CONCEPTO 166974 DE 2013

(Agosto 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

En atención a sus comunicaciones 8-2013-040633 y 8-2013-04161, este despacho procede a absolverlas así::

Respecto de la consulta radicada con el número 8-2013-040633 del 8 de agosto de 2013 sobre “si a las deudas por concepto de Excedentes del Servicio Médico Asistencial le es aplicable el fenómeno de la prescripción extintiva y en caso afirmativo en cuánto tiempo, desde cuándo debe empezar a contarse ese periodo y que hechos(s) interrumpe(n) la prescripción y en qué condiciones opera esa interrupción, así como el procedimiento que se debe seguir para declarar la prescripción y hacer los ajustes contables en la entidad.”:

Partiendo del supuesto de que se cuenta con el documento por medio del cual el servidor público y/o pensionado reconoce una deuda y otorga autorización para que se proceda a realizar los descuentos en los términos en ella consignados, sobre el salario o mesada que recibe llamado libranza, nos remitiremos al concepto 2008038709-002 del 7 de julio de 2008 de la Superfinanciera, que señala respecto de la Libranza: “Síntesis: La LIBRANZA, es entendida como un mecanismo de recaudo de cartera, mediante el cual el deudor previamente autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nómina, en determinados períodos, una suma específica para aplicar a la cancelación de sus obligaciones adquiridas con aquella o con un tercero acreedor” de esta acepción se entiende que la suscripción de una libranza genera derechos y obligaciones recíprocas entre empleador y empleado. Veamos:

Para el caso de los excedentes médicos la suscripción de la libranza se hace con el fin de prever el recaudo por el mayor valor pagado por el SENA por el servicio médico prestado al funcionario, configurándose un acuerdo de voluntades de recaudo por el mayor valor pagado para que pueda el servidor público recibiera el servicio médico solicitado de una parte y el SENA pueda recobre el mayor valor desembolsado.

De otro lado, cabe señalar que en el documento de libranza tanto el funcionario (deudor) y el SENA se estipulan aspectos como el monto a cancelar, el tiempo o cuotas de pago, bien sea para pago directo, por el mismo funcionario y/o a través de descuentos por nómina, siendo el empleador quien hace los descuentos una vez está autorizado que se entiende dada con la suscripción de dicha libranza, toda vez que el empleado tiene conocimiento de antemano las deducciones que le harán sobre su salario.

En segundo lugar, la situación planteada por usted en la solicitud de concepto es preciso señalar que la administración del SENA, les ha dado las herramientas para que se hagan efectivas las obligaciones a los funcionarios activos y pensionados por concepto de recobro originadas en la prestación de servicios médicos del Sena, la cual nos permitimos citar:

La resolución 312 de 1987, mediante la cual se reglamentan los Acuerdos del Servicio Médico en el SENA, establece en el artículo 30, los compromisos que adquieren los empleados públicos, trabajadores oficiales o pensionados en forma especial y expresa lo siguiente:

a) Pagar el excedente en la Tesorería respectiva, dentro de los  cinco (5) días   hábiles siguientes a la fecha de la notificación por parte de la administración.

b) En caso de no efectuar el pago directo, a presentar solicitud en forma inmediata al Jefe de la División de Bienestar Social o a quien haga sus veces en las Regionales para que previo análisis por parte de éste, determine el descuento por nómina hasta por doce (12) meses. En casos especiales se  podrá recomendar ante el Subdirector Administrativo o Gerente Regional se conceda un plazo superior al mencionado y que en ningún caso será superior a 24 meses.

c) En caso de no efectuar el pago directo o no solicitar el descuento, se le suspende los servicios, hasta tanto no haga el    pago o         autorice los descuentos  señalados.

d) En caso de retiro para que se descuente de la liquidación de  sus prestaciones, el excedente  correspondiente.

En tercer lugar, este despacho mediante concepto No. 8-2012-036491 del 26 de septiembre de 2012 (se adjunta) sobre el tema objeto de consulta expresó: “Con relación a las deudas vigentes y que no hemos podido lograr el recaudo por requerimientos de cobro por concepto de excedentes médicos, cuál sería el procedimiento para poder dar inicio al cobro por la jurisdicción de cobro coactivo administrativo, si estas deudas no tienen la condición de acto administrativo en firme, ya que solo están soportadas en una libranza firmada por los funcionarios, en su mayoría retirados de la Entidad”, procedemos a absolverla en los siguientes términos.

Atendiendo que se cuenta con el documento por medio del cual el servidor público y/o pensionado reconoce una deuda y otorga la autorización para que se procediera a realizar los descuentos en los términos en ella consignados sobre el salario o mesada que recibe llamado libranza, debe hacerla efectiva a la mayor brevedad posible, con el fin de evitar un posible detrimento patrimonial para la Entidad. De no ser esto posible, se debe proceder a efectuar las acciones que se requieran para obtener el pago de dichas obligaciones, para lo cual debe realizar los requerimientos necesarios para que los deudores se acerquen a cancelarlas o procedan a dar la autorización que corresponda para que el SENA pueda requerir el pago de la entidades bancarias cuando se trate de pensionados y/o de los empleadores cuando estos estén vinculados en otras instituciones.”

Para el caso en que no medie documento alguno en donde el servidor público o pensionado autorice los descuentos por concepto de excedentes por servicio médico asistencial se dijo: “ (…) es imperioso que se revisen las obligaciones pendientes de cobro con el fin de determinar si de acuerdo a los soportes sobre los que sustente la deuda, se podría llegar a configurar los títulos ejecutivos llamados complejos, que se caracterizan por estar contenidos en varios documentos que pueden llegar a probar la deuda que tienen los servidores públicos y exfuncionarios para con el SENA. Estos documentos pueden ser, la resolución mediante la cual se obligan a pagar el excedente por el servicio médico prestado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Resolución 312 de 1987, es decir, que la resolución será uno de los documentos que conformarán ese título complejo y los demás soportes que determinen los requisitos de todo título ejecutivo (el soporte contractual, la cuenta de cobro de la entidad prestadora del servicio al Sena, la autorización de parte del SENA, la factura mediante la cual se prestó el servicio, el requerimiento de pago por excedentes de servicio médico, la libranza debidamente diligenciada) los cuales deben determinar una obligación clara, expresa y exigible. De igual forma para que puedan ser cobrados por la jurisdicción coactiva, la obligación debe estar contenida en un acto administrativo que la configure, para lo cual deberá garantizarse a los deudores el agotamiento del debido proceso y el derecho de contradicción respecto de los actos administrativos que se libren en su contra.”

“En respuesta al interrogante del punto uno “Cuál es el procedimiento que se debe seguir para dar de baja de contabilidad esas deudas a cargo de los funcionarios inactivos, en su gran mayoría, si los documentos que las soportan no cumplen los requisitos para adelantar el cobro coactivo”, le informamos que la competencia es de la Dirección Administrativa y Financiera, grupo de contabilidad, quienes deben indicar la manera como se deben registrar contablemente las obligaciones por cobrar y determinar la depuración contable de las mismas, para lo cual deberán proceder de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 2978 de 2010.”

Con respecto al término de prescripción aplicable a las deudas por excedentes en la prestación del servicio médico Asistencial del SENA, y atendiendo que la obligación a cargo del el servidor público y/o pensionado, tiene origen en un hecho determinado como es el mayor pago que tuvo a bien hacer la Entidad para que los funcionarios afiliados al mismo pudiesen recibir la prestación del servicio médico y en aras de hacer efectiva la observancia de la ley; donde son aplicables principios comunes a nuestro ordenamiento, en el cual salvo las excepciones legales y constitucionales, no existen obligaciones imprescriptibles, se entiende que si bien el proceso de fiscalización no se encuentra limitado en el tiempo, la liquidación del crédito a favor de la entidad en un acto escrito proveniente de la misma, y/o para la constitución de una obligación en cabeza de persona determinada debe limitarse temporalmente, razón por la cual el SENA como recaudador debe aplicar las reglas generales en materia de prescripción contemplado en el Código Civil Colombiano así:

Los términos de prescripción extintiva de las acciones y derechos se encuentran regulados de forma general, y resultan aplicables para los casos en que no se tiene previsto un término específico, por el tipo de obligación de que se trate, en el Código Civil artículos 2535 y 2536, que estipulan:

“Artículo 2535. La prescripción que extingue las acciones y derechos ajenos exige solamente cierto lapso de tiempo durante el cual no se hayan ejercido dichas acciones. Se cuenta este tiempo desde que la obligación se haya hecho exigible.”

Artículo 2536. La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10). La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco (5) años, y convertida en ordinaria durará solamente otros cinco (5).

Una vez interrumpida o renunciada una prescripción, comenzará a contarse nuevamente el respectivo término.”

Se entiende entonces, que la entidad cuenta con diez (10) años para realizar la liquidación de obligaciones a su favor desde el momento en que dicha obligación se hizo exigible, y constituir el título ejecutivo, el cual debe ser claro expreso y exigible, con el fin de hacer efectivas dichas acreencias con respeto a las normas constitucionales y legales que garantizan el debido proceso y el derecho de contradicción.

Con relación a su comunicación: 8-2013-041612 del 14/08/2013 en la cual solicita “…emitir lineamientos que se apliquen unificadamente a nivel nacional en la entidad, en relación con el tipo de intereses y la tasa aplicable para el cobro de obligaciones generadas por excedentes del servicio médico asistencial, precisando además, desde cuándo y hasta cuándo se causan.”

Frente los intereses moratorios que se deben cobrar sobre las acreencias por concepto de excedentes por servicio médico asistencial debemos traer a colación la Directriz Jurídica N° 0019 1011-000388 del 05 de abril de 2005 – “Parámetros sobre Acuerdos de Pago e intereses - Jurisdicción Coactiva”, en el cual se indica que en las obligaciones de origen pensional o convencional el interés de mora a cobrar será el establecido por el artículo 9 de la Ley 68 de 1923, es decir, la tasa del 12% efectivo anual cobrado desde la fecha de la ejecutoria del acto administrativo que declara la obligación.

Ahora bien, la Ley 1066 de 2006, “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”, en su artículo tercero estableció:

“Artículo 3°. Intereses moratorios sobre obligaciones. A partir de la vigencia de la presente ley, los contribuyentes o responsables de las tasas, contribuciones fiscales y contribuciones parafiscales que no las cancelen oportunamente deberán liquidar y pagar intereses moratorios a la tasa prevista en el Estatuto Tributario.”

Como se puede observar este cambio en la tasa de interés solamente afectó una parte de las obligaciones del SENA, pero aquellas que no tienen su origen en una obligatoriedad legal sino de orígenes diferentes como las pensionales y las convencionales, continuaran rigiéndose por lo establecido en el artículo 9 de la Ley 68 de 1923 que en su tenor establece: “Artículo 9°. Los créditos a favor del Tesoro devengan intereses a la rata del doce por ciento (12 por mil) anual, desde el día en que se hagan exigibles hasta aquel en que se verifique el pago”.

De lo anterior es claro que las obligaciones a favor del SENA generan interés del 1% mensual a partir de la exigibilidad de la misma, que en el caso de las obligaciones por excedentes médicos surge con la constitución en mora realizada por la entidad de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 30 de la Resolución 312 de 1987 y hasta la fecha en que se cancele efectivamente la obligación.

Para la financiación de la deuda, en caso de suscribirse un acuerdo de pago, se cobrarán intereses de financiación a la tasa del 6% efectivo anual, conforme a lo establecido por la legislación civil.

El funcionario tendrá la posibilidad de financiar su deuda respecto de su capacidad de pago, y podrá cancelarla previa autorización de descuento por nómina.

En todo caso, el monto a descontar no podrá superar el mínimo vital del funcionario o pensionado; en caso tal que lo exceda, se podrá ampliar el plazo de financiación.

Cordialmente,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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