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CIRCULAR 5 DE 2021
(enero 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 11 de 2021>
Bogotá, D.C.,
PARA: | Directores de área, Coordinadores de Grupo, Secretaría General, Jefes de Oficina, Profesionales Contables y Tesorero de la Dirección General |
ASUNTO: | Calendario radicación planillas de pago y actualización certificaciones para disminución base de retención en la fuente 2021 de contratistas personas naturales que prestan servicios personales a la Entidad |
Con el fin de registrar en forma oportuna las obligaciones y pagos de los contratistas por prestación de servicios personales, informamos que para la vigencia 2021 las planillas deberán remitirse a contabilidad, debidamente revisadas y avaladas por el supervisor, en el horario de 8:00 am a 4:00 pm, de acuerdo con el cronograma que se presenta a continuación:
MES | FECHA ENTREGA CONTABILIDAD |
Enero | 21-25 |
Febrero | 15-17 |
Marzo | 16-18 |
Abril | 16-19 |
Mayo | 18-20 |
Junio | 16-18 |
Julio | 17-19 |
Agosto | 17-19 |
Septiembre | 17-20 |
Octubre | 15-19 |
Noviembre | 17-19 |
Diciembre | 10-14 |
Es importante indicar que con la entrega oportuna de la planilla al Grupo de Contabilidad dentro de las fechas establecidas en el anterior cronograma, se garantiza que el abono en la cuenta bancaria del contratista por parte del Tesoro de la Nación se realice a partir del día veinticinco (25) o día hábil siguiente de cada mes.
Conforme a la normatividad vigente es importante tener en cuenta los siguientes lineamientos:
Para la depuración de la base del cálculo de retención en la fuente, es necesario que los contratistas que prestan sus servicios a la Entidad, adjunten a la planilla de honorarios, todos los soportes que respalden las cifras que disminuyen su base de retención, cumpliendo con lo establecido en la modificación del artículo 388 del estatuto tributario, el cual en el numeral 2 inciso 3 indica que para determinar los factores de depuración de la base de retención de los trabajadores cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaría, se realizará mediante los soportes que adjunte el trabajador a la factura o documento equivalente o el documento expedido por las personas no obligadas a facturar.
Por lo anterior a continuación se resumen los documentos que requieren anexar los contratistas, a la planilla de cobro según corresponda el caso y los cuales deberán verificar los supervisores de contrato antes de radicar en el área contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación (se les recuerda a los supervisores revisar sus obligaciones contenidas en la Resolución SENA No. 0202 de 2014):
DOCUMENTO | PRIMER PAGO | PAGOS POSTERIORES | ||
EXPEDIENTE CONTRACTUAL | TESORERIA/PAGADURIA | EXPEDIENTE CONTRACTUAL | TESORERIA/PAGADURIA | |
Planilla de cobro de honorarios firmada por el contratista, supervisor del pago y ordenador del gasto (elaborada a través del aplicativo SI Contratistas) | COPIA | ORIGINAL | COPIA | ORIGINAL |
Planilla Seguridad Social en estado PAGADA, del mes anterior al período obieto de cobro. Si es nuevo en el sistema de seguridad social o no tenía contrato en la Entidad, para el primer pago solo debe adjuntar copia de la afiliación con fecha del mes de inicio del contrato. | COPIA | COPIA | COPIA | COPIA |
RUT con fecha de generación no superior a 180 días | COPIA | COPIA | NO APLICA | NO APLICA |
Factura Venta electrónica (Sólo para responsables del IVA), cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario | COPIA | ORIGINAL | COPIA | ORIGINAL |
Certificación de la cuenta AFC y el efectivo pago realizado por el período objeto de cobro, solo si desea acogerse a este beneficio para disminuir la base de retención en la fuente | ORIGINAL Y CONSIGNACIÓN | COPIA CERTIFICACIÓN Y ORIGINAL CONSIGNACIÓN | COPIA CONSIGNACIÓN | ORIGINAL CONSIGNACI ÓN |
Certificado de la cuenta de aportes voluntarios Pensión y el efectivo pago realizado de los aportes por el periodo objeto de cobro, solo si desea acogerse a este beneficio para disminuir la base de retención en la fuente | ORIGINAL Y ORIGINAL CONSIGNACIÓN | COPIA DE CERTIFICACIÓN Y ORIGINAL CONSIGNACIÓN | COPIA CONSIGNACIÓN | ORIGINAL CONSIGNACI ÓN |
Certificado de Intereses de Vivienda, Corrección Monetaria, o Costo Leasing para vivienda pagados en el año anterior, solo si desea acogerse a este beneficio para disminuir la base de retención en la fuente | ORIGINAL | COPIA | COPIA | COPIA |
Certificado de pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de Medicina prepagada o por seguros de salud pagados en el año anterior, solo si desea acogerse a este beneficio para disminuir la base de retención | ORIGINAL | COPIA | COPIA | COPIA |
Certificación Dependientes y Soportes según corresponda | CERTIFICACIÓN ORIGINAL Y COPIA DE SOPORTES | COPIA DE CERTIFICACIÓN Y COPIA DE SOPORTES | COPIA DE CERTIFICACIÓN Y COPIA DE SOPORTES | COPIA DE CERTIFICACI ÓN Y COPIA DE SOPORTES |
Póliza solo para el primer pago | COPIA | COPIA | NO APLICA | NO APLICA |
Afiliación A.R.L solo para el primer pago | COPIA | COPIA | NO APLICA | NO APLICA |
Certificación vigente de los exámenes preocupacionales solo para el primer pago | COPIA | COPIA | NO APLICA | NO APLICA |
Constancia Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo solo primer pago | COPIA | COPIA | NO APLICA | NO APLICA |
IMPORTANTE: Los documentos relacionados a continuación no se adjuntan a la planilla entregada en contabilidad, pero reposarán en el respectivo expediente contractual:
- Informe mensual de actividades
- Legalización de viáticos
- Formato GTH-F-074 Entrega de Bienes e Información de Ejecución Contractual por el Contratista, para el caso del último pago o en liquidaciones o cesiones de contrato
Adicionalmente los contratistas que solicitan deducción por concepto de intereses de vivienda y seguros de salud, a partir del mes de abril de 2021, deberán actualizar las certificaciones correspondientes, como se explica a continuación (tenga en cuenta que de enero a marzo de 2021, seguirá proporcionando las certificaciones de los pagos efectuados en 2019 y a partir de abril suministrará las certificaciones de los pagos efectuados en 2020):
- Certificación de Intereses por concepto de intereses de vivienda o corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda o por costo financiero pagado en contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista:
El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de intereses de créditos hipotecarios, corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda, o costo financiero en contratos de leasing, que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista, se puede deducir de la base de retención. Para esto deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, el certificado expedido por la Entidad Financiera en original, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria o costo financiero, pagado durante el año 2020 y junto con la planilla mensual deberá anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información suministrada. Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de estos intereses. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el número de meses al que corresponda los intereses pagados.
- Certificación de pagos por medicina prepagada y seguros de salud:
El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina prepagada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención. Para obtener este beneficio deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, la certificación original expedida por la empresa de medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, certificando los pagos realizados durante al año 2020 y junto con la planilla mensual deberá anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información suministrada. Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de esta medicina prepagada y/o seguro de salud. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el número de meses al que corresponda el valor pagado.
- Certificación de pagos por dependientes:
La certificación de dependientes y los documentos anexos a la misma, deberán actualizarse siempre que presente cambios en la situación de sus dependientes a cargo. Por ejemplo para el caso de los contratistas que soliciten la deducción de dependientes, por los hijos que tengan hasta 18 años de edad, en el momento en el cual cumplan esta edad límite, deberán suministrar adicionalmente el recibo de pago de la matrícula expedido por instituciones debidamente acreditadas, en la cual conste que el contratista se encuentra financiando la educación de su hijo que ha cumplido la mayoría de edad; en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente. Los documentos que mensualmente se deben remitir junto con la certificación de dependientes son los siguientes:
CONCEPTO | REQUISITOS |
Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad. | Registro civil de nacimiento |
Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. | Recibo de pago de matrícula de instituciones debidamente acreditadas |
Los hijos del contribuyente mayores de 18 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal. | Certificado de Medicina Legal |
El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal | Certificado de Contador Público Certificado de Medicina Legal |
Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, ya sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos certificados por Medicina Legal. | Certificado de Contador Público Certificado de Medicina Legal |
- Certificación de la cuenta AFC y/o AVC
Esta certificación corresponde a las sumas depositadas en cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y cuentas por ahorro voluntario contractual (AVC) abiertas en:
a) Organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de la Economía Solidaria que realicen préstamos hipotecarios y estén legalmente autorizadas para ofrecer cuentas de ahorro o
b) Establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago.
- Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondo de pensión voluntarios y/o aportes voluntarios a fondo de pensiones obligatorias
Este corresponde a los aportes voluntarios del partícipe independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias y a los fondos de pensiones obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago.
Cordialmente
WILSON JAVIER ROJAS MORENO
Director Administrativo y Financiero