CIRCULAR 158 DE 2022

(agosto 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C

La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, en especial sus numerales: 2 ⁽¹⁾ y 16 ⁽²⁾, y lo dispuesto en la resolución 911 de 2017. Con el fin de gestionar la oportuna y debida depuración de los bienes muebles de la Entidad, informa la implementación de la estrategia para la depuración de bienes a nivel nacional correspondiente al segundo semestre de 2022. Cuyos lineamientos se comparten a continuación:

1. Generalidades

a. La estrategia para la depuración de bienes, de que trata la presente circular consiste en términos generales en adelantar los procesos de baja de bienes muebles, inservibles, obsoletos y/o que ya no sean de utilidad para el cumplimiento de la misión institucional del SENA; de manera simultánea en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación de la entidad a nivel nacional. Durante el segundo semestre del corriente año 2022 y a fecha límite 15 de diciembre de este. Para lo cual se contará con el acompañamiento del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera.

b. Las Direcciones Regionales y Centros de Formación podrán adelantar procesos de baja de bienes en forma simultánea según lo requieran, siempre que ello propenda por la eficiencia administrativa, y contribuya a la aplicación de los principios de la función administrativa⁽³⁾.

c. Con base en lo dispuesto en el artículo 6 de la Resolución 911 de 2017, el comité de bajas deberá reunirse como mínimo una vez al año. En tal sentido, las Regionales y Centros de Formación en los cuales no haya bienes objeto de baja, deberán convocar a reunión de comité y documentar dicha circunstancia mediante la respectiva acta de comité.

d. En la gestión de baja que incluya bienes TIC deberá garantizarse plena observancia de lo establecido al respecto en la Resolución 2159 de 2013, Por la cual se crea el marco de gobierno TIC y se fijan políticas institucionales para el uso y comportamiento frente a los recursos y servicios de las TIC por parte de los usuarios internos del SENA; en particular lo dispuesto en su artículo 3 ⁽⁴⁾ y en la NOTA⁽⁵⁾ del capítulo

3. ACTIVOS DE INFORMACIÓN, del ANEXO. 1. Ibidem.

e. Teniendo en cuenta que a la fecha aún se registran bienes recibidos en el marco del contrato 0060 de 2007, durante la presente vigencias e debe propender por su identificación y depuración.

f. Los responsables de almacén e inventarios deberán asistir a la jornada de divulgación de la presente circular, la cual será programada por la coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios vía Teams. Así como a las demás jornadas de socialización o espacios que programe dicha coordinación, en desarrollo de las estrategias para la depuración de activos.

2. Normatividad y procedimientos aplicables

Las directrices y gestiones aplicables a la baja de bienes muebles de la entidad son las establecidas en: la Resolución 0911 de 2017, la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003) Capítulo 15. Baja de Bienes, disponible en la plataforma Compromiso; Resolución 2159 de 2013 en lo relativo a bienes TIC; y de forma transitoria las que se incluyan en la presente circular.

3. Orientación y seguimiento

Las actividades concernientes a la estrategia de que trata la presente circular serán orientadas y controladas a nivel nacional por la Dirección Administrativa y Financiera, a través del Grupo de Almacenes e Inventarios, según distribución de apoyos que defina este último, la cual deberá comunicar oportunamente a las Regionales y Centros de Formación.

4. Publicación de ofrecimientos a otras entidades estatales

Conforme a lo descrito en la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003); la publicación de ofrecimientos de bienes para conocimiento de otras entidades estatales, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del decreto 1082 de 2015; deberá solicitarse al correo ba¡adebienes@sena.edu.co, adjuntando la respectiva resolución debidamente suscrita (y radicada) por el delegado según resolución 0911 de 2017⁽⁶⁾, acompañada del Formato de ofrecimiento de bienes (GIL-F-013) en formato (xls o xlsx) Excel.

5. Cronograma

Las actividades para la baja de bienes deberán ser adelantadas en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, de acuerdo con los tiempos establecidos en el siguiente cronograma:

6. Lineamientos para la baja de bienes por enajenación a título oneroso / venta

Los mecanismos para la disposición de bienes objeto de venta (enajenación a título oneroso), serán puestos a disposición de las Regionales y Centros de Formación, una vez finalizadas las actividades descritas en el punto inmediatamente anterior. Para lo cual, se tomará como base el saldo de bienes registrado en las bodegas de reintegrados inservibles. En el entendido de que se haya adelantado la disposición de los demás bienes, y el respectivo saldo en bodega corresponda a los bienes objeto de venta.

7. Documentos modelo

Como medida para unificar criterios y facilitar las tareas en la gestión de baja de bienes, desde el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera se ponen a disposición documentos modelo de actas y resoluciones, mediante carpeta compartida de OneDrive, a la cual se puede acceder en el siguiente enlace https://n9.cl/documodelbajadebienes, o escaneando el código QR a continuación

8. Baja de bienes TIC

Teniendo en cuenta que mediante circular 3-2021-000156, se emitieron lineamientos para la baja de equipos de cómputo producto de la actualización tecnológica, y demás bienes TIC inservibles u obsoletos del SENA, para la vigencia 2021. Cuyos efectos se establecieron inicialmente para la vigencia 2021 y posteriormente fueron extendidos mediante el literal e, del numeral 1. Generalidades de la circular 3-2022-000059 con asunto Lineamientos para la depuración y baja de bienes muebles inservibles u obsoletos del SENA, semestre 1-2022, por el término de vigencia de esta última.

A partir de la fecha de expedición de la presente circular la baja de bienes TIC no será objeto de consideraciones o trámites adicionales, más que los establecidos en: la resolución 2159 de 2013, resolución 911 de 2017, Guía para la administración y control de bienes (GIL-G-003), y las demás normas que las modifiquen o aclaren. En consecuencia, quedan sin efectos las circulares 3-2021-000156 y 3-2022-000059.

9. Bienes recibidos en el marco del contrato 1014 de 2014

Respecto de los bienes recibidos en ejecución del contrato 1014 del 29 de diciembre de 2014, que actualmente son objeto de formalización de inventarios entre la Entidad y el contratista, a continuación se comparte el tratamiento a aplicar, con base en lo acordado por las partes en actas de supervisión, seguimiento y finalmente en el acta de liquidación del contrato, así:

a. Retoma

Se efectuará retoma de equipos pertenecientes a “Proyectos especiales” y demás especificados por las partes, conforme a lo acordado y consignado en actas suscritas entre la Entidad y el contratista.

b. Devueltos al contratista, pendientes de descarga del sistema

Sobre bienes aún registrados en Kardex que no se encuentran físicamente en las instalaciones del SENA, debido a que fueron devueltos o retirados por el contratista. Se adelantará depuración de Kardex mediante el movimiento “Devolución de comodatos”.

c. En instalaciones del Sena, pendientes de devolución al contratista

De todos los bienes pertenecientes a este contrato que no se encuentren relacionados como objeto de retoma, se efectuará devolución al contratista, con el correspondiente registros en el sistema de administración y control de bienes de la Entidad, previa validación de existencias a nivel nacional y coordinación de retiro con el contratista.

Es de señalar que, las actividades para esta depuración de bienes, serán informadas, programadas y supervisadas por la coordinación del Grupo de almacenes e inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera:

10. Disposición alternativa para bienes objeto de depuración

Producto del análisis continuo que adelanta la Dirección Administrativa y Financiera, en aras de identificar las mejores prácticas a aplicar en la administración de bienes, tendientes a potencializar la generación de valor público, se pone a consideración de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación a nivel nacional, la siguiente alternativa. Con fundamento en lo expresado por el Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil, mediante Concepto C.E.1495 de 2003. De acuerdo al cual, es posible la transferencia de bienes entre Entidades Estatales mediante convenio interadministrativo; se sugiere como parte del proceso de depuración de activos de la Entidad, validar la posibilidad de hacer uso de esta modalidad, para la transferencia de bienes que ya no requiera el Sena para el cumplimiento de su misión institucional; con destino a otras Entidades Estatales con las cuales sea del anten actividades para el cumplimiento de fines comunes, entre estas la modalidad de “Articulación con la media”. En desarrollo de lo aquí expresado, se deberá garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el Manual de contratación administrativa (GCCON-M-001), Manual de convenios (GJ-M-001) y demás normas que los rijan, modifiquen o aclaren, según corresponda.

11. Disposiciones especiales a tener en cuenta para la cancelación de matrícula del parque automotor

Se pone a consideración de los directores regionales y subdirectores de Centro de Formación con parque automotor bajo su responsabilidad en el presente proceso, y los correspondientes comités de baja; evaluar la baja y cancelación de matrícula de los vehículos de modelo 2000 y anteriores, con destinación chatarrización. Para lo cual se deberán analizar las condiciones de seguridad, mecánicas y de circulación de cada vehículo en el marco de lo establecido en los artículos 27 al 33 del Capítulo III, de la ley 769 de 2002, en lo concerniente a condiciones de cambio de servicio, condiciones técnico-mecánicas, de gases y de operación; equipos de prevención y seguridad; dimensiones y pesos; salida de emergencia, condiciones de la carga y permiso para carga; así como lo dictado en la ley 1383 del 2010 "Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras disposiciones".

Adicionalmente se recomienda establecer un análisis costo-beneficio de dichos vehículos entre la necesidad de servicio cubierta por los mismos y el costo de mantenimiento anual que demanda tenerlos en circulación; considerando los tiempos que estos requieran para las reparaciones y mantenimientos dada su antigüedad.

Respecto de lo anterior es importante recordar que, es responsabilidad de cada Centro de Formación en el cual se autorice la baja de vehículos con destinación chatarrización (desintegración) y correspondiente cancelación matrícula; adelantar las gestiones pertinentes y garantizar el cabal cumplimiento de lo establecido en el capítulo 5 “Cancelación de la matrícula de un vehículo” de la Resolución No. 12379 de 2012 expedida por el Ministerio de transporte.

La orientación al respecto de disposición del parque automotor, será brindada por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones a través del correo electrónico nlemus@sena.edu.co.

Cordial saludo.

Firmado digitalmente por

WILSON JAVIER ROJAS MORENO

Director Administrativo y Financiero Dirección General

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. 2.Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar los procesos y actividades requeridas en la Entidad para la administración de los recursos físicos, financieros, y prestación de servicios generales, con criterios de eficiencia y eficacia.

2. 16. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para las bajas de bienes muebles, el manejo y control de inventarios y administrar y actualizar el registro de proveedores de la entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar los servicios públicos y el mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles que requiere la Entidad.

3. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (...). (Constitución Política de Colombia, Art. 209)

4. ARTÍCULO TERCERO. Disposiciones Generales: La oficina de sistemas de la Dirección General es responsable de definir, desarrollar y evaluar estrategias, políticas, procedimientos, manuales, instructivos y recomendaciones, relacionadas con la gestión de los recursos y servicios de las TIC las cuales deben estar alineadas con el plan estratégico de desarrollo de la Entidad. Por lo tanto, todas las actividades concernientes a la aprobación, adquisición, instalación, configuración, liberación, mantenimiento, soporte, baja, traslado, distribución, control y monitoreo de los recursos y servicios de las TIC, deben estar coordinadas por esta oficina. (Negrilla y subrayas fuera de texto)

5. NOTA: Se considera que los equipos que hacen parte de la infraestructura de las TIC, entran en estado de obsolescencia tecnológica en los siguientes casos:

• Cinco (5) o más años de antigüedad o de uso.

• Cuando el costo de reparación sea superior al 70% del valor comercial del equipo.

Cuando no se puede actualizar tecnológicamente el elemento o ante la imposibilidad de encontrar repuestos(...).

6. Artículo 9°. Delegar las bajas de bienes muebles de la entidad: del nivel Central en el director Administrativo y Financiero, de las Regionales en el Director Regional y de los Centros de Formación en el Subdirector de Centro de Formación Profesional.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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