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RESOLUCIÓN 1136 DE 2015
(junio 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017>
Por la cual se regula la conformación y el funcionamiento de los Comités Nacional y Regionales de Normalización de Cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en el artículo 4 numerales 02 y 23, y en el artículo 20 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 249 de 2004, "Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA", establece en el artículo 4 como función del Director General: "23. Crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y funciones", y señala en su artículo 20 que "El Director General del SENA podrá crear y organizar Comités de Asesoría y Coordinación para estudiar y atender asuntos especiales de competencia del SENA".
Que mediante la Resolución No. 01235 del 18 de junio de 2014, se estableció en la entidad "... el reglamento interno de recaudo de cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, a través del proceso Administrativo de Cobro Coactivo", y derogó la Resolución 210 de 2007.
Que el artículo 6 de la Resolución 01235 de 2014, señala que la competencia para el cobro coactivo administrativo se asigna, en la Dirección General, al Coordinador del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica, donde además, se realizará la Coordinación integral del proceso de cobro a nivel nacional; en las Regionales, la competencia se asigna al Director Regional.
Que a través de la Resolución No. 00528 del 05 de abríl de 2013, se reguló la conformación y el funcionamiento del Comité Nacional de Normalización de Cartera y los Comités Regionales de Normalización de Cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Que por Resolución No. 1087 del 11 de julio de 2013, se adscribió a la Dirección Administrativa y Financiera del SENA el Grupo denominado Normalización de Cartera, adscrito hasta esa fecha al Grupo de Promoción y Relaciones Corporativas, hecho que modificó la conformación de la Dirección Administrativa y Financiera del SENA.
Que se hace necesario actualizar la integración del Comité Nacional de Normalización de Cartera y el Comité Regional de Normalización de Cartera, los cuales deben propender por la adecuada gestión de la cartera a favor de la entidad, señalando su conformación, funciones y condiciones de funcionamiento.
En mérito de lo expuesto
RESUELVE:
COMITÉ NACIONAL DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA.
ARTÍCULO 1o. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ NACIONAL DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> El Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA estará conformado por los siguientes funcionarios que actuarán con voz y voto:
1. El Director (a) Administrativo y Financiero o su delegado, quien actuará como Presidente del Comité.
2. El Director (a) Jurídico o su delegado (a).
3. El Secretario (a) General, o su delegado (a).
4. El Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera.
5. El Coordinador (a) del Grupo de Gestión de Cobro Coáctivo de la Dirección Jurídica.
6. El Coordinador (a) del Grupo Normalización de Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera.
7. El Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno, o su delegado, asistirá a las reuniones del Comité Nacional de Normalización de Cartera con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 2o. INVITADOS AL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> El Presidente del Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA, cuando lo considere pertinente, o por decisión del mismo Comité, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores públicos, quienes concurrirán con voz pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
PARÁGRAFO: La lista de invitados debe remitirse al Secretario del Comité Nacional de Normalización de Cartera informando nombre, dependencia y el tema a tratar con cada uno de ellos.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> El Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA, tendrá las siguientes funciones:
1. Aprobar los procesos y procedimientos que tengan relación con la administración y recaudo de la cartera del SENA, con el fin de aplicar los ajustes o cambios que considere necesarios para su mejora.
2. Proponer al(los) respectivo(s) Director(es) o Jefe(s), según el marco de sus competencias, políticas, lineamientos, actividades o proyectos para procurar el adecuado recaudo de la cartera de la entidad.
3. Proponer la elaboración y/o actualización de los manuales de funciones y procedimientos para el desarrollo de la administración y gestión de la cartera, por parte de los funcionarios que las ejecutan directamente.
4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de cartera a cargo de la Dirección Nacional, identificando su estado actual, monto, trazabilidad, con el propósito de tomar las medidas necesarias para garantizar una eficiente gestión y normalización.
5. Proponer a la Secretaría General del SENA y al(los) respectivo(s) Director(es) o Jefe(s), según el marco de sus competencias, acciones de capacitación, actualización o reinducción para las personas encargadas de la administración y gestión de la cartera de la entidad, de acuerdo a las solicitudes que ellos presenten, o los Comités Regionales, o los que identifique el Comité Nacional.
6. Procurar la sistematización de la información y del proceso de gestión de la cartera del SENA, que le permita a la entidad asegurar que la información confiable y actualizada.
7. Proponer a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo indicadores estratégicos, tácticos y operativos para el tablero de control, relacionados con la gestión de la cartera por parte de los operadores de la entidad.
COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA.
ARTÍCULO 4o. COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> En cada una de las Regionales del SENA funcionará un Comité Regional de Normalización de Cartera, que actuará sin perjuicio de las competencias vigentes en el ejercicio de la gestión de la cartera.
El Comité Regional de Normalización de Cartera de cada Regional estará conformado así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Internacionales.
3. El coordinador del Grupo de Apoyo Administrativó del cual forme parte la Dirección Regional.
4. El Secretario de Cobro Coactivo de la Regional.
5. El funcionario que actúe como Contador de la Regional.
En las Regionales donde no haya Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Internacionales, participará en su remplazo el servidor público que designe por escrito el Director Regional.
PARÁGRAFO 1o. La participación del Director Regional en el Comité tiene carácter obligatorio e indelegable.
PARÁGRAFO 2o. INVITADOS. El Presidente del Comité Regional de Normalización de Cartera, cuando lo considere pertinente, o por decisión del mismo Comité, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores públicos, quienes concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Cada uno de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, tendrá las siguientes funciones:
1. Identificar los riesgos de alcance Regional inherentes a cada una de las actividades del proceso de gestión de recursos financieros de la actividad de recuperación de cartera, así como los respectivos controles que deben implementarse para eliminar, mitigar y administrar los riesgos identificados.
2. Establecer a nivel Regional acciones, lineamientos, proyectos o actividades tendientes a garantizar que las obligaciones que constituyen la cartera a favor del SENA en la respectiva Regional se logren recaudar oportunamente.
3. Identificar y definir controles que deben implementar y ejecutar los responsables directos de la administración y gestión de la cartera del SENA en la Regional, para el oportuno y adecuado recaudo de la cartera, en general para la regional y en casos específicos.
4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de cartera que tenga la Regional, identificando su estado actual, monto, trazabilidad, con el propósito de tomar las medidas necesarias para garantizar una eficiente gestión y normalización de la cartera Regional.
5. Establecer medidas preventivas y correctivas para que la información producida por las diferentes dependencias regionales, y que se relacionen con la administración y gestión de la cartera, fluya en el tiempo oportuno, de manera tal que estos insumos sean encauzados y procesados adecuadamente.
6. Garantizar que la información de la cartera a cargo de la Regional respectiva, sea confiable y actualizada; analizar esa información y determinar el estado de la cartera, con el fin de establecer las acciones tendientes a su normalización.
7. Proponer a la Secretaría General del SENA y al respectivo Director o superior, según el marco de sus competencias, acciones de capacitación, actualización o reinducción para las personas encargadas de la administración y gestión de la cartera de la regional, de acuerdo a las solicitudes que ellos presenten, o que el Comité Regional identifique.
REGLAMENTACIÓN DE LAS REUNIONES.
ARTÍCULO 6o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DE LOS COMITÉS NACIONAL Y REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Cada Comité de Normalización de Cartera se reunirá ordinariamente una vez cada dos (2) meses. Reunión que se debe efectuar en la última semana del último mes que conforma el bimestre; y de manera extraordinaria cuando las necesidades lo ameriten, o cuando el respectivo comité o la Dirección Administrativa y Financiera lo decida.
ARTÍCULO 7o. QUÓRUM Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Las decisiones de cada Comité se adoptarán por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión con derecho a voto. Al inicio de cada reunión y en la verificación del quórum se deberá dejar constancia de los asistentes con derecho a voto.
ARTÍCULO 8o. ACTAS DE LAS REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones, tanto del Comité Nacional, como de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva y cronológica, debidamente firmadas.
SECRETARÍA TÉCNICA.
ARTÍCULO 9o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> La Secretaría del Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA estará a cargo del Coordinador (a) del Grupo de Normalización de Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
La Secretaría de los Comités Regionales de Normalización de Cartera la ejercerá el Coordinador (a) de Relaciones Corporativas o quien haga 'sus veces. En caso de no existir esa Coordinación en la Regional, la persona que designe por escrito el Director Regional, en todo caso, entre los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Funciones de las Secretarías Técnicas: Los Secretarios, tanto del Comité Nacional, como de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, ejercerán las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias cuando así lo solicite el (la) Presidente Correspondiente, el (la) Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a), los Directores Regionales, o lo acuerde el Comité.
2. Verificar el quórum.
3. Elaborar las actas de las reuniones y suscribirlas junto con los demás participantes.
4. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del Comité Nacional o del respectivo Comité Regional de Normalización de Cartera.
5. Coordinar los requerimientos logísticos para las reuniones del Comité.
6. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité y los documentos o papales de trabajo estudiados durante cada reunión.
7. Recopilar las normas vigentes o que se expidan respecto de este proceso.
8. El(La) Secretario(a) del Comité Nacional y el (la) Secretario(a) del Comité Regional de Normalización de Cartera deberán preparar un Informe Anual de Gestión del Comité, con corte al 31 de diciembre, el cual deberá ser aprobado por el respectivo Comité, a más tardar el 30 de enero siguiente.
Los informes de los Comités Regionales deberán enviarse al Secretario del Comité Nacional de Normalización de Cartera, a más tardar el 30 de enero siguiente.
El Secretario del Comité Nacional de Normalización de Cartera deberá presentar un informe consolidado con la información suministrada por las Regionales y deberá ser presentado al Comité Nacional de normalización de cartera a más tardar el 28 de febrero siguiente; una vez aprobado por el comité Nacional de Normalización de cartera deberá ser enviado al(la) Director(a) General de la Entidad.
9. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
PARÁGRAFO: Con no menos de cinco (05) días hábiles dé antelación a la sesión, el Secretario remitirá a los miembros del Comité una agenda de la reuñión, y citará a los invitados que deban asistir, indicando el tema a tratar con ellos y adjuntado los documentos que fueran necesarios.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Las funciones designadas al Comité Nacional de Normalización de Cartera y a los Comités Regionales de Normalización de Cartera, en nada substituye ni remplaza las que cada una de las Regionales, áreas u oficinas generadoras de cartera a favor del SENA deben adelantar, para garantizar que su recaudo se efectúe de manera oportuna y eficiente. El responsable de la gestión de cobro de la cartera de la respectiva Regional es el Director Regional.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> El Director Regional debe garantizar y coordinar la comunicación de esta Resolución a los integrantes del Comité Regional de Normalización de cartera.
Es responsabilidad de los Directores Regionales el suministro adecuado y oportuno de los recursos físicos y logísticos necesarios para el funcionamiento del Comité Regional de Normalización de cartera.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> Comunicar el contenido de la presente Resolución al Secretario(a) General, a los (las) Directores (as) de Área, a los (las) Jefes de Oficina, a los (las) Directores (as) Regionales, a los (las) Subdirectores (as) de Centro, al (la) Coordinador (a) del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera, al (la) Coordinador (a) del Grupo de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica, al (la) Coordinador (a) del Grupo de Normalización de Cartera de la Dirección de Administrativa y Financiera y al (la) Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.
ARTÍCULO 14. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1532 de 2017> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 528 de 2013, así como las demás disposiciones que le sean contrarias; para los efectos del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011 publíquese en la página web del SENA
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá a los
HERNANDO ALFONSO PRADA GIL
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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