CIRCULAR 11 DE 2021

(enero 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

A continuación, se imparten nuevos lineamientos y aclaraciones frente a las fechas de radiación para el trámite de pago de las planillas de contratistas de servicios personales y los documentos requeridos, dejando sin efecto lo estipulado en la circular N.° 01-3-2021-00005 de enero 18 de 2021.

Con el fin de registrar en forma oportuna las obligaciones y pagos de los contratistas por prestación de servicios personales, informamos que para la vigencia 2021 las planillas deberán remitirse a contabilidad, debidamente revisadas y avaladas por el supervisor, en el horario de 8:00 am a 4:00 pm, de acuerdo con el cronograma que se presenta a continuación:

Es importante indicar que con la entrega oportuna de la planilla al Grupo de Contabilidad dentro de las fechas establecidas en el anterior cronograma, se garantiza que el abono en la cuenta bancaria del contratista por parte del Tesoro de la Nación se realice a partir del día veinticinco (25) o día hábil siguiente de cada mes.

Dicho cronograma de fechas establecido en esta circular aplicará únicamente para la Dirección General del SENA, tenido en cuenta la autonomía Administrativa y Financiera que tienen los Directores Regionales y Subdirectores como ordenadores del Gasto y la potestad de establecer los lineamientos para la ejecución presupuestal en sus Regionales y Centros de Formación, en virtud del Decreto N.° 249 de 2004 y Resolución interna N.° 069 de 2014. Por lo tanto, las fechas para radicación y trámite de pagos de las planillas de contratistas en las Regionales y Centros de Formación, serán propuestos por los Ordenadores del gasto, garantizando la ejecución del PAC en estado pagado durante la vigencia, al igual que una correcta planeación de las actividades a desarrollar en el año, evitando la acumulación de pagos para el cálculo de la base de retención del contratista.

Conforme a la normatividad vigente es importante tener en cuenta adicionalmente los siguientes lineamientos, los cuales aplican para todos:

Para la depuración de la base del cálculo de retención en la fuente, es necesario que los contratistas que prestan sus servicios a la Entidad, adjunten a la planilla de honorarios, todos los soportes que respalden las cifras que disminuyen su base de retención, cumpliendo con lo establecido en la modificación del artículo 388 del estatuto tributario, el cual en el numeral 2 inciso 3 indica que para determinar los factores de depuración de la base de retención de los trabajadores cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, se realizará mediante los soportes que adjunte el trabajador a la factura o documento equivalente o el documento expedido por las personas no obligadas a facturar.

Por lo anterior a continuación se resumen los documentos que requieren anexar los contratistas, a la planilla de cobro según corresponda el caso y los cuales deberán verificar los supervisores de contrato antes de radicar en el área contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación, según lo estipulado en el documento: GRF-I-002 Instructivo documentos requeridos para el registro de la obligación y trámite de pagos, publicado en Compromiso.

Para este proceso tenga en cuenta que deberá escanear todos los anteriores documentos y presentar en dos archivos, que se llamarán GESTIÓN FINANCIERA Y GESTIÓN CONTRACTUAL, a través de la plataforma SECOP II, tal como lo establecen las circulares N.° 01-3-2020-000054 de marzo 24 de 2020 y N.° 01-3-2020-000065 de abril 02 de 2020, las cuales continúan vigentes:

* Todo documento mencionado como original, el Supervisor(a) del contrato deberá anexar dicho documento original en el expediente del contrato en Gestión Documental.

En cuanto a la planilla para pago de contratos por concepto de honorarios y/o prestación de servicios personales, se establecieron dos planillas, una para los NO obligados a facturar y otra diferente para los obligados a facturar, esto con el fin de cumplir con lo establecido por la Resolución 000042 de mayo de 2020 emitida por la DIAN, respecto a la obligatoriedad de emitir este “documento soporte de costos y gastos” cuando se adquieran bienes o servicios, con personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, como prueba de la respectiva transacción. Por lo tanto, es necesario que todas las Regionales y Centros de Formación utilicen la plataforma de SI contratistas para la generación de las planillas de sus contratistas, dado que este documento ya cumple con todos los requisitos exigidos en el articulo 55 de la Resolución 000042 de mayo de 2020, incluyendo la resolución de autorización emitida por la DIAN al SENA para este tipo de transacciones y numeración consecutiva, la cual se parametrizó inicialmente para todos los pagos de honorarios y servicios personales. Es decir, ya no serán aceptadas las planillas de pago de honorarios y/o servicios personales que se generen manualmente en archivo Excel.

En cuanto a los documentos para depuración de la base gravable de retención, es necesario que los contratistas que solicitan deducción por concepto de intereses de vivienda y seguros de salud, a partir del mes de abril de 2021, actualicen las certificaciones correspondientes, como se explica a continuación (tenga en cuenta que de enero a marzo de 2021, seguirá proporcionando las certificaciones de los pagos efectuados en 2019 y a partir de abril suministrará las certificaciones de los pagos efectuados en 2020):

- Certificación de Intereses por concepto de intereses de vivienda o corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda o por costo financiero pagado en contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista:

El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de intereses de créditos hipotecarios, corrección monetaria en préstamos concedidos para adquisición de vivienda, o costo financiero en contratos de leasing, que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del contratista, se puede deducir de la base de retención. Para esto deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, el certificado expedido por la Entidad Financiera en original, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria o costo financiero, pagado durante el año 2020 y junto con la planilla mensual deberá anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información suministrada. Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de estos intereses. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el número de meses al que corresponda los intereses pagados.

- Certificación de pagos por medicina prepagada y seguros de salud:

El pago efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina prepagada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención. Para obtener este beneficio deberá suministrar en la planilla de cobro del mes de abril, la certificación original expedida por la empresa de medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, certificando los pagos realizados durante al año 2020 y junto con la planilla mensual deberá anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información suministrada. Es importante aclarar que esta certificación debe estar en cabeza del contratista como la persona que efectivamente ha realizado el pago de esta medicina prepagada y/o seguro de salud. Respecto a la planilla, en el campo en el cual debe ingresar la deducción, el valor a disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos certificados en (12) meses o en el número de meses al que corresponda el valor pagado.

- Certificación de pagos por dependientes:

La certificación de dependientes y los documentos anexos a la misma, deberán actualizarse siempre que presente cambios en la situación de sus dependientes a cargo. Por ejemplo para el caso de los contratistas que soliciten la deducción de dependientes, por los hijos que tengan hasta 18 años de edad, en el momento en el cual cumplan esta edad límite, deberán suministrar adicionalmente el recibo de pago de la matrícula expedido por instituciones debidamente acreditadas, en la cual conste que el contratista se encuentra financiando la educación de su hijo que ha cumplido la mayoría de edad; en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente. Los documentos que mensualmente se deben remitir junto con la certificación de dependientes son los siguientes:

- Certificación de la cuenta AFC y/o AVC

Esta certificación corresponde a las sumas depositadas en cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y cuentas por ahorro voluntario contractual (AVC) abiertas en:

a) Organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de la Economía Solidaria que realicen préstamos hipotecarios y estén legalmente autorizadas para ofrecer cuentas de ahorro o

b) Establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago.

- Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondo de pensión voluntarios y/o aportes voluntarios a fondo de pensiones obligatorias

Este corresponde a los aportes voluntarios del partícipe independiente a los seguros privados de pensiones, a los fondos de pensiones voluntarias y a los fondos de pensiones obligatorias, administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

El valor consignado mensualmente se reportará en la planilla de honorarios y debe corresponder al mismo periodo objeto de cobro, adjuntando el respectivo soporte de pago.

Cordialmente

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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