe contar con redes de agua, gas, aguas lluvias o sanitarias al interior del depósito.
15. Adelantar un estudio de mercado del valor por m2 por cada solicitud de arrendamiento, especificando los términos y características de los predios indagados y de acuerdo con los siguientes parámetros:
- El estudio de mercado que debe realizar la Regional o el Centro de Formación, para efectos de los valores en las ciudades de más de 100 mil habitantes se debe adelantar de manera zonificada, es decir, sectorizada y en los municipios de menos de 100 mil habitantes se puede adelantar de manera general dentro del municipio.
- El estudio se puede obtener a través de agencias inmobiliarias, lonjas de propiedad raíz, cotizaciones, avalúos o propuestas directas de los propietarios o accediendo a Internet para obtener la información dentro del municipio en donde se encuentra el inmueble a arrendarse.
- El estudio debe tener un mínimo de tres cotizaciones de inmuebles con el valor por m2 del área física del predio y no debe incluir valores adicionales a los indicados en el numeral 3 de los lineamientos generales del presente.
- En caso de que existan oferta de otros componentes o espacios que contribuyan a la misionalidad del SENA deben indicarse de manera desagregada dentro del mismo documento.
- En caso de no contar las tres cotizaciones debe justificar el por qué dentro del formato GIL-F-023 Selección del inmueble numeral 4.
16. Seleccionar el inmueble que cumpla con las condiciones de infraestructura, respecto a la disponibilidad de los servicios públicos de suministro de agua y disposición de aguas residuales (conexión a sistemas de acueducto y alcantarillado), de energía, de aseo y centros de acopio que aseguren el adecuado manejo y disposición de los residuos generados.
17. Actualizar y cargar la información en el aplicativo del plan de acción si se presenta alguna modificación en las condiciones iniciales del contrato de arrendamiento durante la misma vigencia, por ejemplo, aumento o disminución de los metros cuadrados, cesión del contrato por cambio del propietario, entre otros.
18. Cualquier modificación o aclaración que se genere (canon de arrendamiento mensual o total, plazo y dirección) a la resolución de apertura presupuestal, debe actualizar la documentación en el plan de acción e informar al grupo administrativo y gestión de activos de la DAF, con el fin de que este efectué el trámite de centralización o aclaración a la resolución ante la dirección de planeación y direccionamiento corporativo.
19. Diligenciar y firmar el GCCON-F-071 Formato Informe de supervisión para modificaciones - bienes o servicios, más los requerimientos contractuales propios de la contratación electrónica a través del SECOP II, en caso de requerirse una adición y prorroga de los contratos de arrendamiento durante la misma vigencia.
CONSIDERACIONES ADICIONALES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA:
1. El propietario del inmueble es el responsable de realizar mantenimiento preventivo y correctivo de la edificación, como sistema de aires acondicionados, extintores, redes contra incendio y sistemas de transporte vertical (ascensores, rampas eléctricas), puertas eléctricas, control de plagas; los soportes de los mantenimientos realizados deben ser remitidos al supervisor del contrato por parte de la entidad, de acuerdo con la periodicidad establecida.
2. El ordenador del gasto y su personal de apoyo Seguridad y Salud en el Trabajo - Higiene y Seguridad Industrial deben velar por el cumplimiento normativo, seguimiento e informes de inspecciones planeadas con base en los protocolos de bioseguridad vigentes en el SENA y en las circulares emitidas desde la Secretaría General.
3. En caso de que el inmueble arrendar no cuente con la prestación de los servicios públicos de acueducto y/o alcantarillado, se debe adjuntar copia del permiso ambiental de concesión de aguas vigente (subterránea y/o superficial) y/o permiso ambiental de vertimientos vigente (a suelo, a fuente superficial o a mar) según aplique.
4. El ordenador del gasto y la supervisión deben realizar el seguimiento para que los controles de fumigación, lavados y desinfección de tanques de almacenamiento de agua para consumo humano (Análisis microbiológicos, físico químicos de la calidad del agua) y los que sean inherentes a salud y seguridad en el trabajo se hagan con la periodicidad requerida durante la vigencia del contrato.
5. El ordenador del gasto y su personal de apoyo en Seguridad y Salud en el Trabajo deben solicitar al arrendador los conceptos sanitarios expedidos por la autoridad sanitaria, carné de los técnicos aplicadores de plaguicidas, al igual que las hojas y fichas de seguridad de los productos químicos utilizados en idioma español con sus ítems y una vigencia no mayor a 5 años acorde a Sistema Globalmente Armonizado SGA
6. En el caso de arrendar lugares para el almacenamiento de sustancias químicas, estos deberán contar con buena aireación y luz natural de acuerdo con la ley 55 de 1993
7. Las solicitudes de arrendamiento no pueden incluir el alquiler de equipos de cómputo necesarios para la formación y/o administración, en caso de requerirse dichos equipos es necesario que las regionales y centros de formación hagan el requerimiento de estos directamente a la oficina de sistemas.
8. Es responsabilidad del ordenador de gasto, de forma previa revisar y evaluar la capacidad instalada actual propia de la entidad: sedes, aulas, talleres, laboratorios, oficinas, ambientes de bienestar, etc., antes de cargar cualquier solicitud de arrendamiento, con el fin de que se garantice la optimización y aprovechamiento al máximo los espacios propios de la entidad y por ende el presupuesto, de conformidad con los procedimientos internos de la entidad
9. Las sedes que se vayan a arrendar para formación deben corresponder a la necesidad plena y por ningún motivo deben estar por fuera de las fechas de inicio y fin del calendario académico del SENA, es decir, sólo se deben tener en cuenta las fichas de formación del reporte PE04 con corte 31 de diciembre de 2023, que no se encuentren en etapa productiva.
10. Todos los contratos de arrendamiento se deben suscribir a través del SECOP II, atendido el marco normativo aplicable para la entidad y utilizar el Formato Anexo al contrato (el cual contiene unas obligaciones mínimas que deben tener los contratos de arrendamiento) y que hace parte integral de la Resolución que asigna la competencia a los directores regionales.
11. En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 249 de 2004 artículo 15 numeral 2 y 25, la Dirección Administrativa y Financiera a través del Grupo Administrativo y de Gestión de Activos establecerá y realizará los controles necesarios para que los lineamientos establecidos sean cumplidos por los ordenadores del gasto.
12. Todos los Despachos Regionales y Centros de Formación, deben cumplir con los lineamientos e instrucciones impartidos por la Dirección General para la suscripción de los contratos de arrendamientos vigencia 2024.
1. Anexo 1 CIRCULAR EXTERNA Anteproyecto de Presupuesto para la vigencia 2024: Supuestos Macroeconómicos, criterios y aspectos a considerar.
Numeral 1 Supuestos Macroeconómicos Ministerio de Hacienda y Crédito Público
