CIRCULAR 155 DE 2015

(octubre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Señores Directores Regionales y Subdirectores de Centro:

Desde finales del año 2013 y durante el presente año 2015, se han venido desarrollando periódicamente cruces de información registrada en el sistema de información académico administrativo SOFIA Plus y la Registraría Nacional del Estado Civil, informándoles las inconsistencias presentadas en los registros de los datos básicos de los aprendices, así mismo se han enviado reportes periódicos con el fin de realizar el debido proceso por parte de los encargados al interior de los Centros de Formación, de los registros de los Aspirantes, Aprendices o Egresados que presentan inconsistencias al ser cotejados con los datos de la Registraría Nacional del Estado Civil desde el año 2010 a la fecha.

Atentamente solicitamos su intervención para gestionar la normalización y corrección de los datos básicos y las novedades de los registros a la mayor brevedad y no permitir certificación de aprendices a los que se les ha identificado alguna inconsistencia lo cual debe verse reflejado en un plan de mejoramiento que debe ser registrado antes del 15 de Octubre de 2015 con fecha de cumplimiento máxima Diciembre 30 de 2015, el mismo debe ser registrado en el aplicativo Compromiso atendiendo lo establecido en el procedimiento "Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora" Código DE-P-018 (Consulta a través del link http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=882).

Teniendo en cuenta la Ley Estatutaria No 1581 de protección de datos personales y la Circular No 3-2015-000085 del 27 de Abril de 2015 la información contenida en los reportes descritos es para uso exclusivo de los funcionarios de los centros de formación y para las actividades propias del centro de formación.

Se han dejado disponibles los siguientes archivos en la dirección del ftp los siguientes archivos:

ftp://172.16.2.69/Direccion_Formacionprofesional/Administracion_Educativa/Normalizaci%F3 n Registros SOFIAplus/

1. 150724 Novedades Cédula de Ciudadanía: Se encuentra por regional y por centro de formación las diferentes novedades asociadas al documento de identificación.

• En la columna "B INOVEDAD ASOCIADA A LA CÉDULA DE CIUDADANÍA)" encontrarán la novedad asociada a la cédula
• En la columna "R (NOMBRES Y APELLIDOS DEL APRENDIZ REPORTADO POR LA REGISTRADURIA)" encontrarán los nombres y apellidos reportados por la Registraría
• En la columna "Y" (DIFERENCIA EN NOMBRES Y APELLIDOS DE ACUERDO AL REGISTRO DEL APRENDIZ EN SOFIA PLUS VS. REGISTRADURIA) encontrarán las diferencias encontradas con los nombres, apellidos y fecha de expedición presentada en SOFIA Plus (FSO) y la fecha de expedición reportada por la Registraría (FRN), se adjunta tabla de novedades.

Los responsables designados al interior del centro de formación deben validar y actualizar la información de datos básicos registrados en SOFIA Plus teniendo en cuenta el debido proceso y acorde a lo establecido en la resolución No 0000928 y en las circulares No: 3-2013-000013, No: 3-2013-000052, y No 3-2014-000084.

Bajo ninguna circunstancia se debe certificar a un aprendiz que presente inconsistencia hasta tanto no sea corregida de acuerdo a la tabla de novedades adjunta, a excepción de la novedad Suspensión por derechos políticos, dado el convenio suscrito con el INPEC.

2. Análisis Consolidado Julio 2015, el cual contiene

• En la hoja "Comparativo Dinámico" el conteo de las diferencias de los casos presentados a nivel Regional y por centros de formación de las novedades de las cédulas de ciudadanía asociadas a las fichas de formación que pueden ser sujetos de certificación, con corte de Julio de 2015; para realizar un control de las novedades críticas asociadas a la cédula de ciudadanía, estas novedades deben ser normalizadas realizando el debido proceso. Una vez finalizado el mismo las evidencias deben reposar en el centro de formacián.
• En la hoja "Cant Dif Nombres y Apellidos" se encuentran por Regional, Centro y por niveles de formacián la cantidad aprendices asociados a fichas que están certificados con diferencias en nombres y/o apellidos. En los diferentes cortes y que no han sido corregidos.

3. 150724 Cédulas Invalidas por Sintaxis: En éste archivo encontrarán los registros de los usuarios por regionales y centros de formación que tienen tipo de documento cédula de ciudadanía que no corresponde con la estructura definida por la Registraría Nacional del Estado Civil (más de 10 caracteres).

• El funcionario responsable deberá realizar la correspondiente corrección del tipo de documento y/o número de identificación validando contra el documento de identificación que presente la inconsistencia, solicitamos que contacten a sus Aprendices y realicen las correcciones correspondientes en sus tipos y números de documento de identificación: los datos de contacto se presentan en el archivo.

Tener especial cuidado con los registros que corresponden a aprendices que son certificables. Les reiteramos que los aprendices no deben ser
certificados hasta tanto no se corrijan la inconsistencias de su documento de identidad, porque se estaría generando una certificación con datos errados o inclusive una presunta falsedad en un documento público que es firmado por subdirector quien avala el título o certificado de acuerdo al Decreto 249 del 28 de enero de 2004.

4. 150724 Diferencias con datos básicos CC Terminadas X y Y.xlsb: Se adjuntan cinco (5) archivos en los cuales se distinguen por el número en que termina el documento de identificación Cedula de Ciudadanía: En éstos archivos encontrarán los registros de usuarios por regional y centro de formación que no tienen novedad en el estado del documento cédula de ciudadanía, pero tienen diferencias en los datos básicos: Nombres y apellidos de acuerdo a lo reportado por la Registraduría, esta información sirve para validar correcciones en datos básicos. Se debe verificar si la persona registrada en SOFIA Plus es la misma que reporta la Registraduría de acuerdo al documento de identificación en análisis, en la última columna "Y" se presentan las diferencias encontradas con los nombres, apellidos, fecha de expedición presentada en SOFIA Plus (FSO) y la fecha de expedición reportada por la Registraduría (FRN). De validarse mediante el debido proceso el fraude en un registro, se deberá de seleccionar la novedad Retiro por Fraude y seleccionar la Sub novedad: Suplantación Datos Básicos para Certificarse.

TABLA DE NOVEDADES PARA CÉDULAS DE CIUDADANÍA

Las novedades asociadas a las cédulas de ciudadanía deberán de ser verificadas de acuerdo con los siguientes estados definidos por la Registraduría Nacional del Estado Civil:

*Se inicia la revisión con las cédulas de ciudadanía.

Recomendaciones:

1. Los archivos de Excel disponibles en el ftp contienen el detalle general de inconsistencias (una persona puede aparecer varias veces debido a que están relacionados a diversos programas de formación), de las personas susceptibles de certificación, agradecemos verificar lo siguiente y aplicar las observaciones mencionadas:

a. Para la normalización de datos básicos nombres, apellidos, fechas de expedición, por favor iniciar con los aprendices de las formaciones tituladas y
posteriormente gestionar las correcciones de las complementarias.

b. Para los aprendices que aparecen por certificar y sus documentos de identificación presentan la novedad Muerte del Titular o alguna otra novedad no válida es posible que: se trate de presuntas suplantaciones, que efectivamente dichas personas hayan fallecido durante los últimos años, que en el momento del registro en la aplicación SOFIA Plus digitaron algún digito mal de su documento de identificación, o que para la fecha del reporte y después de haber sido certificados hubiesen muerto. Por lo anterior se deberá verificar si hay aprendices en ejecución de procesos de formación o por certificar suplantando a los titulares de los números de identificación registrados en SOFIA Plus y proceder a corregir la información basada en la información registrada en el documento de identidad. Si efectivamente fallecieron registrar la novedad correspondiente.

Bloquear los registros de los Aprendices que por fallecimiento

i. No podrán realizar la etapa práctica (ingresando la correspondiente novedad en la aplicación mediante el debido proceso).

ii. No podrán terminar el proceso de formación y siguen contando entre los pendientes del Centro. C8

d. Los aprendices que presentan documentos de identificación con la novedad Doble Cedulación y que pueden ser certificados deben resolver su situación, deben acercarse a la Registraría más cercana y solucionar su novedad, de igual forma convocar al comité de evaluación y seguimiento en el cual se deje un plan de mejoramiento que condicione su proceso de formación a la formalización del registro y otras decisiones que consideren pertinentes.

e. Para los aprendices certificados y al detectar casos de inconsistencias de Tipos de Identificación y Números de Identificación que requieren ser corregidos debe de validarse plenamente la identidad del aprendiz e inconsistencia y antes de realizar un cambio por favor asesórese con su asesor del Grupo de Administración Educativa de la Dirección General.

f. Es importante que se mantenga organizados las evidencias de las actividades que se vienen adelantando para la normalización de los registros, con el objetivo de tener los soportes correspondientes en caso de verificaciones por parte de entes de control internos o externos.

No se debe permitir, certificar aprendices que tengan inconsistencias en su documento de identidad. Agradecemos su colaboración atendiendo la revisión y corrección de inconsistencias. La información que está registrada en el aplicativo SOFIA Plus debe corresponder en su totalidad a lo registrado en su documento de identificación vigente.

En cada centro de formación existe un funcionario que tiene asignado el rol Agente GAE, éste funcionario tiene la responsabilidad de gestionar las correcciones de nombres apellidos, fechas de expedición y lugar de nacimiento acorde con el documento de identificación vigente de cada aprendiz, desde el año 2014 se vienen gestionando estas actualizaciones y es necesario que estos funcionarios atiendan debidamente las solicitudes de sus homólogos a nivel nacional, dado que esto repercute en una mejor calidad de la información del aplicativo de gestián académico administrativo SOFIA Plus (Se adjunta directorio GAE nacional en el ftp).

Cualquier inquietud o aclaración por favor contactar a Jaime Andres Perez Becerra (inerezb@sena.edu.co IP 12163), encargado en el de administración educativa de lo relacionado con la prevención de fraude académico.

Cordial saludo,

MAURICIO ALBARADO HIDALGO

Director de Formacion Profesional

Direccion General

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