CIRCULAR 221 DE 2011

(agosto 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

CIRCULAR JURIDICA No. 008 DE 2011

La Dirección Jurídica, en ejercicio de las funciones previstas en el numeral 8^Q del artículo 16 del Decreto No. 249 de 2004, de manera atenta se permite comunicar que recientemente se expidió el Decreto 2516 de 12 de julio de 2011 “Por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía".

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

El Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011- creó una nueva modalidad de selección para la contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto.

Dentro de la Ley se señalan las reglas mínimas que se deben tener en cuenta dentro de este proceso de contratación, las cuales se esbozan de la siguiente manera:

a. Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas.

b. El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil.

c. La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Teniendo en cuenta que este tema debía ser regulado, el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2516 de 12 de julio de 2011 reglamentó las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía, independientemente de su objeto. Por el contrario, este procedimiento no se podrá aplicar frente a la contratación que se deba adelantar en aplicación de una causal de “contratación directa”.

El Decreto menciona las siguientes etapas:

Estudio previo: Deberá contener como mínimo:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

Invitación pública a participar:

Se publicara en el SECOP de conformidad con lo señalado en la Ley 1474 de 2011.

Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno. Además de los requisitos exigidos en la Ley, se debe incluir la siguiente información:

1) El objeto

2) Plazo de ejecución

3) Forma de pago

4) Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.

5) El cronograma del proceso, las diferentes etapas del procedimiento a seguir, las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

6) El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas.

7) Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

La verificación de los requisitos enunciados en el numeral T señalado anteriormente, se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo. En caso de que éste no cumpla con los mismos, aun aplicando las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

Publicidad:

Todos los actos y documentos se publicarán en el Secop incluidos la invitación pública, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados y la comunicación de aceptación de la oferta.

La entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el Secop simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.

Única oferta:

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con ios requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

Aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta:

Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

Contrato:

La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

La numeración y consecutivo se hará sobre el documento (Aceptación de Oferta) original, por parte de la oficina de Archivo y correspondencia en la Dirección General y por las oficinas que cumplen esta función en las Direcciones Regionales y Centros de Formación del SENA, quienes seguirán teniendo a cargo la custodia y conservación de los expedientes contractuales.

Una vez efectuada la numeración se continuará con el proceso de Registro Presupuestal correspondiente.

Criterios de desempate:

En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

Garantías:

No serán obligatorias. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago deberá dejar constancia de ello en el estudio previo.

En caso que las mismas no se requieran, será necesario justificar por qué no se considera necesario, toda vez que las garantías cumplen el propósito de amparar los riesgos que puedan presentarse en la ejecución del contrato, tales como el cumplimiento de las obligaciones y la calidad de los bienes y servicios entre otros.

RUP:

No se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, las entidades no podrán exigir el Registro Único de Proponentes, ni podrán exigir ni calcular el k de contratación.

- Obligaciones del SICE:

En concordancia con lo establecido en el artículo 86 del Decreto 2474 de 2008, en los procesos de contratación de mínima cuantía, las obligaciones contenidas en los artículos 13 y 15 del Decreto 3512 de 2003, no son exigibles a las entidades que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública ni a los proponentes.

RECOMENDACIONES:

- Se debe interactuar con los proponentes vía correo electrónico y siempre confirmar el recibo de la comunicación.

- En plazo de ejecución del contrato contará a partir de la aprobación de la garantía o dentro de los xxx (x) días siguientes a la publicación en el SECOP de la aceptación de la oferta.

- Se debe extender mediante aviso el plazo para la aceptación de la oferta, cuando el proponente con el menor valor no subsane los requisitos habilitantes.

- Una vez se haya aceptado la oferta, además de la publicación de la misma en el SECOP, se deberá informar al contratista mediante correo electrónico, adjuntado copia de la aceptación de la oferta, y se debe confirmar su recibo, con el fin de incorporarlo al expediente.

- Teniendo en cuenta io señalado en el Decreto 2516 de 2011, las entidades estatales deben abstenerse de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma.

Con el objeto de unificar procedimientos y facilitar la labor de contratación en las Regionales y Centros de Formación del SENA, se adjuntan a la presente circular, los formatos de Estudios Previos, Solicitud de Oferta e Invitación a Cotizar, los cuales deberán ser ajustados de acuerdo al objeto y a las necesidades de contratación.

Cordialmente,

SILVIA PATRICIA TAMAYO DIAZ

Directora Jurídica

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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