CONCEPTO 2639 DE 2021

(junio 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En respuesta a su comunicación electrónica del 28 de abril de 2021, sin radicar, mediante la cual solicita concepto jurídico que precise si la conformación del comité estructurador de los procesos de Mínima Cuantía y Selección Abreviada debe conformarse para cada proceso de contratación; al respecto, de manera comedida le informo.

En su solicitud de consulta precisa lo siguiente:

“con el ánimo de dar la aplicación debida y el alcance que corresponde al manual de contratación administrativa y los procedimientos cargados en el módulo de documentos del proceso de la plataforma CompromISO, de manera atenta y respetuosa me dirijo con el ánimo de consultar, lo siguiente:

El numeral 1.3.2 del Manual de contratación, señala que el comité estructurador, es quien tiene la función de elaboración y proyección de los documentos de la etapa preparatoria de los procesos contractuales, donde participa – El área solicitante – El área jurídica y – el área financiera.

De tal motivo, es claro que sus integrantes serán aquellos que acompañaran desde su estructura y hasta el momento en que se aprueben las garantías y se registre presupuestalmente el contrato.

No obstante, dentro de la estructuración del mismo no es claro, si la conformación del comité debe ser surtido para cada proceso que se adelante o si por el contrario, bastara una sola conformación del mismo para cumplirse este requisito, que sirva para todos las necesidades.

Adicionalmente, con relación a los procedimientos cargados en el módulo documentos del proceso de la plataforma compromISO, con el ánimo de consultar sobre la periodicidad de las designaciones del comité estructurador, teniendo en cuenta que la periodicidad hace alusión a una referencia temporal, más en los procedimientos de mínima, selección abreviada por subasta inversa, esta casilla se encuentra definida con “Profesional asignado”, lo cual nos genera el siguiente interrogante:

El comité estructurador en los procesos de mínima o selección abreviada se designa por cada proceso? o puede realizarse una designación general conociendo las áreas que usualmente presentan necesidades y tramitan los procesos de contratación?

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos:

Ley 80 de 1993. Estatuto de Contratación Administrativa

La Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos” – artículo 2o - respecto de las modalidades de selección.

Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional"-

Manual de Contratación Administrativa del SENA – Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – adoptado por medio de la Resolución 1-1470 de 2020.

ANÁLISIS JURÍDICO

De conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y el Manual de Contratación, el SENA puede adelantar los procesos de contratación a través de las diferentes modalidades, tales como Licitación Pública, que es la regla general de los procesos de contratación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa o contratación de mínima cuantía.

La actividad contractual del Estado se desarrolla en virtud de los principios de transparencia (artículo 24), economía (artículo 25) y responsabilidad (artículo 26) consagrados en la Ley 80 de 1993, así como en los postulados que rigen la función pública (artículo 209 Constitución Política), los cuales deben cumplirse en armonía con los principios de planeación y selección objetiva previstos en la Ley 1150 de 2007.

El artículo 209 de la Constitución Política establece que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones", así mismo el artículo 269 de la carta Magna establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública de diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno para sus procesos de contratación.

La Ley 489 de 1998 expresa que “Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias”.

De acuerdo con lo anterior, la actividad contractual que realice la Administración Pública, ya sea jurídica, material o técnica, ha de sujetarse a los principios que la inspiran, con el fin de garantizar el cumplimiento de los fines del Estado, observando de paso las reglas previstas para adelantar la actuación administrativa de carácter contractual mediante las modalidades señaladas en la ley.

El artículo 2, numeral 2 de la Ley 1150 de 2007 dispone que:

“La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.”

Así mismo, la norma antes señalada dispuso diferentes causales por las cuales se puede adelantar un proceso de contratación por medio de la modalidad de selección abreviada, dentro de ellas se encuentra la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que corresponden a aquellos bienes y/o servicios que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño.

En el mismo sentido, el Decreto 1082 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”, en su artículo 2.2.1.1.1.3.1 definió los bienes de características técnicas uniformes como aquellos “bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición (…)”.

Aunado a lo anterior, en cuanto al procedimiento para la contratación de este tipo de bienes y servicios encontramos que la modalidad de Selección Abreviada comprende tres procedimientos para la adquisición de estos bienes: Subasta Inversa, Acuerdo Marco de Precios y Bolsa de Productos.

Esto último fue definido por el Legislador en la ya citada Ley 1150 art. 2 numeral 2. Literal 2- al indicar:

“[…] Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos”.

Ahora bien, en cuanto a la modalidad de mínima cuantía, esta ópera cuando el monto de la contratación no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad; esta modalidad de selección tiene menos formalidades que las demás y es aplicable a todos los objetos de la contratación cuando el presupuesto oficial del contrato no exceda del 10% de la menor cuantía de la entidad estatal.

Expuesto lo anterior, en cuanto al objeto de la consulta, es necesario señalar que, el comité estructurador de un proceso es la instancia encargada de evaluar las propuestas que se presentan para el proceso de contratación, en sus aspectos económico, financiero, técnico, jurídico y los demás definidos en el Pliego de Condiciones.

La Resolución 1-1470 de 202 mediante la cual se adopta el Manual de Contratación de la entidad, expresa las funciones del comité estructurador indicando:

“Este comité tiene la función de elaboración y proyección de los documentos de la etapa preparatoria de los procesos contractuales. En el participará:

 El área solicitante, la cual deberá estructurar y suscribir los estudios previos, análisis del sector y análisis de riesgo conjunto con sus anexos.

 El área jurídica, acompañara la estructuración y la consolidación de la etapa precontractual en la plataforma SECOP II.

 El área financiera apoyara en la construcción de los indicadores financieros y viabilidad económica, cuando haya lugar.

Así mismo, indica que también es función del comité, la estructuración de las respuestas a las observaciones que se realicen en el marco del proceso de selección y solamente responderán las observaciones que sean allegadas hasta la presentación de las ofertas. La designación de este comité la realizará el ordenador del gasto.

En cuanto a las Regionales y Centros de Formación señala que el comité estructurador recae en los funcionarios y/o contratistas designados por la Coordinación del Grupo Administrativo Mixto a través de comunicación interna, correo electrónico o documento equivalente.

Ahora bien, también encontramos los Comités Evaluadores, los cuales son designados por el ordenador del gasto para los procesos Licitatorios, de Selección Abreviada y el Concurso de Méritos. La Contratación Directa y de Mínima Cuantía será adelantada por quien sea designado por el Ordenador del Gasto sin que se requiera un comité plural.

Al respecto el Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015 señala:

“Comité evaluador. La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.”

Por lo anterior, los comités evaluadores y estructuradores se crean con el fin de orientar a los ordenadores del gasto en los aspectos jurídicos, técnicos y financieros del proceso contractual, lo cual propende por el cumplimiento de los principios de eficacia, selección objetiva y transparencia de la contratación estatal enmarcados en la Ley 80 de 1993.

CONCLUSIÓN

Los comités evaluadores y estructuradores se crean con el fin de orientar a los ordenadores del gasto en los aspectos jurídicos, técnicos y financieros del proceso contractual, lo cual propende por el cumplimiento de los principios de eficacia, selección objetiva y transparencia de la contratación estatal enmarcados en la ley 80 de 1993, de tal manera que constantemente están actuando para cada proceso.

RESPUESTA JURÍDICA

Con fundamento en lo anterior se procede a responder los interrogantes formulados, así:

PREGUNTA 1. ¿El comité estructurador en los procesos de mínima o selección abreviada se designa por cada proceso? o puede realizarse una designación general conociendo las áreas que usualmente presentan necesidades y tramitan los procesos de contratación?

RESPUESTA: Los comités evaluadores y estructuradores se crean con el fin de orientar a los ordenadores del gasto en los aspectos jurídicos, técnicos y financieros del proceso contractual, por ende es necesario que cada comité se estructure teniendo en cuenta la necesidad de la entidad, esto es, un comité independiente para cada proceso de contratación, el cual pueda de manera objetiva recomendar la selección del contratista.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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