CIRCULAR 8 DE 2011

(agosto 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

La Dirección Jurídica, en ejercicio de las funciones previstas en el numeral 8 del artículo 16 del Decreto No. 249 de 2004, de manera atenta se permite comunicar que recientemente se expidió el Decreto 2516 de 12 de julio de 2011 "Por el cual se reglamenta ¡a modalidad de selección de Mínima Cuantía".

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

El Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011- creó una nueva modalidad de selección para la contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto.

Dentro de la Ley se señalan las reglas mínimas que se deben tener en cuenta dentro de este proceso de contratación, las cuales se esbozan de la siguiente manera:

a. Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas.

b. El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil.

c. La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.

d. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Teniendo en cuenta que este tema debía ser regulado, el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2516 de 12 de julio de 2011 reglamentó las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía, independientemente de su objeto. Por el contrario, este procedimiento no se podrá aplicar frente a la contratación que se deba adelantar en aplicación de una causal de “contratación directa”.

El Decreto menciona las siguientes etapas:

- Estudio previo: Deberá contener como mínimo:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

- Invitación pública a participar:

Se publicara en el SECOP de conformidad con lo señalado en la Ley 1474 de 2011.

Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno. Además de los requisitos exigidos en la Ley, se debe incluir la siguiente información:

1) El objeto

2) Plazo de ejecución

3) Forma de pago

4) Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5) El cronograma del proceso, las diferentes etapas del procedimiento a seguir, las regias para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

6) El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

7) Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

La verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7o señalado anteriormente, se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo. En caso de que éste no cumpla con los mismos, aun aplicando las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

- Publicidad:

Todos los actos y documentos se publicarán en el Secop incluidos la invitación pública, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados y la comunicación de aceptación de la oferta.

La entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

- Única oferta:

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

- Aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta:

Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

- Contrato:

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

La numeración y consecutivo se hará sobre el documento (Aceptación de Oferta) original, por parte de la oficina de Archivo y correspondencia en la Dirección General y por las oficinas que cumplen esta función en las Direcciones Regionales y Centros de Formación del SENA, quienes seguirán teniendo a cargo la custodia y conservación de los expedientes contractuales.

Una vez efectuada la numeración se continuará con el proceso de Registro Presupuestal correspondiente.

- Criterios de desempate:

En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

- Garantías:

No serán obligatorias. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago deberá dejar constancia de ello en el estudio previo.

En caso que las mismas no se requieran, será necesario justificar por qué no se considera necesario, toda vez que las garantías cumplen el propósito de amparar los riesgos que puedan presentarse en la ejecución del contrato, tales como el cumplimiento de las obligaciones y la calidad de los bienes y servicios entre otros.

- RUP:

No se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, las entidades no podrán exigir el Registro Único de Proponentes, ni podrán exigir ni calcular el k de contratación.

- Obligaciones del SICE:

En concordancia con lo establecido en el artículo 86 del Decreto 2474 de 2008, en los procesos de contratación de mínima cuantía, las obligaciones contenidas en los artículos 13 y 15 del Decreto 3512 de 2003, no son exigibles a las entidades que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública ni a los proponentes.

RECOMENDACIONES:

- Se debe interactuar con los proponentes vía correo electrónico y siempre confirmar el recibo de la comunicación.

- En plazo de ejecución del contrato contará a partir de la aprobación de la garantía o dentro de los xxx (x) días siguientes a la publicación en el SECOP de la aceptación de la oferta.

- Se debe extender mediante aviso el plazo para la aceptación de la oferta, cuando el proponente con el menor valor no subsane los requisitos habilitantes.

- Una vez se haya aceptado la oferta, además de la publicación de la misma en el SECOP, se deberá informar al contratista mediante correo electrónico, adjuntado copia de la aceptación de la oferta, y se debe confirmar su recibo, con el fin de incorporarlo al expediente.

- Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 2516 de 2011, las entidades estatales deben abstenerse de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma.

Con el objeto de unificar procedimientos y facilitar la labor de contratación en las Regionales y Centros de Formación del SENA, se adjuntan a la presente circular, los formatos de Estudios Previos, Solicitud de Oferta e Invitación a Cotizar, los cuales deberán ser ajustados de acuerdo al objeto y a las necesidades de contratación.

Cordialmente,

SILVIA PATRICIA TAMAYO DÍAZ

Directora Jurídica

ESTUDIOS PREVIOS

(Señale el objeto del proceso de selección)

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

(Señale aquí una breve descripción de lo que el SENA va a satisfacer con la contratación, la descripción debe ser breve y ceñida a lo que se va a contratar)

(La necesidad puede consistir en la adquisición de un bien, la realización de una obra o la contratación de un servicio distinto a aquél que se constituye como causal de contratación directa)

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRAR:

2.1 Objeto:

(Describa el que posteriormente será el objeto del contrato)

(Sólo en caso de ser necesario incluya una descripción del alcance)

2.2 Obligaciones:

(Señale las que gobernarán el contrato de acuerdo con su naturaleza jurídica v. gr. Compraventa)

2.3 Lugar de ejecución del contrato

(Responde a la pregunta: en dónde se van a recibir los bienes o en donde se realizarán las obras o en donde se prestará el servicio?)

2.4 Forma de pago

(Se indicará la forma en la que el SENA hará el reconocimiento del valor del contrato)

3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

(En este apartado se señalan las condiciones que el bien, la obra o el servicio debe cumplir para el desarrollo adecuado del objeto)

4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

(La determinación del valor estimado del contrato sigue haciéndose conforme al artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, la variación consiste en la justificación pues ésta debe ser breve).

(En el caso de concurso de méritos, no se publicará el detalle del análisis realizado)

4.1 Plazo de ejecución del Contrato:

(Señale el tiempo con que contará el contratista para cumplir con sus obligaciones. Debe ser proporcional a las mismas) contado a partir de la aprobación de la garantía o dentro de los xxx (x) días siguientes a partir del registro presupuestal.

5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

(Debe obtenerse como resultado del análisis del valor de la contratación)

6. JUSTIFICACIÓN DE LA VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA

(Justifique esta exigencia teniendo en cuenta: a) la naturaleza o b) las características del objeto a celebrar y su forma de pago).

No se verificará capacidad financiera cuando la forma de pago sea contra entrega a satisfacción de bienes, servicios u obras.

7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS

(Justifique la exigencia de garantías atendiendo a: a) naturaleza del objeto y b) forma de pago, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2516 de 2011)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

XXXX

MINIMA CUANTIA No. XXXXX

OBJETO: XXXXX

El (ORDENADOR DEL GASTO) de la Dirección General/ Regional xxx del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, se permite informar a los proponentes que el plazo para la aceptación de la oferta previsto en el cronograma del proceso del asunto se modificará para el día xx de xxx de 201 xx, teniendo en cuenta que el proponente con el precio más bajo no subsanó los requisitos habilitantes y en consecuencia debe procederse a evaluar al proponente ubicado en segundo lugar.

Bogotá D.C. xx de xxx de 201 x

Firma: Ordenador del Gasto

ACEPTACIÓN DE OFERTA NO. XXXXXXXXXXXXXXXX DE LA INVITACIÓN PÚBLICA No. Xxxxx DE 201X

xxxxxxx, domiciliado en xxxxx., identificado con la cédula de ciudadanía No. xxxxx de Bogotá, actuando en calidad de xxxxxx del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA con NIT: 899.999.034-1, establecimiento público descentralizado del orden nacional, regulado por lo dispuesto en el Decreto 249 de 2004 y en la delegación conferida en la Resolución No. xxxx de xxx y quien para los fines de esta contratación se denominará EL SENA, de conformidad con lo previsto en el artículo 5 del Decreto 2516 de 2011 comunico la aceptación expresa e incondicional de la oferta presentada por XXXXXXXXXXXXXXX, identificada con Nit No. xxxxx, cuyo representante legal es XXXXXXXXXX, identificado con C.C. No. Xxxxxx, en las condiciones de la oferta y las que se indican a continuación:

Además de las condiciones inherentes a la naturaleza del servicio y a las derivadas de las disposiciones legales vigentes sobre la materia, las siguientes: A) Asumir bajo su absoluta responsabilidad laboral, la totalidad de la carga salarial y prestacional de acuerdo con las normas legales vigentes, del personal que se requiera para la prestación de este servicio. B) Cancelar cumplidamente los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales de Ley, al personal que ocupe dentro de la ejecución del contrato. C) Asumir todos los gastos e impuestos, tasas y contribuciones derivados de la celebración, ejecución y liquidación del Contrato, así como el valor de la prima de la Garantía Única y sus modificaciones.

Documentos

Anexo 1: Registro presupuestal
Anexo 2: Oferta presentada por xxxx
Anexo 3: Invitación Pública No. Xxxx

Imputación Presupuestal:
El gasto que ocasione el presente Contrato se pagará con cargo al presupuesto propio del SENA y respaldado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. Xxx de xxx

Datos del Contacto del SENA

INVITACION PUBLICA No. XXX de 2011

MINIMA CUANTIA

CONTRATACION DE (SEÑALE BIEN, OBRA O SERVICIO)

El SENA Dirección General o Regional (nombre de la Regional), está interesado en obtener ofertas para seleccionar en igualdad de oportunidades a los proponentes que ofrezcan las mejores condiciones para contratar a través de la modalidad de selección de Mínima Cuantía, un proceso para (señale el objeto) de conformidad con las especificaciones descritas a continuación. Para tal fin, los invitamos a presentar ofertas en los términos descritos en el presente documento.

Para el desarrollo de la presente contratación, los proponentes podrán comunicarse con el SENA (Dirección General, Regional xxxxx) e informarse de todos los aspectos relacionados con ella o solicitar aclaraciones al buzón de correo electrónico XXXXXXXX@sena.edu.co

1. Objeto:

xxxxxxxx.

1.1 Condiciones Técnicas Exigidas:

(Corresponde a aquellas señaladas en el numeral 3 del estudio previo). En el caso de adquisición de un bien se recomienda el siguiente cuadro:

1.2. Obligaciones Generales

(El indicado en el numeral 2.2 del estudio previo)

2. Plazo de Ejecución:

(El indicado en el numeral 4.1 del estudio previo) contado a partir de la aprobación de la garantía o dentro de los xxx (x) días siguientes a partir del registro presupuestal.

3. Presupuesto y Forma de Pago:

(El indicado en el numeral 5 y en el numeral 2.4 del estudio previo, respectivamente)

4. Causales de Rechazo de las Ofertas o declaratoria de desierto del proceso: Causales de Rechazo de las Ofertas:

4.1. Cuando el proponente está incurso en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad.

4.2. Cuando el proponente se encuentre registrado en el Boletín expedido por la Contraloría General de la República como responsable fiscal, situación que la Entidad verificará.

4.3. Cuando el objeto social del proponente que sea persona jurídica, no guarde relación con el objeto a contratar.

4.4. Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga limitaciones para contratar y no tenga la autorización expresa del órgano social competente para presentar oferta y/o celebrar el Contrato.

4.5. Cuando se compruebe que la información contenida en los documentos que componen la oferta no es veraz o no corresponde con la realidad.

4.6. Cuando la oferta supere el presupuesto disponible para contratar

4.7. Cuando el proponente con el precio más bajo no subsane los requisitos habilitantes en el tiempo requerido por la Entidad y así sucesivamente.

4.8. Cuando ninguna de las ofertas se ajuste a las exigencias contenidas en la presente invitación pública.

5. Cronograma del proceso:

5.1 Validez de las ofertas:

(señale el plazo)

5.2 Procedimiento y reglas para expedir adendas a la invitación:

5.2.1. Participantes

Podrán participar personas naturales, jurídicas, consorcios y/o uniones temporales, cuyo objeto social sea (xxxx, señalar el objeto a cumplir), quienes deberán acreditar no encontrarse incursos en algunas de las causales e inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitución Política de Colombia y demás disposiciones legales vigentes, y acreditar que se han constituido con un año de antelación a la fecha de la presente invitación pública y que su duración no será inferior al término de ejecución del contrato y dos años más.

5.2.2. Consulta de la Invitación Pública

La Invitación Pública se publicará en las páginas web www.contratos.gov.coy www.sena.edu.co en las fecha señalada en el Cronograma del Proceso. En las mismas fechas y hasta el cierre del plazo para presentar propuesta, éste podrá ser consultado o solicitar y adquirir copia de la misma a cargo del interesado en (señalar el lugar físico de consulta).

5.2.3. Lugar y Fecha de Cierre

El cierre se hará la hora, fecha y lugar establecidos en el Cronograma del Proceso. Después de la fecha y hora establecidas para el cierre no se recibirán oferta ni se aceptarán cambios del contenido de las mismas, ni solicitudes de retiro de la oferta entregada.

Seguido al acto de cierre, se realizara la apertura de cada uno de los sobres. De tal acto se levantara un acta que contendrá la relación de los participantes en el proceso de selección, el número de folios por cada respuesta presentada y el valor de las oferta con el fin de establecer el proponente con el precio más bajo y el orden para los demás. Dicha acta será suscrita por las personas que allí intervengan y por los proponentes que hayan asistido y que manifiesten su deseo de firmarla.

5.2.4. Presentación de la Oferta

La oferta se debe entregar dentro del plazo fijado en el Cronograma del proceso en el lugar allí señalado. No se aceptarán oferta presentadas en lugar distinto al que se señala en esta condición. La propuesta deberá presentarse en idioma castellano y a máquina y/o computadora, firmado por el representante legal del proponente y/o por quien esté debidamente autorizado para ello, de acuerdo con el orden y requisitos establecidos en esta invitación, debidamente foliada en estricto orden consecutivo ascendente.

La propuesta se deberá presentar en un sobre cerrado, e identificado de la siguiente manera:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

REGIONAL xxx

MINIMA CUANTIA xxxx

FOLIOS

PROPONENTE

DIRECCION

TELEFONO CORREO ELECTRONICO

El SENA no se hará responsable por la no apertura de una propuesta, si no está correctamente dirigida y marcada como se especificó la salvedad, la cual se entiende cumplida con la firma del proponente al pie de la corrección.

La propuesta debe ser presentada sin tachones, enmendaduras o raspaduras que hagan dudar del ofrecimiento, a menos que se efectúe anteriormente.

Cualquier diferencia en letras y números, hará prevalecer la expresión en letras.

5.2.5. Reglas para expedir adendas:

Las adendas podrán ser expedidas por la Entidad hasta el día fijado en el cronograma del presente proceso de selección.

Si la adenda se expide para adicionar requisitos de participación en la presente invitación, el SENA extenderá el plazo para la presentación de la oferta por un día hábil adicional al previsto.

En caso de que la adenda se expida simplemente para aclarar el alcance de algún numeral de esta invitación sin que ello incida en los requisitos de participación, no se extenderá al plazo para la presentación de la oferta.

6. Selección y Adjudicación:

La entidad seleccionará mediante comunicación de aceptación de la oferta al proponente con el precio más bajo siempre y cuando cumpla con las condiciones señaladas en esta invitación. La comunicación contendrá los datos de contacto de la Entidad y del supervisor e interventor designado así como un anexo con las condiciones de modo, tiempo y lugar para la ejecución del contrato.

La selección se efectuará con base en el siguiente procedimiento:

1. El SENA establecerá el orden de escogencia de ofertas teniendo en como base el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado, no supere el presupuesto oficial y no tenga un precio artificialmente bajo.

2. En caso que este (1o) no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes.

3. En caso de que este (2o) tampoco cumpla con los requisitos habilitantes, se verificarán las de quien presentó el tercer (3o) menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado.

4. Si sólo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

5. En caso de empate la entidad adjudicara a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

7. Requisitos habitables:

Solamente se recibe la presentación de una (1) oferta PROPONENTE. No se acepta la presentación de ofertas parciales ni alternativas. (Esto en función de los análisis realizados por la entidad, puede aceptarse la presentación de ofertas parciales)

8. Garantías para la ejecución del contrato adjudicado. (sólo si se solicitó la constitución de garantías)

El contratista seleccionado deberá constituir a su costa y a favor del SENA, una garantía de cumplimiento, en los términos señalados en el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008 para amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en el contrato, la cual se mantendrá vigente durante el plazo de la ejecución del contrato y liquidación del mismo y se ajustará a los limites, existencia y extensión de los siguientes amparos: (Señalar los amparos descritos en el estudio previo)

En todo caso las garantías y sus efectos se regirán por lo establecido en el Decreto 4828 de diciembre 24 de 2008. Tal garantía deberá constituirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al registro presupuestal del contrato. En caso de prórroga el contrato, el CONTRATISTA deberá a su vez prorrogar la vigencia de la garantía. EL CONTRATISTA se compromete a reponer las garantías aquí previstas, cuando por razón de las modificaciones, multas impuestas o siniestros ocurridos, éstas se disminuyen o agotaren. Para tal efecto, EL CONTRATISTA deberá solicitar a la compañía aseguradora el certificado de modificación respectivo y entregarlo al SENA dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes a la firma del acta.

Firma ordenador del gasto

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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