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ARTÍCULO 2.8.4.4.6. PROHIBICIÓN DE CONTRATAR PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE FORMA CONTINUA.ULO 2.8.4.4.6. PROHIBICIÓN DE CONTRATAR PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE FORMA CONTINUA. Está prohibido el pacto de remuneración para pago de servicios personales calificados con personas naturales, o jurídicas, encaminados a la prestación de servicios en forma continua para atender asuntos propios de la respectiva entidad, por valor mensual superior a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad.

PARÁGRAFO 1o. Se entiende por remuneración total mensual del jefe de la entidad, la que corresponda a este en cada uno de dichos períodos, sin que en ningún caso puedan tenerse en consideración los factores prestacionales.

PARÁGRAFO 2o. Los servicios a que hace referencia el presente artículo corresponden exclusivamente a aquellos comprendidos en el concepto de "remuneración servicios técnicos" desarrollado en el decreto de liquidación del presupuesto general de la Nación, con independencia del presupuesto con cargo al cual se realice su pago.

PARÁGRAFO 3o. De manera excepcional, para aquellos eventos en los que se requiera contratar servicios altamente calificados, podrán pactarse honorarios superiores a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad, los cuales no podrán exceder del valor total mensual de remuneración del jefe de la entidad incluidos los factores prestacionales y las contribuciones inherentes a la nómina, relacionadas con seguridad social y parafiscales a cargo del empleador. En estos eventos el Representante Legal de la entidad deberá certificar el cumplimiento de los siguientes aspectos: 1. Justificar la necesidad del servicio personal altamente calificado. 2. Indicar las características y calidades específicas, altamente calificadas, que reúne el contratista para la ejecución del contrato, y 3. Determinar las características de los productos y/o servicios que se espera obtener.

PARÁGRAFO 4o. Se entiende por servicios altamente calificados aquellos requeridos en situaciones de alto nivel de especialidad, complejidad y detalle.

(Art.4 Decreto 1737 de 1998, modificado por el Art. 2 del Decreto 2209 de 1998, modificado por el art. 1 del Decreto 2785 de 2011)

ARTÍCULO 2.8.4.4.7. VINCULACIÓN DE SUPERNUMERARIOS.ULO 2.8.4.4.7. VINCULACIÓN DE SUPERNUMERARIOS. La vinculación de supernumerarios sólo podrá hacerse cuando no exista personal de planta suficiente para atender las actividades requeridas. En este caso, deberá motivarse la vinculación, previo estudio de las vacantes disponibles en la planta de personal.

(Art. 5 Decreto 1737 de 1998)

CAPÍTULO 5.

PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES.

ARTÍCULO 2.8.4.5.1. ACTIVIDADES DE DIVULGACIÓN. De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, las entidades públicas podrán adelantar directa o indirectamente, actividades de divulgación de sus programas y políticas, para dar cumplimiento a la finalidad de la respectiva entidad en un marco de austeridad en el gasto y reducción real de costos, acorde con los criterios de efectividad, transparencia y objetividad.

(Art. 1 Decreto 4326 de 2011)

ARTÍCULO 2.8.4.5.2. ACTIVIDADES NO COMPRENDIDAS. No se consideran actividades de divulgación de programas y políticas, ni publicidad oficial, aquellas que realicen las entidades públicas con la finalidad de promover o facilitar el cumplimiento de la Ley en relación con los asuntos de su competencia, la satisfacción del derecho a la información de los ciudadanos o el ejercicio de sus derechos, o aquellas que tiendan simplemente a brindar una información útil a la ciudadanía, como pueden ser entre otras:

a) Las originadas en actividades o situaciones de riesgo, cuya difusión tiende a prevenir o disminuir la consumación de daños a la ciudadanía;

b) Las notificaciones, comunicaciones o publicaciones legalmente dispuestas;

c) La comunicación o publicación de los instrumentos y demás documentos que deba realizar, de acuerdo con el ordenamiento jurídico;

d) La información de orden legal que sea de interés general para la ciudadanía.

(Art. 2 Decreto 4326 de 2011)

ARTÍCULO 2.8.4.5.3. PAPELERÍA. La papelería de cada uno de los órganos públicos deberá ser uniforme en su calidad, preservando claros principios de austeridad en el gasto, excepto la que utiliza el jefe de cada órgano público, los miembros del Congreso de la República y los Magistrados de las Altas Cortes.

(Art. 11 Decreto 26 de 1998)

ARTÍCULO 2.8.4.5.4. AVISOS INSTITUCIONALES. Solamente se publicarán los avisos institucionales que sean requeridos por la ley. En estas publicaciones se procurará la mayor limitación, entre otros, en cuanto a contenido, extensión tamaño y medios de publicación, de tal manera que se logre la mayor austeridad en el gasto y la reducción real de costos.

(Art. 7 Decreto 1737 de 1998)

ARTÍCULO 2.8.4.5.5. IMPRESIÓN DE FOLLETOS, INFORMES Y TEXTOS INSTITUCIONALES. La impresión de informes, folletos o textos institucionales se deberá hacer con observancia del orden y prioridades establecidos en normas y directivas presidenciales en cuanto respecta a la utilización de la Imprenta Nacional y de otras instituciones prestatarias de estos servicios.

En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente la edición, impresión o publicación de documentos que no estén relacionados con las funciones que legalmente deben cumplir, ni contratar o patrocinar la impresión de ediciones de lujo, ni de impresiones con policromías, salvo cuando se trate de cartografía básica y temática, de las campañas institucionales de comunicación de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y de las publicaciones que requieran efectuar las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del orden nacional que tengan un intercambio económico frecuente con empresas extranjeras o cuyo desarrollo empresarial dependa de la inversión extranjera, cuando la finalidad de tales publicaciones sea la difusión y promoción de las perspectivas económicas y posibilidades de desarrollo que ofrece el país.

PARÁGRAFO 1o. El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá realizar publicaciones de lujo o con policromías, cuando se trate de publicaciones para promocionar la imagen de Colombia en el exterior o de impresos que se requieran para el cumplimiento de las funciones protocolarias del mismo.

PARÁGRAFO 2o. El Ministerio de Defensa Nacional podrá editar la Revista Defensa Nacional en policromía, teniendo en cuenta que es una publicación institucional de carácter cultural, educativa e informativa, que difunde la filosofía y las políticas del Gobierno Nacional, del Ministro y de los Mandos Militares, con el propósito de mejorar la imagen institucional ante la opinión nacional e internacional.

PARÁGRAFO 3o. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República podrá realizar publicaciones de lujo o con policromías, en atención al carácter especial de su misión y al ejercicio de la función pública, como también al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y la Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional de Colombia para el cumplimiento de su función de promoción y coordinación de la Cooperación Internacional y, solo con policromías, para el desarrollo de programas de atención a la población vulnerable y vulnerada.

(Art. 8 Decreto 1737 de 1998, modificado por los artículos 4o del Decreto 2209 de 1998, Art 2o decreto 212 de 1996, adicionado por el 1o del Decreto 85 de 1999, modificado por los artículos 1o del Decreto 950 de 1999, 1o del Decreto 2445 de 2000, 1o del Decreto 2465 de 2000 y 1o del Decreto 3667 de 2006)

ARTÍCULO 2.8.4.5.6. PROHIBICIÓN DE APLAUSOS Y /O CENSURA. Las entidades objeto de la regulación de este título no podrán en ningún caso difundir expresiones de aplauso, censura, solidaridad o similares, o publicitar o promover la imagen de la entidad o sus funcionarios con cargo a recursos públicos.

Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cuando en ejercicio de las actividades de protocolo inherentes al desempeño de la misión presidencial, requiera la ordenación de publicación de avisos de condolencia por el fallecimiento de altos dignatarios y personajes de la vida nacional o sus familiares y de dignatarios o personajes extranjeros.

(Art. 9 Decreto 1737 de 1998, modificado el art. 1 del Decreto 2672 de 2001)

ARTÍCULO 2.8.4.5.7. TARJETAS DE NAVIDAD, PRESENTACIÓN, CONMEMORACIÓN. Está prohibido a los organismos, entidades, entes públicos y entes autónomos que utilizan recursos públicos, la impresión, suministro y utilización, con cargo a dichos recursos, de tarjetas de navidad, tarjetas de presentación o tarjetas de conmemoraciones. Se excluyen de esta restricción al Presidente de la República y al Vicepresidente de la República.

(Art. 13 Decreto 1737 de 1998)

CAPÍTULO 6.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

ARTÍCULO 2.8.4.6.1. CUOTAS A CLUBES Y PAGOS DE TARJETAS DE CRÉDITO.ULO 2.8.4.6.1. CUOTAS A CLUBES Y PAGOS DE TARJETAS DE CRÉDITO. Está prohibida la utilización de recursos públicos para relaciones públicas para afiliación o pago de cuotas de servidores públicos a clubes sociales o para el otorgamiento y pago de tarjetas de crédito a dichos servidores

(Art. 10 Decreto 1737 de 1998)

ARTÍCULO 2.8.4.6.2. ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN.ULO 2.8.4.6.2. ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN. Las entidades objeto de la regulación de este título no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen.

Cuando reuniones con propósitos similares tengan ocurrencia en la sede de trabajo los servicios de alimentación podrán adquirirse exclusivamente dentro de las regulaciones vigentes en materia de cajas menores.

Lo previsto en este artículo no se aplica a los seminarios o actividades de capacitación que de acuerdo con las normas vigentes se deban ofrecer u organizar, y que sea necesario desarrollar con la presencia de los funcionarios que pertenecen a las sedes o regionales de los organismos, entidades, entes públicos y personas jurídicas de otras partes del país.

En este caso el ordenador del gasto deberá dejar constancia de dicha situación en forma previa a la autorización del gasto.

Tampoco se encuentran dentro del ámbito de regulación de esta disposición, las actividades necesarias para la negociación de pactos y convenciones colectivas, o aquellas actividades que se deban adelantar o programar cuando el país sea sede de un encuentro ceremonia, asamblea o reunión de organismos internacionales o de grupos de trabajo internacionales.

(Art. 11 Decreto 1737 de 1998, modificado por el art. 5 del Decreto 2209 de 1998)

ARTÍCULO 2.8.4.6.3. CELEBRACIÓN DE RECEPCIONES, FIESTAS, AGASAJOS O CONMEMORACIONES.ULO 2.8.4.6.3. CELEBRACIÓN DE RECEPCIONES, FIESTAS, AGASAJOS O CONMEMORACIONES. Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.

Se exceptúan de la anterior disposición, los gastos que efectúen el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, y los gastos para reuniones protocolarias o internacionales que requieran realizar los Ministerios de Relaciones Exteriores, de Comercio Exterior y de Defensa Nacional y la Policía Nacional, lo mismo que aquellas conmemoraciones de aniversarios de creación o fundación de las empresas industriales y comerciales del Estado del orden nacional cuyo significado, en criterio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, revista particular importancia para la historia del país.

(Art. 12 Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 6o del Decreto 2209 de 1998, modificado por el art. 2 del Decreto 2445 de 2000)

ARTÍCULO 2.8.4.6.4. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA LLAMADAS.ULO 2.8.4.6.4. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA LLAMADAS. Los organismos, entidades, entes públicos y entes autónomos sujetos a esta reglamentación deberán, a través del área administrativa correspondiente, asignar códigos para llamadas internacionales, nacionales y a líneas celulares. Los jefes de cada área, a los cuales se asignarán teléfonos con código, serán responsables del conocimiento de dichos códigos y, consecuentemente, de evitar el uso de teléfonos con código para fines personales por parte de los funcionarios de las respectivas dependencias.

(Art. 14 Decreto 1737 de 1998)

ARTÍCULO 2.8.4.6.5. ASIGNACIÓN DE TELÉFONOS CELULARES.ULO 2.8.4.6.5. ASIGNACIÓN DE TELÉFONOS CELULARES. Se podrán asignar teléfonos celulares con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores:

1. Presidente y Vicepresidente de la República.

2. Altos Comisionados.

3. Ministros Consejeros Presidenciales.

4. Secretarios y Consejeros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

5. Ministros del Despacho.

6. Viceministros.

7. Secretarios Generales y Directores de Ministerios.

8. Directores, Subdirectores, Secretarios Generales y Jefes de Unidad de Departamentos Administrativos y funcionarios que en estos últimos, de acuerdo con sus normas orgánicas, tengan rango de directores de Ministerio.

9. Embajadores y Cónsules Generales de Colombia con rango de Embajador.

10. Superintendentes, Superintendentes Delegados y Secretarios Generales de Superintendencias.

11. Directores y Subdirectores, Presidentes y Vicepresidentes de establecimientos públicos, Unidades Administrativas Especiales y Empresas Industriales y Comerciales del Estado, así como los Secretarios Generales de dichas entidades.

12. Rectores, Vicerrectores y Secretarios Generales de entes universitarios autónomos del nivel nacional.

13. Senadores de la República y Representantes a la Cámara, Secretarios Generales de estas Corporaciones, Secretarios de Comisiones, Subsecretarios del Senado y de la Cámara de Representantes.

14. Magistrados de la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Consejo Nacional Electoral.

15. Contralor General de la República, Vicecontralor y Secretario General de la Contraloría General de la República.

16. Procurador General de la Nación, Viceprocurador y Secretario General de la Procuraduría General de la Nación.

17. Defensor del Pueblo y Secretario General de la Defensoría del Pueblo.

18. Registrador Nacional del Estado Civil y Secretario General de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

19. Fiscal General de la Nación, Vicefiscal y Secretario General de la Fiscalía General de la Nación.

20. Generales de la República.

21. Director General del Senado de la República.

22. Auditor General de la República, Auditor Auxiliar y Secretario General de la Auditoría General de la República.

En caso de existir regionales de los organismos antes señalados, podrá asignarse un teléfono celular al servidor que tenga a su cargo la dirección de la respectiva regional.

PARÁGRAFO 1o. Se exceptúa de la aplicación del presente artículo:

a) Al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, entidades que asignarán, por intermedio de su Director, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;

b) Al Ministerio de Relaciones Exteriores y se autoriza al Secretario General de dicho Ministerio para asignar teléfonos celulares, con cargo a los recursos del Tesoro Público, a las personas que por sus funciones de carácter diplomático o protocolario así lo requieran, teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;

c) A los organismos de investigación y fiscalización, entendidos por estos, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, y la Contraloría General de la República, así como los de la Policía Nacional y de las Fuerzas Armadas, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos, para asignar teléfonos celulares a otros servidores de manera exclusiva, para el desarrollo de actividades especiales de investigación y custodia, sin que dicha asignación pueda tener carácter permanente. Así mismo, los secretarios generales de las entidades mencionadas en el artículo siguiente, o quienes hagan sus veces, podrán asignar teléfonos celulares para la custodia de los funcionarios públicos de la respectiva entidad, cuando así lo recomienden los estudios de seguridad aprobados en cada caso por la autoridad competente;

d) A Radio Televisión Nacional de Colombia, RTVC y al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos o a quienes hagan sus veces para asignar, bajo su responsabilidad, teléfonos celulares para uso del personal técnico en actividades específicas;

e) A la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público a los empleados públicos de la entidad, para el desarrollo de labores de investigación control, fiscalización y de ejecución de operativos tendientes a optimizar la gestión en la administración y en el control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y para garantizar la prestación eficiente del servicio público tributario, aduanero y cambiario de carácter esencial a cargo de la institución, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 53 de la Ley 633 de 2000. Así mismo, se podrá asignar un teléfono celular al Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como a los servidores públicos del Ministerio de Transporte, que estén a cargo de una Inspección Fluvial permanente a nivel regional y cuyos costos y tarifa resulten menores a los consumos de líneas fijas debidamente demostrados en forma comparativa;

f) Al Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, y se autoriza al Director Administrativo y Financiero del mismo para asignar teléfono celular, con cargo a los recursos de la entidad, a los Subdirectores de los Centros de Formación y a los Jefes de Oficina del Sena, previa expedición del acto administrativo mediante el cual señale el monto máximo de uso de los mismos;

g) A los Ministerios y Departamentos Administrativos, en cuanto sus competencias y funciones tengan relación con las actividades de prevención y atención de desastres, en particular el Ministerio del Interior y de Justicia, el Ministerio de Defensa Nacional, el Ministerio de Salud y Protección Social, Ministerio de Trabajo, el Ministerio de Transporte, el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Nacional de Planeación, en su calidad de integrantes del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. Tales entidades asignarán, por intermedio de su representante legal, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio en la atención y prevención de desastres, y las condiciones para el ejercicio de la función pública.

h) A la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil) y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público, a los empleados públicos de las dependencias misionales, directiva y de coordinación de la entidad, como son: los administradores aeroportuarios; los jefes y supervisores de torres de control y de centros de control; personal de soporte técnico, meteorología, AIS/COM/MET, planes de vuelo, seguridad aérea, seguridad aeroportuaria, bomberos aeronáuticos, búsqueda y rescate y atención al usuario.

PARÁGRAFO 2o. Las entidades a que se refiere el parágrafo anterior, velaran por que exista una efectiva compensación en los gastos de adquisición de servicios, con la reducción de los costos en el servicio de telefonía básica conmutada de larga distancia.

PARÁGRAFO 3o. La limitación del presente artículo comprende únicamente el suministro de los equipos terminales y el pago del servicio por concepto de comunicaciones de voz móvil, denominado en el presente título indistintamente como celulares.

Las entidades a las que se encuentran vinculados los servidores públicos a quienes les aplica el presente título podrán, con cargo a su presupuesto de servicios, asignar a sus empleados planes de datos o de acceso a internet móvil, para lo cual al interior de la entidad se deberán definir las condiciones para la asignación. Los planes asumidos por la entidad deberán ser de aquellos que no permitan consumos superiores a los contratados por la entidad, denominados comúnmente como planes controlados o cerrados.

En todo caso, los destinatarios del servicio, salvo las personas que pueden ser beneficiarias de un servicio celular en los términos del presente artículo, deberán tener contratado por su cuenta el servicio móvil de voz y asumir integralmente su costo. De igual manera, deberán proporcionar el equipo terminal que permita el uso del servicio de datos.

El director de la entidad responsable deberá adoptar las medidas necesarias para:

(i) Verificar que los planes autorizados a sus funcionarios no sean cedidos o transferidos por estos a personal ajeno a la misma.

(ii) Verificar cuando menos semestralmente el uso que se está dando al servicio.

(iii) Verificar que una vez finalizada la relación laboral, el proveedor del servicio de comunicaciones con el cual tiene contratado el servicio, suspenda su prestación.

(Art. 15 Decreto 1737 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 7o del Decreto 2209 de 1998; 1o del Decreto 2316 de 1998; 3o del Decreto 2445 de 2000, 1o del Decreto 134 de 2001; 1o del Decreto 644 de 2001; 1o del Decreto 3668 de 2006; 1o del Decreto 4561 de 2006; 1o de los Decretos 966, 1440 y 2045 de 2007, 1o del Decreto 4863 de 2009 y el artículo 1o del Decreto 1598 de 2011, adicionado en el literal h) del parágrafo 1 por el Art. 1 del Decreto 1743 de 2013)

ARTÍCULO 2.8.4.6.6. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS.ULO 2.8.4.6.6. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS. <Artículo modificado por el artículo 1 del Decreto 50 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Se podrán asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores:

Presidente de la República, Altos Comisionados, Ministros Consejeros Presidenciales, secretarios y consejeros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ministros del despacho, viceministros, secretarios generales y directores de ministerios; directores, subdirectores, secretarios generales y jefes de unidad de departamentos administrativos y funcionarios que en estos últimos, de acuerdo con sus normas orgánicas, tengan rango de directores de ministerio; embajadores y cónsules generales de Colombia con rango de embajador; superintendentes, superintendentes delegados, y secretarios generales de superintendencias; directores y subdirectores, presidentes y vicepresidentes de establecimientos públicos, unidades administrativas especiales y empresas industriales y comerciales del Estado, así como a los secretarios generales de dichas entidades; rectores, vicerrectores y secretarios generales de entes universitarios autónomos del nivel nacional; senadores de la República y representantes a la Cámara, y secretarios generales de estas corporaciones; magistrados de las altas cortes (Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Consejo Nacional Electoral); Contralor General de la República, Vicecontralor y Secretario General de la Contraloría General de la República; Procurador General de la Nación, Viceprocurador, Secretario General de la Procuraduría General de la Nación; Defensor del Pueblo y Secretario General de la Defensoría del Pueblo; Registrador Nacional del Estado Civil y secretario general de la Registraduría Nacional del Estado Civil; Fiscal General de la Nación, Vicefiscal y Secretario General de la Fiscalía General de la Nación y generales de la República; al Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En las altas cortes, el Congreso de la República, los organismos de investigación, los organismos de fiscalización y control y la organización electoral, se podrá asignar vehículo a quienes ocupen cargos del nivel directivo equivalente a los aquí señalados para los Ministerios.

En caso de existir regionales de los organismos señalados en este artículo, podrá asignarse vehículo al servidor que tenga a su cargo la dirección de la respectiva regional.

En las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional, la Fiscalía General de la Nación, y el Departamento Administrativo - Dirección Nacional de Inteligencia (DNI), la asignación de vehículos se hará de conformidad con sus necesidades operativas y con las normas vigentes.

PARÁGRAFO 1o. En el evento de existir primas o préstamos económicos para adquisición de vehículo en los organismos antes señalados, la asignación de vehículos se sujetará a las normas vigentes que regulan tales primas o préstamos.

PARÁGRAFO 2o. Se exceptúa de lo dispuesto en el presente artículo al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, entidad que asignará, por intermedio de su Director, los vehículos de uso oficial a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.

Exceptuase de la aplicación del presente artículo teniendo en cuenta las funciones de carácter diplomático y protocolario que ejerce, al Ministerio de Relaciones Exteriores.

El secretario general del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del tesoro público a las personas que por sus funciones ya sean de carácter diplomático o protocolarios así lo requieran, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.

ARTÍCULO 2.8.4.6.7. VEHÍCULOS OPERATIVOS.ULO 2.8.4.6.7. VEHÍCULOS OPERATIVOS. En los órganos, organismos, entes y entidades enumeradas en el artículo anterior se constituirá un grupo de vehículos operativos administrados directamente por la dependencia administrativa que tenga a su cargo las actividades en materia de transportes. Su utilización se hará de manera exclusiva y precisa para atender necesidades ocasionales e indispensables propias de las funciones de cada órgano y en ningún caso se podrá destinar uno o más vehículos al uso habitual y permanente de un servidor público distinto de los mencionados en el artículo anterior.

Será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, observar el cabal cumplimiento de esta disposición. De igual modo, será responsabilidad de cada conductor de vehículo, de acuerdo con las obligaciones de todo servidor público, poner en conocimiento de aquél la utilización de vehículos operativos no ajustada a estos parámetros.

(Art.18 Decreto 1737 de 1998, inciso 1 derogado por el Decreto 2710 de 2014, artículo 41, literal A, numeral 2.1)

ARTÍCULO 2.8.4.6.8. TRASLADO DE SERVIDORES PÚBLICOS FUERA DE LA SEDE.ULO 2.8.4.6.8. TRASLADO DE SERVIDORES PÚBLICOS FUERA DE LA SEDE. Los servidores públicos que por razón de las labores de su cargo deban trasladarse fuera de su sede no podrán hacerlo con vehículos de ésta, salvo cuando se trate de localidades cercanas y resulte económico.

No habrá lugar a la prohibición anterior cuando el desplazamiento tenga por objeto visitar obras para cuya inspección se requiera el uso continuo del vehículo.

(Art. 15 Decreto 26 de 1998)

CAPÍTULO 7.

OTRAS DISPOSICIONES.

ARTÍCULO 2.8.4.8.1. PAGOS CONCILIACIONES JUDICIALES.ULO 2.8.4.8.1. PAGOS CONCILIACIONES JUDICIALES. Los apoderados de los órganos públicos deben garantizar que los pagos de las conciliaciones judiciales, las transacciones y todas las soluciones alternativas de conflictos sean oportunos, con el fin de evitar gastos adicionales para el Tesoro Público.

(Art. 6 Decreto 26 de 1998)

ARTÍCULO 2.8.4.8.2. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES.ULO 2.8.4.8.2. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES. Las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.

Si se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el responsable del control interno al jefe del organismo.

En todo caso, será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas.

El informe de austeridad que presenten los Jefes de Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de la República a través del ejercicio de sus auditorías regulares.

(Art. 22 Decreto 1737 de 1998, modificado por el art. 1 del Decreto 984 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.4.8.3. RESPONSABILIDADES ASIGNADAS A SECRETARIOS GENERALES.ULO 2.8.4.8.3. RESPONSABILIDADES ASIGNADAS A SECRETARIOS GENERALES. Las responsabilidades asignadas a los secretarios generales referentes a la austeridad del gasto serán cumplidas por éstos, o por los funcionarios que hagan sus veces.

(Art. 10 Decreto 2209 de 1998)

TÍTULO 5.

CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES.

ARTÍCULO 2.8.5.1. CAMPO DE APLICACIÓN.ULO 2.8.5.1. CAMPO DE APLICACIÓN. Quedan sujetos a las disposiciones del presente título los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación y las entidades nacionales con régimen presupuestal de Empresa Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas con carácter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nación.

(Art. 1 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.2. CONSTITUCIÓN.ULO 2.8.5.2. CONSTITUCIÓN. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.

Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

En los Ministerios, las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las cajas menores podrán ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras.

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.

(Art. 2 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.3. NÚMERO DE CAJAS MENORES.ULO 2.8.5.3. NÚMERO DE CAJAS MENORES. El Representante Legal, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas.

La justificación técnica y económica deberá quedar anexa a la respectiva resolución de constitución de caja menor.

(Art. 3 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.4. CUANTÍA.ULO 2.8.5.4. CUANTÍA. La cuantía de cada una de las cajas menores se establecerá de acuerdo con la siguiente clasificación de los órganos, dentro de cada vigencia fiscal:

Los órganos que requieran una mayor cuantía deberán justificarlo mediante escrito motivado por el jefe de cada órgano, el cual deberá quedar anexo a la resolución.

(Art. 4 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.5. DESTINACIÓN.ULO 2.8.5.5. DESTINACIÓN. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto.

PARÁGRAFO 1o. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada año.

PARÁGRAFO 2o. Podrán destinarse recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección Superior de cada órgano, Direcciones Generales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias o Direcciones de los Establecimientos Públicos Nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito.

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo de los Ministros Consejeros, Consejeros Presidenciales, el Alto Comisionado y los titulares de las Secretarías Presidenciales requerirán autorización previa del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

(Art. 5 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.6. FIANZAS Y GARANTÍAS.ULO 2.8.5.6. FIANZAS Y GARANTÍAS. El Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público.

(Art. 6 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.7. LEGALIZACIÓN.ULO 2.8.5.7. LEGALIZACIÓN. La legalización de los gastos de la caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización.

No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

(Art. 7 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.8. PROHIBICIONES.ULO 2.8.5.8. PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

(Art. 8 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.9. MANEJO DEL DINERO.ULO 2.8.5.9. MANEJO DEL DINERO. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Están exceptuados de esta cuantía el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado.

PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.

(Art. 9 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.10. REGISTRO DE CREACIÓN EN EL SIIF.ULO 2.8.5.10. REGISTRO DE CREACIÓN EN EL SIIF. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de la Caja Menor en el SIIF Nación, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas.

(Art. 10 Decreto 2768 de 2012)

ARTÍCULO 2.8.5.11. PRIMER GIRO.ULO 2.8.5.11. PRIMER GIRO. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente título.

2. Que el funcionado encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.

(Art. 11 Decreto 2768 de 2012)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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