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RESOLUCIÓN 165 DE 2023

(noviembre 1)

Diario Oficial No. 52.567 de 2 de noviembre de 2023

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la Versión 1.9 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta, se expide el Anexo Técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.

EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en los numerales 2 y 40 del artículo 8o del Decreto número 1742 de 2020, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y Resolución número 2713 del 27 de octubre de 2023,

CONSIDERANDO:

Que el Gobierno nacional mediante el Decreto número 358 de 2020 “Por el cual se reglamentan los artículos 511, 615, 616-1, 616-2, 616-4, 617, 618, 618-2 y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria” reglamentó los aspectos relacionados con el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, entre otros aspectos relacionados con la materia.

Que con posterioridad a la expedición del Decreto número 358 de 2020, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) expidió la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020 “Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación”.

Que el 14 de septiembre de 2021 se expidió la Ley 2155 de 2021 “Por medio de la cual se expide la Ley de Inversión Social y se dictan otras disposiciones” y mediante el artículo 13 se modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, así:

“El sistema de facturación comprende la factura de venta y los documentos equivalentes. Así mismo, hacen parte del sistema de factura todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), quien establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega.

Todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en lo que sea compatible con su naturaleza, deberán cumplir con las condiciones establecidas en el Estatuto Tributario o la ley que los regula, así como las condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), de acuerdo con el inciso primero del presente artículo.

Salvo que exista una sanción específica, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario. La expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

La factura de venta de talonario o de papel y la factura electrónica de venta se consideran para todos los efectos como una factura de venta. La factura de talonario o de papel, solo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente. Los documentos equivalentes a la factura de venta corresponden a aquellos que señale el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Todas las facturas electrónicas de venta para su reconocimiento tributario deben ser validadas previo a su expedición, por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

La factura electrónica de venta solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente, cumpliendo además con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el obligado a facturar está facultado para expedir y entregar al adquirente la factura electrónica de venta sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquirente y deberá ser enviada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para cumplir con la transmisión dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los inconvenientes tecnológicos.

En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica de venta para su validación, así como la expedición y entrega al adquirente, una vez validada, corresponde al obligado a facturar. Las plataformas de comercio electrónico deberán poner a disposición un servicio que permita la expedición y entrega de la factura electrónica de venta por parte de sus usuarios al consumidor final.

La validación de las facturas electrónicas de venta de qué trata este artículo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.

Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia, así como las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Adicionalmente, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de factura de venta, documento equivalente y/o los documentos previstos en el presente artículo.

PARÁGRAFO 1o. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), reglamentará los sistemas de facturación establecidos en este artículo determinando, entre otros, sus requisitos especiales, las definiciones, características, condiciones, obligaciones formales e información a suministrar, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos aplicables, la interacción de los sistemas de facturación con otros inventarios, sistemas de pago, impuestos y contabilidad e información tributaria legalmente exigida, así como los calendarios para su implementación.

PARÁGRAFO 2o. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS, no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquirente. No obstante, los adquirentes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

El tiquete de máquina registradora con sistema POS, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT, por cada documento equivalente POS, que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquirente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma. Lo anterior será aplicable de conformidad con el calendario que para tal efecto expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

PARÁGRAFO 3o. La plataforma de factura electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad. Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Para efectos de que se materialice la transferencia de derechos económicos contenidos en una factura electrónica que sea un título valor, el enajenante, cedente o endosatario deberá inscribir en el Registro de las Facturas Electrónicas de Venta administrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), - RADian la transacción realizada. Hasta tanto no se realice el registro de las operaciones en el RADian, no se hará efectiva la correspondiente cesión de derechos. Respecto de lo anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos.

Los sujetos no obligados a expedir factura podrán registrarse como facturadores electrónicos para poder participar en RADian, sin que para ellos implique la obligación de expedir factura de venta y/o documento equivalente, y por tanto conservan su calidad de ser sujetos no obligados a expedir tales documentos. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para estos efectos.

El Gobierno nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas.

PARÁGRAFO 4o. El sistema de facturación a que se refiere el presente artículo será aplicable a otras operaciones que determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Mientras se expide la reglamentación del sistema de facturación aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley”.

Que posteriormente, el Gobierno nacional expidió el Decreto número 442 de 2023 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 511, 615, 616-1 modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, 617, 618 y 771-2 del Estatuto Tributario, y se modifican los numerales 3, 5, 8 y 11 del artículo 1.6.1.4.1., el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.3., el inciso 1 y el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6., el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.12., los artículos 1.6.1.4.16., 1.6.1.4.23. y 1.6.1.4.26.; se adicionan los numerales 13 y 14 al artículo 1.6.1.4.1., el numeral 9 al artículo 1.6.1.4.3., los incisos 3 y 4 al artículo 1.6.1.4.5. y se sustituyen los artículos 1.6.1.4.4., 1.6.1.4.7., 1.6.1.4.8., 1.6.1.4.15., 1.6.1.4.19. y 1.6.1.4.27. del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, relacionado con los sistemas de facturación”. Reglamentando los aspectos relacionados con el sistema de facturación, entre otros aspectos relacionados con la materia.

Que por las modificaciones introducidas en la Ley 2155 de 2020 y su decreto reglamentario se requiere derogar la Resolución número 000042 de 2020 y desarrollar los cambios introducidos en las mencionadas disposiciones, relativos a los aspectos técnicos y tecnológicos que se consideren necesarios para la adecuada implementación del sistema de facturación y que se relacionan en los considerandos siguientes.

Que el artículo 615 del Estatuto Tributario dispone que: “Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales (...)”.

Que en virtud de lo señalado en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) reglamentará el sistema de facturación determinando, entre otros, sus requisitos especiales, las definiciones, características, condiciones, obligaciones formales e información a suministrar, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos aplicables, la interacción de los sistemas de facturación con otros inventarios, sistemas de pago, impuestos y contabilidad e información tributaria legalmente exigida.

Que los artículos 513-1 al 513-13 del Estatuto Tributario fueron adicionados por el artículo 54 de la Ley 2277 del 2022 que tratan sobre los denominados “Impuestos Saludables”, se requiere que dicho impuesto se discriminen en la factura de venta, independientemente de la discriminación que del impuesto sobre las ventas - IVA, se hace necesario indicar en los requisitos de la factura electrónica su incorporación, así como lo relacionado con las condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos que deberán atenderse de acuerdo a los señalado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” versión 1.9 y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” Versión 1.0 y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación que hará parte integral de la presente resolución.

Que el artículo 5o del Decreto número 442 del 2023 modificó el inciso 1 y el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:

Artículo 1.6.1.4.6. Documentos equivalentes a la factura de venta. Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el presente artículo y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

[…]

“13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento electrónico que podrá desarrollar los documentos equivalentes de que trata el presente artículo y los demás que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Este podrá ser implementado de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian)”.

Que de conformidad con el inciso 1, 4 y el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y los artículos 1.6.1.4.4., 1.6.1.4.6. y 1.6.1.4.7. del Decreto número 1625 de 2016 se requiere establecer que los documentos equivalentes a la factura electrónica que se expiden en la actualidad, se implementen como documentos equivalentes electrónicos, razón por la cual, en uso de las facultades otorgadas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se prescriben las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega de los documentos que componen el sistema de facturación, así como la interacción de los componentes del sistema de facturación con inventarios, sistemas de pago, impuestos y contabilidad e información tributaria legalmente exigida, así como los calendarios para su implementación.

Que el documento equivalente generado por máquina registradora con sistema P.O.S. que se ha expedido tradicionalmente y cuyos requisitos para su expedición se encuentran regulados en el artículo 13 de la Resolución número 00042 de 2020, contiene una serie de condiciones especiales, tales como i) limitación para su expedición hasta 5 UVT, ii) no aceptación como soporte de impuestos descontables, costos y deducciones, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y iii) no transmisión del documento a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Que por lo anterior y en uso de las facultades otorgadas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) de conformidad con el inciso 1, 4 y el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se requiere que los sujetos obligados a facturar que vienen expidiendo este documento equivalente, expidan, generen y transmitan el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), a partir de la fecha que se establezca en el calendario de implementación que se prescribe en la presente resolución, por lo cual es necesario definir y establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega de este documento electrónico, el cual se integrará a los demás que componen el sistema de facturación, y que de igual forma deberá tener la interacción con inventarios, sistemas de pago, impuestos y contabilidad e información tributaria legalmente exigida.

Que una vez implementado el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., los sujetos lo podrán expedir, generar y transmitir independientemente de la cuantía de la operación y el mismo se constituye como soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, siempre y cuando el adquiriente se encuentre plenamente identificado con su nombre o razón social y número de identificación, lo anterior con fundamento en el inciso 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Que el parágrafo 1 del artículo 3o de la Ley 1493 de 2011 señala que: “…no se consideran espectáculos públicos de las artes escénicas, los cinematográficos, corridas de toros, deportivos, ferias artesanales, desfiles de modas, reinados, atracciones mecánicas, peleas de gallos, de perros, circos con animales, carreras hípicas, ni desfiles en sitios públicos con el fin de exponer ideas o intereses colectivos de carácter político, económico, religioso o social”, y por tal razón, se requiere incorporar este tipo de actividades al documento equivalente electrónico que se desarrolla en la presente resolución, así como establecer el calendario para su implementación.

Que teniendo en cuenta que el documento equivalente electrónico de servicios públicos domiciliarios, no siempre se expide a quien usa efectivamente el servicio público, se requiere precisar que este documento será soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA y costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en el artículo 107 del Estatuto Tributario.

Que por las modificaciones indicadas anteriormente, se requiere desarrollar los aspectos técnicos y tecnológicos que se consideren necesarios para la adecuada implementación del sistema de facturación, adoptando la Versión 1.9 del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y el documento equivalente electrónico expidiendo el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” Versión 1.0 y expedir otras disposiciones en materia del sistema de facturación.

Que el artículo 616-4 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, establece que la generación, transmisión, entrega y/o expedición de la factura electrónica de venta podrá ser realizada si a ello hubiere lugar, mediante los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y para el efecto deberá agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente, conforme lo indique la mencionada entidad.

Que los proveedores tecnológicos al ser personas jurídicas, pueden versen avocados a procesos de transformación empresarial tales como fusiones y escisiones, o a cesiones de los contratos de prestación de servicios de facturación electrónica a otros proveedores tecnológicos, por lo que se requiere definir en esta resolución los procesos que deben realizar ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) tanto el proveedor tecnológico como los cedentes y cesionarios según sea el caso, cuando sucedan estos eventos.

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para los comentarios de la ciudadanía del 19 al 28 de agosto de 2022 y del 8 al 17 de septiembre de 2023.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO 1.

SISTEMA DE FACTURACIÓN.  

CAPÍTULO 1.

GENERALIDADES.  

ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que a continuación se establecen:

1. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los documentos que conforman el sistema de facturación donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.

2. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en hacer uso de los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación.

3. Anexos técnicos: Son los documentos proferidos y dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que contienen la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como para los demás componentes del sistema de facturación y para los elementos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del sistema de factura electrónica y que hacen parte integral de esta resolución.

4. Campo o grupos de campos de información obligatoria: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en los Anexos técnicos, en el Procedimiento informático de validación. Esta definición también aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.

5. Campo o grupos de campos de información opcional: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información de la operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios que se pretenden incorporar en la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que comprende el sistema de facturación, los cuales no constituyen un requisito de los citados documentos e instrumentos en el Procedimiento informático de validación.

6. Clave técnica: Corresponde al identificador único que asigna el servicio informático de numeración de la Dian, en el momento de solicitar la autorización de numeración, con el fin de ser incluido en el proceso de generación en el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) del sistema de factura electrónica con validación previa.

7. Código de respuesta rápida -Código QR-: Por sus siglas en inglés “quick response code”, “código de respuesta rápida”, que consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos.

8. Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Es un requisito de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la citada factura, cuando fuere el caso.

9. Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Es un requisito de las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso, así como de los demás documentos que comprenden el sistema de facturación, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.

10. Contenedor electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

11. Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos: Es el correo electrónico suministrado en el procedimiento de habilitación por parte del facturador electrónico, para la recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.

12. Dirección de Internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, del documento equivalente y/o del documento electrónico contenida en el código QR: Es la ubicación en la red de Internet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.

13. Documento electrónico: Es un documento generado de forma electrónica, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el cual comprende los documentos equivalentes electrónicos señalados en la presente resolución, así como el documento soporte de pago de nómina electrónica, el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, y todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Administración Tributaria, conforme a la facultad otorgada en el inciso primero y cuarto del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

El documento electrónico deberá ser generado por parte del sujeto obligado, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

14. Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: El Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., es aquel elaborado con hardware y software que interactúan, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como la generación, transmisión para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), impresión de la representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando corresponda, la programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias.

15. Factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos: Es una factura electrónica de venta que contiene la información de la factura de venta de talonario o de papel y que se transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico; así como aquella factura electrónica de venta sin validación previa que se expide cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). En ambos casos las citadas facturas deben considerarse para todos los efectos como una factura electrónica de venta.

16. Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación: Los instrumentos electrónicos son aquellos que comprenden los documentos electrónicos y/o agrupaciones de datos electrónicos, que están asociados o no a una factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos mediante el CUFE y el CUDE, cuando fuere del caso, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que se encuentran descritos en los anexos técnicos correspondientes.

17. Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de los documentos que conforman el sistema de facturación, los instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente y en general la interacción con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

18. Notas de ajuste del documento equivalente electrónico: Las notas de ajuste del documento equivalente electrónico, en lo sucesivo notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento equivalente, por errores aritméticos o de contenido, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

19. Procedimiento informático de validación: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas del anexo técnico correspondiente; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la aceptación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

20. Recepción de la factura de venta y del documento equivalente: Es una obligación formal del adquirente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.

21. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás documentos que comprenden el sistema de facturación.

22. Requisitos especiales de los documentos del sistema de facturación: De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los requisitos especiales corresponden a aquellos que por las particularidades propias y diferenciales de cada uno de los documentos que conforman el sistema de facturación, deben ser establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

23. Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta y para los demás documentos que conforman el sistema de facturación: El servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación corresponde al software dispuesto por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que contiene las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, recepción de la transmisión, rechazo, validación de la factura electrónica de venta con validación previa, la solicitud de autorización como proveedor tecnológico y para los demás documentos, instrumentos y trámites que se indiquen en la presente resolución.

24. Tablas referenciadas de los anexos técnicos del sistema de facturación: Son tablas que contienen la información codificada necesaria, para efectos de la estructuración del XML de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos que comprenden el sistema de facturación.

25. Transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mencionados documentos: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la información que contendrá la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documentos equivalentes a la factura electrónica de venta, los documentos que comprenden el sistema de facturación y los instrumentos electrónicos estructurados en el procedimiento de generación, que se deriven de una factura electrónica de venta y de los demás documentos electrónicos del sistema de facturación para su validación.

26. Transmisión de los documentos electrónicos en debida forma: La transmisión de los documentos electrónicos en debida forma corresponde al procedimiento electrónico mediante el cual se deben remitir los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en la forma prevista en las normas que los reglamenten y cumpliendo con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, que se establezcan para cada uno de los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación electrónica, conforme con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

27. Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos del sistema de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

CAPÍTULO 2.

DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y DOCUMENTOS QUE LO COMPRENDEN.  

ARTÍCULO 2o. SISTEMA DE FACTURACIÓN. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.4. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación es el conjunto de funcionalidades que permiten la interoperabilidad e interacción de la factura electrónica, los documentos equivalentes y los documentos electrónicos determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esta entidad, así como los demás instrumentos electrónicos que se deriven de estos.

El sistema de facturación comprende:

1. La factura de venta,

2. Los documentos equivalentes, y

3. Los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esta entidad.

ARTÍCULO 3o. FACTURA DE VENTA. De conformidad con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta de talonario o de papel.

Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias de las facturas son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.

La factura de talonario o de papel tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar electrónicamente presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar en este sentido, así como en los casos de los contribuyentes pertenecientes al régimen simple de tributación - SIMPLE que contempla el parágrafo del artículo 915 del Estatuto Tributario, siempre que no estuviesen obligados a facturar electrónicamente desde antes de optar por el impuesto unificado bajo el referido régimen.

La factura electrónica sin validación previa solo tendrá validez cuando a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) presente inconvenientes tecnológicos que imposibiliten la validación previa, de conformidad con lo previsto en el inciso 7 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 4o. DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establecidos en el artículo 15 de la presente resolución.

El documento equivalente electrónico comprende los documentos equivalentes señalados en la presente resolución y deberá ser generado por parte del vendedor de los bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

El documento equivalente electrónico deberá implementarse de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Los sujetos responsables de facturar podrán expedir los documentos equivalentes a la factura de venta de que trata el artículo 15 de la presente resolución, y en todos los casos, podrán optar por expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos, siempre y cuando no correspondan a los documentos equivalentes electrónicos.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Hasta que se cumpla el plazo que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para la implementación del documento equivalente electrónico, los documentos equivalentes deberán seguirse expidiendo en las condiciones dispuestas en la Resolución número 000042 de 2020, en especial lo dispuesto en los artículos 13 y 36.

CAPÍTULO 3.

OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.  

ARTÍCULO 5o. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La expedición de la factura de venta, documento equivalente o documento equivalente electrónico, comprende su generación, transmisión, validación y entrega, física o electrónica al adquirente cuando corresponda, por todas y cada una de las operaciones de venta y/o prestación de servicios al momento de efectuarse estas. La expedición de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales aplicables, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el Título 5 de la presente resolución, conforme con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 6o. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS. Los requisitos de la factura de venta, de los documentos equivalentes y de los documentos equivalentes electrónicos, corresponden a los que señala el artículo 617 del Estatuto Tributario, los demás que las leyes vigentes determinen y aquellos requisitos especiales que fije la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con los artículos 11, 12, 19 y 20 de la presente resolución.

ARTÍCULO 7o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA, Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

1. Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.

3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 8o. SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA).

4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.

5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

9. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).

PARÁGRAFO 1o. La condición de no obligado a facturar establecida en este artículo aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) establezca para la factura electrónica de venta, así como con los documentos equivalentes existentes o los que la misma Entidad señale. Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar.

PARÁGRAFO 2o. Los sujetos de que trata el numeral 8 de este artículo, no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente; sin perjuicio de las facultades de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para establecer la obligación de expedir factura electrónica de venta o en su defecto de establecer el soporte de las operaciones en un documento electrónico, en relación con la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

TÍTULO 2.

FACTURA DE VENTA.  

CAPÍTULO 1.

SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA.  

ARTÍCULO 9o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CON VALIDACIÓN PREVIA A SU EXPEDICIÓN. Se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 7o de la presente resolución, en lo sucesivo facturadores electrónicos.

Quienes opten por el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación - SIMPLE podrán:

1. Expedir la factura electrónica desde el momento en que inscriba en el registro único tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación; o

2. Expedir documento equivalente electrónico, siempre y cuando se haya expedido el respectivo anexo técnico; o

3. Someterse a las reglas del inconveniente tecnológico previsto en el numeral 1.1. del artículo 37 de la presente resolución durante máximo dos meses contados desde el momento en que efectúen la inscripción en el Registro Único Tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación -SIMPLE. Vencido este plazo, estarán obligados a facturar electrónicamente o el documento equivalente electrónico que se haya prescrito para tal fin.

ARTÍCULO 10. PROCEDENCIA DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Los sujetos obligados a facturar de manera electrónica podrán expedir factura de talonario o de papel, solamente en los casos en los que se presenten los inconvenientes tecnológicos de que trata el artículo 37 de la presente resolución, que le imposibiliten facturar electrónicamente.

PARÁGRAFO. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4, y 13 del artículo 12 de esta resolución.

CAPÍTULO 2.

REQUISITOS DE LA FACTURA.  

ARTÍCULO 11. REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.

2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente, según corresponda, así:

3.1. De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.

3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).

3.3. Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los numerales 3.1. y 3.2. de este numeral.

Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este numeral.

Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

5. Fecha y hora de generación.

6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.

La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución.

Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición de la factura electrónica de venta, la indicada en el numeral 5 del presente artículo.

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.

9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.

11. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.

12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.

13. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

15. El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

17. El contenido del “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta” establecido en el artículo 60 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.

18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

ARTÍCULO 12. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. La factura de venta de talonario o de papel debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.

2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente, según corresponda, así:

3.1. De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.

3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del numeral 3.1. de este artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).

3.3. Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información establecida en los numerales 3.1. y 3.2. de este artículo.

Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este artículo.

Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

5. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición.

6. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.

7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

8. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.

9. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.

10. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.

11. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, incluyendo con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

12. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 617 del Estatuto Tributario contener el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT) del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa.

13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico.

14. El Código de Respuesta Rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.

PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 y 13 del presente artículo, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. No obstante, cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el presente parágrafo.

ARTÍCULO 13. IDENTIFICACIÓN COMO AGENTES DE RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (IVA), EN LA FACTURA DE VENTA Y EN LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas (IVA) contemplados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad, al momento de expedir la factura de venta y/o los documentos equivalentes.

TÍTULO 3.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.  

CAPÍTULO 1.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA.  

ARTÍCULO 14. SUJETOS QUE PODRÁN EXPEDIR DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. Los sujetos obligados a facturar de que tratan los artículos 1.6.1.4.2 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 7o de esta resolución podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 15 de esta resolución, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios allí contemplados. No obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los allí contemplados, deberán expedir factura electrónica de venta.

PARÁGRAFO. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.

ARTÍCULO 15. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. Son documentos equivalentes a la factura de venta los señalados en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 3o de la Ley 1493 de 2011.

PARÁGRAFO. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata este artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.

CAPÍTULO 2.

DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y SUS REQUISITOS.  

ARTÍCULO 16. DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Una vez se implemente el documento equivalente electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), quienes estén obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el artículo 15 de la presente resolución estarán obligados a sustituirlos por:

1. El documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas de acuerdo con la naturaleza de la operación que debe ser soportada, de conformidad con el calendario de implementación de que trata el artículo 23 de la presente resolución, o

2. La factura electrónica de venta.

PARÁGRAFO. Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Los sujetos responsables de facturar que han optado por expedir los documentos equivalentes de que trata el artículo 15 de la presente resolución podrán expedirlos en las condiciones actuales o expedir la factura de venta cuando el adquirente lo solicite o así lo decida el sujeto obligado, máximo hasta la fecha límite establecida en el calendario de implementación del documento equivalente electrónico previsto en el artículo 23 de esta resolución según le corresponda.

ARTÍCULO 17. SUJETOS QUE PODRÁN GENERAR Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y LAS NOTAS DE AJUSTE. Son sujetos que podrán generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el artículo 15 de la presente resolución. Para tal fin deberán cumplir las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico” para la generación, transmisión, validación, expedición y entrega del mencionado documento equivalente electrónico.

ARTÍCULO 18. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas señaladas en los artículos 19 y 20 de la presente resolución, según corresponda.

ARTÍCULO 19. REQUISITOS COMUNES DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los siguientes requisitos comunes:

1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: “electrónico”, excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”.

2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.

Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

5. Fecha y hora de generación.

6. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución.

Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

8. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

9. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.

10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.

11. El Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).

12. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

13. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

14. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.

15. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico.” establecido en el Título 10 de la presente resolución.

PARÁGRAFO 1o. Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de que se pueda registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en aquellos casos en que los adquirentes de bienes y/o servicios no suministren la información, pero en este caso documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables.

PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que opten por expedir documento equivalente electrónico además de los requisitos señalados en los numerales 1 al 15 del presente artículo, podrán incluir aquellos requisitos adicionales que consideren necesarios en atención a las características propias de cada sector, para el efecto deberán dar aplicación a lo establecido en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico”.

ARTÍCULO 20. REQUISITOS ESPECÍFICOS DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Además de los requisitos comunes contemplados en el artículo 19 de la presente resolución, el documento equivalente electrónico deberá cumplir con requisitos específicos que se indican a continuación:

1. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.

Adicionalmente los obligados a facturar que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S., previsto en el presente numeral, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:

1.1. Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.

1.2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

1.3. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.

1.4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.

2. Tratándose de la boleta de ingreso a cine, el documento equivalente electrónico deberá indicar el número o nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y nombre de la función o película que será presentada.

3. Tratándose del tiquete de transporte de pasajeros, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte o tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el medio de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliado, lugar de origen y lugar de destino.

4. Tratándose del extracto, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado.

5. Tratándose del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, deberá indicar la descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.

6. Tratándose del documento en juegos localizados el mismo deberá indicar los siguientes requisitos:

6.1. El número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;

6.2. Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual suministrar la dirección de internet y la dirección IP;

6.3. El valor de la base o depósito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las máquinas o juego, cuando aplique;

6.4. El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;

6.5. El valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA). En el último documento resumen en juegos localizados - relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.

6.6. Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.

7. Tratándose de la boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados, el mismo deberá indicar con los siguientes requisitos:

7.1. Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario;

7.2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones;

7.3. Contener nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado;

7.4. Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego;

8. Tratándose del documento expedido para el cobro de peajes, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.

9. Tratándose del comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

10. Tratándose del documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

11. Tratándose del documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.

12. Tratándose de la boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos, deberá indicar:

12.1. La descripción específica o genérica de bienes o servicios;

12.2. El código único del evento - Código PULEP;

12.3. El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra “cortesía”, cuando aplique;

12.4. Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.

PARÁGRAFO. Los sujetos obligados a reportar a otras entidades estatales las operaciones de venta de juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, no se encuentran en la obligación de implementar el documento equivalente electrónico de que trata el artículo 19 y los numerales 6, 7 y 12 del artículo 20 de esta resolución. En este caso, deberán expedir los documentos equivalentes establecidos en los numerales 6, 7 y 12 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.14. del mismo decreto.

Cuando no se cumpla lo previsto en el inciso anterior, deberán implementar el documento equivalente electrónico en los términos establecidos en la presente resolución.

ARTÍCULO 21. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES FÍSICOS. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos en la generación y transmisión del documento equivalente electrónico, los documentos equivalentes podrán expedirse de manera física con el cumplimiento de los requisitos señalados en los artículos 19 y 20 de esta resolución según corresponda, con excepción de los contemplados en los numerales 10, 11, 12, 13 y 15 del artículo 19 de la presente resolución.

ARTÍCULO 22. CONTENIDO DE LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento equivalente electrónico, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en la presente resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:

1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento equivalente electrónico.

2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.

3. El código único de documento equivalente electrónico de la nota de ajuste.

4. La fecha de generación de la nota de ajuste.

5. El número y la fecha de generación del Código Único del Documento Equivalente Electrónico (CUDE) del documento equivalente electrónico al cual hace referencia la nota de ajuste.

6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

7. Detallar el valor total de la operación.

8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.

9. Incluir la firma digital del emisor de la nota de ajuste del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

10. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico.” establecido en el artículo 62 de esta resolución.

PARÁGRAFO. La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento equivalente electrónico, caso en el cual el número del documento anulado no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

CAPÍTULO 3.

CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.

ARTÍCULO 23. CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DE FORMA ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos que van a generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, conforme se indica en los artículos 29, 31 y 33 de esta resolución, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, atendiendo al siguiente calendario:

1. Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.

2. Otros documentos equivalentes.

PARÁGRAFO. Aquellos nuevos sujetos que opten por expedir el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste al citado documento, con posterioridad a las fechas indicadas en el calendario establecido en el presente artículo deberán hacerlo una vez surtan el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 28 de la presente resolución o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

ARTÍCULO 24. IMPLEMENTACIÓN ANTICIPADA DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Los sujetos que de manera anticipada a lo dispuesto en el calendario de que trata el artículo 23 de la presente resolución, opten por implementar el documento equivalente electrónico, podrán hacerlo; siempre y cuando ya se encuentre disponible la funcionalidad dentro del sistema de facturación. En cualquier caso, deberán cumplir con las disposiciones que señala esta resolución.

TÍTULO 4.

DISPOSICIONES COMUNES TÍTULOS 2 Y 3.  

ARTÍCULO 25. FACTURAS DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DEMÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELACIONADOS CON LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. La factura de venta o el documento equivalente electrónico que expidan los prestadores de servicios públicos domiciliarios servirá al suscriptor o usuario para soportar impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas y costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. En todo caso, se deberán atender los requisitos generales legales de procedencia y demostrar la condición de suscriptor o usuario, según sea el caso.

ARTÍCULO 26. FACTURAS DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DEMÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELACIONADOS CON AGENCIAS DE VIAJE. Tratándose de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes, se deberá incorporar en la factura de venta que se expida el nombre o razón social de las empresas transportadoras, el requisito contemplado en el numeral 8 del artículo 11 y los numerales 3 y 5 del artículo 20 de la presente resolución, el periodo de tiempo durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas, cuando haya lugar a ello, el monto de las comisiones causadas con la discriminación del Impuesto sobre las ventas (IVA) correspondiente al servicio de intermediación.

ARTÍCULO 27. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario los requisitos para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, son los señalados en los artículos 11, 12, 19 y 20 de la presente resolución según corresponda.

Cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma en los términos dispuestos por el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 34 de la Resolución Dian número 000085 de 2022 o la que la modifique, adicione o sustituya, para que haya lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 1 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la referencia que se realiza al literal c) del artículo 617 del mismo Estatuto, correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios en la factura de venta, será la establecida en numeral 3.1. de los artículos 11 y 12 de esta resolución y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el nombre o razón social y número de identificación del adquiriente cuando se soliciten impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas y costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

TÍTULO 5.

CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN.  

CAPÍTULO 1.

HABILITACIÓN PARA EXPEDIR O GENERAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.  

ARTÍCULO 28. HABILITACIÓN. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el mismo requiere ser realizado previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación, proceso que deberá surtirse tanto para factura electrónica de venta como para cada uno de los documentos equivalentes electrónicos, según corresponda.

Tratándose del documento equivalente electrónico el procedimiento de habilitación debe realizarse previo a la fecha máxima para su implementación, de conformidad con el calendario establecido en el artículo 23 de la presente resolución.

La habilitación debe realizarse cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:

1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, ingresando los datos de información como facturador electrónico u obligado a generar documentos electrónicos, según corresponda y el correo de recepción de documentos electrónicos.

2. Señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento del sistema de facturación según corresponda, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste de acuerdo a la clase de documentos e instrumentos electrónicos que se derivan de los documentos del sistema de facturación informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:

2.1. Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.

2.2. Al servicio gratuito del sistema de facturación, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

2.3. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico para el caso de la factura electrónica de venta.

3. Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:

3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s). En caso de que el fabricante no cuente con NIT se deberá indicar su identificación.

3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, los documentos equivalentes, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos y demás documentos del sistema de facturación cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de los documentos del sistema de facturación actualizará el estado de “registrado” a “habilitado”; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”.

3.4. Solicitar la autorización de numeración de factura en el servicio informático electrónico de numeración, para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel, conforme lo indicado en el Capítulo 1 del Título 6 de esta resolución, así como el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para el caso del documento equivalente electrónico P.O.S., de acuerdo con el numeral 3 del artículo 43 de esta resolución.

3.5. Una vez obtenida la autorización de numeración para la factura electrónica de venta, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), generará de manera electrónica la “clave técnica” para su consumo por parte del facturador electrónico en el o los medios de operación que haya seleccionado, conforme lo indicado en el numeral 2 de este artículo.

3.6. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta. Una vez seleccionada la fecha descrita, ésta no podrá ser modificada.

4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el numeral 2.3. del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:

4.1. Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

4.2. Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste, según corresponda, los instrumentos electrónicos, que se derivan de estos documentos y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del presente artículo.

4.3. Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación.

4.4. Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.

Tratándose de la obligación de expedir factura electrónica de venta, una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), actualizará la responsabilidad “Facturador electrónico - Código de la responsabilidad No. 52” en la fecha seleccionada en el literal f) del numeral 3 del presente artículo, en el Registro Único Tributario (RUT); lo anterior sin perjuicio de la actualización de oficio del citado registro.

PARÁGRAFO 1o. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta y generar el documento equivalente electrónico y los demás documentos electrónicos, la interacción y la interoperabilidad de los citados documentos; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos y demás servicios, de conformidad con lo establecido en los artículos 54 y 58 de esta resolución cuando fuere del caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

PARÁGRAFO 2o. Lo establecido en el numeral 2.2 del presente artículo no aplica para la habilitación del documento equivalente electrónico.

PARÁGRAFO 3o. Cuando en virtud de procesos de transformación empresarial tales como fusiones y escisiones, surja un nuevo proveedor tecnológico, los sujetos obligados a facturar electrónicamente deberán agotar el proceso de habilitación de que trata el presente artículo, asociando el nuevo proveedor tecnológico que surja del proceso de transformación.

CAPÍTULO 2.

GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.  

ARTÍCULO 29. GENERACIÓN. La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y surja la obligación de expedir factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico, o generar los documentos electrónicos del sistema de facturación. La generación consiste en estructurar la información que contendrán los mencionados documentos, de acuerdo con los requisitos que se establezcan para cada uno de estos.

Lo anterior para su transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y la posterior expedición, cuando sea el caso, por parte del facturador electrónico.

La generación de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de dichos documentos, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

ARTÍCULO 30. CÓDIGO ÚNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA (CUFE) Y CÓDIGO ÚNICO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO (CUDE). En el procedimiento descrito en este capítulo se genera el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para la factura electrónica de venta, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos de la factura electrónica de venta. El procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el documento “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

Con el procedimiento anterior, también se genera el Código Único de Documento Electrónico (CUDE), para las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso.

Tratándose del documento equivalente electrónico y las notas de ajuste del mencionado documento también se genera el Código Único de Documento Electrónico (CUDE), al igual que para las notas de ajuste y demás instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos.

CAPÍTULO 3.

TRANSMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.  

ARTÍCULO 31. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La Transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el Capítulo 2 de este título, que consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico.

ARTÍCULO 32. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). Si se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, en las condiciones descritas en el artículo 33 de esta resolución, el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito, notas crédito, e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, del documento equivalente electrónico, según sea el caso, al adquirente sin la validación previa y en tal sentido, se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta, así como la obligación de generar y transmitir los demás documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación.

Los documentos e instrumentos que hayan sido expedidos o entregados en inconveniente tecnológico de que trata este artículo, deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se genera con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, por los mecanismos y dentro del término señalado en “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

CAPÍTULO 4.

VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.  

ARTÍCULO 33. VALIDACIÓN. La validación es el procedimiento que comprende:

1. Validación Previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, así como del documento equivalente electrónico, las notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos, por parte del facturador electrónico o el obligado a generar documentos electrónicos, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, así como los requisitos de las notas débito, notas crédito notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico, según el caso, con el valor de “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian” cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

2. Validación de los documentos electrónicos del sistema de facturación expedidos por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de los documentos electrónicos del sistema de facturación de que trata el numeral anterior por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se atenderá lo previsto en el artículo 37 de esta resolución.

PARÁGRAFO 1o. Cuando los documentos e instrumentos, indicados en el presente artículo, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor “Documento validado por la Dian” y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquirente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el artículo 35 de esta resolución.

PARÁGRAFO 2o. En el evento en que no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta o el documento equivalente, por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el obligado a facturar o generar el documento equivalente electrónico, está facultado para expedir al adquirente la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico sin la validación previa. En todo caso el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos señalados en los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, salvo los contemplados en los numerales 6 y 7 de los mencionados artículos.

La factura electrónica de venta o el documento equivalente expedido sin validación previa, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), serán válidos como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico o sujeto obligado a su expedición, como para el adquirente, siempre que se identifique el adquiriente.

PARÁGRAFO 3o. En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, sus notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos no cumplan con los requisitos y condiciones exigidos al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) remite un mensaje con el valor de “Documento rechazado por la Dian”, en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el “número consecutivo” y/o el “prefijo y número consecutivo” del documento e instrumento electrónico. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la Dian”.

Cuando la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico no sean validados de conformidad con el procedimiento aquí establecido y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, cuando aplique, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad y, en consecuencia, se debe utilizar el siguiente consecutivo o aquel que corresponda.

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ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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