CIRCULAR 199 DE 2022

(noviembre 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.2.6.1 y siguientes del Decreto 1080 de 2015

“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, las Entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que garantice, entre otros aspectos, la organización de los documentos electrónicos, la autenticidad e integridad de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital y su preservación independientemente del procedimiento tecnológico utilizado para su creación, para que de esta manera sirva de respaldo a los procesos administrativos y técnicos de las Entidades.

De igual forma, el Decreto 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”, consagra en su artículo 16 que: “Las autoridades que realicen trámites, procesos y procedimientos por medios digitales deberán disponer de sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de expedientes electrónicos con características de integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. La emisión, recepción y gestión de comunicaciones oficiales, a través de los diversos canales electrónicos, deberán asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineados con la gestión documental electrónica y de archivo digital. Las autoridades deberán generar estrategias que permitan el tratamiento adecuado de los documentos electrónicos y garantizar la disponibilidad y acceso a largo plazo conforme a los principios y procesos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.” Ello quiere decir que el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA debe garantizar el uso adecuado de las herramientas tecnológicas en la producción, suscripción, trámite y archivo de la documentación, garantizando de esta manera su conservación a largo plazo.

Con base a lo anterior, el SENA expidió la Resolución No. 1-0927 de 2020, “Por la cual se adopta la firma digital en las comunicaciones y los actos administrativos generados en ambientes electrónicos, en virtud del uso de las tecnologías de información y comunicaciones”, como una herramienta tecnológica que nos permite la suscripción, trámite y conservación de la documentación que se genera en el cumplimiento de las funciones de la dependencia, facilitando la identificación de una persona en relación con un mensaje de datos, de tal forma que se garantice la eficiencia, eficacia, celeridad y transparencia en las actuaciones administrativas de la Entidad. Para este fin, el SENA adquirió y entregó a los Directores de Área los tokens que les permiten adelantar los procedimientos digitales en la documentación que producen, especialmente en Resoluciones y Circulares.

En este mismo sentido, esta Secretaría General profirió la Circular No. 3-2022-000126 del 01 de julio de 2022, mediante la cual se hizo imperativa la utilización de la firma digital (token), consagrada en la Resolución mencionada anteriormente, para la suscripción de documentos con contenido legal.

En la actualidad, el Grupo Administración de Documentos, como encargado de controlar las actividades relacionadas con la radicación y conservación de los documentos normativos generados por la Dirección General, recibe resoluciones y circulares para ser radicadas suscritas de diferente manera, empleando indistintamente firmas manuscritas, electrónicas y digitales, perdiéndose de esta manera la unidad de criterio para la suscripción de estos documentos, por ello se recuerda tener en cuenta lo establecido en la Resolución No. 1-0927 de 2020, por la cual se adoptó la firma digital, para que en lo posible las Resoluciones y Circulares se suscriban únicamente mediante la utilización de la firma digital (token), de tal forma que nos permita dar pleno cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, y asegurar los atributos de los documentos (autenticidad, legalidad, uniformidad, integridad, entre otros). En tal sentido, y una vez estos documentos sean suscritos digitalmente, se recomienda que no sean impresos para que no se altere la seguridad de la firma, sino que se remitan vía correo electrónico para su radicación y trámite correspondiente.

Agradecemos su amable colaboración, apoyo y compromiso con el avance tecnológico y la transformación digital de la Entidad.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

ANEXO:

Resolución No. 1-0927 de 2020, “Por la cual se adopta la firma digital en las comunicaciones y los actos administrativos generados en ambientes electrónicos, en virtud del uso de las tecnologías de información y comunicaciones”

Circular 3-2022-000126 “Lineamientos sobre suscripción de actos administrativos y documentos con contenido legal”

RESOLUCION 927 DE 2020

(agosto 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Por la cual se adopta la firma digital en las comunicaciones y los actos administrativos generados en ambientes electrónicos, en virtud del uso de las tecnologías de información y comunicaciones

EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas mediante el artículo 4 numeral 4a del Decreto 249 de 2004, y

CONSIDERANDO

Que teniendo en cuenta los avances tecnológicos y las innovaciones en la forma de asumir los procesos y procedimientos administrativos, es indispensable reglamentar el uso de la firma digital en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, esto con el fin de dar valor probatorio a las actuaciones a cargo de la entidad, que se realizan a través de los medios electrónicos.

Que el principio de neutralidad tecnológica se refiere a la garantía que el Estado colombiano otorga para la libre adopción de tecnologías, la libre y leal competencia que fomenten la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que utilicen tecnologías de la información y comunicaciones, y que su desarrollo sea armónico con el sistema ambiental sostenible.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollaran con fundamento en los principios de eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y contradicción.

Que el artículo 6o de la Ley 962 de 2005 establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la administración pública puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia.

Que el Gobierno nacional mediante Decreto 2364 de 2012, reglamentó el artículo 7o de la Ley 527 de 1999, en el cual establece el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y dispone que se entiende satisfecho la exigencia de la firma cuando se utilice un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y que el método sea confiable y apropiado para el propósito por el cual se generó el mensaje. En los artículos 28 a 40 regula las firmas digitales, suscriptores, deberes y responsabilidades, autenticidad, integridad, originalidad y conservación de los documentos electrónicos en general.

Que el documento CONPES 3620 de 2009, Consejo Nacional de Política Económica y Social del Departamento Nacional de Planeación, recomienda promover el uso de la firma digital, teniendo en cuenta su confiabilidad.

Que la confiabilidad de la firma electrónica se considera como tal, si cumple con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012, esto es, si “los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos hecha después del momento de la firma” (...)

Que el Decreto 2364 de 2012, dispone como firma electrónica "Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente".

Que el Acuerdo 3 de 2015 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012, tuvo como finalidad reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos, de conformidad con lo establecido en el Título IV de la Ley 1437 de 2011.

Que mediante documento CONPES 3975 de 2019, se establece la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial, en el cual se indica: “El presente documento CONPES formula una política nacional para la transformación digital e inteligencia artificial. Esta política tiene como objetivo potenciarla generación de valor social y económico en el país a través del uso estratégico de tecnologías digitales en el sector público y el sector privado, para impulsar la productividad y favorecer el bienestar de los ciudadanos, así como generar los habilitadores transversales para la transformación digital sectorial, de manera que Colombia pueda aprovecharlas oportunidades y enfrentarlos retos relacionados con la Cuarta Revolución Industrial".

Que el SENA atendiendo la normatividad mencionada, el marco teórico y conceptual contenido en el CONPES 3975 de 2019, el proceso de modernización de la entidad, la utilización de herramientas tecnológicas, la generación de documentos y trámites en ambientes virtuales, se hace necesario incorporar la firma digital en los procedimientos que se realizan en cumplimiento de las funciones asignadas a la Entidad, como elemento fundamental de la eficiencia y eficacia, celeridad y transparencia en las actuaciones administrativas.

Que de conformidad con la normatividad vigente, se debe garantizar que la documentación que se genera y administre en forma electrónica, se conserve en estos medios, asegurando la conformación de expedientes electrónicos en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2106 de 2019, el cual consagra: “Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación de la información. Las autoridades que realicen trámites, procesos y procedimientos por medios digitales deberán disponer de sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de expedientes electrónicos con características de integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. La emisión, recepción y gestión de comunicaciones oficiales, a través de los diversos canales electrónicos, deberá asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de archivo digital”.

Que con base en lo anterior, es necesario adoptar la firma digital en la producción de comunicaciones oficiales, en la expedición de actos administrativos y en los trámites administrativos que requieran de este procedimiento legal, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad mencionada y los contenidos en la presente resolución.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8o del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el proyecto fue publicado en el sitio web del SENA, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, las cuales fueron revisadas en cuanto a su procedencia, previamente a la expedición de esta reglamentación.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA adopta la firma digital para la suscripción de comunicaciones oficiales, actos administrativos, trámites y documentos que requieran ser firmados de tal forma que se garantice la autenticidad, fiabilidad, integridad e inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo.

Circular SENA 126 de 2022

ARTÍCULO 2o FIRMA DIGITAL. Se entiende por firma digital un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento que permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviados a través de los servicios electrónicos de la entidad.

ARTÍCULO 3o ÁMBITO DE APLICACIÓN. La firma digital en el SENA se autoriza para comunicaciones oficiales, actos administrativos, contratos y convenios que se creen, firmen, tramiten y conserven de forma electrónica, conforme a la normatividad y procedimientos vigentes, garantizando el cumplimiento del ciclo vital de los documentos de archivo electrónicos, a través de procedimiento de autenticación por contraseña privada y solo para uso de los funcionarios autorizados en la presente resolución.

Concepto SENA 3028 de 2021

ARTÍCULO 5o. EFECTOS JURÍDICOS, CONFIABILIDAD Y SEGURIDAD DE LA FIRMA DIGITAL. La firma digital que aquí se adopta tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita para suscribir comunicaciones oficiales y proferir los actos administrativos generados de forma electrónica. Así mismo, esta firma es confiable y segura teniendo en cuenta que su creación corresponde únicamente al funcionario autorizado para crear y suscribir documentos de archivo electrónico, por ello la Entidad dispondrá de los medios técnicos que puedan detectar alteraciones o firmas no autorizadas después de haber sido utilizada la firma digital.

PARÁGRAFO. Para todos los efectos de uso y aplicación de la firma digital se deberá cumplir con lo establecido en la política de seguridad de la información y de sistemas de información de la Entidad.

Concepto SENA 56964 de 2022

Finalmente se indica que el Grupo Administración de Documentos en la Dirección General, y las Unidades de Correspondencia en las Regionales y Centros de Formación Profesional, se abstendrán de radicar los actos administrativos y los demás documentos indicados en el artículo 1 de la Resolución 927 de 2020 la cual se adjunta, que no estén firmados de forma digital o manuscrita.

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

Nancy Cristina Vargas Sánchez

Coordinadora (E) Grupo Administración de Documentos

Oscar Andrés Velásquez Torres

Abogado contratista - Grupo Administración de Documento

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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