CONCEPTO 51170 DE 2020

(noviembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

XXXXXXXXXXXXXXX

Mediante correo electrónico sin radicar de fecha 10 de noviembre de 2020 solicita concepto sobre la procedencia de otorgar comisión de servicios y reconocer el pago de viáticos a servidores públicos que deben desplazarse a sitios distintos a su lugar habitual de trabajo para asistir a reuniones presenciales, a pesar de encontrarse laborando mediante trabajo en casa y el Centro de Formación no ha regresado en alternancia, por no tener protocolos de bioseguridad aprobados por el ente municipal y no disponer de insumos de bioseguridad suficientes, para garantizar a funcionarios y aprendices la protección requerida. Al respecto de manera comedida le informo:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos:

Decreto ley 2400 de 1968 “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.” – artículo 22

Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”

Decreto 1175 de 2020 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”

Decreto legislativo 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.

Decreto 1168 de 2020 “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVIO -19, y el mantenimiento del orden público y se decreta el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable”

Decreto 1408 de 2020 por el cual se prorrogó la vigencia del Decreto 1168 de 2020

Resolución 2838 de 2016 “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones”

Resolución 1313 de 2017 “Por la cual se adiciona y modifica la Resolución 2838 de 2016, mediante la cual “se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones”

Circulares 050, 055, 061, 83, 98 y 156 de 2020 - Secretaria General del SENA

ANÁLISIS JURÍDICO

La comisión es una situación administrativa consagrada en el Decreto ley 2400 de 1968 (artículo 22) y que actualmente se encuentra regulada en el Decreto 1083 de 2015 (artículos 2.2.5.5.21 a 2.2.5.5.39

).

Con arreglo a lo previsto en las normas legales antes invocadas, en el SENA mediante Resolución 2838 de 2016, modificada por la Resolución 1313 de 2017, se reglamentaron las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictaron otras disposiciones.

En relación con la comisión de servicios, viáticos y gastos de transportes, el artículo 1º de la Resolución 2838 de 2016 consagra, entre otras, las siguientes definiciones:

“1.4. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la designación que se hace, por el funcionario competente, a un Servidor Público vinculado con la Entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

1.5. VIÁTICOS. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado de conformidad con la Resolución de escala de viáticos para la correspondiente vigencia fiscal.

1.6. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas”

El artículo 2º ibídem establece que “Para otorgar una comisión deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) en el cual se indique el objeto, lugar, número de días, fechas de iniciación y de finalización y el valor de los viáticos a reconocer.

El ordenador del gasto autorizará la comisión y dará traslado al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional Integral dentro del término señalado en la circular que expida la Secretaría General”.

Por su parte, el artículo 6º de la precitada resolución dispone que tendrán derecho al reconocimiento de viáticos los servidores públicos que deban cumplir una comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo. Cuando la duración de la comisión corresponda a un día fuera de la sede habitual de trabajo y que para el cumplimiento del objeto de la comisión no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, se reconocerá una suma equivalente al 50% del valor fijado para un día de viáticos al sitio de la comisión.

2º. El Decreto 1175 de 2020 (27 de agosto) “Por el cual se fijan las escalas de viáticos” establece en su artículo 3º sobre autorización de viáticos:

“ARTÍCULO 3°. Autorización de viáticos. A partir del 1º de enero de 2020, el reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

PARÁGRAFO 1. Los viáticos y gastos de viaje se les reconocen a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo…”

3º. Con ocasión de la emergencia sanitaria provocada por el coronavirus COVID-19 y en ejercicio de la emergencia económica, social y ecológica decretada por el Gobierno Nacional, se expidió el Decreto legislativo 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.

El precitado Decreto legislativo 491 de 2020 no consagra o establece disposición alguna relacionada con el procedimiento para el otorgamiento de comisiones de servicio o el reconocimiento y pago de viáticos.

4º En el marco de la emergencia sanitaria, el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1168 de 2020 (25 de agosto) “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVIO -19, y el mantenimiento del orden público y se decreta el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable” dispuso:

“Artículo 8. Teletrabajo y trabajo en casa. Durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del Coronavirus COVID-19, las entidades del sector público y privado procurarán que sus empleados o contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen las funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares”.

Mediante el Decreto 1408 de 2020 (30 de octubre) se prorrogó la vigencia del Decreto 1168 de 2020 hasta el 1º de diciembre de 2020, sin que tampoco en estas normas se hubiese regulado o modificado las nomas o disposiciones concernientes a las comisiones de servicio o reconocimiento y pago de viáticos.

5º. Como consecuencia de la situación epidemiológica causada por el virus COVID-19, la Secretaria General del SENA impartió instrucciones y directrices mediante las Circulares 050, 055, 061, 83, 98 y 156 de 2020.

En la Circular 156 de 2020 (2 de septiembre) se dio alcance a la Circular 01-3-2020-000098 de 2020 - Lineamientos SENA para el “Aislamiento Selectivo Inteligente” y se señaló:

“(…) En el caso del SENA, que somos una entidad pública del orden nacional con presencia en todos los departamentos y en varias ciudades y municipios del país, se deben cumplir las medidas que adoptemos en nuestra entidad, así como las que expidan las autoridades nacionales, los departamentos y municipios donde se encuentre el servidor público o contratista, cuyas instrucciones y restricciones variarán según la categoría del municipio frente al COVID-19: “i) Municipios sin afectación COVID-19, ii) Municipios de baja afectación, iii) Municipios de moderada afectación, y iv) Municipios de alta afectación”.

A través de la Directiva Presidencial No. 7 del 27 de agosto del 2020, el Gobierno Nacional impartió lineamientos para el “Retorno gradual y progresivo de los servidores públicos y contratistas a las actividades laborales y de prestación de servicios de manera presencial”, señalando que la Fase de Aislamiento Selectivo “tendrá como pilares nuestra disciplina social, el distanciamiento físico individual y una cultura ciudadana de autorresponsabilidad y autocuidado, tarea en la cual los servidores públicos y los contratistas del Estado estamos llamados a liderar y apoyar de forma responsable, diligente, comprometida”.

Con base en lo anterior, se imparten los siguientes lineamientos en el SENA:

- Teniendo en cuenta que el Ministerio de Salud y Protección Social prorrogó la emergencia sanitaria hasta el 30 de noviembre de 2020 mediante la Resolución No. 1462 del 25 de agosto de 2020, las normas, medidas, lineamientos y protocolos sujetos a la vigencia de la emergencia sanitaria continúan vigentes.

- El SENA retornará de forma gradual y progresiva al trabajo presencial. A partir de septiembre de 2020 prestaremos el servicio de forma presencial hasta con el 30% de los servidores públicos y contratistas de la entidad que sean indispensables en las sedes de trabajo; el 70% restante continuará realizando trabajo en casa. No quedan sujetos a este porcentaje del 30% las dependencias (administrativas y Centros de Formación) que cumplan funciones o actividades estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria del COVID-19.

Para la determinación de las personas que retornarán a la presencialidad dentro del porcentaje señalado, los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro, deben tener en cuenta criterios como los siguientes:

(…)

- Las actividades presenciales de formación sólo podrán reactivarse en las sedes donde las autoridades locales competentes hayan dado el aval, y deberán realizarse de forma gradual, respetando el distanciamiento, las medidas de bioseguridad y no exceder el porcentaje anotado.

- El personal que retorne a la presencialidad debe contar con una capacitación previa sobre las condiciones de bioseguridad de la Resolución 666 de 2020 y los protocolos de bioseguridad aprobados, las cuales deben ser organizadas por cada Director Regional y Subdirector de Centro con sus equipos interdisciplinarios, dejando la evidencia de cada participante.

- (…)

- El trámite de las comisiones internacionales continúa suspendido, salvo autorización del despacho del Director General. Los ordenadores del gasto podrán autorizar comisiones nacionales en atención a estrictas necesidades del servicio y la disponibilidad de recursos presupuestales, cumpliendo las disposiciones sobre austeridad del gasto público y las medidas de restricción que establezcan las autoridades nacionales, departamentales y locales. Los comisionados deben cumplir los protocolos de bioseguridad y autocuidado, incluidos los establecidos por las autoridades del(os) lugar(es) de la comisión.

- Cada Regional y Centro de Formación debe ajustar sus protocolos de bioseguridad para incluir las medidas anotadas en esta Circular y las que definan las autoridades departamentales y locales aplicables al SENA, así como adelantar el trámite correspondiente ante los entes territoriales competentes para obtener el aval y/o autorización.

(…)

Las inquietudes sobre esta Circular serán atendidas en el correo electrónico gruposst@sena.edu.co, de 8 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 6 p.m.” (Negrillas y subrayado fuera de texto)

Previamente, mediante la Circular 050 de 2020 (16 de marzo) se había restringido las comisiones de servicio de funcionarios y contratistas a nivel nacional, con el fin de salvaguardar la vida y minimizar todo riesgo de contagio y/o propagación del virus COVID-19, hasta tanto se supere la emergencia sanitaria, restricción que al parecer fue modificada por la Circular 156 de 2020 dadas las etapas de aislamiento selectivo y la reactivación y recuperación de la vida productiva del país. (Ver Directiva Presidencial 07 de 2020)

CONCLUSIÓN

De acuerdo con lo antes expuesto se puede concluir que las normas sobre comisión de servicios, viáticos y gastos de transporte no han sido modificadas por las normas dictadas con ocasión de la emergencia sanitaria producto del coronavirus COVID -19.

Así pues, para la autorización de comisiones de servicio y el pago de viáticos y gastos de transporte a servidores públicos del SENA que deban desplazarse fuera de la sede habitual de trabajo, se deberá aplicar lo dispuesto en la Resolución 2838 de 2016, modificada por la Resolución 1313 de 2017, en armonía con lo previsto en el Decreto 1175 de 2020 y en los Decretos ley 2400 de 1968 y 1042 de 1978 y en el Decreto reglamentario 1083 de 2015.

Empero, para efectos de conferir comisiones de servicio y, por ende, el pago de viáticos y gastos de transporte para el desplazamiento de servidores públicos del SENA a lugares o sitios distintos a su sede habitual de trabajo, así se encuentren laborando mediante la modalidad de trabajo en casa, consideramos que el ordenador del gasto competente deberá evaluar las condiciones y circunstancias para autorizar las comisiones de servicio, habida cuenta que servidores públicos de esa sede pueden concurrir a reuniones presenciales en lugares diferentes a su sitio de trabajo.

En el evento en que el comisionado se encuentre residiendo en el mismo lugar asignado para la comisión, el ordenador debe evaluar esa circunstancia a efectos de determinar si hay o no lugar al pago de gastos de alojamiento, alimentación y transporte. No obstante, el comisionado debe cumplir con el trámite de legalización de la comisión, adjuntado los respectivos soportes.

Para el efecto, deberá tenerse en cuenta lo previsto en las Circulares expedidas por la Secretaria General del SENA, en especial lo señalado en la Circular 156 de 2020 a que antes se hizo mención, en armonía con las normas, medidas, lineamientos y protocolos de bioseguridad expedidos por el gobierno nacional y por las autoridades distritales, departamentales, municipales y por el SENA en virtud de la emergencia sanitaria que nos afecta.

Con todo, sugerimos que las inquietudes sobre la Circular 156 de 2020 y en especial sobre la autorización de comisiones de servicio, se tramiten al correo electrónico gruposst@sena.edu.co, de 8 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 6 p.m., tal como se indica en la citada circular.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa - Dirección Jurídica

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