CIRCULAR 205 DE 2020

(noviembre 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá,

Con este documento se pretende dar lineamientos que permitirán llevar un adecuado y oportuno registro de la información financiera, a fin de consolidar la gestión de los recursos físicos y financieros del SENA para el cierre del año 2020, así como parámetros para el inicio de la vigencia 2021; lo anterior, en concordancia con las Circulares Externas 031 del 17 de noviembre 2020 de la Dirección del Presupuesto Público Nacional y 047 de noviembre 19 de 2020 del SIIF NACION.

CARTERA

- La Cartera Misional para el registro y cierre contable se generará del sistema SIREC, de tal forma que el día 4 de diciembre de 2020 se genera informe preliminar de CARTERA MISIONAL con corte a noviembre 30 de 2020, para efectos de preconciliación del cierre de la vigencia por parte de cada una de las regionales.

- En los procesos de cobro se debe informar a los deudores cuando éstos lo soliciten, solo habrá pagos de cartera hasta el 31 de diciembre de 2020, y nuevamente a partir del 15 de enero de 2021.

- Las regionales deben realizar la conciliación de cartera conjuntamente entre las áreas de Relaciones Corporativas, Cobro Coactivo, Abogados Externos y de Régimen de Insolvencia con reportes generados desde el sistema SIREC, a más tardar el día 28 de diciembre de 2020.

- Las regionales verificaran y corregirán las diferencias entre instancias de cobro entre las áreas de tal forma que la cartera de cada una de las instancias corresponda a la instancia donde está el proceso de cobro reflejado en SIREC a más tardar el día 28 de diciembre de 2020.

- Las regionales verificaran en el sistema SIREC, la cartera que haya sido objeto de depuración con actos administrativos durante la vigencia 2020 que esta se encuentre descargada del sistema SIREC, deberá consolidar en un archivo la relación de todas las obligaciones depuradas y descargadas del sistema, para efecto de las auditorías internas y externas a más tardar el día 28 de diciembre de 2020.

- Las reclasificaciones de pagos ordinarios a cartera y/o liquidaciones se atenderán solicitudes hasta el día 24 de diciembre de 2020, se recibirán nuevamente a partir del 21 de enero de 2021, para la siguiente vigencia.

- Las aplicaciones de títulos judiciales por parte del Grupo de Recaudo y Cartera se atenderán solicitudes hasta el día 24 de diciembre de 2020, se recibirán nuevamente a partir del 21 de enero de 2021, para la siguiente vigencia.

- La primera entrega del cierre preliminar al Grupo de Contabilidad por parte del grupo de recaudo y cartera de la CARTERA MISIONAL al 31 de diciembre 2020 se realizará el 5 de enero 2021.

- La segunda entrega del cierre preliminar al grupo de contabilidad por parte del grupo de recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL a 31 de diciembre 2020 se realizará el 8 de enero 2021.

- La tercera entrega del cierre definitivo al Grupo de Contabilidad por parte del Grupo de Recaudo y Cartera de la CARTERA MISIONAL por CI por radicar y firmas certificándola al 31 de diciembre 2020 se realizar el 15 de enero 2021.

- La CARTERA NO MISIONAL, los Grupos de Apoyo Administrativos Mixtos de las Regionales deberán remitir al Grupo de Recaudo y Cartera, el informe final definitivo de CARTERA NO MISIONAL con corte a diciembre 31 de 2020, máximo el 4 de enero de 2021, para efectos de cargue a SIREC, en los parámetros que este Grupo indique.

PRESUPUESTO

Ejecución Vigencia 2020

- El seguimiento permanente y oportuno de los saldos de los CDP garantiza la afectación de los compromisos presupuestales y/o la liberación de saldos de los mismos, de tal forma que a 31 de diciembre de 2020, en la relación del CEN de CDP la columna “Saldo por Comprometer” quede en Ceros; igualmente, si efecto de la depuración de compromisos durante el período de transición se generan saldos de CDP, deberán ser reducidos a más tardar el 20 de enero de 2020. Por lo anterior, al finalizar el periodo de transición, en el reporte de ejecución presupuestal la columna CDP debe ser igual a la columna COMPROMISO.

- Se debe verificar conjuntamente con los responsables de la contratación que con los documentos contractuales con saldo pendiente de liberar y que ya terminaron su objeto, se proceda a tramitar las actas de liquidación, las cuales deben ser entregadas al Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional o Centro de Formación; para los ajustes correspondientes, e igualmente la depuración de los demás actos administrativos como resoluciones, servicios públicos, entre otros, se hará mediante solicitud radicada. Esta depuración se extenderá hasta finalizar el período de transición (20 de enero de 2021) de manera que solamente se reflejen los saldos de compromisos reales que serán constituidos como reservas presupuestales a más tardar el 20 de enero de 2021.

- El trámite de viáticos, gastos de viaje y legalizaciones, incluido el pago, se realizará a más tardar el 11 de diciembre de 2020; por ningún motivo los viáticos deberán ser constituidos como reservas presupuestales. Los reintegros de viáticos registrados por Tesorería deben informarse inmediatamente a quien tramita lo presupuestal para ser reducidos tanto en el compromiso como en el CDP, incluso los que se originen durante el periodo de transición, para evitar constitución de reserva presupuestales ilegales.

- Las resoluciones para reconocimiento y pago de "Prestaciones Sociales, Préstamos Calamidad doméstica, Auxilio Funerario, Auxilio Educativo y las relacionadas con pagos del Fondo de Vivienda”, se reciben para trámite en la Dirección General hasta el 14 de diciembre de 2020, con el fin de garantizar su pago dentro de la vigencia; siendo responsabilidad de las áreas que las generan (Recursos Humanos o su delegado en las Regionales y Centros) hacer seguimiento permanente hasta que se garantice el abono en cuenta del beneficiario del pago.

Vigencias Futuras

- El registro de Compromisos de vigencias futuras en el Aplicativo SIIF Nación se debe realizar a más tardar el 31 de diciembre de 2020.

- No es posible realizar seguimiento en el Aplicativo SIIF Nación a las vigencias futuras que no queden registradas a 31 de diciembre 2020.

- Las autorizaciones de vigencias futuras en estado aprobadas no comprometidas después del 31 diciembre 2020 no podrán ser adicionadas, ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas.

- El traslado de vigencias futuras 2021 registradas en el año 2020 o anteriores a compromisos de la vigencia actual (2021) en el Aplicativo SIIF Nación se debe realizar en el período de transición (01 a 20 enero 2021). Los CDP de estas transacciones deben ser los primeros que se generan, se registran de forma automática en este proceso. Igual sucede con las solicitudes de CDP y el Compromiso presupuestal afectando la apropiación de la vigencia 2021.

Reservas Presupuestales Vigencia 2019

- Para dar cumplimiento a la ejecución total de las reservas presupuestales a 31 de diciembre 2020 y evitar en lo posible reflejar saldos de las mismas al cierre de la vigencia y cuestionamientos de los Entes de Control, se deben elaborar las actas de liquidación con las firmas de las partes y enviarlas a los Grupos de Apoyo Administrativo para proceder al trámite de las actas de cancelación de oficio y registro de las reducciones de los saldos no ejecutados de reservas, en el Aplicativo SIIF Nación II; el cual debe ocurrir en todo caso hasta el 31 de diciembre 2020.

Es importante tener en cuenta que las reservas presupuestales constituidas en la vigencia 2019 y que a 31 de diciembre de 2020 no se hayan pagado, EXPIRAN sin excepción; por tanto, se debe garantizar su pago verificando que las cuentas bancarias de los beneficiarios de estos pagos se encuentren en estado “Activa”. En el caso de persistir saldos de obligaciones, deberán pagarse como vigencia expirada en el año 2021; cabe señalar que, de llegar a esta instancia, los responsables afrontarán los procesos disciplinarios a que haya lugar.

Reservas Presupuestales de 2020

- Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones y la cuentas por pagar da la diferencia entre las obligaciones y los pagos - Art. 31 Ley 1940 de 2018. Igualmente, la Ley 225 de 1995 establece que máximo se podrán constituir reservas presupuestales debidamente justificadas hasta el 2% del Presupuesto asignado para Funcionamiento y el 15% del Presupuesto asignado para Inversión.

- El periodo de transición va del 01 al 20 de enero de 2021, durante este periodo, no se pueden asumir compromisos con cargo a la vigencia 2020; sin embargo, se podrá reducir saldos de CDP, y reducir o anular saldos de compromisos debidamente soportados.

- Las reservas presupuestales de la vigencia 2020, se constituyen con los saldos registrados a través del Sistema de Información Financiera SIIF Nación al 20 de enero de 2021 de acuerdo con el Artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015 y solamente se constituirán Reservas Presupuestales con justificaciones irrefutables de FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Los Ordenadores del Gasto deberán remitir la solicitud de constitución de reservas, con sus respectivas justificaciones, al área de Presupuesto y/o al Grupo de Apoyo Administrativo correspondiente, para la validación de los saldos y posterior traslado en el aplicativo SIIF NACIÓN II. Al respecto es importante señalar que la Contraloría General de la Republica ha observado falencias en la constitución de las reservas presupuestales, por lo cual es importante revisar que los documentos contractuales cumplan con lo establecido por ley.

- El traslado de Compromisos Presupuestales que constituyen reservas se debe efectuar en el aplicativo SIIF NACIÓN II, a más tardar el 31 de enero de 2021.

TESORERIA

- Viáticos: Con la finalidad de garantizar la oportuna legalización de las comisiones y la expedición del paz y salvo a los contratistas, se recomienda como fecha límite para la realización de comisiones de servicios el 11 de diciembre de 2020 y fecha máxima para legalización de órdenes de viaje el 18 de diciembre de 2020. Es importante anotar que, para el pago de los honorarios de diciembre, los contratistas deben estar a paz y salvo por comisiones ante el grupo de Contabilidad de la Dirección General, Regionales o Centros de Formación.

- Fenecimiento de reservas presupuestales y cuentas por pagar 2019: Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2019, que a 31 de diciembre de 2020 no se paguen, expiran. Motivo por el cual, se recomienda entregar las últimas obligaciones de los compromisos de reservas en Tesorería a más tardar el 15 de diciembre de 2020 para garantizar que a más tardar el 18 de diciembre se genere la orden de pago. Los Supervisores de los contratos en el momento de tramitar el pago de las reservas deben verificar con el Grupo de Tesorería, que la cuenta bancaria del beneficiario del pago de la reserva figure en estado activo en SIIF Nación, para evitar rechazo del pago en SIIF, en cuyo caso el sistema lo tomará como no pagado y expirará.

- Anulación de Órdenes de Pago de reservas presupuestales y cuentas por pagar 2019 no pagadas: Las órdenes de pago presupuestales de compromisos de reservas presupuestales y de obligaciones de cuentas por pagar, que al 31 de diciembre de 2020 no queden en estado PAGADO, el sistema las anulará automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2021. Por tanto, los responsables de registrar la orden de pago en Tesorería deben verificar dicho estado para garantizar el abono en cuenta del beneficiario del pago de la reserva presupuestal o de la cuenta por pagar.

- Órdenes de pago de deducciones de obligaciones pagadas en diciembre de 2020: Las deducciones causadas a 31 de diciembre de 2020 asociadas a órdenes de pago presupuestales que hayan sido pagadas a 28 de diciembre de 2020, se podrán solicitar a través de órdenes de pago no presupuestal de deducciones a partir del 4 de enero de 2021.

- Fecha máxima para generación de órdenes de pago: El último día para generar y autorizar órdenes de pago presupuestales de gastos y no presupuestales de deducciones, para ser atendidas por la DGCPTN es el 28 de diciembre de 2019.

- Los responsables de registrar las órdenes de pago en las Tesorerías de las Regionales, centros de formación y Dirección General, deben garantizar que todas las obligaciones recibidas al 28 de diciembre de 2020, se genere la correspondiente orden de pago. Para el efecto, deben coordinar con el área de Contabilidad las fechas de recibo de las obligaciones presupuestales.

- Constitución de Cuentas por Pagar del año 2020

Las Cuentas por Pagar, se constituyen cuando en los procesos contractuales se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios con el lleno de los requisitos legales. Las cuentas por pagar de la vigencia 2020, estarán conformadas por las obligaciones generadas por el Grupo de Contabilidad debidamente soportadas (con factura y/o documento equivalente, actas de entrega, certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor o interventor, notas de entrada al Almacén, actas de entrega y certificación de la cuenta bancaria del beneficiario del pago, entre otros). En general las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones presupuestales a las cuales no se le generó la orden de pago, al ser recibidas en Tesorería luego de la fecha límite de registro de las órdenes de pago; es decir, después del 28 de diciembre de 2020 hasta el 31 de diciembre de 2020, siempre y cuando se cuente con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia.

De conformidad con lo establecido en los artículos 2.8.1.7.3.1. y 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, las cuentas por pagar del año 2020 se constituyen con los saldos registrados en el SIIF Nación al 20 de enero de 2021 de las obligaciones no pagadas a 31 de diciembre.

Según lo establece el artículo 27 de la ley de presupuesto para la vigencia 2021, '' Para las cuentas por pagar que se constituyen a 31 de diciembre de 2020 se debe contar con el correspondiente programa anual mensualizado de caja de la vigencia, de lo contrario deberán hacerse los ajustes en los registros y constituir las correspondientes reservas presupuestales. Igual procedimiento se deberá cumplir en la vigencia 2021''

El reporte con el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar por la transacción EPG/CONSULTAS/listado de obligación con la opción “saldo por pagar”.

-  Traslado al año 2021 de obligaciones de cuentas por pagar para su ejecución:

Se recomienda a los servidores públicos responsables de los registros de pagos en las Tesorerías de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación hacer el traslado en SIIF NACION de las cuentas por pagar a más tardar el 20 de enero de 2021, con el fin de ser pagadas durante la vigencia 2021. En la ruta: http://www.minhacienda.gov.co/SIFNación/Ciclos de Negocio / 5.Gestión de Gasto / Guías, pueden consultar la Guía para trasladar obligaciones que constituyen cuentas por pagar.

Con el cierre calendario a 31 diciembre de 2020, el sistema actualiza la fecha de pago de las obligaciones por pagar a enero 2 de 2021, por tal razón, cuando se está realizando su traslado, se debe definir la nueva fecha de pago, caso en el cual el sistema validará que para el mes definido en las nuevas fechas de pago exista CUPO PAC disponible de vigencia año anterior.

Una vez trasladadas las obligaciones que conforman las cuentas por pagar no se pueden realizar cambios de ningún tipo.

ALMACEN E INVENTARIOS

El Grupo de Almacenes e Inventarios en la Dirección General, o quien haga sus veces en los Despachos Regionales y Centros de Formación recibirán bienes físicamente y realizaran el ingreso de los mismos en el sistema de información para la Administración y Control de Bienes SACB hasta el 30 de diciembre de 2020, siempre y cuando estos cumplan con la documentación establecida en la Guía para Administración y Control de Bienes GIL.-G-003 y demás lineamientos emitidos por la Dirección Administrativa y Financiera.

Se aclara que los bienes registrados en el aplicativo SACB con fecha posterior al 18 de diciembre de 2020 se constituirán como cuentas por pagar siempre y cuando cuenten con PAC y a 31 de diciembre 2020 queden obligadas, su respectivo pago se realizaría en el mes de febrero de 2021

CONTABILIDAD

- Trámites de pago diciembre 2020

Es importante recordar a los supervisores de contratos que las facturas y demás documentos soporte para pago, serán recibidos en el área contable de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, a más tardar el día 18 de diciembre de 2020 para garantizar su pago en la presente vigencia, sujeto a la asignación del PAC y Disponibilidad del Tesoro Nacional antes del 28 de diciembre.

Las facturas y demás documentos soporten para pago recibidos después del 18 de diciembre 2020 serán obligados y quedarán registrados en cuentas por pagar hasta agotar el PAC, una vez agotado el PAC se causarán con comprobante manual todas aquellas obligaciones distintas a flujos de efectivo con recibido a satisfacción, lo que implica, que el pago se generará después de la terminación del periodo de transición, es decir, después del 20 de enero de 2021.

- Convenios

El informe de ejecución de convenios, debe elaborarlo, firmarlo y remitirlo por el supervisor e interventor de cada convenio al Grupo de contabilidad a más tardar el 11 de enero de 2021.

- Solicitud devolución de IVA

La relación del IVA pagado en el último bimestre de 2020 que se solicite como devolución, deberá ser enviada al Grupo de contabilidad de Dirección General antes del 13 de enero de 2021, a la cuenta de correo electrónico: ssastoque@sena.edu.co liggomez@sena.edu.co En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para el envío será el 15 de enero de 2021, a través del correo electrónico y lo deberá remitir el profesional contable de la Regional en una carpeta comprimida, la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros de formación. Los archivos serán nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 36-02-00001-0000.

La conciliación deberá remitirse en el Excel adjunto y atendiendo todas las indicaciones y en formato pdf debidamente firmado por el contador y el profesional pagador de cada Regional. Para el caso de los centros de formación ésta será firmada por el profesional del área contable responsable y el profesional responsable del proceso en el área de tesorería.

- Conciliación cuentas por pagar al 31 de diciembre 2020

Las Regionales y Centros de Formación elaborarán la conciliación entre cuentas por pagar contables y cuentas por pagar presupuestales de la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales. Mediante el formato de actas de conciliación establecido por la Entidad firmada por los Grupos correspondientes, las cuales deberán ser remitidas al Grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 29 de enero de 2021 al correo electrónico: sloaiza@sena.edu.co dpombo@sena.edu.co

- Certificación de saldos diciembre 2020

Las siguientes Dependencias presentarán una certificación de saldos contables a 31 de diciembre de 2020 en la que conste la información de gestión con la que cierran a más tardar el 25 de enero de 2021.

Dirección Jurídica - Procesos Judiciales Grupo de Tesorería.

Grupo de Recaudo y Cartera Grupo de Almacén e Inventarios.

Grupo de Construcciones.

Grupo de Salarios

Grupo de Servicio Médico Asistencial

Grupo de Talento Humano

Grupo de Pensiones

Ordenadores del gasto (enviarán certificación de los saldos de convenios a 31 de diciembre de 2020)

Es de estricto cumplimiento aplicar los lineamientos y términos de la presente circular. Es por esto, que se necesario por parte de los Directores, Sub Directores y Coordinadores del Grupos de apoyo garantizar la permanencia de los funcionarios de planta del Área Financiera y a quienes considere necesarios para atender los requerimientos de los Entes de Control, así como adecuado el cierre de vigencia 2020 y apertura de la vigencia 2021.

No podemos parar el impulso para el fenecimiento de la cuenta de la Entidad.

Cordial saludo,

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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