CIRCULAR 3 DE 2011

(marzo 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

En ejercicio de las facultades conferidas por el Decreto 249 de 2004, específicamente la contenida en el numeral 8 de su artículo 16, en donde se señala como una de las funciones de la Dirección Jurídica del SENA, Emitir lineamientos para la contratación (...), esta dependencia considera importante hacer claridad sobre el procedimiento para la verificación del pago al momento de la suscripción del contrato, dado que la página del ministerio está presentando demoras para la verificación, lo cual ha retrasado el proceso de suscripción de algunos contratos, es preciso reiterar la normatividad que trata el tema de aportes al sistema de seguridad social en contratación estatal, de la siguiente manera:

El artículo 23 de la ley 1150 de 2007 establece los siguientes términos:

“Artículo 23. De los aportes al Sistema de Seguridad Social. El inciso segundo y el parágrafo 1 del artículo 41 de la Ley 80 quedarán así:

"Artículo 41. (...) Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuéstales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

Parágrafo 1. El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.

El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”. (Resaltado fuera de texto).

Ahora bien, el artículo 23 Decreto 1703 de 2002 establece con relación al tema lo siguiente: “Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud."

De la misma manera el artículo 26 de la Ley 1393 de 2010 establece: “La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social, conforme a la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional." (Negrillas son nuestras)

De igual manera, el numeral 9 del artículo 4o de la Resolución SENA No. 668 de 2005 le impone al supervisor o interventor la obligación de “controlar que el contratista o conviniente cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar…”

Como se puede observar, en las normas señaladas no se establece ningún medio para realizar dicha verificación, conforme a lo cual, la verificación dentro de la página del Ministerio de Protección Social es una recomendación efectuada a través de la Circular No. 3-2010-000242 del 21 de septiembre de 2010, emitida por la Oficina de Control Interno y la Circular No. 3-2010-000259 del 1 de octubre de 2010 emitida por la Secretaría General, con el fin evitar que se presenten inconsistencias que pueden afectar el desarrollo del objeto del contrato y proceder al pago de los honorarios, dicha recomendación también se encuentra en el Boletín Contable No 19 del 3 de septiembre de 2010, en donde se aclara que los supervisores no solamente deben verificar visualmente que el contratista se encuentre afiliado al Sistema de seguridad social, sino que también deben corroborar que el soporte de pago corresponde efectivamente al periodo cobrado y los aportes corresponden a los ingresos materia de facturación o cobro.

Cabe resaltar que la verificación dentro de la página del citado Ministerio no es un requisito exigido por la ley, pues la norma únicamente habla de verificación de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social, lo que se traduce en que cualquier medio a través del cual la entidad pueda tener certeza de la afiliación, el pago correspondiente del período respectivo y que los aportes correspondan a los ingresos materia de facturación o cobro, resulta ser plenamente válido.

De esta manera, aclaramos que no se trata de no tener en cuenta las mencionadas Circulares, ni lo dispuesto en el Boletín Contable enunciado, pues frente al hecho de que la página del Ministerio de Protección Social en varias ocasiones no funciona precisamente por la congestión de consulta que presenta, según lo informado por el mismo Ministerio, es viable que se utilicen los medios necesarios para dar cumplimiento al citado artículo 26 de la Ley 1393 de 2010 y demás normas concordantes, entre otros, la planilla de pago presentada por la persona a contratar; el recibo de pago original, si es del caso; la certificación de la prestadora de servicio de salud y pensión, etc., y obviamente se aconseja continuar intentando la verificación en la página del Ministerio de Protección Social de manera reiterativa o hacerlo en horarios de poco uso de la página (horario nocturno) por cuanto es una herramienta que facilita la labor, y de esta manera no se retrasa el proceso de contratación.

En todo caso, cualquier inconsistencia que se encuentre en la afiliación y pagos efectuados por los contratistas se debe proceder conforme lo establecen las Directrices Jurídicas números 2 y 3 de 2010, que se pueden consultar en el siguiente link http://intranet.sena.edu.co/lntranet/Normatividad/Directrices.htm.

En consecuencia, sostenemos que los servidores públicos de la entidad deben verificar por el medio más idóneo del que puedan hacer uso, los pagos de los aportes al sistema de seguridad social realizados por los contratistas.

Cordialmente,

YULIED MERCEDES OPINA PINZÓN

Directora Jurídica (e)

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