CIRCULAR 186 DE 2013

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

En procura de hacer una correcta notificación de las actuaciones dentro de los procesos de cobro coactivo, la Dirección Jurídica, imparte los lineamientos para surtir en forma debida la notificación de los actos administrativos, con el fin de evitar posibles nulidades procesales o fenecimiento de términos definidos por la Ley para interrumpir el término de prescripción de las obligaciones que por jurisdicción coactiva deba adelantar el SENA para hacer efectivo el recaudo de las obligaciones a su favor.

1. Definición de Notificación:

La notificación es el acto mediante el cual la administración da a conocer al ciudadano deudor las decisiones adoptadas por éste dentro de las diferentes etapas de los procesos de cobro coactivo, como garantía constitucional del debido proceso, para que éste pueda ejercitar la defensa de sus intereses y derechos a través de los recursos y las acciones ante la jurisdicción coactiva- administrativa.

2. Emisión y notificación del mandamiento de pago.

Una vez avocado conocimiento por parte del funcionario ejecutor, tendrá diez (10) días hábiles para proferir el mandamiento de pago y cinco (5) días hábiles para remitir la citación al deudor, con el fin de que comparezca al respectivo despacho dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para notificarse personalmente de dicho mandamiento.

En caso de que no comparezca el deudor, se debe proceder a dar trámite a las demás actuaciones tendientes a su notificación dentro de un lapso de tiempo que no podrá ser superior a los dos (2) meses, contados desde la devolución del correo que cita al deudor para notificación personal.

3. Tipos de Notificación:

3.1 Notificación Personal

Citación para notificar personalmente: Previa a la notificación personal, el funcionario ejecutor deberá citar mediante correo certificado y/o correo electrónico cuando medie la autorización por parte del deudor o ejecutado para que comparezca a notificarse de la actuación procesal que se deba notificar personalmente.

La citación deberá remitirse a la última dirección reportada en el expediente o a la que haya reportado el deudor para que se le notifique personalmente, también podrá enviarse a la dirección donde se remitió la última comunicación de requerimiento persuasivo, y a falta de éstas, a la que se encuentre mediante verificación directa o la utilización de guías telefónicas, directorios, certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o en la que se reporte en el Registro Único Tributario-RUT- que suministre la DIAN, y demás información oficial, comercial o bancaria, tal como lo prevé el artículo 563 del Estatuto Tributario.

Cuando el deudor haya fallecido y deba notificarse el título a los herederos, deberá enviarse la citación a la dirección declarada en el respectivo proceso de sucesión, o a la que posea o establezca el SENA conforme a las reglas ya citadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 826 del Estatuto Tributario.

Para el efecto de la citación, la norma anteriormente citada, señala que podrá hacerse uso de los diferentes servicios de correo, es decir, a través de la red oficial de correos o cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Notificación personal: Si dentro de los 10 días hábiles, contados a partir del siguiente día hábil del recibo de la citación, el citado, su representante legal o apoderado comparecen, la notificación de la actuación se surtirá personalmente mediante la suscripción del acta de notificación personal y la entrega de una copia de la resolución que se esté notificando. El acta de notificación personal deberá contener:

- Fecha en que se efectúa la diligencia de notificación personal,

- Los nombres, apellidos e identificación del ejecutado.

- Certificado de existencia y representación legal cuando se trate de deudores - personas jurídicas

- Poder, cuando el deudor actúe a través de apoderado judicial

- Sentencia judicial cuando se trate de tutor o curador de bienes

- De la providencia que se notifica, se deberá dejar constancia de la entrega de una copia de la misma, como lo indica el artículo 569 del Estatuto Tributario.

- Firma del notificado y del notificador.

- Se debe resaltar que el expediente no puede ser facilitado para su examen antes de la notificación del mandamiento de pago (Artículo 127 del CPC).

En la diligencia de notificación personal podrá el notificado autorizar de manera expresa y escrita que las demás actuaciones que se realicen dentro del proceso de cobro coactivo se envíen al correo electrónico que el disponga, inclusive las que actuaciones que deben notificarse personalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta de notificación personal.

Los actos administrativos cuya notificación debe realizarse personalmente, son:

- La resolución que notifica el mandamiento de pago.

- La resolución que resuelve las excepciones

- La resolución que resuelve el Recurso de Reposición interpuesta contra las excepciones.

- La resolución que realiza la liquidación definitiva del crédito previa al remate.

3.2 Notificación por correo: Vencidos los 10 días sin que se hubiere logrado la notificación personal por inasistencia del citado a dicha diligencia, se procederá a efectuar la notificación por correo mediante el envío de una copia de la actuación administrativa a la misma dirección a la que se envió y recibió la citación, siguiendo el procedimiento indicado en los artículo 565, 567 y 568 del Estatuto Tributario, oficio que deberá contener:

- La indicación de “Notificación por correo”

- La indicación de la providencia que se le notifica, y la entrega adjunta de una copia del mismo.

Una vez se surta esta notificación, se deberá incorporar al expediente la colilla o certificación de la empresa de correo certificado del SENA, donde conste la fecha de recibo de la misma, para efectos de contabilizar el día en el cual inicia el término para presentar excepciones. Igualmente será necesario incorporar al expediente la guía de devolución cuando fuere el caso.

3.3 Notificación mediante aviso en la página web del SENA: Esta notificación procede cuando los actos administrativos no pudieron ser notificados por correo y que por cualquier razón sean devueltas, deberán notificarse mediante aviso en la página web del SENA (www.sena.edu.co) enlace “Notificaciones", adjuntando el acto administrativo a notificar, el cual incluye mecanismos de búsqueda por número identificación personal y, en todo caso, el aviso de la publicación deberá fijarse en la cartelera de la respectiva entidad o Regional.

Para el cargue de la notificación en página web, deberá darse aplicación a la Circular No. 3-2013-000160 del 6 de noviembre de 2013 que establece:

- Se accederá al aplicativo a través del link: http://www.sena.edu.co/transDarencia/aestion-iuridica/PaQinas/Cobros-coactivos.asDx.

- Se debe ingresar los datos de usuario y contraseña (asignados previamente).

- Se deben registrar todos los datos solicitados por el Sistema.

- Los archivos a publicar deben ser exportados como.pdf.

- La marcación de archivos adjuntos la realizará automáticamente el Sistema, después de capturar los datos básicos del registro, razón por la cual, se deben emplear los tipos de datos definidos para cada campo, de acuerdo con lo señalado en el “Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia".

Aunado a lo anterior, deberá tenerse en cuenta que el archivo PDF que se carga en la página debe contener:

- Certificación de haberse agotado la notificación personal y por correo, sin que se hubieren surtido.

- Copia de las colillas o certificaciones expedidas por de la empresa de correo certificado del SENA.

- No deberá superar 3 MB

3.4 Notificación mediante Publicación: De manera excepcional, conforme se indicó en la Resolución SENA No. 960 de 2012, en caso de no haber sido posible establecer por lo menos una dirección del deudor y agotados todos los medios que dispone la ley, esto es, la última dirección establecida al momento de la constitución del título o la establecida en el expediente de cobro coactivo, o certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, o en la que se reporte en el registro único tributario - RUT que suministre la DIAN, y demás información oficial.comercial o bancaria, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

La publicación deberá contener la parte resolutiva del acto administrativo que se pretenda notificar, publicación que deberá constar en el expediente.

3.5 Notificación por correo electrónico: En cualquier etapa del proceso, el deudor podrá manifestar su voluntad de recibir notificaciones a través de su correo electrónico, efecto para el cual deberá mediar una autorización escrita que exprese su decisión de recibir notificaciones por este medio y registrar su dirección de correo en la base de datos dispuesta por el SENA. De lo anterior se dejará constancia en el expediente.

3.6 Notificación por edicto: Esta procede únicamente para las providencias que deciden recursos cuando citado el deudor para notificarse personalmente, no comparece dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la citación, y no se pudiere realizar la notificación por correo electrónico, caso en el cual se deberá notificar por edicto, que deberá contener:

- La parte resolutiva del respectivo acto administrativo que se pretende notificar.

- Deberá fijarse en lugar público del despacho de la Regional

- Se mantendrá fijado por el término de diez (10) días hábiles

- Constancia de desfijación.

4. Corrección de las notificaciones:

Es necesario verificar las causales de devolución de las comunicaciones y notificaciones enviadas, con el único fin de dar trámite completo al procedimiento de notificaciones y validar que éstas se envíen a la dirección de manera correcta, puesto que en caso de presentarse una devolución por error en la dirección, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto, es decir, diez (10) días.

5. Irregularidades en el procedimiento:

Las irregularidades que se presenten con las notificaciones dentro del procedimiento administrativo de cobro coactivo serán subsanables de oficio o a petición de parte en cualquier tiempo, de plano, esto es, sin necesidad de tramitarse como incidente, y antes de proferirse la resolución que aprueba el remate de los bienes. Igualmente se considerará saneada cuando a pesar de presentarse la irregularidad, el deudor actúa en el proceso sin alegarla, y el acto cumple su finalidad sin vulnerar el derecho de defensa.

La nulidad por indebida notificación, solo comprenderá la actuación posterior al motivo que la produjo y que resulte afectada por este, y las únicas actuaciones que no se afectan por la irregularidad en cuestión son las medidas cautelares, las cuales se mantendrán incólumes, pues se tomarán como previas.

6. Interrupción de la prescripción:

La prescripción de la acción de cobro se interrumpe en los siguientes eventos:

- La notificación del mandamiento de pago

- El otorgamiento de facilidades para el pago

- La admisión de la solicitud del concordato

- La declaratoria oficial de la liquidación forzosa administrativa

Interrumpida la prescripción en la forma aquí prevista, el término empezará a correr de nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento de pago, desde la terminación del concordato o desde la terminación de la liquidación forzosa administrativa.

Para el caso de la interrupción por notificación del mandamiento de pago, es de resaltar que éste debe haberse proferido y notificado dentro del término de la prescripción de la acción de cobro, es decir, cinco (5) años contados a partir de la exigibilidad de la obligación. No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que en atención al principio de celeridad, el conocimiento de todas las actuaciones de la administración deben gestionarse a la mayor brevedad posible para efectos de conseguir un recaudo más efectivo a favor de la entidad.

7. Cuadro de actuaciones, pasos a seguir dentro del trámite de notificaciones

Cordialmente,

MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO

Directora Jurídica

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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