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CIRCULAR 183 DE 2018
(octubre 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO |
| Asunto: | Agenda Trimestral - Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno |
Agenda sugerida del tercer trimestre (julio, agosto y septiembre) vigencia 2018
En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017, esta Oficina los invita para que se realice la sesión del- Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al tercer trimestre de 2018, para la cual se agenda los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que ustedes consideren pertinentes.
Las funciones indicadas en la Resolución SENA 2303 de 2017 son las siguientes:
"Artículo 8. Funciones del Subcomité Regional Coordinador de Control Interno.
El Subcomité Regional Coordinación de Control Interno tendrá las siguientes funciones:
a. Coordinar la implementación y efectuar el seguimiento de las políticas y orientaciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en materia de control interno de acuerdo a las características propias de la Regional y reportar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
b. Reportar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno la eficiencia y efectividad de los controles para" controlar los riesgos de la respectiva Regional.
c. Evaluar el cumplimiento de las políticas, objetivos institucionales, planes y programas, procesos y procedimientos que desarrollan la misión del SENA a nivel de la respectiva Regional.
d. Realizar autoevaluación de la respectiva Regional para verificar el avance en el logro de las metas, los resultados y los objetivos propuestos.
e. Evaluar las observaciones de la Contraloría General de la República efectuadas a la Regional respectiva, incluidos los Centros de Formación y elaborar y hacer seguimiento al cumplimiento de Planes de Mejoramiento que se determine para atenderlas.
f. Evaluar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento implementados en la Regional respectiva y Centros de Formación adscritos para atender las Observaciones de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno.
g. Las demás que sean asignadas por el Director General del SENA.”
En cumplimiento de lo anterior se recomienda desarrollar la sesión con la siguiente agenda.
AGENDA NACIONAL
1. Revisar los compromisos adquiridos de la última agenda trimestral vigencia 2018.
2. Reportar el resultado del cumplimiento del (los) Plan (es) de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República vigencias 2013, 2014, 2015 y 2016. Las evidencias que soportan el avance de estos hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma Compromiso. Para los hallazgos suscritos con la CGR de las vigencias 2012, 2011, 2010, 2009 y anteriores y auditorias especiales, las evidencias que soportan su avance debe ser cargadas en el FTP.
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia a los planes de mejoramiento AIG y CGR debe ser registrado en el desarrollo del Acta, las evidencias de la revisión del cumplimiento de los planes de mejoramiento junto al Acta deben ser cargadas únicamente en el link establecido en esta Circular.
3. Reportar el informe de avance en la Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción de cada Centro adscrito y del Despacho Regional. Reportar el nivel de eficiencia y efectividad de los controles reportados en el ciclo de administración del riesgo y definir acciones orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno a través de la Política Institucional de Administración del Riesgo.
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia a la Administración de Riesgo debe ser registrado en el desarrollo del Acta, las evidencias que soportan su avance y el Acta deben ser cargadas únicamente en el link establecido en esta Circular.
4. Revisar el avance y cumplimiento de la implementación del NUEVO MARCO NORMATIVO PARA ENTIDADES DE GOBIERNO bajo Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público incluida la RESOLUCIÓN 193 de 2016 “Por la cual se Incorpora, en los procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable” y del MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES BAJO EL NUEVO MARCO NORMATIVO PARA ENTIDADES DE GOBIERNO DEL SENA GRF-M- 004 V.04., en los aspectos que sean responsabilidad de la Regional y/o Centro de Formación Profesional Integral, especialmente respecto a los siguientes aspectos:
A. Cumplimiento a la Resolución 193 de 2016 numeral 3.2.3 Sistema documental:
Verificar que se hayan diseñado y se ejecuten controles que permitan garantizar que la totalidad de las operaciones se encuentren respaldadas en documentos idóneos (internos o externos a la Entidad) y se encuentren a disposición de los órganos de control.
B. Cumplimiento a la Resolución 193 de 2016 numeral 3.2.9 Coordinación entre las diferentes dependencias:
Verificar que se hayan diseñado y se estén ejecutando los controles que permitan garantizar que la información generada en las diferentes dependencias de la Dirección Regional y sus Centros de Formación Profesional, se encuentre actualizada y completa en los aplicativos institucionales y/o en las bases de datos establecidos para tal fin, ya que los mismos se asimilan a los auxiliarles de las cuentas y subcuentas que conforman los estados financieros.
C. Cumplimiento a la Resolución 193 de 2016 numeral 3.2.10 Registro de la totalidad de operaciones:
Garantizar que las operaciones llevadas a cabo en la Dirección Regional y sus Centros de Formación Profesional se hayan incorporado en el proceso contable, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas Contables del SENA.
D. Cumplimiento a la Resolución 193 de 2016 numeral 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible:
Verificar que se estén adelantando las acciones administrativas para depurar la información contenida en los Estados Financieros cuando sea procedente y atendiendo a las normas establecidas por el SENA.
E. Debido a la importancia de la Propiedad Planta y Equipo en los Estados Financieros del SENA; conocer y verificar el cumplimiento de la POLITICA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, establecida en el Manual de Políticas Contables del SENA - GRF-M-004. Determinar la existencia de controles para mantener actualizada y completa la información, en aspectos tales como:
- Activos biológicos clasificados como elementos de propiedad, planta y equipo por tratarse de actividades de educación
- Adiciones y mejoras
- Reparaciones y mantenimiento
- Activos recibidos en donación
- Activos recibidos en comodato
- Deterioro del valor del activo
- Bajas
F. Conocer y verificar el cumplimiento de otras Políticas contables aplicables a la Dirección Regional o Centro de Formación Profesional.
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia al cumplimiento de este numeral debe ser registrado en el desarrollo del Acta, las evidencias que soportan su avance y el Acta deben ser cargadas únicamente en el link establecido en esta Circular.
5. Reportar el resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008: Cumplimiento de las visitas de vigilancia y control de la actividad contractual de los Centros de Formación, que debe realizar el Director de la Regional, en virtud del artículo 1 de la Resolución 03069 de 2008, cuya lista de chequeo fue actualizada mediante resolución 2882 del 29 de diciembre de 2016.
Las actas de verificación y las listas de chequeo y de hallazgos específicos desarrolladas en el segundo trimestre 2018 deben ser publicadas únicamente en el link establecido en esta Circular. La relación de las actas y las listas de chequeo deben ser registradas en el desarrollo de la presente Acta.
6. Con base al informe remitido por la Secretaría General, mediante correo electrónico del 01 de Octubre de 2018 (Archivo Adjunto), sobre el estado de vinculación de contratos de prestación de servicios en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) con corle a 30 de septiembre de 2018, analizar y reportar los avances obtenidos, señalando cuántos contratos se encuentran pendientes por vincular y describiendo la estrategia planteada por la Regional para la vinculación total antes del 31/12/2018, bajo la siguiente estructura:
| REGIONAL | No. de Contratos no Vinculados - Reporte SG con corte a 30/09/2018 | No.de Contratos Vinculados por la Regional, posterior al reporte de SG | No. de Contratos no Vinculados - Reporte Regional con corte a la fecha: (fecha de elaboración del informe) | Estrategia planteada por la Regional para la vinculación de los contratos restantes (pendientes por vincular) antes del 31/12/2018 |
| Datos de la persona que diligencia la información: (Regional: Nombre, cargo, correo y teléfono) | ||||
En relación con el punto 6 de la Circular No. 3-2018-000125 del 11 de Julio de 2018, en el cual se solicitó el reporte de la información registrada y almacenada en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) de los funcionarios de los Centros de Formación y el Despacho de la Regional, de acuerdo a lo estipulado en el Decreto 2842 de 2010, en lo concerniente a la información de Hoja de Vida de Funcionarios y el cargue de información de Declaración de Bienes y Rentas, con corte al 30 de Junio de 2018, se solicita lo siguiente:
- Las Regionales: Amazonas, Boyacá, Cesar, Guainía, Guajira, Guaviare, Meta, Putumayo, San Andrés, Sucre y Vichada que no cumplieron con el reporte y/o no presentaron las evidencias respectivas, analizar y reportar la información con corte a 30 de septiembre de 2018.
- Para las Regionales que cumplieron con el reporte, analizar y reportar el avance obtenido con corte al 30 de septiembre, en comparación con lo tratado en el último comité.
- Todas las regionales, establecer la estrategia para cumplir con el reporte de la información faltante en el SIGEP, respecto a la información de Hoja de Vida de Funcionarios y el cargue de información de Declaración de Bienes y Rentas
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia al cumplimiento de este numeral debe ser registrado en el desarrollo del Acta, las evidencias que soportan su avance y el Acta deben ser cargadas únicamente en el link establecido en esta Circular.
La información reportada será validada por la Oficina de Control Interno en el aplicativo SIGEP, en cumplimiento al artículo 2.2.17.7 “Responsabilidades de los representantes legales de las instituciones públicas que se integren al SIGEP y de los jefes de control interno” del Decreto 1083 de 2015.
7. Reportar el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 2159 de 2013 “Por la cual se crea el Marco de Gobierno TIC y se fijan Políticas Institucionales para el uso y comportamiento frente a los recursos y servicios de las TIC por parte de los usuarios internos del SENA”, en lo referente a lo dispuesto en:
| Artículo | Literales | Acciones de la Regional / Centro de Formación en cumplimiento de la Resolución |
| ARTÍCULO 3o. DISPOSICIONES GENERALES. | b) Toda adecuación, obra civil o transformación de ambientes, debe ser coordinada con la Oficina de Sistemas de la Dirección General, para evaluar el impacto tecnológico, económico y la continuidad de los recursos y servicios de las TIC y el alineamiento a los estándares y procedimientos que hayan sido adoptados por la Entidad. | ...Describir que se hizo durante el 2do trimestre en la Regional y Centros de Formación en el cumplimiento del Marco de Gobierno TIC desde la orientación de la Oficina de Sistemas... |
| ARTÍCULO 4o. POLÍTICAS. | a) Los usuarios son responsables de hacer buen uso de los recursos y servicios de las TIC, orientados al cumplimiento de sus funciones, el logro de la misión y los objetivos institucionales de acuerdo a las políticas que para este propósito establezca la Oficina de Sistemas. | |
| b) Los usuarios deben preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, haciendo uso de las herramientas destinadas para la protección de la misma, y siguiendo las normas y buenas prácticas que para este propósito se establezcan a través de la Oficina de Sistemas. | ||
| c) La Oficina de sistemas no es responsable de los contenidos transmitidos a través de la red, ya sean enviados o recibidos por los usuarios bajo su conocimiento o no. Es responsabilidad de cada usuario gestionar la seguridad de sus propios equipos al acceder a la red. | ||
| d) Los usuarios son responsables de cumplir las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y recomendaciones de Seguridad de la Información que establezca la Entidad para tal fin. En caso de daño, pérdida o robo de elementos TIC, deberá surtir el proceso administrativo vigente. | ||
| a) Los usuarios deben identificar, proyectar y hacer los requerimientos correspondientes, de acuerdo con las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y recomendaciones establecidos por la entidad. En los proyectos de desarrollo o adquisición de soluciones, los usuarios deben: -Procurar entender cómo las TIC soportan el quehacer institucional, comprender la relevancia estratégica de las nuevas tecnologías para su área de desempeño, en especial las áreas de formación y empleo, y participar en el desarrollo y mantenimiento de los planes de TI y arquitectura empresarial, - Interesarse altamente en vislumbrar cómo operará el nuevo servicio, desarrollar estimados de la cantidad de personal requerido y NO subestimar o ignorar los altos costos asociados a la inversión y operación que se pueden derivar de estos proyectos. - Participar activamente en las capacitaciones que se hagan de los servicios o sistemas de información que se implementen. Las solicitudes en capacitación de herramientas o servicios informáticos deben ser pertinente con las funciones y objetivos del área que haya hecho la solicitud. | ||
| b) Todos los funcionarios, contratistas del SENA, así como los aprendices, deberán velar por el cumplimiento y respeto a derechos de autor y copyright cuando se realice uso e instalación y adquisición de cualquier conjunto de programas informáticos. | ||
| c) Es responsabilidad de los funcionarios y contratistas del SENA realizar los procesos de devolución y legalización de los elementos asignados en el caso de que exista un traslado o se deje de laborar para la Institución. | ||
| ARTÍCULO 5o. RESPONSABILIDADES DE SUPERIORES JERÁRQUICOS | ...los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación Profesional Integral, deberán adoptar medidas tendientes a garantizar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo, de las responsabilidades descritas en la presente Resolución, con el objeto de evitar que se incurra en acciones lesivas a los intereses de la entidad. | |
Las acciones desarrolladas en la Regional y Centros de Formación por el encargado de Sistemas o quien haga sus veces en cumplimiento de la Resolución y del Gobierno TIC de la Entidad en el tercer trimestre 2018 deben estar descritas en el Acta, la evidencia de dichas acciones descrito deberán ser cargadas únicamente en el link establecido en esta Circular.
8. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del tercer trimestre sujeto de verificación en la Regional y los Cenaos de Formación.
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal (tercer trimestre) deben estar descritas en el Acta, la evidencia deberá ser cargada únicamente en el link establecido en esta Circular.
9. Realizar autoevaluación para verificar el avance en el logro de metas, resultados y objetivos propuestos enmarcados en el Plan de Acción correspondiente a cada Centro adscrito y al Despacho Regional, se debe evidenciar el resultado del avance y las medidas y/o estrategias que se toman para el cumplimiento de lo planteado.
El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación deben estar descritas en el Acta, la evidencia deberá ser cargada únicamente en el link establecido en esta Circular.
10. Estrategias, conclusiones, recomendaciones y políticas encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno realizadas por los Centros de Formación y la Regional.
Los comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en materia de Control Interno (segundo trimestre) deben estar descritas en el Acta, la evidencia deberá ser cargada únicamente en el link establecido en esta Circular.
11. Proposiciones y varios. En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.
Adelantado el comité, en cumplimiento del literal e. del artículo 10 de la Resolución 2303 de 2017 se deberá enviar copia del acta suscrita, se requiere realizar a través de ONBASE al Jefe de la Oficina de Control Interno.
El acta como mínimo debe contener la siguiente información: Nombre de la Regional, fecha de sesión, periodo revisado, orden del día, aspectos debatidos, conclusiones y recomendaciones encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Regional, entre otras, así como los soportes en cada punto, publicados en la carpeta correspondiente a cada Regional en el link: ftp://ftp.sena.edu.co/lll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTROL%20INTERNO/.
Se solicita realizar sesión del subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir del recibo de la presente y remitir copia de esta acta al correo claudia@sena.edu.co. Frente a cualquier inquietud por favor comunicarse a los números de IP: 12038, 12383, 12937 y 13104.
Cordialmente,
RAÚL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN
Jefe Oficina de Control Interno
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0183_2018.pdf>
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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