CIRCULAR 26 DE 2017

(febrero 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá,

PARA DIRECTOR GENERAL, DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA EN DIRECCIÓN GENERAL Y DIRECTORES REGIONALES

ASUNTO: Evaluación anual del Sistema de Control Interno con corte a 31 de diciembre de 2016.

En cumplimiento a lo dispuesto en la ley 87 de1993 y lo establecido en la circular externa No. 100-21-2016 del 22 de diciembre de 2016, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) referente a la Evaluación del Modelo Estándar de Control Interno y Modelo Integrado de Planeación y Gestión- Vigencia 2016, la Oficina de Control Interno da a conocer la metodología con la cual se llevará a cabo esta evaluación que tiene como propósito conocer el Indicador de Madurez del Sistema en la entidad.

El desarrollo de esta evaluación se realizará de la siguiente manera:

1. Solicitud de Información Dirección General: La Oficina de Control Interno realizará los requerimientos de evidencias a las dependencias de los productos mínimos requeridos por el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Esta actividad información debe ser cargada en el FTP ftD://fto.sena.edu.co/CONTROL%20INTERNO%20MECI%202017/ a más tardar el día 14 de febrero.

2. Dirección General: Esta encuesta se realizará mediante entrevista a los servidores que se encuentran en la Dirección General con el fin de verificar el grado de conocimiento e implementación del MECI. Para el desarrollo de esta actividad se requiere del apoyo del Líder SIGA. Esta actividad se llevará a cabo entre el 8 y 21 de febrero de 2017.

3. Encuesta Regionales y Centros de Formación: Esta encuesta está dirigida a Regionales y Centros de Formación con el fin de validar los productos que se han generado como resultado de la implementación del MECI. La herramienta se encontrará disponible en el aplicativo Compromiso del 8 al 16 de febrero de 2017. Dada la importancia que representan los resultados de la "Evaluación MECI”, se espera que la herramienta se diligencie con la objetividad y oportunidad que amerita, así como el aporte de las evidencias que justifican las respuestas, las cuales corresponden a hechos cumplidos.

Los soportes serán verificados por parte de la Oficina de Control Interno lo cuales deberán ser cargados en la dirección ftp:

ftp://ftp.sena.edu.co/CONTROL%20INTERNO%20MECI%202017/. Es necesario tener en cuenta que por cada pregunta se debe adjuntar mínimo una evidencia v máximo tres, las cuales debe ser suficientes para soportar lo solicitado.

Con el fin de facilitar el diligenciamiento de la Encuesta, a continuación se describe la nueva estructura del MECI, según decreto 943 de 2014:

I. Estructura General del Modelo Estándar de Control Interno MECI

El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, a su vez persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer diario institucional. De acuerdo a la actualización del MECI en el año 2014 su estructura se compone de dos (2) módulos, seis (6) componentes y trece (13) elementos y un eje transversal enfocado a la información y comunicación:

1. Módulo Control de la planeación y la Gestión: agrupa los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas al igual que los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión dentro de los que se encuentran: Talento Humano, planes, programas, procesos, indicadores, procedimientos, recursos, y administración de los riesgos.

1.1. Componente Talento Humano: permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.1. Acuerdos compromisos y protocolos éticos: Elemento que busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública. A través de él se plantean las declaraciones explícitas que, en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordadas en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado.

1.1.2. Desarrollo del talento Humano: Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestión humana que debe aplicar, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, Inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.

1.2. Componente Direccionamiento Estratégico: define la ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos institucionales; requiere de revisiones periódicas para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la entidad; encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, así como los parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto, establecer su composición a través de cinco elementos: Planes, Programas y Proyectos: Modelo de Operación por Procesos: Estructura Organizacional, Indicadores de Gestión; y Políticas de Operación.

1.2.1. Planes, programas y proyectos: Elemento que considera la planeación como un proceso dinámico y sistemático que le permite a las entidades públicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo, de modo tal que se planteen una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para cumplir con su misión, visión y objetivos institucionales.

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos: Mediante el control ejercido a través de este elemento, las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

1.2.3. Estructura Organizacional: Se considera como aquel aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

1.2.4. Indicadores de Gestión: Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

1.2.5. Políticas de Operación: Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

1.3 Componente Administración del Riesgo: Conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

1.3.1. Políticas de Administración del riesgo: Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad.

1.3.2. Identificación del Riesgo: La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico, identificando las causas con base en los factores internos o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos.

1.3.3. Análisis y Valoración del Riesgo: El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias; éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.

2. Módulo Evaluación y Seguimiento: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento.

2.1. Componente Autoevaluación Institucional: Componente que le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

2.1.1. Autoevaluación del control y Gestión: Comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un periodo de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será la de tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

2.2. Componente Auditoria Interna: Busca verificar la existencia, nivel de desarrollo el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública

2.2.1. Auditoria Interna: Herramienta que se emplea para para el seguimiento al Sistema de control Interno en este modelo, es la auditoria interna. Las oficinas de control Interno o quine haga sus veces deben auditar los procesos, con el fin de verificar su gestión.

2.3. Componente Planes de Mejoramiento: Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

2.3.1. Plan de Mejoramiento: Este tipo de plan integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina de control Interno y las autoevaluaciones realizadas.

3. Eje Transversal: Información y comunicación: Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.

Agradezco la atención, compromiso, disposición y oportunidad en el desarrollo de la herramienta, lo cual permitirá emitir un informe sobre el estado actual del Sistema de Control Interno de la Entidad requerido por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP y que a su vez podrá ser requerido por los diferentes órganos de control.

Cualquier inquietud puede comunicarse con Diana Carolina Peralta Delgadillo a la Ext 13212, correo dperalta@sena.edu.co

Atentamente,

RAÚL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN

Jefe Oficina de Control Interno

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0026_2017.pdf>

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