CONCEPTO 11790 DE 2016

(marzo 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

XXXXXXXXXXXXXXX

Asunto: Consulta 7-2016-004852

Cordial saludo,

En atención a su comunicación radicada bajo el No. 7-2016-004852 del 15 de marzo de 2016, mediante el cual consulta sobre la estructura académico administrativa de los centros como lo concerniente a las coordinaciones académicas, al respecto le informo lo siguiente:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

El artículo 25 del Decreto 249 de 2004, determina que:

“Los centros de Formación Profesional Integral, son las dependencias responsables de la prestación de los servicios de formación profesional integral, los servicios tecnológicos, la promoción y el desarrollo del empresarismo, la normalización y evaluación de competencias laborales, en interacción con entes públicos y privados y en articulación con las cadenas productivas y los sectores económicos.// Estos operarán en sedes fijas, con un área de jurisdicción determinada, para dar respuesta a las necesidades de su entorno, con flexibilidad, oportunidad, calidad y pertinencia. Los Centros arbitrarán los recursos que se generen en cada uno, por la venta de bienes y servicios; para tal fin constituirán una cuenta independiente, con una contabilidad que refleje los ingresos y egresos de la misma. // El Director General del SENA, de conformidad con los criterios adoptados por el Consejo Directivo Nacional, podrá crear mediante acto administrativo Centros o Programas Itinerantes de Formación Profesional Integral, y determinar su organización, jurisdicción, funciones y recursos requeridos para garantizar su operación y el cumplimiento de metas de formación profesional. Los Centros o Programas Itinerantes serán transitorios y en todo caso serán financiados con los recursos aprobados en el correspondiente presupuesto anual de la entidad.”

De igual manera, el artículo 26 del Decreto 249 de 2004, señala que “los Subdirectores de los Centros de Formación Profesional Integral del SENA son funcionarios de libre remoción por parte del Director General del SENA. En todo caso, su nombramiento deberá realizarse mediante un proceso de selección meritocrático, sujeto a veeduría ciudadana. Para tal fin deberá realizarse una selección de por lo menos tres (3) candidatos por cada Centro.”

A su vez, la Resolución 2529 de 2004 “ Por la cual se efectúan delegaciones en materia de Gestión de Talento Humano” en el artículo 4o se delegan funciones a los Subdirectores de Centro en materia de gestión del talento humano.

Ahora bien, desde el punto de vista académico administrativo, se tiene inicialmente que la resolución No. 01427 del 22 de junio de 2004, en el artículo 1o creó en forma permanente en las Regionales el Grupo de Formación Profesional Integral, Empleo y Sistema Nacional de Formación para el Trabajo, el cual estará conformado por personal de planta asignado a las Regionales en virtud a lo señalado en la Resolución No. 0647 de 2004, para lo cual se delega en los Directores regionales la asignación de los funcionarios que conformaran cada grupo y en el artículo 2o se delegó en los Directores regionales la designación mediante resolución de uno de los servidores del nivel asesor o profesional que conformen los grupos de trabajo de que trata la resolución 01427 de 2004, para que ejerza las funciones de coordinación del grupo previa expedición del certificado de disponibilidad Presupuestal que garantice la existencia de recursos para el pago de la prima de coordinación.

Por otra parte, la Resolución No. 001063 de 2005, en el artículo 1o creó en forma permanente el Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas en los Centros de Formación profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA, el cual estará conformado por los funcionarios de planta que desempeñen funciones relacionadas con los siguientes macroprocesos y asignados a cada uno de los Centros de Formación:

a) Formación Profesional Integral, se exceptúan los instructores

b) Gestión empresarial y apoyo a la innovación y el desarrollo tecnológico

c) Normalización, evaluación y certificación de competencias laborales y articulación de programas

d) Gestión del Contrato de Aprendizaje.

Así mismo, el artículo 4 de la Resolución 1063 de 2005, en su oportunidad delegó en el subdirector de centro de formación profesional para que mediante acto administrativo designe a los funcionarios y al coordinador que conformaran el Grupo de Formación Integral, gestión educativa y promoción y relaciones corporativas.

Para la creación de este Grupo se debe contar con unas condiciones mínimas, previstas en el artículo 5 ibidem, a saber:

“

a) Que en razón al número de instructores de planta cuente con un coordinador académico.

b) Que el número de instructores de planta no sea inferior a 15 instructores y el número de funcionarios misionales no sea inferior a 9 funcionarios, para determinar el número de funcionarios de planta, se debe excluir al Subdirector del Centro de Formación Profesional, a los oficiales de mantenimiento, a los almacenistas y a los trabajadores de campo.

c) El porcentaje de participación de las metas de alumnos en formación del centro, tanto en formación titulada como en formación complementaria no puede ser inferior al 0,5% del total de las metas de la Entidad, porcentaje que debe ser logrado en cada uno de estos tipos de formación por vigencia anual.

d) El número de funcionarios misionales del Grupo de Formación Profesional Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas, en los centros de Formación, tendrá como mínimo cuatro (4) funcionarios misionales de los considerados en el literal b) del presente artículo. “ (negrilla fuera de texto)

Por otra parte, la Resolución 928 del 12 de mayo de 2006 “Por la cual se crean los Grupos de Gestión de Administración Educativa, en los Centros de Formación Profesional Integral.” Señala en el artículo 1o que el Grupo de Gestión de Administración Educativa en los Centros de Formación Profesional Integral estará conformado por los funcionarios de planta asignados a los Centros de Formación y podrá ser coordinado por los funcionarios de que trata el Artículo 4o de la presente Resolución, o por un funcionario del Grupo Ocupacional Profesional, siempre y cuando el Centro cumpla las condiciones establecidas en la resolución 928 de 2006. Cabe resaltar que la coordinación del Grupo de Administración Educativa no podrá recaer en un instructor.

De igual manera, el artículo 6o ibídem dispone:

“ACTIVACIÓN DEL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA EN LOS CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL. El Subdirector de Centro, que necesite conformar el Grupo deberá presentar para estudio y aprobación de la Dirección de Formación Profesional, la solicitud para conformar el Grupo Gestión de Administración Educativa en su Centro; para tal fin deberá remitir una comunicación escrita debidamente motivada, sustentando con indicadores, capacidad de infraestructura y talento humano, existencia o no de funcionarios que por efectos de la reestructuración del SENA realizada en el año 1996, desempeñaban los cargos de jefes 01 a 04; así como el comportamiento de ejecución presupuestal de las últimas dos vigencias, la necesidad de contar con el grupo de dedicación exclusiva a las funciones establecidas en la presente resolución para Administración Educativa en los centros.// La Dirección de Formación Profesional dispone de 15 días hábiles, para dar respuesta al Centro de Formación Profesional y considerará entre otros los siguientes aspectos para la aprobación de creación del Grupo: Cobertura del Centro, ejecución y metas en cupos en formación titulada y complementaria, área geográfica, número de convenios, alianzas y contratos suscritos para aumentar cobertura en la vigencia en la que se crea el Grupo y/o se asignan funciones; número de horas directas a formación de instructores de planta y de contrato, número total de horas instructor de planta y total de horas de contrato, ejecutadas en la vigencia anterior a la creación del grupo y/o asignación de funciones. // En los Centros que no sea viable la conformación del Grupo de Gestión de Administración Educativa, continuará rigiendo en todos sus términos la organización, estructura y funciones, establecidas en la Resolución 1063 de 2005.

Posteriormente la Resolución 928 de 2006 “ Por la cual se crean los Grupos de Gestión de Administración Educativa, en los Centros de Formación Profesional Integral”, señala en el artículo 6o que en los Centros que no sea viable la conformación del Grupo de Gestión de Administración Educativa continuarán rigiéndose en todos sus términos la organización, estructura y funciones, establecidas en la Resolución 001063 de 2005.

De igual manera, en el artículo 7 ibidem, dispone: Modelo de organización en Centros. De acuerdo con lo establecido en la presente Resolución, así como lo establecido en la Resolución 1063 de 2005, los Centros tendrán como base los modelos de organigrama anexos que forman parte de esta Resolución, como son:

ORGANIGRAMA DE CENTRO DE FORMACIÓN -MODELO TIPO A- SIN GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

ORGANIGRAMA DE CENTRO DE FORMACIÓN -MODELO TIPO B- CON GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

Además en el Parágrafo del artículo 7 de la Resolución 928 de 2006, se informa que la asignación de funciones de coordinación se realizara por el Subdirector del Centro y los Coordinadores Académicos continuaran bajo la subordinación del Coordinador del Grupo de Formación Integral y Promoción y Relaciones Corporativas creado en la Resolución No. 1063 de 2005.

Por otra parte, la Resolución 4017 del 17 de diciembre de 2009, “Por la cual se regula la creación y funcionamiento de los Grupos de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas en los Centros de Formación Profesional", en el artículo 1 dispone:

“Los Grupos permanentes de “ Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y relaciones corporativas”, creados mediante la Resolución No. 000163 de 2005, continúan funcionando o podrán crearse en los centros de Formación Profesional, desempeñando las funciones relacionadas con los siguientes procesos: 1. Inteligencia organizacional; 2. Convenios y alianzas; 3. Planeación estratégica; 4. Diseño curricular; 5. Ejecución de la formación profesional; incluidos los programas de: integración con la media, jóvenes rurales y población vulnerable, entre otros.; 6. Ejecución de servicios complementario; 7. Normalización, Evaluación y certificación de competencias laborales; 8. Mejora continúa.

PARÁGRAFO PRIMERO. En los Centros de Formación Profesional donde no exista el Grupo de Gestión Administración educativa, las funciones relacionadas con el proceso de administración educativa serán asumidas por este Grupo de “ Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción u Relaciones Corporativas.”

PARAGRAFO SEGUNDO. La continuidad o la creación y funcionamiento del Grupo de “ Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas”, en cada centro de Formación Profesional, está sujeta a la disponibilidad del recurso humano ( mínimo cuatro servidores públicos) a la disponibilidad presupuestal, a la racionalización y optimización en el uso de los recursos y el manejo eficiente y efectivo de los procesos misionales del centro.”

Así mismo, por disposición del artículo 4o de la Resolución 4017 de 2009, el Subdirector del respectivo Centro de Formación Profesional designará mediante acto administrativo a los servidores públicos de la planta de personal que conformaran el Grupo y designará mediante resolución al integrante del Grupo que lo coordinará y en el parágrafo 2 ibidem dice que “los Servidores públicos del nivel Instructor solamente podrán formar parte del Grupo de “Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas” cuando sean designados como Coordinadores del mencionado Grupo.”

En concordancia con el artículo 5 de la Resolución 4017 de 2009, señala que en aquellas regionales en las que el Director Regional hace las veces de Subdirector de Centro o que el Subdirector de Centro hace las veces de Director Regional, o en aquellos centros que no puedan crear el Grupo de “ Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas”, las funciones señaladas en el artículo 2° de la presente resolución serán asumidas por el grupo de “ Formación Profesional, Empleo y Sistema Nacional de Formación y Promoción y relaciones Corporativa” de la Regional.

Por lo anterior, la estructura académico administrativa actual de los centros se enfoca primero que en el Grupo de Formación Profesional, empleo y Sistema Nacional de Formación y Promoción y relaciones Corporativas, pueden asumir las funciones previstas en el artículo 2 de la Resolución 4017 de 2009, cuando el Director Regional hace las veces de Subdirector de Centro o que el Subdirector de Centro hace las veces de Director Regional, o en aquellos centros que no puedan crear el Grupo de “ Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas.

Además se encuentra el Grupo de formación integral, gestión educativa y promoción y relaciones corporativas y/o el Grupos de Gestión de Administración Educativa quienes deben velar por el manejo eficiente y efectivo de los procesos misionales del centro.

Por otra parte, el artículo 28 del Decreto 249 de 2004, establece que “ La coordinación académica en los Centros de Formación Profesional Integral Profesional, será realizada de conformidad con la reglamentación que al respecto adopte el Director General del SENA, la cual deberá contemplar como requisito para ejercer dicha Coordinación, el cumplimiento de las normas de competencia laboral respectiva.”

Es por ello que el Director General en uso de dicha facultad, expidió la Resolución No. 4016 del 17 de diciembre de 2009, Por la cual se reglamenta la coordinación académica en los centros de Formación profesional integral del SENA”, y en el artículo primero definió la coordinación académica como:

“Las funciones asignadas a un instructor vinculado a la planta de personal del SENA, para orientar, acompañar y controlar en su desempeño académico, pedagógico y técnico a los instructores en el proceso de enseñanza- aprendizaje- evaluación, para velar por la calidad de la formación profesional integral.

Podrán ser coordinadores académicos las personas que ocupen un empleo de instructor en la planta de personal, ya sea con derechos de carrera administrativa, con nombramiento provisional o en calidad de encargo que cumplan con los requisitos establecidos en esta resolución y sean designados previa aplicación del procedimiento que se establece.” (Negrilla fuera de texto)

Así mismo, el artículo 3o de la Resolución precitada, señala los requisitos que debe cumplir el instructor para que se le asignen las funciones de coordinación académica, a saber:

1.- Experiencia mínima de doce (12) meses como instructor de planta del SENA (carrera administrativa, nombramiento provisional o encargo)

2.- Para los Instructores inscritos en el escalafón de la carrera administrativa, haber obtenido un puntaje igual o superior al 85% del máximo posible, en la última evaluación del desempeño laboral, según el procedimiento y los formatos establecidos en la reglamentación de la carrera administrativa.

Para los instructores nombrados provisionalmente, haber obtenido un puntaje igual o superior al 85% del máximo posible, en la evaluación anual que se le hace para efectos del SSEMI, con el procedimiento y los formatos que señale la entidad.

3.- Tener certificado de competencia laboral en “Gestionar Recursos Educativos Requeridos según el desarrollo de los procesos formativos” o en “Estructurar planes de Formación según los fines de la educación y la filosofía institucional”.

4.- Tener capacidad de liderazgo, trabajo en equipo, toma de decisiones, adaptabilidad al cambio, autoaprendizaje y actualización permanente.

5.- Demostrar manejo de las tecnologías de la información y comunicación TIC- y de plataforma LMS

6.- Haber participado en la elaboración y ejecución de proyectos para la formación.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. El requisito señalado en el numeral 3 de este artículo será exigible a partir del 1 de marzo de 2010.

Los instructores que a esa fecha sean coordinadores académicos y no posean una de las certificaciones de competencia laboral indicadas en ese numeral, deberán obtenerla dentro de los seis (6) meses siguientes al 1 de marzo de 2010; esta certificación de competencias se realizará con el liderazgo, ejecución y control de la Secretaria General del SENA.”

Por consiguiente, para asignar las funciones de coordinación académica, a un instructor se requieren:

1. Ser instructor de planta de personal ((carrera administrativa, nombramiento provisional o encargo)

2. Cumplir con los requisitos exigidos en el artículo 3 de la Resolución No. 04016 de 2009

3. Designar mediante acto administrativo al instructor como coordinador académico previa disponibilidad presupuestal.

A su vez, el artículo cuarto ibídem, sobre el numero de instructores asignados a la coordinación académica, señala:

“Por cada treinta (30) instructores de planta se podrá asignar a un (1) instructor de planta las funciones de Coordinación Académica establecidas en la presente resolución.// Para determinar el número total de instructores con funciones de coordinación académica por cada Centro de Formación, se debe tomar el numero total de Instructores de planta y dividirlo en treinta (30). Si quedare un numero de instructores igual o mayor a quince (15) el Centro de Formación podrá tener un coordinador más; si la fracción es menor a quince (15) instructores se distribuirán entre los coordinadores académicos asignados, a juicio del Subdirector de Centro.

PARÁGRAFO 1o. Los Centros de Formación Profesional Integral que tengan en su planta de personal un numero inferior a treinta(30) instructores de planta, tendrán un (1) coordinador académico

PARÁGRAFO 2o. En cada vigencia presupuestal, el Subdirector de Centro podrá celebrar hasta dos (2) contratos de prestación de servicios, para garantizar el soporte en aspectos técnicos y pedagógicos a los Instructores contratistas, si cuentan con disponibilidad presupuestal.

PARÁGRAFO 3o. Aquellos Centros de Formación que cuenten con subsede en ciudad o municipio diferente a la sede principal del Centro y que en ésta se atienda como mínimo el 10% del total de la meta anual de formación del Centro, podrán designar de entre los Instructores de esa subsede, un coordinador académico para la misma, o suscribir un contrato adicional a los señalados en el parágrafo 2 de este artículo, si cuentan con disponibilidad presupuestal.

PARAGRAFO 4. Los Centros de Formación que cuenten con jornada académica en fines de semana, nocturna y madrugada, podrán designar un Coordinador académico adicional para las tres (3) jornadas, o suscribir un contrato adicional a lo señalado en el parágrafo 2o de este artículo, si cuenta con disponibilidad presupuestal.

PARAGRAFO 5. Cada Centro de Formación podrá designar un (1) coordinador académico más para la atención de los siguientes programas: integración con la media, jóvenes rurales, desplazados, normalización y certificación de competencias.” ( negrilla y cursiva fuera de texto)

En consecuencia, en aquellos Centros de Formación Profesional que tengan en su planta de personal un numero inferior a treinta(30) instructores de planta, tendrán un (1) coordinador académico.

Cabe resaltar como se informo anteriormente el Parágrafo del artículo 7 de la Resolución 928 de 2006, informa que la asignación de funciones de coordinación se realizará por el Subdirector del Centro y los Coordinadores Académicos continuaran bajo la subordinación del Coordinador del Grupo de Formación Integral y Promoción y Relaciones Corporativas creado en la Resolución No. 1063 de 2005.

En cuanto a nombrar coordinadores académicos por prestación de servicios personales, le informo que no es viable en razón a que el artículo 3 de la Resolución 4016 de 2009, señala como requisito para ser coordinador académico es ser instructor de planta del SENA ya sea en carrera administrativa, nombramiento provisional o encargo y contar con una experiencia mínima de 12 como instructor de planta.

Respecto a los contratos de prestación de servicios la Resolución 4016 de 2009, solo da la opción en el artículo 4 - parágrafo 2 al señalar que en cada vigencia presupuestal, el Subdirector de Centro podrá celebrar hasta dos (2) contratos de prestación de servicios, para garantizar el soporte en aspectos técnicos y pedagógicos a los Instructores contratistas, si cuentan con disponibilidad presupuestal ya sea para atender a través de un contrato adicional la jornada académica en fines de semana, nocturna o madrugada o para atender en subsedes.

Además se debe tener en cuenta que para la asignar la coordinación académica se hace con base en el numero de instructores de planta, y en aquellos Centros de Formación que cuenten con subsede en ciudad o municipio diferente a la sede principal del Centro y que en ésta se atienda como mínimo el 10% del total de la meta anual de formación del Centro, podrán designar de entre los Instructores de esa subsede, un coordinador académico para la misma.

Por lo tanto para la asignación de coordinación académica se debe tener en cuenta lo previsto en la Resolución 4016 de 2009, resolución que se encuentra vigente a la fecha y cualquier modificación a la misma debe ser coordinada previamente por la Dirección de Formación Profesional y la Secretaria General.

Respecto a la consulta sobre la viabilidad de contratar o nombrar un administrador de edificio y los servicios generales cuando en la sede únicamente permanece la empresa de vigilancia, al respecto le informo que en virtud a lo señalado en la Resolución 2569 de 2010, artículo 3, el Grupo de servicios Generales o adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, tiene como función entre otras el “ 6. Gestionar los procesos de contratación para la adquisición de bienes muebles, pasajes, seguros, los servicios de correo, fotocopiado, transporte, aseo, cafetería, vigilancia y demás servicios generales necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad con las normas legales vigentes y el Manual de Contratación del SENA, en coordinación con las demás dependencias de la Dirección General que deben participar en los mismos.” Por lo tanto se copia de su solicitud al coordinador del Grupo de servicios Generales o adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera para que atienda su petición.

De otro lado las funciones de las Direcciones Regionales se encuentran previstas en el articulo 24 del Decreto 249 de 2004 y además se deben tener en cuenta las asignadas al grupo de Formación Profesional Integral, Empleo y Sistema Nacional de Formación para el Trabajo previstas en la resolución No. 01427 del 22 de junio de 2004.

Finalmente, le informo que el inciso 2 del artículo 2 de la Resolución 928 de 2006, determina que “La Dirección de Formación Profesional dispone de 15 días hábiles, para dar respuesta al Centro de Formación Profesional y considerará entre otros los siguientes aspectos para la aprobación de creación del Grupo: Cobertura del Centro, ejecución y metas en cupos en formación titulada y complementaria, área geográfica, número de convenios, alianzas y contratos suscritos para aumentar cobertura en la vigencia en la que se crea el Grupo y/o se asignan funciones; número de horas directas a formación de instructores de planta y de contrato, número total de horas instructor de planta y total de horas de contrato, ejecutadas en la vigencia anterior a la creación del grupo y/o asignación de funciones. (…)”

Por lo tanto es la Dirección de Formación Profesional quien debe aprobar la creación del Grupo de Gestión Administrativa con base en los requisitos señalados en el inciso 2 del artículo 2 de la Resolución No. 928 de 2006.

El presente concepto se rinde de conformidad con lo dispuesto por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordial saludo,

Carlos Emilio Burbano Barrera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica SENA

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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