CIRCULAR 114 DE 2017

(junio 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Con el propósito de garantizar un adecuado cumplimiento en la gestión internacional de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas frente a las comisiones internacionales, y complementando las Circulares con Radicados No. 3-2009-00236 de 24 de Septiembre de 2009, No. 3-2009-000295 del 30 de noviembre de 2009, No, 3-2010-000067 del 16 de marzo de 2010, 3-2010-000250 del 23 de septiembre de 2010, 3-2011- 0000103 del 9 de mayo de 2011 y la No. 3-2014-000055 del 05 de marzo de 2014 y la 3-2015-000169 del 29 de octubre de 2015, se solicita al Secretario General y a los Directores de Área, Jefes de Oficinas de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Relaciones Corporativas e Internacionales de las Regionales, tener en cuenta los siguientes conceptos y directrices al momento de presentar funcionarios e instructores para participar en comisiones o desplazamientos al exterior:

1. COMISIÓN DE SERVICIOS

Definición de Comisión de Servicios: De conformidad con el articulo 76 literal a. del Decreto 1950 de 1973, es aquella “Para ejercer las funciones propias del empleo en lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado”.

DOCUMENTOS Y REQUISITOS PARA TRAMITAR UNA COMISIÓN DE SERVICIOS.

1. Comunicación interna debidamente radicada, enviada por el Director General, Secretario General, Director de Área, Director Regional, Subdirector de Centro respectivo con copia al a su Director Regional, cuando el funcionario pertenezca a un Centro de Formación, o Jefe de Oficina, dirigido al Director de Promoción y Relaciones Corporativas en la cual presente al funcionario y se manifieste que tas funciones que él cumple tienen relación directa con la actividad que va a desarrollar, objeto de la comisión, fechas del viaje (incluidas fechas de desplazamiento aéreo) y lugar.

2. Certificación laboral con asignación mensual básica y subsidio de alimentación, expedida con máximo 30 días de antelación a la fecha del desplazamiento internacional.

3. Carta de invitación o aceptación con logos de la entidad o institución que invita, debidamente suscrita, que especifique el nombre del funcionario, las fechas del evento, cubrimiento de costos, ciudad(es) donde se desarrollará la actividad y nombre del evento.

4. Copia de la cédula del funcionario que va a desarrollar la comisión.

5. Agenda de la actividad emitida por la entidad que invita.

6. Cuando la actividad requiere viáticos se debe adjuntar certificación bancada del funcionario.

7. Cuando requiere tiquetes se debe adjuntar copia del pasaporte con la visa requerida según el país de destino. Asimismo adjuntar visa americana, si cuenta con ella.

8. Ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas que contenga el tipo de comisión, días de la comisión, incluyendo días de ida y regreso, ciudad, costos asumidos por la entidad externa, costos asumidos por el SENA y justificación de la participación internacional, en los términos establecidos en la presente circular.

9. Cuando la comisión internacional se origine en el marco de actividades propias del Grupo “Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación-SENNOVA" de la Dirección de Formación Profesional, el Coordinador de dicho Grupo deberá remitir comunicación al Director de Promoción y Relaciones Corporativas comunicando que avala la comisión. Sin perjuicio de tos términos para el trámite que la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas requiere para gestionar internamente una comisión de servicios al exterior, el aval mencionado está sujeto a los requisitos que el Grupo establezca para ello.

Cuando la comisión se da en el marco de las actividades programadas por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, la persona encargada en el Área diligenciará la ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas con visto bueno del Coordinador del Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación. En caso que la solicitud sea hecha por algún funcionario o contratista que pertenezca a otra dependencia, él mismo deberá solicitar la ficha de presentación al Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación.

En el evento que la comisión se encuentre en el marco de un convenio, proyecto o contrato se requiere copia del mismo, del plan operativo, estudios previos, marco lógico o documento que haga sus veces, con el fin de verificar el instrumento que origina la comisión.

Toda comisión de servicios al exterior que cuyos tiquetes internacionales sean costeados por el SENA serán expedidos con salida desde Bogotá y regreso a Bogotá. Los costos de tiquetes nacionales la ciudad de origen y Bogotá serán cubiertos por el Centro de Formación o la Regional a la que pertenezca el funcionario.

TÉRMINO PARA TRAMITAR COMISIONES DE SERVICIOS

El término de trámite para una comisión de servicios es de treinta (30) días calendario contados desde el momento en el que el Director de Promoción y Relaciones Corporativas recibe un solo paquete con todos los documentos.^[1] Toda solicitud de comisión de servicios que sea remitida de forma extemporánea de acuerdo a los requisitos mencionados no será tramitada.

2. COMISIÓN DE ESTUDIOS

De acuerdo con el artículo 84 del Decreto No. 1950 de 1973; "Las comisiones de estudio sólo podrán conferirse para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de fas funciones propias del empleo de que se es titular, o en relación con los servicios de que se es titular, o en relación con los servicios a cargo del organismo donde, se halle vinculado el empleado”. Las comisiones de estudio únicamente se confieren a funcionarios vinculados mediante carrera administrativa.

DOCUMENTOS PARA COMISIÓN DE ESTUDIOS

1. Comunicación interna debidamente radicada, enviada por el Director General, Secretario General, Director de Área, Director Regional, Subdirector de Centro respectivo con copia al a su Director Regional, cuando el funcionario pertenezca a un Centro de Formación, o Jefe de Oficina, dirigido al Director de Promoción y Relaciones Corporativas en la cual presente al funcionario y se manifieste que las funciones que é cumple tienen relación directa con la actividad que va a desarrollar, objeto de la comisión, fechas del viaje (incluidas fechas de desplazamiento aéreo) y lugar.

2. Certificación del Coordinador Académico o quien haga sus veces, en la que certifique que las funciones que cumple el funcionario están directamente relacionadas con el objeto de la comisión.

3. Certificación laboral con asignación mensual básica y subsidio de alimentación expedida con máximo 30 días de antelación a la fecha del desplazamiento internacional

4. Carta de invitación o aceptación con logos de la entidad o institución que invita, firmada, que especifique el nombre del funcionario, las fechas del evento, cubrimiento de costos, ciudad(es) en que se va a desarrollar la comisión y nombre del evento.

5. Copia de la cédula del funcionario que va a desarrollar la comisión.

6. Agenda de la actividad emitida por la entidad que invita.

7. Cuantío requiere tiquetes se debe adjuntar copia del pasaporte con la visa requerida según el país de destino. Asimismo adjuntar visa americana, si cuenta con ella.

8. Consolidado de la evaluación de desempeño del último año con calificación sobresaliente.

9. Certificado de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación expedido con menos de 30 días de antelación a la fecha del viaje.

10. Proyecto de plan de multiplicación avalado por el área técnica correspondiente de acuerdo al área de estudio de la comisión en términos de la pertinencia de la formación.

11. Ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas que contenga el tipo de comisión, días de la comisión, incluyendo días de ida y regreso, ciudad, costos asumidos por la entidad externa, costos asumidos por el SENA y justificación de la participación internacional, en los términos establecidos en la presente circular.

12. Cuando la comisión internacional se origine en el marco de actividades propias del Grupo “Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e innovación-SENNOVA" de la Dirección de Formación Profesional, el Coordinador de dicho Grupo deberá remitir comunicación al Director de Promoción y Relaciones Corporativas comunicando que avala la comisión.

13. Cuando la comisión de estudios se origine por convocatoria realizada por la Escuela Nacional de Instructores o por un grupo de trabajo perteneciente a otra Área, el Coordinador de dicho Grupo deberá enviar comunicación al Director de Promoción y Relaciones Corporativas manifestando que avala la comisión del o de los funcionarios. Sin perjuicio de los términos para el trámite que la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas requiere para tramitar una comisión de estudios al exterior, el aval del Coordinador mencionado está sujeto a los requisitos que él establezca para ello.

Cuando la comisión se da en el marco de las actividades programadas por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, la persona encargada en el Área diligenciará ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas con visto bueno del Coordinador del Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación. En caso que la solicitud sea hecha por algún funcionario o contratista que pertenezca a otra dependencia, él mismo deberá solicitar la ficha de presentación al Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación.

En el evento que la comisión se encuentre en el marco de un convenio, proyecto o contrato se requiere copia del mismo, del plan operativo, estudios previos, marco lógico o documento que haga sus veces, con el fin de verificar el instrumento que origina la comisión.

Para el desarrollo de estudios de postgrado que requieran de diferentes desplazamientos para el desarrollo del mismo, para cada comisión se deberá adelantar un trámite independiente y se deberán presentar los logros y avances alcanzados en cada etapa.

Toda comisión de servicios al exterior que cuyos tiquetes internacionales sean costeados por el SENA serán expedidos con salida desde Bogotá y regreso a Bogotá. Los costos de tiquetes nacionales la ciudad de origen y Bogotá serán cubiertos por el Centro de Formación o la Regional a la que pertenezca el funcionario.

TÉRMINO PARA TRAMITAR COMISIONES DE ESTUDIOS

El término de trámite para una comisión de estudios es de treinta (30) días calendario para comisiones contados desde el momento en el que el Director de Promoción y Relaciones Corporativas recibe un solo paquete con todos los documentos.^[2] Toda solicitud de comisión de estudios que sea remitida de forma extemporánea de acuerdo a los requisitos mencionados no será tramitada.

3. DESPLAZAMIENTOS AL EXTERIOR DE CONTRATISTAS PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Por necesidades de la administración se podrán conferir desplazamientos de contratistas al exterior en el marco de proyectos de cooperación, siempre y cuando el objeto y las obligaciones del contrato tengan concordancia con las actividades a desarrollar dentro del proyecto.

DOCUMENTOS PARA DESPLAZAMIENTO AL EXTERIOR

1. Comunicación interna debidamente radicada, enviada por el Director General, Secretario General, Director de Área, Director Regional, Subdirector de Centro respectivo con copia al a su Director Regional, cuando el funcionario pertenezca a un Centro de Formación, o Jefe de Oficina, dirigido al Director de Promoción y Relaciones Corporativas en la cual presente al contratista y se manifieste que las obligaciones que él cumple tienen relación directa con la actividad que va a desarrollar, objeto de la comisión, fechas del viaje (incluidas fechas de desplazamiento aéreo) y lugar.

2. Correo simple del supervisor del contratista dirigido al Director de Promoción y Relaciones Corporativas manifestando que avala la actividad internacional que va a realizar.

3. Copia del contrato que estipule la posibilidad de realizar las actividades de su objeto fuera del territorio nacional Si la cláusula no está en el contrato, se debe adjuntar copia del Otrosí del mismo que lo permita.

4. Carta de invitación con logos de la entidad o institución que invita, debidamente suscrita, que especifique fechas del evento, cubrimiento de costos, ciudad(es) y nombre del evento dirigida al contratista que desarrollará el desplazamiento,

5. Copia de la cédula del contratista.

6. Agenda SIGA de la actividad internacional, la misma que requieren los contratistas para desplazarse en el territorio nacional o fuera de este, debidamente diligenciada y aclarando que el ordenador del gasto es el Director de Promoción y Relaciones Corporativas.

7. Agenda de la actividad emitida por la entidad que invita.

8. Cuando la actividad requiere viáticos adjuntar certificación bancaria del contratista.

9. Cuando requiere tiquetes se debe adjuntar copia del pasaporte con la visa requerida según el país de destino. Asimismo adjuntar visa americana, si cuenta con ella.

10. Ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas que contenga días del desplazamiento, incluyendo días de ida y regreso, ciudad, costos asumidos por la entidad externa, costos asumidos por el SENA y justificación de la participación internacional, en los términos establecidos en la presente circular.

11. Cuando el desplazamiento internacional se origine en el marco de actividades propias del Grupo "Sistema de Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación-SENNÓVA” de Ja Dirección de Formación Profesional, el Coordinador de dicho Grupo deberá enviar comunicación al Director de Promoción y Relaciones Corporativas comunicando su aval del desplazamiento. Sin perjuicio de los términos para el trámite que la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas requiere para tramitar internamente un desplazamiento al exterior, el aval del Coordinador mencionado está sujeto a los requisitos que él establezca para ello.

Cuando el desplazamiento se da en el marco de las actividades programadas por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, el funcionario o contratista del Área diligenciará ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas con visto bueno del Coordinador del Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación. En caso que la solicitud sea hecha por algún funcionario o contratista que pertenezca a otra dependencia, él mismo deberá solicitar la ficha de presentación al Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación.

Si el desplazamiento se origina en el marco de un convenio, proyecto o contrato se requerirá copia del mismo, del plan operativo, estudios previos, marco lógico o documento que haga sus veces, con el fin de verificar el instrumento que origina el desplazamiento.

Toda comisión de servicios al exterior que cuyos tiquetes internacionales sean costeados por el SENA serán expedidos con salida desde Bogotá y regreso a Bogotá. Los costos de tiquetes nacionales la ciudad de origen y Bogotá serán cubiertos por el Centro de Formación o la Regional a la que pertenezca el contratista.

TÉRMINO PARA TRAMITAR DESPLAZAMIENTOS AL EXTERIOR

El término de trámite para un desplazamiento al exterior es de veinte (20) días calendario contados desde el momento en el que el Director de Promoción y Relaciones Corporativas recibe un solo paquete con todos los documentos^[3] Toda solicitud de desplazamiento al exterior que sea remitida de forma extemporánea de acuerdo a los requisitos mencionados no será tramitada.

4. COMPROMISOS DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS AL TERMINAR LA ACTIVIDAD INTERNACIONAL

Dentro de los tres días hábiles inmediatamente siguientes a la terminación de la comisión de servicios el funcionario debe enviar al Director de Promoción y Relaciones Corporativas con copia al Coordinador del Grupo de Cooperación y Relaciones Corporativas, un Informe detallado de las actividades diarias con soportes fotográficos, productos literarios o académicos que se hayan, producido durante la actividad internacional y copia de los pasabordos del viaje internacional.

Dentro de los tres días hábiles inmediatamente siguientes a la terminación de la comisión de estudios el funcionario debe enviar al Director de Promoción y Relaciones Corporativas con copia al Coordinador del Grupo de Cooperación y Relaciones Corporativas, un informe detallado de las actividades diarias con soportes fotográficos, productos literarios o académicos que se hayan producido durante la actividad internacional y copia de los pasabordos de viaje internacional. Además tendrá un tiempo no mayor a tres meses calendario para poner en marcha el pian de multiplicación de conocimientos avalado en un principio por el área encargada según sea el campo de estudio.

Cuando la comisión de estudios que se otorgue al funcionario sea para realizar o continuar una Maestría o Doctorado, el funcionario además del informe y los pasabordos, tiene la obligación de poner en marcha el plan de multiplicación de acuerdo a lo que se estipule en su respectivo convento de estudios.

Dentro de los tres días hábiles inmediatamente siguientes a la terminación del desplazamiento al exterior el contratista debe enviar al Director de Promoción y Relaciones Corporativas con copia al Coordinador del Grupo de Cooperación y Relaciones Corporativas, un informe detallado de las actividades diarias con soportes fotográficos, productos literarios o académicos que se hayan producido durante la actividad internacional y copia de los pasabordos del viaje internacional.

5. REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DEL INVITADO ESPECIAL DEL DESPACHO DEL DIRECTOR GENERAL

Para la aprobación de un invitado especial externo a la Entidad, la solicitud se debe adelantar, a través de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas por lo menos con treinta días (30) calendario de antelación a la fecha del evento, término que se divide en diez (10) días de evaluación, solicitud de correcciones y aclaraciones por parte de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas y veinte (20) días para que el Despacho del Director General evalúe y tome la decisión final.

Para lo anterior es necesario que todos los documentos que se mencionan a continuación sean enviados al Director de Promoción y Relaciones Corporativas, con copia al Coordinador del Grupo de Relaciones internacionales y Cooperación:

1. La hoja de vida del invitado especial.

2. Copia del pasaporte.

3. Impacto que va a tener la invitación para el SENA en términos de número de aprendices, instructores, centros de formación y regionales beneficiados.

4. Definir la actividad de transferencia que va a desarrollar, bien sea a través de videoconferencias, talleres o seminarios presenciales.

5. Agenda del evento.

6. Cuando el invitado especial no tenga cuenta de ahorros en algún banco con presencia en el territorio nacional será necesario que remita una carta en la que autorice a alguna persona que tenga cuenta en Colombia para que reciba los dineros por concepto de gastos de viaje, en cuyo caso será necesario que se incluya copia de la cédula y certificación bancaria de la persona que recibirá la transacción.

7. Ficha de presentación dirigida al Director de Promoción y Relaciones Corporativas que contenga el nombre del evento, días de la invitación, incluyendo días de ida y regreso, ciudad(es), relación de costos asumidos por el SENA y justificación de la participación del invitado.

Según la temática del evento el solicitante podrá comunicarse con el Coordinador del Grupo de Relaciones Internacionales y Cooperación para que él le asigne un funcionario o contratista que pueda acompañar la gestión y remitir la Ficha de presentación.

LEGALIZACIÓN DE INVITADOS ESPECIALES DEL DESPACHO

El solicitante tiene el compromiso de remitir a la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas los siguientes documentos;

1. Carta de recepción a satisfacción de viáticos por parte del invitado especial.

2. Copia de los pasabordos de los tiquetes internacionales y nacionales que utilizó el invitado especial.

3. Reporte en donde soporte la cantidad de personas beneficiadas, indicadores y registros fotográficos del evento.

ALBERT FERNEY GIRALDO VARON

Director de Promoción y Relaciones Corporativas

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Si la comunicación interna no permite cargar el paquete completo, debe enviarse la carta de invitación en la radicada y por correo institucional en un solo paquete el resto de los documentos, respetando la cantidad días, mencionados anteriormente.

2. Si la comunicación interna no permite cargar el paquete completo, debe enviarse la carta de invitación en la radicada y por correo institucional en un solo paquete el resto de los documentos, respetando los días mencionados anteriormente.

3. Sí la comunicación interna no permite cargar el paquete completo, debe enviarse la carta de invitación en la radicada y por correo institucional en un solo paquete el resto de los documentos, respetando los días mencionados anteriormente.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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