CIRCULAR 109 DE 2020

(junio 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO

Asunto: Planeación oferta e Ingreso convocatoria 2020 - inicio mes de agosto en las modalidades presencial y a distancia

Para los centros de formación con capacidad de iniciar procesos de formación en el mes de agosto, después de la nivelación de aprendices del primer semestre y que van a ofertar en la próxima convocatoria de formación correspondiente a la oferta laboral y tecnológica en las Modalidades Presencial y a Distancia de 2020, para el estudio, presentación y aprobación de esta, se tendrán en cuenta los lineamientos y pautas que a continuación se establecen, generando conciencia en la comunidad Sena de la responsabilidad institucional que tenemos frente al país en el marco del actual Plan Nacional de Desarrollo.

1. Planeación de la Oferta de Formación

Los Directores Regionales, como garantes de la pertinencia, en coordinación con sus Subdirectores de Centro, son los principales responsables del cumplimiento de las metas Institucionales. Por tanto, tienen la responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la Programación Indicativa de Formación Laboral y Tecnológica, orientándola al cumplimiento de la meta.

Esta labor se realiza teniendo en cuenta las siguientes pautas:

1.1. Para la planeación de la Oferta de Formación Laboral y Tecnológica con inicio en el mes de agosto 2020, se debe tener en cuenta el Procedimiento “Planeación y Publicación de la Oferta Educativa” Código: GFPI-P-003 Versión 01, que se encuentra en SIGA CompromISO de la entidad.

1.2. Los Centros de Formación, tienen la responsabilidad de formular el Plan de Oferta de Formación 2020. Para ello, construyen una propuesta incorporando la visión del sector externo sectorial y regional.

1.3. Los Centros de Formación analizan la pertinencia de la Oferta a través de los siguientes insumos: planes de desarrollo nacional, departamental y municipales; estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales; análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral; autoevaluación de programas de formación; intereses del sector social (empleo digno y cualificación deseada); apuestas estratégicas nacionales y regionales (megaproyectos y proyectos estratégicos que demandarán personal calificado), según las condiciones particulares de la región, el sector y capacidades de los Centros de Formación.

1.4. Es igualmente importante tener en cuenta el comportamiento histórico de las inscripciones del mismo trimestre en los dos últimos años, buscando el cumplimiento de las metas de formación de la vigencia, y los cupos nuevos proyectados por los centros para el cuarto trimestre en el Plan de Acción 2020; información que incluye las metas y compromisos de atención a poblaciones vulnerables, programas especiales y convenios de inclusión social. Este análisis debe ser elevado, sustentado y aprobado en Comité Regional. Los programas para ofertar deben corresponder con las versiones en ejecución que se encuentran en Sofia Plus.

1.5. Es importante precisar que de conformidad con el Artículo 2.5.3.2.1. del Decreto 1330 del 2018, el registro calificado es un requisito obligatorio y habilitante para que una institución de Educación Superior, legalmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, y aquellas habilitadas por la ley, pueda ofrecer y desarrollar programas académicos de educación superior en el territorio Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1 de la Ley 1188 de 2008. Asimismo, si el registro calificado del programa se encuentra en proceso de renovación y no existe concepto final del MEN se concluye que el programa se encuentra vigente y se puede ofertar.

1.6. Antes de sugerir los programas de formación a ofertar, el centro debe haber realizado la nivelación de los aprendices que tienen competencias pendientes del primer semestre, con el fin de asegurar que cuentan con la capacidad para iniciar las nuevas acciones de formación.

1.7. Los Centros de Formación, al momento de enviar a la Dirección Regional el acta con la Oferta de Formación, deben incluir el nombre del programa, número y fecha de resolución de registro calificado que avala el lugar donde se llevará a cabo la formación, recuerden que esta información la requiere el gestor para aprobar la oferta, en caso de no tener registrados estos datos no se procederá con la aprobación de los programas nivel tecnólogo y especialización tecnológica

1.8. La Dirección Regional en coordinación con los Subdirectores de Centro de Formación concertará la planeación de oferta consignada en un acta Regional, la cual deben remitir a la Dirección de Formación incluyendo los nombres de los programas, números y fechas de resolución de registros calificados que avalen los lugares de oferta correspondientes, cuando sea necesario.

2. Programación de la Oferta de Formación

Los Directores Regionales, como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales, deben liderar la programación correspondiente a la oferta que iniciará en el mes de agosto de 2020, teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral y los siguientes lineamientos:El empleo

2.1 Los coordinadores académicos de cada Centro de Formación registrarán en SOFIA Plus a través del rol “Gestión desarrollo curricular” -Planeación de la Formación- Registrar programas asociados a la respuesta, la oferta académica concertada. Tener en cuenta que todos los espacios del aplicativo deben ser diligenciados para poder generar la oferta.

(Diligenciar el link http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/novedades/boletin-informativo/623- boletin-no-63-julio-14-tema-varios ) funcionalidad: Registrar programas asociados a la respuesta.

2.2 La oferta formativa se aprobará por parte del Grupo de Gestión Curricular de la Dirección de Formación Profesional, la cual debe estar contenida en la Programación Indicativa registrada por los Centros de Formación en el aplicativo Plan de Acción 2020. Para la oferta que inicia en el mes de agosto en este aplicativo corresponderá a la tercera (3ra); para la que inicie en septiembre a la cuarta (4ta) y así sucesivamente de conformidad con lo establecido en la Resolución 1- 0614 de 2020, por medio de la cual se modificó el Calendario Académico en el SENA. En caso de que sean requeridos ajustes en la Planeación Indicativa, se habilitará en el aplicativo la 3ra oferta desde el 12 al 17 de junio de 2020. El enlace para acceder es: http://172.29.33.131:88/indicativa/webentrada.aspx.

2.3 Para la proyección de los cupos nuevos de la presente oferta, los Centros de Formación deben tener en cuenta que al sumar los cupos que pasan de 2019 a 2020 y ofertas I y II del 2020, no pueden superar el 90% de la meta 2020, por cada nivel de formación; de presentarse una mayor oferta de cupos traerá como consecuencia la desfinanciación del Centro de Formación, principalmente en el rubro de Contratación de Instructores.

2.4 Los Centros de Formación, una vez cuenten con el aval del Grupo de Gestión Curricular, procederán a personalizar la oferta, antes del 30 de junio de 2020.

2.5 El Grupo de Administración Educativa de la Dirección de Formación Profesional realizará la publicación de la oferta educativa personalizada antes del 2 de julio de 2020.

3. Pautas de Ingreso

Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que se publicarán para la oferta abierta con inicio en el mes de agosto de 2020, se establecen los lineamientos registrados en la GUÍA DE INGRESO GFPI-G-025, publicada en el aplicativo CompromISO.

A continuación, se relacionan los procesos y fechas para tener en cuenta durante el cronograma de ingreso para la citada CONVOCATORIA:

3.1 Alistamiento

a. En esta convocatoria las modalidades a ofertar son presencial y a distancia.

b. Las sugerencias presentadas por los centros a nivel nacional para la programación de la Respuesta Institucional de Formación Laboral y Tecnológica se deben realizar entre el 16 al 18 de junio y deben quedar con fecha de inicio de la formación 3 de agosto de 2020.

c. Los gestores de red aprobarán los programas de formación entre el 23 al 25 de junio de 2020.

d. Los Centros de Formación diligenciarán a más tardar el 30 de junio de 2020, el formulario en el enlace https://forms.gle/RhkZnG6HkYYUmkvbA, el cual corresponde al formato GFPI-PL-002 Planilla Calendario Charlas informativas

e. La caracterización de las fichas para la formación tecnológica y laboral debe realizarse en el aplicativo SOFIA PLUS desde el 16 al 30 de junio a más tardar, con fecha de inicio de la formación 3 de agosto de 2020. Las fichas creadas después del plazo definido no serán verificadas ni publicadas.

f. El día 2 de julio se publicará la oferta educativa en el aplicativo de SOFIA PLUS.

3.2 Inscripción

a. Las inscripciones se realizarán a través del portal de SOFIA PLUS http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ del 3 al 10 de julio de 2020.

b. Del 11 al 12 de julio de 2020, quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir aquellas que no superan tres (3) veces el cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro consultará el reporte de inscripción y definirá las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripciones.

3.3 Selección

a. Se puede consultar la fecha de la citación a prueba Fase I, en el cronograma que se publica en el portal de SOFIA PLUS http://portal.senasofiaplus.edu.co/

b. La prueba de competencias Fase I, se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet. Las fechas de aplicación y reprogramación son la siguientes:

Nota: Tenga presente que, dada la nueva dinámica de ingreso, no existirá distribución por número de documento de identidad para la presentación de las pruebas, sino que todos los aspirantes, en esta convocatoria presentarán prueba un único día y al día siguiente será la reprogramación para los casos que excepcionalmente y por fuerza mayor no la pudieran presentar el primer día. Las demás condiciones permanecen iguales, es decir, que el día de la reprogramación de la prueba se puede presentar hasta las 17:00 horas.

c. Para la atención y respuesta a quejas y reclamos relacionados con la aplicación de pruebas se dispone el día 15 de julio como única fecha.

d. Del 17 al 18 de julio, el funcionario que tiene el Rol de “Gestor de Desarrollo Curricular” a través del paquete funcional “Planeación de la Formación” debe Gestionar las Pruebas Fase II.

e. Quien recibe en el centro de formación el rol de Gestor de Pruebas Offline debe cargar a más tardar el 14 de julio las pruebas aplicadas en SOFIA Plus, verificando los mensajes que arroja la aplicación durante el respectivo cargue y para mayor seguridad descargar el reporte de resultados de pruebas.

f. Los centros de formación tienen la posibilidad de caracterizar las fichas con aplicación de pruebas offline, esta caracterización se dispone prioritariamente para los centros que tienen dificultad de conectividad o cuya tecnología medular es del sector agropecuario.

g. A los centros que el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General apruebe la aplicación de pruebas off-line, tiene la posibilidad de inscribir y aplicar las pruebas de selección a los aspirantes durante el periodo de baja demanda (11 al 12 de julio).

h. Las solicitudes e información adicional sobre las pruebas offline serán recibidas antes del 3 de julio de 2020 y como respuesta el Grupo de Administración Educativa, enviará los instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.

NOTA SOBRE EMERGENCIA SANITARIA POR COVID: Para los Procesos de Selección de aprendices que se realicen durante las convocatorias de demanda social (abiertas) del segundo semestre del año 2020, el Centro de Formación debe evaluar sí, de acuerdo con las condiciones de la emergencia sanitaria en la región, las normas vigentes expedidas por la autoridad competente y las condiciones propias del Centro, puede efectuar la FASE II en la convocatoria, manteniendo como principio fundamental el cuidado de la salud de los aspirantes, instructores y demás miembros de la comunidad Sena. De lo contrario, deberá realizar los procesos de selección solo con los resultados de la de FASE I, absteniéndose de caracterizar las fichas con FASE II. Si el Centro decide ejecutar FASE II y caracteriza las fichas de esa forma, será su responsabilidad cargar los resultados respectivos.

i. La citación a los aspirantes a Fase II la deben realizar el 21 de julio. Adicional a las notificaciones realizadas por la aplicación (SOFIA Plus), es importante que el centro defina estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.

j. El Centro realizará la aplicación de la Fase II desde el 22 al 24 de julio.

k. Se recomienda que para el registro de los resultados del taller y /o prueba, se realice dentro del plazo definido para su desarrollo. Es responsabilidad de los instructores asignados verificar asistencia y registrar oportuna y correctamente los resultados de todos los participantes a más tardar el 24 de julio de 2020. Si el Centro de Formación realiza Fase II empleando como instrumento el Taller Actitudinal, debe planear y ejecutar la actividad según lo establecido en el documento GFPI-G-017 Guía Creación Talleres para pruebas, que se encuentra en CompromISO.

l. El responsable del proceso en el centro debe garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA, a más tardar el 25 de julio a las 6 pm.

m. Los aspirantes podrán consultar los resultados finales del proceso de selección el 25 de julio después de las 6 pm. La consulta es personalizada y la pueden realizar en el portal www.senasofiaplus.edu.co en la opción “Consultar Resultados de prueba”.

3.4 Matricula

a. Se debe convocar a matricula, realizar el proceso de verificación de requisitos y asentar matricula desde el 27 de julio al 1 de agosto de 2020.

b. El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante.

c. El no asentar la matricula en las fechas establecidas genera la cancelación de la ficha aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de “matrícula” a “ejecución”.

d. Una vez finalizada la matricula, generar el reporte oficial de las listas de aprendices de cada una de las fichas y entregarlas al coordinador académico.

e. La oficina de sistemas creará las cuentas de correo institucional definidas para cada aprendiz, una vez se finalice la matricula.

f. Cuando el aprendiz se encuentre matriculado, expedir el carné correspondiente.

Estaremos atentos para resolver inquietudes con relación a los presentes lineamientos:

Cordial Saludo,

FARID DE JESUS FIGUEROA TORRES

Director de Formación Profesional

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