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ARTÍCULO 32. EL SERVICIO GRATUITO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA SUMINISTRADOR POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es el servicio suministrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para el cumplimiento del deber formal de expedir factura electrónica de venta, donde el facturador electrónico realiza la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta; así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta; lo anterior de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de que trata el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, el cual es gratuito.
El facturador electrónico que opte por utilizar el servicio gratuito, deberá surtir el proceso de habilitación de que trata la presente resolución; el usuario de este medio de facturación electrónica, deberá tener en cuenta para su utilización las funcionalidades que ofrece de conformidad con lo establecido en los manuales de uso que se encuentran ubicados en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), www.dian.gov.co -.
El servicio gratuito para la factura electrónica de venta, podrá ser utilizado por los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta sin atender límite de cantidad, montos de las facturas, adquirientes, bienes y/o servicios.
FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES.
EXPEDICIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES.
ARTÍCULO 33. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel y/o de documentos equivalentes de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1o de esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio.
El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o
b) De manera física.
2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o
b) De manea física.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los obligados a facturar deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o físico, deberán contener como mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.
Para efectos de lo establecido en el parágrafo del artículo 9o de esta resolución, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico de que trata el literal a) del numeral 1 del presente artículo registrado por el adquiriente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 3o. La información de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta resolución.
PARÁGRAFO 4o. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.
ARTÍCULO 34. TRASMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, deberán transmitir la información y contenido de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); hasta tanto no se regule la trasmisión de que trata el presente artículo los sujetos obligados a facturar que utilicen documentos equivalentes conservan los mismos para ser exhibidos ante la entidad citada en este artículo cuando sean exigidos.
ARTÍCULO 35. TRASMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos que expidan la factura de venta de talonario o de papel de que trata el artículo 1.6.1.4.5., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y del artículo 12 de esta resolución, deberán transmitir la información de la citada factura de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y conforme se indica en el artículo 31 de esta resolución.
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL TIQUETE DE MÁQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMAS P.O.S.
ARTÍCULO 36. CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL TIQUETE DE MÁQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMAS P.O.S. <Artículo derogado por el artículo 70 de la Resolución 165 de 2023. Estará vigente en la medida que se vaya cumpliendo el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos, previstos en el artículo 23 de la misma resolución, según lo previsto en el artículo 68 de la Resolución 165 de 2023> Los obligados a facturar que opten por utilizar el tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S., previsto en el numeral 1 del artículo 13 de esta resolución, y de conformidad con lo indicado en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:
1. Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
3. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
5. Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el “comprobante informe diario”, por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS. El comprobante deberá contener la siguiente información:
a) Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
b) Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;
c) Fecha y hora del comprobante;
d) Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;
e) Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas (IVA) y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
f) Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas;
g) Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
1. Efectivo
2. Cheques
3. Tarjetas débito, tarjeta crédito
4. Ventas a crédito
5. Bonos
6. Vales
7. Otros, y
h) Valor total de lo registrado.
i) Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.
j) El “comprobante informe diario” deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo exija.
k) La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo exija.
DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
EXPEDICIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 37. EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de que trata el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y los numerales 1 a 12 del artículo 13 de esta resolución y que será posteriormente desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en donde se establecerán los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. En todo caso la implementación de los documentos equivalentes electrónicos deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021, atendiendo lo dispuesto en el artículo 90 de esta resolución.
AUTORIZACIÓN DE LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE LA FACTURA DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO SOPORTE, EN ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS A SUJETOS NO OBLIGADOS A FACTURAR.
SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN.
ARTÍCULO 38. SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y le permite al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:
1. Factura electrónica de venta.
2. Factura de talonario o de papel.
3. Documentos equivalentes, expedido por las máquinas registradoras con sistema POS.
4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el sujeto obligado cuya numeración autorizada se encuentre agotada al momento de referido inconveniente, deberá expedir los documentos contemplados en el presente artículo indicando la numeración autónoma, sin perjuicio de la solicitud de autorización de la misma, una vez se restablezcan los servicios, indicando la numeración ya consumida en la solicitud de la misma.
NUMERACIÓN, AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN, INHABILITACIÓN, ANULACIÓN Y VIGENCIA.
ARTÍCULO 39. NUMERACIÓN CONSECUTIVA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Corresponde un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos establecidos en los numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, el cual está compuesto por:
1. Numero consecutivo.
2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación.
3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.
Tratándose de prefijos los mismos deberán ser utilizados por los sujetos obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 4 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el numeral 2 de este artículo, podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras, números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes, oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.
ARTÍCULO 40. AUTORIZACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene:
1. Número, fecha y vigencia de la autorización.
2. Rangos de numeración.
3. Prefijos cuando fuere del caso.
El sujeto obligado deberá solicitar una nueva autorización previo a que se agote la vigente o en el caso en que se agote o se encuentre vencida la autorización inicial de numeración.
La numeración consecutiva de que trata el presente artículo es necesaria para la asignación de la clave técnica.
PARÁGRAFO. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
ARTÍCULO 41. SOLICITUD DE HABILITACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es la solicitud que realiza el obligado cuando resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el trámite de habilitación de la numeración con una antelación de quince (15) días hábiles previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación según el caso.
ARTÍCULO 42. ANULACIÓN DE LA NUMERACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> El sujeto obligado a facturar podrá anular la numeración de los documentos de que tratan los numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, cuando los mismos no sean utilizados por razones diferentes a la inhabilitación; no obstante, deberá conservar, exhibir y remitir la justificación de la citada anulación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo exija en desarrollo de sus facultades de fiscalización, cruces y solicitud de información.
ARTÍCULO 43. INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es el acto administrativo por medio del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los eventos mencionados en el presente artículo quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser inhabilitados de tal forma que una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan ser utilizados. Para los casos en los cuales, la resolución de numeración se encuentra vencida, no procede la inhabilitación.
Se deberá solicitar inhabilitación de la numeración en los siguientes casos:
1. A solicitud de parte. A solicitud de parte cuando se presente las siguientes circunstancias:
a) Pérdida de facturación o documento soporte;
b) Cese definitivo de actividades;
c) Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas;
d) Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;
e) Pérdida de calidad de sujeto obligado a facturar;
f) Liquidación de sucesiones;
g) Cambio o inexistencia del sistema de facturación;
h) Fusión, escisión o transformación de sociedades;
i) Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;
j) Por declaratoria de proveedor ficticio;
k) Cuando la factura no sea validada, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 27 de esta resolución y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada.
Las solicitudes de inhabilitación presentadas por parte del obligado a facturar, deberán ser tramitadas de acuerdo con lo previsto en el artículo 45 de esta resolución.
2. De oficio: La inhabilitación podrá realizarse por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando se constate la ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente en los términos prescritos en la misma, en todos los casos se indicarán los rangos de numeración que serán objeto de inhabilitación.
Si la inhabilitación es de oficio, ordenada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), esta se notificará al interesado para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. Una vez ejecutoriado el acto administrativo, se realizará el registro de inhabilitación de la numeración en el servicio informático electrónico de numeración por el área competente de la Dirección Seccional correspondiente.
PARÁGRAFO. Para efectos de las causales de inhabilitación antes descritas que impliquen cambios en la información del Registro Único Tributario (RUT) será necesaria su actualización previa al trámite.
ARTÍCULO 44. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La autorización de la numeración consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN Y/O INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN.
ARTÍCULO 45. TRÁMITE DE LA SOLICITUD. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos obligados a facturar, que deban cumplir con el requisito de numeración consecutiva, que soliciten la autorización, habilitación y/o inhabilitación, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, así como tener previamente habilitada la firma electrónica, caso en el cual la “Solicitud de Numeración de Facturación” o “Solicitud de Numeración de Documento Soporte” quedará suscrito de forma electrónica.
Comunicada la autorización de numeración y su vigencia, el facturador electrónico, a través del Servicio informático electrónico de numeración de facturación, solicitará los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango esta última, cuando se trate de facturación electrónica de venta.
Para el efecto, el servicio de autorización de numeración pondrá a disposición los datos solicitados de servidor a servidor.
PARÁGRAFO. Cuando se presente la causal de inhabilitación de que trata el literal k) del numeral 1 del artículo 43 de esta resolución, no habrá lugar a realizar la solicitud de inhabilitación por parte del facturador electrónico, en tal sentido se debe proceder a la inhabilitación del consecutivo, conservando la trazabilidad para la verificación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando la citada entidad lo exija, procediendo a utilizar el siguiente consecutivo.
ARTÍCULO 46. DECISIÓN DE LA SOLICITUD. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para la autorización de la vigencia y la numeración de facturas de venta, documentos equivalentes y documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el servicio informático electrónico de numeración de facturación generará un documento oficial de autorización de numeración de facturación el cual se entregará al interesado a través del citado servicio informático.
PARÁGRAFO. En los casos, en que la numeración autorizada no sea suficiente y se agote, antes de culminar la vigencia de la misma, el interesado deberá solicitar una nueva autorización.
ARTÍCULO 47. TRÁMITE ANTE EL LITÓGRAFO Y/O TIPÓGRAFO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, se deberá entregar al litógrafo y/o tipógrafo que se encuentre registrado en el Registro Único Tributario (RUT), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación. El litógrafo y/o tipógrafo, conservará a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el citado documento y deberá realizar la consulta señalada en el artículo 47 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. En ningún caso, los litógrafos y/o tipógrafos, podrán elaborar facturas en las cuales se registren documentos de autorización de numeración que no hayan sido autorizadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO 2o. El trámite de que trata el presente artículo no aplica para los sujetos obligados a facturar que expidan las facturas de venta de talonario o papel a través de servicios informáticos electrónicos.
PARÁGRAFO 3o. La información señalada en este artículo deberá ser reportada por parte de los litógrafos y/o tipógrafos, mediante el servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); hasta tanto no se reglamente el envío de la información de que trata este parágrafo, se deberá continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 48. SERVICIO DE CONSULTA DE FACTURACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pondrá a disposición en su página web, el servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas.
ARTÍCULO 49. REGISTRO DE LITÓGRAFOS Y/O TIPÓGRAFOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Las personas o entidades que elaboren facturas de venta de talonario o de papel de conformidad con lo establecido en la presente resolución, deberán estar previamente inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) señalando el código de actividad económica respectiva y cumplir con los requisitos en el artículo 1.6.1.4.19. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
INTERACCIÓN DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN.
ARTÍCULO 50. INTERACCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los sistemas de facturación de que trata el TÍTULO II de esta resolución que se expidan a través los softwares dispuestos por el obligado a facturar deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
1. Los inventarios de los bienes que se registran en las facturas de venta y/o documentos equivalentes.
2. Los sistemas de pago.
3. El Impuesto sobre las Ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, el impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas.
4. La retención en la fuente que se haya practicado.
5. La contabilidad.
6. En general la información tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La implementación de la interacción de los sistemas de facturación de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.
En las acciones de control de la obligación formal de facturar y de las obligaciones de tipo sustancial que tengan como apoyo o fuente para el citado control los sistemas de facturación, los obligados a facturar deberán suministrar información a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en relación con el cumplimiento de las funcionalidades que garanticen la interacción de que trata el presente artículo, así como el acceso al software de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y en el numeral 1 del artículo 1o de esta resolución.
PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
ARTÍCULO 51. REQUISITOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, será realizada directamente por el facturador electrónico; lo anterior, sin perjuicio de contratar para tal efecto los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la citada habilitación, como proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente conforme lo indicado en el artículo 22 de esta resolución. Agotado lo anterior, el interesado deberá presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico, según sea el caso y cumplir con los requisitos de que trata el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.14.24. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y la presente resolución así:
1. Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
2. Estar Inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
3. Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
4. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), el cual debe estar localizado en Colombia; para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo al grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. Acreditar certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme con la norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos y documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico; término dentro del cual deberá allegarse a Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.
6. Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso que asegure la referida continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición de la factura electrónica de venta, así como para la recepción de la citada factura, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y en general los demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Para ello, deberá indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles, que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
7. Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones, conforme las disposiciones de que trata la presente resolución, para los obligados a expedir factura electrónica de venta.
8. Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física, tecnológica para la prestación del servicio, para la seguridad de la información y para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. A nivel tecnológico y de seguridad deberá presentar la arquitectura a través de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
9. Acreditar las condiciones y niveles de servicio prestado de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello el representante legal debe presentar un documento donde se encuentren tipificados los posibles incidentes según la parte del proceso involucrada, clasificados por nivel de criticidad, indicando el tiempo máximo, mínimo y promedio de respuesta esperado para superarlos. El documento deberá contener una descripción del medio a través del cual administran las condiciones y niveles de servicio.
10. El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo como mínimo: oportunidad, cumplimiento, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones PQRSF, que garantice la trazabilidad y consulta, el cual debe estar dispuesto para la revisión de las funcionalidades y contenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Para ello, el representante legal debe presentar un documento donde describa las condiciones a través de las cuales funciona el servicio de PQRSF y el medio utilizado para su administración.
11. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos que se deriven de los servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello, el interesado en obtener la habilitación como proveedor tecnológico debe tener vinculado personal con título profesional avalado por instituciones educativas de grado superior autorizadas por autoridad competente en Colombia, en temas relacionados con ciencias contables, económicas, del derecho y de las tecnologías.
12. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); así como la información requerida para garantizar la interacción, interoperabilidad que se derive de la implementación de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, los documento electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicio de qué trata el numeral 3 del presente artículo. La citada autorización se entiende otorgada por el representante legal al momento de solicitar la habilitación como proveedor tecnológico.
13. Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios mencionados anteriormente, de los miembros de la junta directiva, así como todo el personal vinculado a la generación, transmisión, y en el proceso de expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Asegurar que los empleados y contratistas comprenden sus responsabilidades y son idóneos en los roles para los que se consideran. La información debe ser remitida con la solicitud de habilitación a la DIAN y actualizarlo anualmente, como máximo el 30 de abril de cada año, de acuerdo con el formato que defina la DIAN.
14. Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable, la propiedad planta y equipo y en general la información necesaria para la verificación de los requisitos.
15. Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.
Para efectos de acreditar los requisitos de los numerales 1, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 13 mencionados en el presente artículo, se debe adjuntar a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en formato PDF solicitud de autorización para actuar como proveedor tecnológico, dirigida a la Subdirección de Gestión y Asistencia al cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o quien haga sus veces.
Para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 15, quienes opten por ser habilitados como proveedor tecnológico por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), realizarán las pruebas correspondientes en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. Una vez superadas las pruebas en forma satisfactoria, el servicio informático de factura electrónica de la DIAN generará el visto bueno que así lo acredite.
PARÁGRAFO 1o. Las condiciones señaladas en el presente artículo deberán cumplirse por el proveedor tecnológico para la fecha de presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso. Igualmente deberán mantenerse durante el tiempo en que se encuentre vigente la habilitación como proveedor tecnológico, salvo lo indicado en el requisito del numeral 4 del presente artículo cuyo valor podrá ser afectado por deterioro o depreciación de los activos.
No obstante, lo previsto en el inciso 1 de este parágrafo al momento de la renovación de la habilitación del proveedor tecnológico, los requisitos expresados en Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán corresponder al año de la solicitud de renovación de la habilitación. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario y de las sanciones previstas en el artículo 684-4 Estatuto Tributario.
Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), efectué verificaciones tendientes a establecer el cumplimiento o mantenimiento de las condiciones de habilitación y/o renovación, en relación con el patrimonio contable y la propiedad planta y equipo, tendrá en cuenta el valor de la Unidad de Valor Tributario -UVT del año de verificación.
PARÁGRAFO 2o. Los proveedores tecnológicos no podrán ceder la habilitación y/o renovación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO 3o. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica de venta, así como los demás servicios de que trata el numeral 3 de esta artículo, deberán como mínimo ofrecer a los obligados a facturar y/o al adquiriente, los citados servicios, y prestar los que demande el facturador y/o adquirente, cumpliendo las disposiciones y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la presente resolución, el “Anexo técnico de factura electrónica de venta” y demás anexos que se establezcan.
En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquiriente son los responsables ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por las obligaciones sustanciales y formales en materia tributaria que como tales les corresponden. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del artículo 684-4 del Estatuto Tributario cuando se tipifiquen las conductas sancionables establecidas como infracciones en el numeral 2 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario, aplicables al proveedor tecnológico
PARÁGRAFO 4o. Para efectos de la presentación, actualización y verificación de los requisitos de que trata el presente artículo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establecerá las fichas técnicas, soportes, los mecanismos técnicos y tecnológicos para la transmisión y acreditación de los mismos; entre tanto los proveedores tecnológicos deberán tenerlos a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, cuando ella los requiera.
HABILITACIÓN, RENOVACIÓN Y CANCELACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
ARTÍCULO 52. HABILITACIÓN Y RENOVACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para la habilitación y renovación de los Proveedores Tecnológicos, se deberá cumplir con lo siguiente:
1. Estar habilitado para expedir factura electrónica de venta de conformidad con lo indicado en el artículo 22 de esta resolución.
2. Solicitar habilitación como proveedor tecnológico a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, dirigida a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la cual se acrediten los requisitos señalados en el Capítulo I del Título X de esta resolución.
3. Tener activo en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mínimo un software para prestar los servicios de facturación electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, el cual deberá cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, trasmisión, validación, expedición y recepción, indicada en el TÍTULO VII de esta resolución y con los anexos técnicos que deba aplicar.
La renovación como proveedor tecnológico, deberá ser solicitada, como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la habilitación y/o renovación que le fue aprobada, ingresando al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con los requisitos señalados en el Capítulo I del Título X de esta resolución.
A más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la solicitud de habilitación y/o renovación según el caso, presentada por el interesado con la totalidad de los requisitos, ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), decidirá sobre la solicitud de habilitación mediante resolución.
Los proveedores tecnológicos previa solicitud y cumplimiento de los requisitos, serán habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por un período de cinco (5) años; cuando proceda la renovación de la habilitación, la misma se otorgará por el término inicialmente otorgado, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Contra la decisión de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso, proceden los recursos de reposición y apelación de acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Los requisitos previstos en el presente artículo aplicarán a partir del 30 de octubre de 2020, de acuerdo a lo estipulado en el parágrafo 4 del artículo 1.6.1.4.24. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 del 2016.
ARTÍCULO 53. CANCELACIÓN DE LA HABILITACIÓN COMO PROVEEDOR TECNOLÓGICO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cancelará la habilitación del proveedor tecnológico en los siguientes casos:
1. Cancelación de la habilitación a solicitud de parte: Cuando el proveedor tecnológico solicite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cancelación de la habilitación, debe:
a) Dirigir oficio ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y adjuntar formato en PDF a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, solicitando la cancelación de la habilitación como proveedor tecnológico de factura electrónica, acompañada de una relación en donde se indiquen los nombres y apellidos o razón social -NIT y dirección de correo electrónico de las personas y entidades a las cuales les presta sus servicios como proveedor tecnológico, suscrita por el representante legal de la persona jurídica en la que conste que dio aviso a sus clientes dentro del plazo establecido en el literal b) de este numeral.
b) Informar a los facturadores electrónicos, a los adquirentes electrónicos y a las demás personas o entidades a quienes les presta el servicio como proveedor tecnológico, de su decisión de cancelar la habilitación como proveedor tecnológico, como mínimo con tres (3) meses de anticipación a la presentación de la solicitud que debe dirigir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Una vez recibida la solicitud de cancelación de la habilitación con el cumplimiento de los requisitos de los literales a) y b) del presente numeral, la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá proferir la resolución de cancelación de la habilitación, dentro los 30 días siguientes, contados a partir de la fecha de solicitud, otorgando los recursos que procedan, de conformidad el procedimiento y los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando no se dé cumplimiento a los requisitos establecidos en este numeral y dentro del término antes indicado, se procederá a la inadmisión de la solicitud para que se subsane el incumplimiento y presente una nueva solicitud para el inicio del trámite de la cancelación de la habilitación.
2. Cancelación de la habilitación derivada de un proceso sancionatorio: La dependencia competente de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cancelará la habilitación del proveedor tecnológico, derivada del proceso sancionatorio atendiendo las causales y procedimiento establecido en los artículos 616-4 y el 684-4 del Estatuto Tributario.
En el acto administrativo de cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico, se ordenará:
a) La cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico.
b) La actualización del Registro Único Tributario (RUT) en la responsabilidad correspondiente.
c) La exclusión como proveedor tecnológico en el servicio informático de factura electrónica de venta con validación previa.
d) La comunicación de la exclusión como proveedor tecnológico, a los facturadores electrónicos, a los adquirientes electrónicos y a las demás personas o entidades a que le presta el servicio de proveedor tecnológico, al correo electrónico suministrado por el proveedor en el requisito del numeral 1, literal a) del este artículo.
INTEROPERABILIDAD TECNOLÓGICA DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE VALIDACIÓN PREVIA DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 54. INTEROPERABILIDAD. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión, la expedición y la recepción en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información; los usuarios señalado en el inciso anterior, deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que se encuentran dentro del contenido del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de la factura electrónica de venta, se deberán tener en cuenta los siguientes:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación, expedición, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédi to e instrumentos documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
3. Otros criterios que se fijen en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
DOCUMENTOS SOPORTES.
ARTÍCULO 55. DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 167 de 2021>
ARTÍCULO 56. DOCUMENTO SOPORTE EN LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.14 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, constituye soporte de las operaciones, la planilla diaria de control de ventas llevada por el operador, que debe contener los siguientes requisitos:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte, planilla diaria control de ventas.
2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
3. Contener los apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
4. Incorporar el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego o espectáculo público.
5. Detallar el nombre e identificación del serial de la maquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares.
6. Detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
PARÁGRAFO. El documento soporte de que trata este artículo, deberá ser remitido a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en forma electrónica cumpliendo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para la generación, numeración, validación, transmisión electrónica que se definan por la mencionada entidad.
No obstante, lo previsto en el presente parágrafo, el documento soporte de que trata el presente artículo deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio, hasta tanto se establezca el sistema para su transmisión electrónica.
Cuando en los juegos de suerte y azar y espectáculos públicos, otras entidades estatales exijan un control de reporte sobre dichas operaciones, este reporte será el documento soporte que establece el presente artículo; no obstante, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) coordinará con las entidades respectivas la transmisión del citado documento.
REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
<Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021>
ARTÍCULO 57. EL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CONSIDERADA TÍTULO VALOR - RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Es el sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de facturas electrónicas como título valor, en lo sucesivo factura electrónica de venta-título valor, el tenedor legítimo y/o a través mandatarios y/o operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en adelante RADIAN.
En el RADIAN se realiza el registro de los eventos contenido en el “anexo técnico del registro de la factura electrónica considerada como título valor”, conforme al procedimiento allí previsto.
Lo anterior dentro de la competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 58. ADMINISTRADOR DEL RADIAN Y LOS EVENTOS QUE SE REGISTRAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es competente para administrar el RADIAN, para lo cual se implementa el “anexo técnico del registro de la factura electrónica de venta-título valor” y las funcionalidades que permiten el registro de los eventos de circulación de la factura electrónica de venta -título valor, su consulta y trazabilidad.
Los eventos electrónicos del RADIAN, serán generados, transmitidos y validados en el sistema informático dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo al TÍTULO VII de esta resolución, y de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca el “Anexo Técnico del Registro de la factura electrónica considerada como título valor”.
Los eventos que comprende el RADIAN, son:
1. Aceptación atendiendo las regulaciones expedidas por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. Acuse de recibo.
3. Formato de recepción del bien y/o aceptación del servicio.
4. Endoso electrónico.
5. Anulación del endoso electrónico.
6. Mandato electrónico, terminación y/o cancelación.
7. Notificación de pago parcial o total.
8. Avales.
9. Documento de limitación de circulación.
10. Cesión de derechos de crédito.
11. Los demás necesarios para el registro y la circulación.
ARTÍCULO 59. REQUISITOS DE LOS EVENTOS QUE SE REGISTRAN EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> El registro de los eventos en el RADIAN, deberá contener los siguientes requisitos:
1. Que la factura electrónica de venta objeto del registro, se encuentre validada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. Que la factura electrónica de venta haya sido aceptada de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia.
3. Que la factura electrónica de venta -título valor no tenga limitaciones que impidan su circulación de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia.
4. Que la factura electrónica de venta -título valor no se encuentre cancelada.
5. Que en la factura electrónica de venta -título valor se encuentre expresa la fecha del vencimiento en que se debe cancelar el derecho crediticio que ella incorpora de conformidad con la norma comercial vigente.
6. Que en la factura electrónica de venta -título valor se señale el lugar donde debe ser cancelada. Para todos los efectos se entenderá que la factura fue creada en la dirección del emisor de la factura, de conformidad con la norma comercial vigente.
PARÁGRAFO. Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se atenderá lo dispuesto en el TÍTULO VII de esta resolución.
ARTÍCULO 60. SUJETOS QUE PARTICIPAN EN EL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR Y EL ROL EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Los sujetos que pueden participar en el RADIAN, atenderán los siguientes roles:
1. Rol de consulta. Permite al usuario del RADIAN, tener acceso a la información de la factura electrónica de venta-título valor y corresponden a los siguientes sujetos:
a) El Facturador electrónico.
b) El tenedor legítimo.
c) El deudor o adquirente.
d) Los factores.
e) Los avalistas.
f) Las autoridades judiciales.
g) Otros sujetos debidamente autorizados.
2. Rol de Registro. Permite al usuario del RADIAN, inscribir eventos para la circulación de factura electrónica de venta-título valor y corresponden a los siguientes sujetos:
a) Facturador electrónico. El facturador electrónico podrá registrar aceptaciones, endosos, cesiones y pagos.
b) Tenedor legítimo. El tenedor legítimo podrá registrar los endosos sucesivos al primero, cancelación de endosos, cesiones y pagos.
c) Deudor o adquirente. El deudor o adquirente podrá registrar pagos totales o parciales.
d) Factores. El factor podrá registrar anulación de endosos.
e) Avalistas. El avalista podrá registrar pagos totales o parciales.
f) Autoridades judiciales. Las autoridades judiciales podrán registrar embargos y demás actos judiciales que afecten la circulación de la factura electrónica - Título Valor.
g) Otros sujetos debidamente autorizados. Corresponden a aquellos sujetos que podrán registrar actos según su autorización.
3. Rol de Administrador. El rol de administrador, corresponde a la Dependencia que delegue el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), designada para ello, la cual está encargada de realizar las anotaciones en el RADIAN, de producir los datos estadísticos y de certificar la trazabilidad de la factura electrónica- Título Valor.
ARTÍCULO 61. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS ANOTACIONES EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Las anotaciones de los eventos en el RADIAN se realizarán atendiendo el siguiente procedimiento:
1. Generación, transmisión y validación de los eventos en el RADIAN, efectuada por el facturador electrónico, el tenedor legítimo, sujetos autorizados, con el cumplimiento de los requisitos establecidos y de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca el “Anexo Técnico del Registro de la factura electrónica considerada como título valor”.
2. Una vez validadas las anotaciones, mediante documento electrónico de validación, se efectuará el registro en el RADIAN, generando el documento electrónico de validación para consulta a:
a) El facturador electrónico o el tenedor legítimo de la factura electrónica de venta-título valor, según el caso.
b) Al deudor de la factura electrónica de venta -título valor.
c) A los sujetos autorizados.
d) A los demás sujetos que intervienen en el RADIAN cuando fuere el caso.
3. El administrador del RADIAN, registrará todos los eventos de la factura electrónica de venta- título valor.
ARTÍCULO 62. CONSULTA DE INFORMACIÓN EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> En todo momento y una vez registradas las anotaciones en el RADIAN, los sujetos autorizados y demás sujetos que intervienen en el mismo, cuando sea del caso, podrán consultar la existencia, contenido y trazabilidad de la factura electrónica de venta-título valor, garantizando la reserva de los datos, según corresponda.
Es obligación del usuario del registro, mantener actualizada la información en el RADIAN.
PARÁGRAFO. Tratándose de solicitud efectuada por autoridad competente, el administrador del registro, previo requerimiento, pondrá a su disposición la factura electrónica de venta-título valor y los eventos derivados de ella para su consulta, atendiendo a las reservas de ley.
ARTÍCULO 63. OBLIGACIÓN DEL ÚLTIMO TENEDOR DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> El último tenedor de la factura electrónica de venta-título valor y/o quien efectué el pago de la misma, informará al RADIAN el pago de la obligación, de conformidad con régimen de responsabilidad que determine la legislación comercial vigente.
No obstante, lo anterior, de no surtirse el evento sobre el pago de la factura electrónica de venta-título valor, dentro del plazo de vencimiento que se haya estipulado en la misma, el administrador del RADIAN podrá marcarla como “vencida”.
ARTÍCULO 64. FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR NEGOCIADO. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Los intermediarios del mercado deberán tener en cuenta el estado de la factura con la última transacción que sea registrada en el RADIAN, si posteriormente hubiere más transacciones del mismo evento, el registro las rechazará de manera automática.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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