CIRCULAR 81 DE 2022

(abril 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.,

Mediante la Resolución No. 01-00032 de 2022, se acogió el Acuerdo Colectivo suscrito el 3 de diciembre de 2021 entre el SENA y las organizaciones sindicales de empleados públicos: Sindesena, Setrasena, Sinsindesena, Unaltrasena, Cossena y Siidsena, como producto de la negociación colectiva desarrollada según lo regulado por el Decreto 160 de 2014, compilado en el Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”.

En virtud de lo pactado en el capítulo 14 “Comité de Seguimiento. Cumplimiento del Acuerdo” del precitado Acuerdo, y en consideración a las medidas adoptadas y modificadas en el mismo, se hace necesario adecuar el protocolo a lo allí contenido. En consecuencia, se imparten los siguientes lineamientos operativos y metodológicos para el desarrollo de las sesiones correspondientes.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

A partir del primer comité de seguimiento de cada vigencia fiscal y antes de que se realice el segundo, la Administración organizará y suministrará a las organizaciones sindicales la información referente al cumplimiento de los Acuerdos Colectivos, así:

1. Matriz de seguimiento:

En un One Drive institucional al que tendrán acceso permanente los representantes de las organizaciones sindicales desde el dominio @sena.edu.co., se cargarán tres (3) matrices de seguimiento con la siguiente información: (i) La que contiene únicamente los puntos pendientes del acta de concertación laboral del 22 de septiembre del 2015, (ii) La que contiene únicamente los puntos pendientes del acuerdo colectivo del 6 de diciembre de 2018 y (iii) La matriz que contendrá la totalidad de los puntos pactados en el acuerdo colectivo del 3 de diciembre de 2021.

Estas matrices de seguimiento serán actualizadas de manera constante, directamente por cada uno de los responsables en las Direcciones de Área, Jefes de Oficina, Direcciones Regionales, Subdirecciones de Centros de Formación, Coordinaciones de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano y en su defecto, Coordinaciones de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto. La actualización se realizará incluyendo de manera constante los avances o desarrollos alcanzados en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la respectiva dependencia. Frente a esta gestión, la Secretaría General realizará seguimiento y velará porque se mantengan actualizadas las mencionadas matrices.

La información que se registre en las matrices de seguimiento deberá ser concisa, precisa y pertinente, de modo que se evidencie con claridad el avance en los compromisos, en concordancia con las evidencias de cumplimiento que se dispongan en el One Drive respectivo.

2. Evidencias de cumplimiento:

La Administración cargará en el mismo One Drive institucional de las matrices de seguimiento, las respectivas evidencias de cumplimiento para facilitar el acceso, consulta y descargue de la información a las organizaciones sindicales. Aquellas que presenten dificultad para acceder al One Drive o imposibilidad de abrir algún soporte sobre las actualizaciones, informarán esta circunstancia a la Secretaría General para que esta proceda a revisar y subsanar la situación; en caso de que no sea posible, la Secretaría remitirá la información a la organización sindical que haya reportado la dificultad, a los correos electrónicos que señale para tal efecto.

Las evidencias de cumplimiento serán almacenadas en carpetas por cada capítulo del respectivo Acuerdo Colectivo, las cuales tendrán subcarpetas para cada uno de los puntos que componen el capítulo. Para facilitar la consulta de la información cada evidencia será denominada al iniciar con el número del punto acordado. Cuando existan documentos con versiones diferentes, en el titulo se manejará el indicativo “V1”, “V2” o “V3”, según sea el caso, para facilitar la consulta y orden de la información.

La actualización de las matrices de seguimiento y el cargue de evidencias de cumplimiento por parte de las respectivas dependencias, se realizará de manera constante en el mismo Drive compartido con las organizaciones sindicales. La Secretaría General velará por el desarrollo de esta actualización, de acuerdo con las fechas de corte para seguimiento de compromisos, establecidas en la Circular No. 01-3-2022000054 “Lineamientos - Reuniones de relacionamiento sindical en el SENA”.

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO

Conforme a lo pactado por las partes, el Comité Institucional de verificación del cumplimiento del acuerdo colectivo, estará conformado por representantes de la administración y de las organizaciones sindicales, de la siguiente manera:

COMITÉ DE SEGUIMIENTO. CUMPLIMIENTO DEL ACUERDO

NOTA: Todas las reuniones del Comité de seguimiento se realizarán de manera presencial.

PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES Y PARTICIPACIÓN

En cumplimiento de lo establecido en el punto 14.1. del Acuerdo Colectivo, se ha dispuesto por parte de la Administración la cuenta de correo electrónico negociacion2021@sena.edu.co, para que los sindicatos que negociaron el Acuerdo Colectivo: Sindesena, Setrasena, Sinsindesena, Unaltrasena, Cossena y Siidesena, remitan sus observaciones sobre los avances reportados en las matrices de seguimiento.

Con el fin de garantizar que las organizaciones sindicales puedan acceder a la información reportada por la Administración y remitir oportunamente sus observaciones al correo electrónico mencionado, la Secretaría General del SENA dará el acceso a la información en el SharePoint compartido, a todos los negociadores designados por cada una de las organizaciones sindicales que negociaron el Acuerdo Colectivo en el 2021. Así mismo, tendrá en cuenta los datos actualizados que en tal sentido suministren los respectivos interesados, como destinatarios de esa información.

Corresponde a la Administración del SENA verificar que el listado de los destinatarios suministrado por los sindicatos (negociadores) esté completo y, a estos, corresponde confirmar si tienen o no acceso a la información a través del SharePoint; acción con la cual la Administración espera la retroalimentación respectiva.

Aunque las matrices de seguimiento serán alimentadas de manera constante por el SENA, la fecha de corte para la verificación de la información y los documentos soportes con miras a la reunión de seguimiento será ocho (8) días hábiles previos a la respectiva reunión del comité de seguimiento.

Por su parte, las organizaciones sindicales podrán remitir de forma permanente sus observaciones sobre el cumplimiento del Acuerdo, al correo electrónico negociacion2021@sena.edu.co. No obstante, con el fin de garantizar la preparación de la información y la disponibilidad de los responsables de esta, para el desarrollo de cada reunión de Comité, las organizaciones sindicales podrán allegar sus observaciones a través del citado correo electrónico hasta cuatro (4) días hábiles previos a la respectiva sesión, para que sean analizadas y consolidadas por la Secretaría General, conforme al cronograma definido por las partes.

DESARROLLO DE LAS SESIONES

1. Orden del día:

La agenda de cada reunión del Comité de seguimiento, contendrá específicamente los puntos del Acuerdo que hayan sido objeto de observaciones por parte de las Organizaciones Sindicales, con base en la información suministrada por la Administración en la matriz de seguimiento. No serán abordados en el momento de la sesión los puntos del Acuerdo que no hayan sido incluidos en las observaciones de los sindicatos y en la oportunidad establecida para tal fin.

Los puntos incluidos en las observaciones presentadas por las Organizaciones Sindicales que no se alcancen a abordar durante la reunión del Comité de seguimiento en la que estaba programada su sustentación, serán respondidos por escrito a las organizaciones sindicales.

Los puntos del Acuerdo que ya se encuentren cumplidos, no serán incluidos en la agenda de las siguientes reuniones de Comité de seguimiento, pues se entienden que son temas superados, salvo que por circunstancias sobrevinientes amerite nuevamente su análisis y discusión.

2. Duración:

Las reuniones del Comité de seguimiento tendrán una duración máxima de cinco (5) horas cada una.

3. Intervenciones:

Para garantizar la organización en el desarrollo de los temas y la efectividad de la discusión, cada punto de la agenda iniciará con la intervención de la Administración en la que el respectivo responsable sustentará la información relativa al cumplimiento del punto; esta intervención tendrá una duración máxima de cinco (5) minutos. Posteriormente, podrán intervenir los representantes de las organizaciones sindicales que pidan la palabra para replicar la sustentación, por un lapso máximo de tres (3) minutos cada uno. Podrán intervenir hasta ocho (8) representantes de todos los sindicatos por punto. A su vez, la Administración tendrá la oportunidad de responder las réplicas hasta el mismo límite de intervenciones y tiempos anotados para los Sindicatos. En todo caso, cada punto de la agenda tendrá un máximo de dos (2) rondas de debate para presentar las argumentaciones de las partes y definir los compromisos a que haya lugar.

4. Actas:

En cada sesión del Comité de seguimiento que se realice, se proyectará, concertará y suscribirá por ambas partes, el acta correspondiente. Este documento será redactado de manera sucinta con la relación de los asistentes por parte de la Administración y de las Organizaciones Sindicales, y la relación de puntos del Acuerdo Colectivo que tuvieron observaciones, identificando el sindicato que las formuló, los compromisos adquiridos, los responsables de su cumplimiento y la fecha de realización.

Las actas serán suscritas por todos los asistentes a la reunión del Comité de seguimiento, al finalizar la respectiva sesión. Cuando el tiempo de la reunión no alcance para la suscripción del acta en ese momento, los asistentes a la reunión deberán imponer su firma en el documento, a más tardar dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la fecha de la reunión. Para este fin, la persona designada para la Secretaría técnica por parte de la administración remitirá el documento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la reunión a la persona designada para la Secretaría técnica por parte de los sindicatos, quien la devolverá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del recibo, firmada por todos los asistentes en representación de los sindicatos, o con las observaciones que consideren necesarias para concertar el contenido del documento. Si transcurrido ese término de tres (3) días, la persona designada para la Secretaría técnica por parte de los Sindicatos no ha remitido ninguna respuesta, se entenderá que el texto del acta enviado por la Administración fue aprobado y se considerará firmada el acta, adicionándole en la parte final de las firmas el siguiente texto: “Esta acta quedó aprobada por... el... (fecha)”

5. Grabación de las sesiones:

Todas las sesiones del Comité de seguimiento serán grabadas y servirán como insumo para respaldar el contenido incorporado en las actas de cada reunión.

Las grabaciones de las reuniones serán almacenadas por la Administración, en el mismo Drive compartido en el que reposan las matrices de seguimiento y las evidencias de cumplimiento del Acuerdo, de modo que las organizaciones sindicales puedan tener acceso para consulta o descarga en cualquier momento.

6. Actividades del primer comité de seguimiento anual:

En el primer comité de seguimiento que se realice en cada vigencia fiscal, se desarrollarán de manera perentoria las siguientes actividades:

- Designación de la Secretaría técnica del Comité para elaborar las actas: Dicha Secretaría estará constituida por un delegado del SENA y un delegado designado por las Organizaciones Sindicales. En cada comité de seguimiento se entenderán delegadas las mismas personas en representación de las partes para la Secretaría técnica, salvo que manifieste lo contrario la parte interesada de realizar un cambio al inicio de la respectiva sesión.

- Definición del cronograma: Las partes concertarán las fechas en las que se realizarán las seis (6) reuniones restantes de la respectiva vigencia, precisando las cinco (5) reuniones a las que asistirá el(la) Secretario(a) General y las dos (2) a las que acudirá la persona que él(ella) designe en su representación. Igualmente, se precisará la reunión del comité que corresponderá a la verificación del cumplimiento del Acuerdo Colectivo por parte de las Regionales.

- En el primer comité de seguimiento que se realice con posterioridad a la firma del Acuerdo Colectivo se revisará y aprobará por las partes el Protocolo para las reuniones del comité de seguimiento durante la vigencia del Acuerdo Colectivo.

REUNION DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO - VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO A NIVEL REGIONAL

De conformidad con el cronograma acordado por las partes en el primer comité de seguimiento de cada vigencia, la Administración convocará para la fecha que corresponda en cada anualidad, a las regionales involucradas en las observaciones que presenten las Organizaciones Sindicales para la respectiva sesión, con el fin de verificar el avance y estado de cumplimiento de los puntos que tienen materialización a nivel regional. Estas reuniones se realizarán de manera presencial, salvo motivos de fuerza mayor.

7. Cronograma para las reuniones del Comité de seguimiento:

Para la vigencia 2022, se acuerda el siguiente cronograma:

CRONOGRAMA COMITÉ DE SEGUIMIENTO ACUERDO COLECTIVO

De manera excepcional el Comité No. 2 se realizará de 1:00 a 6:00 p.m.

Nota: El Comité No. 3 se realizará en la Regional Santander con presencia de la Secretaria General.

Regla general el horario de los Comités es de 8:00 AM - 1:00 PM

En lo relacionado con las ordenes de viaje para la asistencia presencial a los comités de seguimiento del Acuerdo Colectivo de que trata el presente protocolo, éstas serán tramitadas de conformidad con la Resolución SENA No. 2838 de 2016 y/o la norma que la reemplace o modifique total o parcialmente, así como las circulares reglamentarias relacionadas.

En el primer comité de seguimiento de la vigencia 2023, se presentará propuesta de cronograma para dicha anualidad.

La presente Circular rige a partir de su expedición y deroga la circular No. 01-3-2019-000058 del 8 de abril de 2019.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaría General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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