CIRCULAR 0020 DE 2021

(febrero 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

La Secretaría General del SENA con la finalidad de reiterar los procesos y procedimientos que deben adelantarse para validación del certificado de estudio para los hijos y hermanos solteros mayores de 18 años afiliados al Servicio Médico Asistencial, a fin de garantizar la atención y cumplimiento de requisitos de permanencia en el SMA, requiere que dicha validación de documentos se realice por parte de las Regionales de forma ágil y anticipada, evitando situaciones de negación del servicio por falta de presentación y/o actualización de los documentos correspondientes en cada caso.

Por lo anterior, es necesario iniciar aclarando que el requisito del certificado de estudio para los beneficiarios mayores de 18 años del SMA, surge en virtud de lo indicado en la Resolución 312 de 1987- “Por la cual se actualizan las normas que rigen el Servicio Médico Asistencial” en el literal e de su artículo 12 reza:

ARTICULO 12. Para que los beneficiarios tengan derecho al Servicio Médico Asistencial deberán acreditar el correspondiente carné, el cual será expedido ante el coordinador respectivo, con la presentación de los siguientes documentos:

(...) e. Para los hijos, entenados y hermanos solteros mayores de 18 años certificado de estudio.

En cuanto al rango de edad de entre 18 y fecha de cumplimiento de 25 años para los beneficiarios con parentesco hijo(a), se registra en el Acuerdo 0004 del 08 de junio de 2016- “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 30 de 1988”, el cual reguló:

“ARTÍCULO 1. Modificar parcialmente el Acuerdo 30 de 1988, en el sentido de extender la edad de los hijos beneficiarios del Servicio Médico Asistencial del SENA hasta los 25 años. Aplica a los hijos beneficiarios que actualmente se encuentren

vinculados al Servicio Médico Asistencial, a la fecha del presente Acuerdo, y a aquellos que se vinculen al mismo.

“ARTÍCULO 2o. Adicionar un parágrafo al artículo 1o del Acuerdo 30 de 1988, el cual quedará así: “PARÁGRAFO 4. Se entiende por hijos los matrimoniales, extramatrimoniales, adoptivos y al hijo o hija de uno sólo de los cónyuges o compañeros permanentes, respecto del otro, hasta la edad de 25 años.

En relación con los trabajadores oficiales, el artículo 28 de la Convención Colectiva de Trabajo vigente, suscrita entre el SENA y SINTRASENA, extiende los beneficios del Servicio Médico Asistencial del SENA a los hijos de los trabajadores oficiales hasta la edad de 25 años, indicándole en los siguientes términos:

ARTÍCULO 28. SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL Los trabajadores oficiales seguirán gozando del servicio médico asistencial para la familia del trabajador, de acuerdo con el reglamento vigente. Este servicio será extensivo a los hijos de los trabajadores oficiales hasta la edad de 25 años, siempre y cuando dependan económicamente del trabajador y acrediten estar estudiando. Para la prestación de este servicio rigen las excepciones contempladas en la reglamentación vigente para el SENA. (...)

(Subrayado fuera del texto original)

En este sentido la exigencia del certificado de estudio para los hijos menores de 18 años no tiene ninguna relevancia, sin embargo, a partir de los 18 años de edad se considera obligatorio y se contempla como requisito para poder continuar recibiendo el servicio y como documento soporte para expedir el carné que lo acredita como beneficiario del Servicio Médico Asistencial.

De esta forma, procedemos a indicar la clase de estudios y modalidad de formación que serán válidos por el SMA para continuar prestando los servicios a los beneficiarios, aparte de los certificados de educación superior, podrá el SENA aceptar certificaciones de estudios cuya duración no sea inferior a tres (3) meses para programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano y para cursos libres (virtuales o presenciales), siempre y cuando se realicen las actividades académicas y sean certificadas por parte de entidades legalmente autorizadas.

Cada Grupo del Servicio Médico Asistencial, Grupo de Talento Humano o Grupo de Apoyo Administrativo Mixto en las Regionales, deberá validar oportunamente que las certificaciones de estudio aportadas por los beneficiarios sean emitidas por instituciones educativas legalmente constituidas. Los certificados de estudio no son homologables para periodos de tiempo distintos a los en ellos contemplados, lo anterior sin perjuicio que el beneficiario solicite la actualización del certificado a la institución educativa o presente uno distinto siempre y cuando este cumpla con las condiciones requeridas.

Una vez acreditada y verificada su condición de estudiante, se procederá a realizar el registro de la información y carga de documento en el Sistema de Procesos Unificados del SMA, para actualización y control de la información, así como para definición de fechas de prestación del servicio el SMA, tras la recepción de los certificados de estudio se activará la prestación del servicio por semestres en el caso de estudios universitarios, siendo estos normalmente desarrollados desde 1o de enero al 30 de junio y del 1o de julio al 31 de diciembre de cada anualidad, (para los cuales se debe solicitar la presentación de certificado de estudio respectivamente en la primera semana de febrero y en la primera semana de agosto de cada vigencia), en el evento que los tiempos de las actividades académicas adelantadas por el beneficiario o los semestres certificados correspondan a fechas diferentes a las mencionadas anteriormente, se debe registrar en el aplicativo SPU las fechas especificas en cada caso y tener presente en qué momento debe la Regional realizar nuevamente la verificación para solicitar presentación de documentos según la vigencia de los mismos, en todo caso, previamente a la inactivación del beneficiario(a) en los aplicativos del SMA por este concepto de presentación de documentos de estudio, se debe realizar verificación y confirmación con el respectivo funcionario(a) o beneficiario(a) sobre la continuidad o finalización de actividades académicas respectivas; en los casos en que los certificados presenten vigencia de tres (3) meses deberá el beneficiario solicitar a la institución de educación la renovación del mismo y aportarlo al SMA de manera trimestral, de lo contrario el SMA prestará los servicios exclusivamente por el periodo certificado. Pese a lo anterior, en caso en que durante dicho semestre o trimestre el beneficiario deje de cumplir con la totalidad de requisitos que lo hacen merecedor de los servicios del SMA, se procederá con su inactivación o desafiliación del SMA, situación que será informada por escrito al funcionario por parte del SENA.

El SENA en cumplimiento a lo indicado en la Resolución 312 de 1987 solo expedirá el carné que acredita la prestación del servicio médico asistencial a los beneficiaros que cumplan con los requisitos estipulados por la norma, en este caso con el requisito de certificado de estudio, la Entidad no tienen injerencia respecto como las instituciones expiden sus certificados académicos o sobre el tiempo que tardan en expedirlos, pero sí puede la Entidad, en pro de la atención al beneficiario, aplicar lo indicado en el concepto de la Dirección Jurídica No. 42699 de 2016, por lo que “La presentación del recibo de pago de estudios a realizar es válido para dar por cumplido el requisito, siempre y cuando el beneficiario no haya sobrepasado el límite de edad, dependa económicamente del empleado, trabajador oficial o pensionado del SENA y la duración del programa no sea inferior a tres (3) meses”.

Adicionalmente, el SENA tiene conocimiento que la expedición de dichos certificados puede tardar por razones atribuibles a las instituciones a cargo de estos, por lo tanto, se tendrá como valido el recibo de pago de las actividades de educación o académicas, siempre y cuando a través de este se logre identificar que en efecto corresponde al beneficiario, quien ha realizado el pago por concepto de semestre o cursos, que se ajusten con las fechas de presentación, la intensidad y demás requisitos aplicables. Debido a que la presentación del recibo de pago es aceptada en virtud del principio de buena fe, se ha evidenciado que el recibo de pago no siempre contiene la información necesaria para realizar la verificación de la información de las actividades académicas, en ese caso el beneficiario y/o funcionario se comprometen a solicitar el certificado de estudio a la institución educativa y presentarlo al SMA en la mayor brevedad posible.

En el mismo sentido, con la finalidad de hacer un control preventivo y previo al vencimiento de la vigencia de la certificación de estudio a los beneficiarios de entre 18 a 25 años de edad, aparte de las actuaciones que desde cada regional del servicio médico se deben realizar para cargar el certificado de estudio de los beneficiarios en el aplicativo SPU, se insta al personal del SMA en todo el país a realizar actividades de revisión de la fecha de vencimiento de dichas certificaciones y avisar a los funcionarios y/o beneficiarios con un tiempo prudente de mínimo quince (15) días previo a la terminación de la vigencia de los certificados de estudio, así como indicar las actividades, soportes y demás documentos que deberán presentar para seguir contando con los servicios en caso que continúe aplicando tal beneficio, buscando con lo anterior que la prestación del servicio se realice ininterrumpidamente, anticipándose en muchos casos a los trámites administrativos que deben ser adelantados por el beneficiario, pensionado y/o servidor público ante la respectiva institución educativa.

Tras lo anterior, en caso en que el beneficiario continúe con el cumplimiento de requisitos que lo hacen merecedor a la prestación del beneficio del SMA, nuevamente se repetirán las acciones de comunicación con el beneficiario o funcionario previamente a la fecha de terminación de su actual certificado de estudio, a fin de que este adelante los trámites ante la institución educativa o presente el recibo de pago del próximo o siguiente semestre académico con la debida oportunidad. Agradezco su oportuna y positiva gestión al respecto.

Cordialmente,

Verónica Ponce Vallejo

Secretaria General del SENA

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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