CONCEPTO 38814 DE 2020

(diciembre 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

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Mediante comunicación electrónica de fecha 23 de diciembre de 2020 radicado con el número 5-02- 2020-038794 solicita se emita concepto sobre la impresión, control y archivo de documentos electrónicos y digitales según las Tablas de Retención Documental - TRD

Sobre el particular plantea las siguientes inquietudes:

1. Generalidades en actos administrativos y documentos:

- De acuerdo con las TRD, todo documento debe ser soportado en Papel, por lo tanto, una vez regresemos a las instalaciones del SENA se debe imprimir la documentación elaborada en la vigencia 2020 o si al tener la información organizada en el OneDrive, se puede conservar allí, siendo éste un método válido para su conservación y sólo comenzaría a llevarse en soporte papel una vez se retorne a las instalaciones del Centro.

- Actos administrativos y documentos: Dice la Circular 01-3-2020-000055 de 2020 en el numeral 10, que los actos administrativos y documentos podrán suscribirse mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según la disponibilidad de dichos medios por parte de las Regionales y Centros. En el Centro, estos documentos se encuentran en su mayoría en registro digital y según las TRD deben registrar firma mecánica, razón por la cual no es claro, si dichos documentos se pueden imprimir con firma digital o se deben imprimir y firmar para su respectivo archivo.

- Testigo Documental Cruzado con aplicativos: Se puede aplicar el concepto de Testigo Documental Cruzado con los aplicativos Sofia Plus, Plataforma Territorium, APE, Certificación de Competencias laborales, emprendimiento, Secop II, Onbase entre otras, teniendo en cuenta que la información que allí se almacena, puede variar o desaparecer, en cuyo caso como garantizar que la información se conserve en el tiempo. Por lo anterior se hace necesario establecer, con el fin de velar, por el cumplimiento de las normas ambientales y no ir en contra de un detrimento patrimonial, si se puede utilizar el control cruzado dentro de los aplicativos antes descritos.

- Frente a los PORS, éstas se encuentran en el aplicativo Onbase y en el correo "Servicio al ciudadano", de manera electrónica y no hay necesidad de imprimir sino, que se implementa control cruzado. Se tiene la duda si solo se crea una carpeta para PQRS, como se archiva cada control cruzado con separador o se hace cronológicamente.

- Las Resoluciones que reciben consecutivo en OnBase, se deben imprimir, firmarse en original y conformar los expedientes en físico con ellas.

- Las actas que cuentan con firmas escaneadas o en adobe acrobat, se pueden imprimir con estas firmas o deben imprimirse en blanco y suscribirse manuscritamente, cabe resaltar que a la fecha se han suscrito de manera digital un sin número de actas que al momento de su impresión generaría un gran costo. Frente a estos documentos, se pueden preservar de manera digital en OneDrive u otro medio como USB o CD con control cruzado o cuales actas serian de obligatoria impresión.

- En caso de ser necesario, imprimir los documentos y fírmalos de manera manual, cuál sería la estrategia idónea y el plazo para ello, teniendo de presente que muchas de las personas no se encuentran vinculadas actualmente con la entidad.

- Que estrategia se puede aplicar en los casos donde se ha evidenciado documentos sin firma y que para el Centro no es posible obtener la firma de este.

Al respecto, de manera comedida le informo:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos:

Decreto legislativo 491 de 2020 (28 de marzo) “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica” – artículo 11

Decreto 1287 de 2020 (24 de septiembre) por el cual se reglamentó el Decreto Legislativo 491 de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria – artículos 1, 2 y 3.

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” – artículos 3, 16, 19 y 46.

Circulares 055 y 061 expedidas por la Secretaria General del SENA

Guía básica de Trabajo en Casa -GTH- G – 015 (2020-04- 13) Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol.

Guía Implementación Tablas de Retención Documental – GD-G- 003 (2020-09-11) – Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol.

ANÁLISIS JURÍDICO

1o. Como consecuencia crisis sanitaria y epidemiológica ocasionada por el coronavirus COVID-19 y en el marco de la emergencia económica, social y ecológica decretada por el Gobierno Nacional, se expidió el Decreto legislativo 491 de 2020 (28 de marzo) “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.

En torno al uso de firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, el artículo 11 del Decreto 491 de 2020 establece:

“Artículo 11. De las firmas de los actos, providencias y decisiones. Durante el período de aislamiento preventivo obligatorio las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto, cuando no cuenten con firma digital, podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio”.

Posteriormente, el Decreto 1287 de 2020 (24 de septiembre) por el cual se reglamentó el Decreto Legislativo 491 de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria, dispone:

“Artículo 2. Firma de los documentos expedidos durante el trabajo en casa. Durante la emergencia sanitaria y siempre que los servidores públicos y contratistas estén prestando sus servicios desde la casa, en el marco del artículo 11 del Decreto Legislativo 491 de 2020, se podrán suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, siguiendo las directrices dadas por el Archivo General de la Nación y las que se imparten en el presente decreto.

“Artículo 3. Directrices para la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneadas. Además de las directrices dadas por el Archivo General de la Nación, los servidores públicos y contratistas que vayan a expedir documentos, actos, providencias y decisiones haciendo uso de la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, deberán:

1. Velar por la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información de los documentos expedidos en el marco de sus funciones y competencias, haciendo uso de mecanismos tecnológicos para blindarlos jurídica y técnicamente en medios electrónicos.

2. Comunicar los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, a través de medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico, sedes electrónicas, ventanillas únicas o algún mecanismo que permita distribuir o comunicar la información de forma oficial.

3. Aplicar los procedimientos indicados por el Archivo General de la Nación para la organización, conservación e incorporación al expediente respectivo los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa.

4. Garantizar la organización, conservación e incorporación al expediente de los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas.

5. Incluir los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa a los expedientes, de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de retención Documental (TRD), actualizando la hoja de control y diligenciando el inventario Documental (FUID); los documentos electrónicos de archivo que cumplen con las características establecidas, deberán incluirse en el Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo, actualizando el índice electrónico. Lo anterior deberá hacerse una vez se supere la emergencia sanitaria y se reactive el trabajo del servidor o contratista en las oficinas.

Acorde con lo previsto en el Decreto legislativo 491 de 2020, el Director General del Archivo General de la Nación expidió la Circular Externa 001 de 2020 (31 de marzo) mediante la cual se fijaron “Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales”. En dicha Circular se dispuso:

“ (…)

5. En virtud del principio de Orden Original establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, las entidades deberán una vez superada la emergencia, incorporar en los respectivos expedientes los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante la contingencia, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas. Los documentos se deben incluir en los expedientes de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de Retención Documental (TRD), actualizando la Hoja de Control y diligenciando el Inventario Documental (FUID)…”

2o. Como consecuencia de la situación epidemiológica causada por el virus COVID-19, la Secretaria General del SENA impartió instrucciones y directrices, entre otras, mediante las Circulares 055 y 061 de 2020.

En la Circular 055 de 2020 (25 de marzo) “Medidas para el funcionamiento del SENA en el aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional” se señaló:

“(…) 10. Gestión Documental. Las Resoluciones y demás actos administrativos que deban ser radicados se deben enviar a través de correo institucional firmadas por la persona autorizada, se radica dentro del aplicativo OnBase, se asigna el número y se devuelve al remitente; durante el estado de emergencia los actos administrativos que se expidan se sujetarán a los lineamientos emitidos en la “Guía básica de Trabajo en Casa”, respecto a la firma electrónica. La persona autorizada para firmar debe conservar el documento original que haya sido radicado, para que una vez superado el periodo de aislamiento preventivo, se entregue al responsable de la gestión documental para su archivo correspondiente (…)

Para la notificación y comunicación de actos administrativos, así como para las respuestas de derechos de petición, la entidad utilizará los medios electrónicos de conformidad con lo establecido en la Ley 1437 de 2011, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos proferidos. La firma de los actos anteriormente enunciados se realizará de conformidad con las orientaciones emitidas en la “Guía básica de Trabajo en Casa”.

Por su parte, la Circular 61 de 2020 (marzo 31) expedida por la Secretaria General del SENA por la cual se impartieron lineamientos "hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social" establece:

“ (…)

2. Firma de actos administrativos y comunicaciones: Los actos administrativos y documentos podrán suscribirse mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según la disponibilidad de dichos medios por parte de las Regionales y Centros, aplicando los lineamientos del numeral 10 de la Circular 01-3-2020-000055 de 2020…”

3o. La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” consagra entre otras las siguientes definiciones:

“ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

(…)

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

(…)

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

(…)

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad”.

Por su parte, el artículo 19 ibídem prevé:

“ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio”.

En relación con la conservación de documentos, el título XI de la Ley 594 de 2002 establece:

“ARTICULO 46. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos...".

CONCLUSIÓN

Como antes se indicó, la Ley 594 de 2000, mediante la cual se establecieron las reglas y principios que deben observar los sujetos señalados en el artículo 2o en materia de la función archivística, definió el Documento de archivo como el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones y el soporte documental como los medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados, bien en archivos en papel o en archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Ahora bien, el artículo 11 del Decreto legislativo 491 de 2011, reglamentado por el Decreto 1287 de 2020, autoriza a las entidades públicas para que durante la permanencia de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de la Protección Social con ocasión de la crisis generada por el coronavirus COVID-19, puedan válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones que adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según la disponibilidad de dichos medios.

El Decreto 1287 de 2020 dispuso que los servidores públicos o contratistas de prestación de servicios que utilicen el uso de la firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada para la expedición de actos, providencias o decisiones, deberán tener en cuenta las directrices impartidas en su artículo 3o así como las directrices que para el efecto dicte el Archivo General de la Nación.

Para el efecto, conforme con el artículo 3o ut supra, se deberán tener en cuenta las siguientes directrices:

- Aplicar los procedimientos indicados por el Archivo General de la Nación para la organización, conservación e incorporación al expediente respectivo los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa.

- Garantizar la organización, conservación e incorporación al expediente de los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas.

- Incluir los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa a los expedientes, de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de Retención Documenta (TRD), actualizando la hoja de control y diligenciando el inventario Documental (FUID); los documentos electrónicos de archivo que cumplen con las características establecidas, deberán incluirse en el Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo, actualizando el índice electrónico. Lo anterior deberá hacerse una vez se supere la emergencia sanitaria y se reactive el trabajo del servidor o contratista en las oficinas.

En este sentido, cabe recordar que en el numeral 10 de la Circular 055 de 2020 expedida por la Secretaria General del SENA en relación con la gestión documental se señaló que “La persona autorizada para firmar debe conservar el documento original que haya sido radicado, para que una vez superado el periodo de aislamiento preventivo, se entregue al responsable de la gestión documental para su archivo correspondiente”

De igual manera, la “Guía básica de Trabajo en Casa” establece el procedimiento y las recomendaciones para el uso de la firma digitalizada y electrónica en los documentos, actos y providencias que se expidan o produzcan por las dependencias del SENA.

Así las cosas, y para efectos de su consulta, se responde lo siguiente:

Para efectos de los documentos que se hayan producido y gestionado durante la emergencia sanitaria provocada por el coronavirus COVID- 19, se tendrán en cuenta las directrices y lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación mediante la Circular Externa 001 de 2020 y la Secretaría General del SENA por medio de la Circular 055 de 2020 y demás actos que sobre el particular se dicten.

En relación con el soporte documental y la impresión física de los actos administrativos y documentos producidos, recibidos o gestionados durante la emergencia sanitaria y que se hayan suscrito mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que para el efecto expida la Secretaría General del SENA a través del área de Gestión Documental respecto a la forma o manera como se integrará la conformación de expedientes y el archivo digital y físico de los documentos respectivos una vez terminada la emergencia sanitaria ( Ver Circular 055 de 2020 numeral 10).

El trámite y gestión de los actos administrativos y documentos suscritos mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, debe realizarse de acuerdo con la “Guía básica de Trabajo en Casa” y las Circulares 055 y 061 de 2020 expedidas por la Secretaria General del SENA, en armonía con la Guía de Implementación de las Tablas de Retención Documental.

Por tanto, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 694 de 2000 y en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de los empleos de la planta de personal del SENA ( Resolución 1458 de 2017), a nuestro juicio, corresponderá a la Secretaría General directamente o a través del Grupo de Gestión Documental, impartir las directrices, lineamientos y orientaciones frente al manejo de la gestión documental física, digitalizada y electrónica una vez sea superada la emergencia sanitaria ocasionada por la pandemia del coronavirus COVID-19.

Finalmente, frente a los interrogantes planteados puntualmente en su consulta, dadas sus particularidades, consideramos que compete a la Secretaría General y/o al Grupo de Gestión Documental absolver las inquietudes y dudas sobre el manejo de la gestión documental física y digital durante y después de la emergencia sanitaria que actualmente afrontamos.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

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