CIRCULAR 196 DE 2022

(noviembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE  APRENDIZAJE-SENA

Bogotá,

La Dirección Jurídica, en cumplimiento de la obligación asignada en el artículo 16 del Decreto 249 de 2004, numerales 5 y 8⁽¹⁾ y con el ánimo de prevenir hallazgos de los entes de control, considera necesario reiterar la circular 86 de 2018, respecto a la liquidación de contratos y convenios.

Tal y como se expresó en dicha circular el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 ha estipulado que la liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes en el contrato o convenio. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución de los mismos.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes.

Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los párrafos anteriores; durante estos dos años cualquiera de las dos partes interesadas (la entidad o el contratista/conveniente) podrá solicitar la liquidación judicialmente.

El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el artículo 164 del CPACA señalan que dentro del proceso de liquidación judicial las partes continúan con la facultad de liquidar de común acuerdo el contrato/convenio o la entidad puede liquidarlo unilateralmente siempre y cuando no se haya notificado demanda para liquidación judicial.

Vencidos los plazos de liquidación antes referidos, opera el término de caducidad de la acción judicial, es decir que la entidad pierde la facultad para adelantar cualquier acción judicial por incumplimiento en contra del contratista/conveniente.

Los supervisores e interventores, de acuerdo con lo señalado en la Ley y en el Manual de Supervisión e Interventoría del SENA, son los responsables de que la liquidación se efectúe y se suscriba por las partes intervinientes (contratista o conveniente), antes del vencimiento del plazo para la liquidación bilateral, ya sea que se hubiere acordado o el que la ley dispone.

El supervisor garantizará que el expediente contractual se encuentre completo y conforme a las normas de archivo establecidas por gestión documental, para consulta de la Entidad o de organismos externos.

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la entidad estatal en cabeza del ordenador del gasto debe dejar constancia del cierre del expediente del proceso de contratación o convenio, haciendo claridad en la finalización de los amparos antes mencionados, de la garantía de cumplimiento o de la ocurrencia de un siniestro y de las decisiones adoptadas. Dicho cierre está a cargo del supervisor del contrato o convenio, en el caso que el supervisor de contrato o convenio ya no se encuentre vinculado a la Entidad, el ordenador del gasto deberá designar a alguien para efectuar el cierre del expediente.

Adicional a los Manuales de Contratación, de convenios y de supervisión e interventoría, se cuenta con las listas de chequeo; las cuales son una guía frente a los documentos necesarios en las diferentes etapas contractuales y convencionales, indicando los documentos necesarios en cada una de ellas. Dichos manuales y listas de chequeo se encuentran publicados en la plataforma Compromiso con los códigos GJ- M-001, GCCON-M-001, GCCON-M-002, GJ-F-002 y están disponibles en su versión actualizada.

El supervisor del contrato debe tener presente que el incumplimiento de las disposiciones normativas para la liquidación de contratos o convenios pueden generar responsabilidad civil, fiscal, penal disciplinaria.

En virtud de lo expuesto, se solicita cumplir con las normas, documentos y guías institucionales en todo proceso contractual y convencional y el respeto de los plazos de liquidación existentes en la normativa colombiana.

Cordialmente,

GIGIOLY KATERINE GRIMALDOS ROBAYO

Directora Jurídica

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. Emitir y establecer las directrices jurídicas para la aplicación de las normas por parte de la entidad.

Emitir lineamientos para la contratación, suscripción de convenios nacionales e internacionales, elaboración de actos administrativos, procedimientos para emisión de conceptos, gestión de procesos judiciales, cobro de obligaciones, gestión de recursos y tutelas.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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