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ACUERDO 20 DE 2005

(septiembre 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 5 del Acuerdo 9 de 2008>

A través del cual se aprueba la Política Nacional de Calidad del SENA y se adoptan otras disposiciones

Resumen de Notas de Vigencia

EL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el numeral 22 del artículo 3o. del Decreto 249 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que a través de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 se crea el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados.

Que el artículo segundo de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 establece cuáles son las entidades y agentes obligados a desarrollar y poner en funcionamiento el Sistema de Gestión de la Calidad encontrándose dentro de ellas el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Que así mismo el artículo 3o de esta ley establece que el Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización y que será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la entidad para garantizar en cada una de ellas que sus actuaciones estén dirigidas a la satisfacción de los usuarios

Que a través del Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004.

Que en la Norma Técnica NTCGP 1000:2004 establece dentro de los términos y definiciones - numeral 3.37 - la Política de Calidad, entendida como la intención global y orientación relativa a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

Que del mismo modo la Norma Técnica NTCGP 1000:2004 establece que la Política de Calidad debe ser: 1) Adecuada a la misión de la entidad; 2) Coherente con el Plan de Desarrollo, los Planes Sectoriales y de desarrollo administrativo, el Sistema de Control de Control Interno y los Planes Estratégicos establecidos; 3) Que incluya un compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes, de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad, y dentro del marco de su misión, de contribuir al logro de los fines esenciales del Estado, definidos constitucionalmente; 4) Que proporcione un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad; 5) Comunicada a todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas dentro de la entidad, y entendida por ellos; y 6) Revisada para su adecuación continua.

Que mediante Circular No. 06 de fecha 27 de junio de 2005, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se enuncian las directrices que deben observar las diferentes entidades públicas para implementar el Sistema Nacional de Gestión de Calidad internamente.

Que el SENA como una Organización de “Conocimiento para todos los Colombianos”, en el marco de la política del Sector de la Protección Social del Gobierno Nacional, se compromete con el mejoramiento continuo de sus procesos para garantizar la calidad, pertinencia y oportunidad de la Formación Profesional Integral para el Trabajo, la Innovación y el desarrollo tecnológico de sus Centros de Formación, el Emprendimiento y los demás servicios institucionales, cumpliendo con los estándares establecidos, orientados a facilitar el desarrollo de las competencias laborales de sus alumnos y servidores públicos; mejorar la productividad y la competitividad del sector productivo nacional y contribuir al autoempleo y la empleabilidad”

Que en desarrollo de las motivaciones anteriores y como parte de la política de calidad, el SENA debe implementar un Sistema de Gestión de la Calidad Integral en la Entidad, que garantice la normalización de los procesos que se realizan en los niveles estratégico, táctico y operativo para la prestación de los servicios y la generación de una cultura orientada por resultados, que afirme la competitividad institucional.

Que así mismo, el Sistema de Gestión de la Calidad debe garantizar una respuesta oportuna y pertinente a las demandas sociales y del sector productivo a través de sus centros de formación, asegurando óptimos niveles de calidad en todos sus procesos y generando una cultura de calidad en la institución.

Que de conformidad con el numeral 22 del artículo 3o del Decreto 249 de 2004 es de competencia del Consejo Directivo “Aprobar la política nacional de calidad de la entidad en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad institucional”.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 5 del Acuerdo 9 de 2008> Aprobar la POLÍTICA NACIONAL DE CALIDAD DEL SENA tal y como se expresa a continuación:

1. JUSTIFICACIÓN

El SENA debe garantizar una respuesta oportuna y pertinente a las demandas sociales y del sector productivo a través de sus centros de formación, asegurando óptimos niveles de calidad en todos sus procesos y generando una cultura de calidad en la institución.

Por este motivo se requiere implementar un Sistema de Gestión de la Calidad Integral en la Entidad que garantice la normalización de los procesos que se se realizan en los niveles estratégico, táctico y operativo para la prestación de los servicios y la generación de una cultura orientada por resultados que afirme la competitividad institucional.

La incorporación de las mejores prácticas organizacionales reflejadas en los procesos y procedimientos gerenciales y operativos, generarán el aprendizaje continuo y el conocimiento para el fortalecimiento de la gestión del SENA y el mejoramiento de su productividad y competitividad. La modernización de estos procesos y procedimientos y su adecuación a las necesidades reales, incorporarán mejoras permanentes en los modelos de operación de todas las áreas, influyendo en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad Integral en cumplimiento de la Ley 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario 4110 del 9 de diciembre de 2004, el cual adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.

2. OBJETIVO GENERAL

Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad Integral en el Sena, fundamentado en procesos sostenibles, medibles y costeables, para llevar a cabo la Gestión de los Centros de Formación Profesional bajo criterios de efectividad, eficiencia y eficacia, garantizando la calidad y oportunidad de los productos y servicios que ofrecen, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, exigencias y expectativas de sus clientes y usuarios.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Sensibilizar a la entidad sobre la importancia y beneficios de contar con un Sistema de Gestión de la Calidad Integral, que garantice la calidad y oportunidad en los servicios que ofrece la Entidad.

- Disponer de procesos, procedimientos y trámites estandarizados y normalizados en la Entidad.

- Generar una cultura de calidad en la Entidad.

-Establecer las estrategias, metodologías y estándares para la apropiación de los procesos y procedimientos en la entidad.

- Establecer las variables y mecanismos que permitan el seguimiento y mejoramiento continuo de los procesos y la identificación y análisis de las mejores prácticas dentro de la entidad.

- Lograr unidad en la concepción del Sistema de Gestión de la Calidad Integral.

- Lograr la certificación de calidad en los procesos de Formación Profesional Integral de los Centros de Formación Profesional bajo los estándares de calidad ISO 9001:2000.

- Medir los impactos generados en el cumplimiento de la misión y así lograr una Organización Integral

- Incrementar la capacidad competitiva a nivel nacional e internacional.

4. ENUNCIADO DE LA POLÍTICA NACIONAL DE CALIDAD

“El SENA como una Organización de “Conocimiento para todos los Colombianos”, en el marco de la política del Sector de la Protección Social del Gobierno Nacional, se compromete con el mejoramiento continuo de sus procesos para garantizar la calidad, pertinencia y oportunidad de la Formación Profesional Integral para el Trabajo, la Innovación y el Desarrollo Tecnológico de sus Centros de Formación, el Emprendimiento y los demás servicios institucionales, cumpliendo con los estándares establecidos, orientados a facilitar el desarrollo de las competencias laborales de los alumnos y servidores públicos; mejorar la productividad y la competitividad del sector productivo nacional y contribuir al autoempleo y la empleabilidad”.

5. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El SENA en el contexto de los Macroprocesos definidos por la administración, ver Gráfico No. 1, desarrollará la etapa inicial, que cubre la implementación de los procesos de Formación Profesional Integral y los demás procesos de apoyo a la Formación que si no se ejecutan afectan la calidad del servicio.

Posteriormente la Entidad orientará sus esfuerzos primordial mente a la normalización y certificación de los demás procesos corporativos y de apoyo a la formación, así como hacerlos extensivos a los demás servicios que presta la Entidad.

GRAFICO No. 1

MAPA DE MACROPROCESOS

OBJETO DEL DESARROLLO DE LA POLITICA

(Ver mapa en documento original)

Fuente: Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Para la definición del alcance inicial de la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, se han tenido en cuenta aquellos procesos que afectan directamente la Formación Profesional, relacionados a continuación:

1. Proceso Inteligencia Corporativa

2. Proceso Direccionamiento Programático

3. Proceso Seguimiento y Evaluación de la Gestión Institucional

4. Proceso de Normalización de Procesos

5. Proceso de Evaluación Integral del Control de Gestión

6. Proceso de Administración del Riesgo


7. Proceso Normalización de Competencias Laborales


8. Proceso Diseño Curricular


9. Proceso Gestión y Alistamiento de la Formación Profesional Integral


10. Proceso Ejecución de la Formación Profesional Integral


11. Proceso Administración Presupuestal


12. Proceso Gestión Logística de Abastecimiento


13. Proceso Gestión de la Infraestructura física, maquinaria, equipos y parque
automotor

14. Proceso Gestión Logística de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles

15. Proceso Contratación

16. Proceso de Selección y Vinculación del Talento Humano


17. Proceso Gestión del Desempeño del Talento Humano

18. Proceso Capacitación del Talento Humano

19. Proceso de Gerencia de Servicio al Cliente

20. Proceso Gestión Documental

Así mismo, la administración definirá posteriormente los procesos con los cuales considere pertinente continuar el proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

6. COBERTURA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

El Sistema de Gestión de la Calidad se implementará en la totalidad de la organización, con cobertura de los 114 Centros de Formación, las 33 Regionales y la Dirección General.

7. IDENTIFICACIÓN DEL GRUPO OBJETIVO

Se han identificado dos (2) grupos objetivos:

Un grupo externo conformado por los alumnos del SENA y las empresas que se benefician con los productos y servicios.

Un grupo al interior de la Entidad conformado por los servidores públicos SENA a nivel nacional.

8. METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, se han definido 7 fases:

Fase I: Alistamiento y preparación

Esta fase comprende el diseño del Modelo de Gestión de la Calidad para el SENA y la elaboración de las metodologías e instrumentos necesarios para la Implantación de los procesos y la cultura de calidad.

Adicionalmente, se elaboran los planes de trabajo de cada uno de los Centros de Formación, en los que se determinan las necesidades específicas del Sistema y la disponibilidad de recursos.

El Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa de la Dirección General, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005, es responsable del diseño del modelo, la disposición oportuna de la información, metodologías e instrumentos. Los Subdirectores de Centro son los responsables de disponer de los recursos necesarios para la implantación del SGC y sus procesos.

Fase II: Socialización v Diagnóstico

Esta fase contiene dos actividades:

Socialización de los procesos: Los procesos identificados en el modelo “Gestión por Procesos” son divulgados en la totalidad de la Entidad, a través de los medios disponibles para tales efectos, con el fin de que todos los funcionarios responsables de cada proceso en las Regionales y los Centros de Formación, implementen los procesos y procedimientos que hayan sido debidamente validados, documentados y aprobados.

Diagnóstico: Mediante la aplicación de formatos estandarizados, se documenta la información sobre los procesos y su desempeño, en relación con el grado de cumplimiento con los requisitos establecidos en la Norma NTCGP 1000:2004 y la ISO 9001:2000, al igual que se determinan las necesidades de capacitación y personas o grupos de trabajo, líderes de procesos en los Centros o Regionales.

Una vez recopilada y analizada la información, se elabora el Plan de Trabajo para la documentación, implantación, verificación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual incluye Cronograma de trabajo, los responsables, los recursos y los mecanismos de control y seguimiento al pían.

Fase III: Capacitación

Una de las condiciones fundamentales para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad exitoso lo constituye la existencia de una cultura y habito de calidad en los funcionarios, la cual se logra, entre otras acciones, a través del conocimiento tanto de las normas de calidad como de los principios y fundamentos que deben orientar un Sistema de Gestión de la Calidad.

La capacitación básica en las Normas ISO 9000 y la NTCGP 1000:2004 debe incluir, como mínimo, las siguientes temáticas: Gestión de la Calidad para la competitividad, Fundamentación ISO 9001 versión 2000 y NTCGP 1000:2004, Estructura y Análisis, Gestión por Procesos, Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, Herramientas Estadísticas para la Calidad, Auditoría Interna de Calidad, entre otros.

En coordinación con el Grupo Integrado de Gestión del Conocimiento, integrado mediante Resolución No. 1105 el 24 de junio de 2005, se define el cubrimiento del ciclo básico para los funcionarios de la Entidad a nivel nacional que conforman los Comités de Calidad y para los líderes de los procesos que apoyan en su Centro las fases siguientes de documentación, implantación y verificación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para los funcionarios que poseen formación en calidad, especializaciones o diplomados, se realiza una reinducción y actualización en los conceptos de la Norma NTCGP 1000:2004.

Así mismo, se forman Auditores Internos de Calidad bajo las Normas ISO 9001/2000 en coordinación con la Oficina de Control Interno. Los funcionarios seleccionados para recibir la formación de Auditores Internos deben tener la formación básica en ISO 9000 arriba mencionada.

Fase IV: Documentación del Sistema

En esta fase se documentan los procesos, procedimientos, instructivos, manuales, registros, formatos etc., identificados para la Entidad y establecidos para el Sistema de Gestión de la Calidad, cumpliendo con los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001/2000 y la NTCGP 1000:2004 y por los requisitos, en cuanto a su estructura y presentación, establecidos en el “Instructivo para la elaboración, codificación y control de documentos de procesos y procedimientos”. La documentación implica ajustar los procesos que de una u otra forma estén actualmente documentados y elaborar la documentación de los que no lo están.

La documentación específica es elaborada por los funcionarios de la Dirección General, Regional o Centro seleccionados como líderes de proceso bajo la asesoría y acompañamiento de los funcionarios asignados para tal fin.

El Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005, facilita las herramientas y recursos necesarios y coordina las acciones respectivas para la documentación específica en la totalidad de Regionales y Centros.

La documentación del SGC se establece bajo los siguientes niveles:

NIVEL I: MANUAL DE CALIDAD

NIVEL II: MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS (Resolución 1156 de junio 30 de 2005 por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos y el Instructivo para la Elaboración, Codificación y Control de Documentos de los Procesos y Procedimientos del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA)

NIVEL III: INSTRUCTIVO

NIVEL IV: FORMATOS, REGISTRO Y OTROS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.

Una vez documentado el Sistema de Gestión de la Calidad se procede a su implantación de acuerdo al cronograma elaborado para tal fin por cada Regional y Centro de Formación.

Fase V: Implantación de los procesos y el Sistema de Gestión de la Calidad.

La implantación se realiza cuando los procesos están documentados. La implantación consiste en entrenar a los funcionarios, que tienen injerencia en los procesos y procedimientos, en el conocimiento y operatividad de los mismos y en el uso y diligenciamiento de los procedimientos, manuales, formatos, registros etc., considerando su eficiencia, eficacia y efectividad.

La implantación la realizan los dueños y responsables de los procesos en cada Centro, Regional y la Dirección General bajo las orientaciones del Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005.

Durante el proceso de Implantación se recopila información respecto del desempeño, dificultades etc., de los funcionarios y los procesos con el fin de analizarla y generar los ajustes necesarios a través de acciones correctivas y preventivas.

Fase VI: Verificación del Sistema de Gestión de la Calidad

Se realiza por los Auditores Internos de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Auditoria Interna de Calidad, elaborado en la fase de documentación, bajo la asesoría y orientación del Grupo interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005 y la Oficina de Control Interno de la Dirección General.

El Comité de Calidad Nacional, el Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005 y la Oficina de Control Interno diseñan el programa de Auditorías Internas de Calidad, que se van a desarrollar en los Centro y Regionales, asegurándose de que se establezcan e implementen los planes de mejoramiento y las acciones correctivas y preventivas que resulten como consecuencia de las auditorias; así mismo, asegurar que se establezca e implemente el seguimiento a dichos planes y acciones, de acuerdo con el procedimiento establecido en la documentación para tal fin. Los líderes de los procesos auditados y de acuerdo con los resultados de las auditorías realizadas, establecen e implementan los planes de mejoramiento y las acciones correctivas y preventivas requeridas.

Un grupo de Auditores de Calidad realiza una Preauditoría al Sistema de Gestión de la Calidad Implantado y operando con el fin de verificar su capacidad y aptitud para obtener la Certificación. Con base en los resultados de esta Preauditoría se hace la propuesta para la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. La Preauditoría es realizada después de un ciclo completo (todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad) de auditorías internas.

Fase VII: Certificación

Aunque la Certificación no es el objetivo central del proyecto de Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el SENA, sí debe considerarse dentro del proceso de consolidación de la Calidad.

De acuerdo con los resultados de la Preauditoría anterior, a la madurez del Sistema y a las prioridades de la Dirección General, se procede a contratar la Auditoria de Certificación, previa identificación y selección de un ente certificador.

A la certificación acceden aquellos Centros y Regionales que evidencien, en tales Preauditorías, avances sólidos y demuestren resultados efectivos en la implantación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. Posteriormente, y por extensión al alcance geográfico de la certificación, hacen parte los Centros y Regionales restantes hasta lograr la totalidad de la Institución, a más tardar a diciembre del 2006.

Los responsables del proceso de contratación evalúan y seleccionan el ente certificador y todas las acciones y disposiciones para que la auditoria de certificación se efectúe eficientemente, es responsabilidad de cada Regional y Centro al igual que del Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa de la Dirección General, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005.

Para desarrollar las etapas de Verificación del Sistema (VI) y Certificación del Sistema (VII), se deben haber cumplido todas las etapas anteriores y (a Dirección General, cada Regional o Centro de Formación acceden según el nivel de preparación y alistamiento cuando la entidad lo considere pertinente.

Lo anterior implica, que todos los Centros y Regionales van avanzando en todas las etapas, pero solo aquellos en la medida en que estén en condiciones pueden desarrollar actividades de Verificación y Certificación. Un Centro está en condiciones cuando ha implantado el Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos puedan ser auditados ( internamente ) por que se encuentran operando totalmente de acuerdo con lo planificado en el Manual de Calidad del Sistema y en sus procedimientos.

Es compromiso de cada unidad institucional avanzar en las diferentes etapas, pero es responsabilidad del Comité de Calidad Nacional y del Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005, velar por que se faciliten las herramientas, las metodologías y las orientaciones necesarias para que exista ese compromiso en cada Regional y en cada Centro.

9. MONITOREO DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACÍON DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

La efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad del SENA bajo el enfoque de procesos depende de factores tales como:

- Aumento de la satisfacción de los clientes

- Disminución en quejas y reclamos

- Responsabilidad frente a los Planes de Mejoramiento

- La medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados

Son responsabilidad del Representante de la Dirección definir las estrategias para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y del Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Calidad e Inteligencia Corporativa, integrado mediante Resolución No. 1139 el 28 de junio de 2005, el diseño y orientación de las acciones necesarias para que el Sistema y sus procesos se desempeñen y mantengan dentro de los lineamientos y requisitos establecidos por las leyes, normas y decretos que rigen la Entidad, así como por los establecidos por las norma ISO 9001/2000 y la NTCGP 1000:2004.

Notas de Vigencia

ARTICULO 2o. <Acuerdo derogado por el artículo 5 del Acuerdo 9 de 2008> Ordenar a los Directores de Área y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro, la presentación de esta política en los Consejos Directivos Regionales y Comités Técnicos de Centro, así como su oficialización en sesión oficial del Comité de Calidad respectivo y la divulgación de esta política hacia los funcionarios y alumnos de la entidad.

Notas de Vigencia

ARTICULO 3o. <Acuerdo derogado por el artículo 5 del Acuerdo 9 de 2008> Ordenar a los Directores de Área y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro, la incorporación de esta política como marco orientador de la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el SENA y de las acciones estratégicas, tácticas y operativas que a cada uno compete en el marco del decreto 249 de 2004.

Notas de Vigencia

ARTICULO 4o. <Acuerdo derogado por el artículo 5 del Acuerdo 9 de 2008> El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Notas de Vigencia

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 14 SEPT. 2005

EL PRESIDENTE DEL CONSEJO

EL SECRETARIO DEL CONSEJO

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