CIRCULAR 202 DE 2017

(noviembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Mediante la presente Circular se imparten directrices y lineamientos a seguir para el proceso de contratación de servicios personales en la vigencia 2018:

APLICACIÓN LEY DE GARANTIAS ELECTORALES.

Para la vigencia 2018, se debe dar estricto cumplimiento a las normas de la Ley de Garantías Electorales No. 996 de 2005 y a los lineamientos señalados por el SENA en la Circular conjunta No. 3-2017-000198 de 2017, expedida por la Secretarla General y la Dirección Jurídica.

1. DIRECTRICES GENERALES.

La contratación de servicios personales en el año 2018, se realizará en cumplimiento a las normas legales y reglamentarias vigentes que rigen el tema, garantizando la aplicación de los principios de contratación (como transparencia, economía y responsabilidad, establecidos en los artículos 23 y siguientes de la Ley 80 de 1993), y los que orientan la función administrativa (como los de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, que establece el artículo 209 de la Constitución Política), además de la satisfacción del interés general y el cumplimiento de los fines estatales, cumpliendo los requisitos, los procedimientos y los lineamientos indicados en esta Circular.

De conformidad con lo señalado por el artículo 32 numeral 3o de la Ley 80 de 1993, son contratos de prestación de servicios “(...) /os que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, los cuales sólo pueden celebrarse con personas naturales, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimiento especializados. Estos contratos no generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el término estrictamente indispensable”.

Los ordenadores riel gasto son responsables que se incluyan.en los estudios previos para esta modalidad, obligaciones que se ajusten a la definición legal y no contengan elementos subordinantes; igualmente, durante la ejecución del contrato, los supervisores y ordenadores del gasto deberán vigilar y garantizar la autonomía del contratista, para no incurrir en conductas que puedan configurar subordinación y producir daño antijurídico para el SENA, aplicando lo señalado en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad - Resolución No. 202 de 2014.

Esta Circular deroga todas las anteriores sobre el tema, en especial las Nos. 3-2013-000156 del 31 de octubre de 2013, 3-2014-000191 de 2014, 2-2015-000192 de 2015 y 2-2016-000190 de 2016, respectivamente.

Para el proceso de contratación, además de las funciones que le corresponde cumplir a la Oficina de Control Interno del SENA, cada dependencia que partícipe en el trámite debe facilitar la participación de las veedurías ciudadanas.

2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSTRUCTOR.

El plan de contratación de instructores se debe realizar teniendo en cuenta el plan anual de adquisiciones previsto en la Resolución No. 2331 de 2013, que servirá de insumo para el "Plan de Acción 2018" de las Regionales y Centros de Formación; el plan de adquisiciones deberá contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año 2018 (art. 2.2.1.1.1.4.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015). La aprobación del Plan de Contratación de instructores podrá hacerse dentro de la aprobación del "Plan Anual de Adquisiciones" de la Regional, o en acto separado, pero en todo caso, para iniciar un proceso de contratación de prestación de servicios, el respectivo contrato debe estar contemplado dentro del "Plan Anual de Adquisiciones 2018” aprobado por el respectivo Director Regional y publicado en la página web del SENA y en el SECOP.

Para las autorizaciones previas de contratación de que trata el Decreto 2209 de 1998, numeral 4o, artículo 9o del Decreto 249 de 2004, parágrafo 3o, articulo 1o del Decreto 2785 de 2011, se deberá tener en cuenta lo previsto en la Resolución No. 751 del 28 de abril de 2014 expedida por el Director General y la Circular No. 3- 2014-000115 del 5 de junio de 2014.

La Dirección de Formación Profesional mediante Circular informará el procedimiento a seguir para la contratación de instructores para la vigencia 2018.

2.1. Banco de instructores

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 9o - numeral 17o y el artículo 22o - numeral 14 del Decreto 249 de 2004, la contratación de servicios de instructor debe adelantarse utilizando el banco de instructores contratistas que forma parte del aplicativo de la Agencia Pública de Empleo, por lo cual, la Dirección de Empleo y Trabajo y la Dirección de Formación Profesional, informarán a los Centros de Formación Profesional Integral las opciones de uso que tiene el mencionado banco de instructores para que puedan utilizarlo de manera adecuada y eficiente.

En todo caso, la persona natural con quien se suscriba el contrato para la prestación de servicios de instructor debe estar inscrita en el banco de instructores del SENA y cumplir las demás condiciones exigidas por las normas generales que regulan la contratación de prestación de servicios; el ordenador del gasto que lo suscriba debe dejar constancia escrita y expresa que la persona contratada está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, y que verificó que tiene la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas, de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, en concordancia con lo indicado en la Resolución No. 1853 de 2017 (Manual de Contratación).

Los Centros de Formación Profesional Integral deberán registrar oportunamente las colocaciones en las solicitudes publicadas en el aplicativo de la Agencia Pública de Empleo (APE) del SENA, para cumplimento del artículo 17 del Decreto 249 de 2004.

Trimestralmente, la Agencia Pública de Empleo (APE) de la Dirección de Empleo y Trabajo de la Dirección General, remitirá a la Secretaria General el reporte de las postulaciones y colocaciones que conforman el banco de instructores de cada Regional y Centro de Formación Profesional Integral, con el fin de garantizar que la contratación necesaria que deban adelantar los Centros se realice con base en éste; lo anterior, sin perjuicio de los demás controles establecidos por la Secretaría General del SENA.

3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO O DE APOYO MISIONAL DIFERENTE A INSTRUCTOR.

Todos los contratos de prestación de servicios a los que se refiere este numeral deben estar incluidos en el "Plan Anual de Adquisiciones año 2018? (PAA), el cual es consolidado y publicado en la página web del SENA y en el SECOP, por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, de conformidad con lo

establecido en el artículo 1o de la Resolución No. 2331 de 2013 “Porta cual se efectúan unas delegaciones y se deroga la Resolución 1870 de 2013”.

Sólo los contratos de prestación de servicios de apoyo administrativo o de apoyo misional diferente a instructor que vayan a suscribir los Centros de Formación Profesional Integral deben dar aplicabilidad a lo normado en el numeral 17o del artículo 15o del Decreto 249 de 2004, en la Resolución No. 751 de 2014 y a la Circular aclaratoria No. 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014.

Tal como lo señala el articulo 2o numeral 4o, literal h) de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 2.2.1.2.1.4.9, 2.2.1.2.1.4.1 y s.s. del Decreto 1082 de 2015, la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo la gestión (administrativo o de apoyo misional diferente a instructor) se realizará mediante la modalidad de contratación directa, con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, debiendo cada ordenador del gasto de la Entidad verificar la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas, de lo cual debe dejar constancia por escrito.

De conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 y en concordancia con lo indicado en la Resolución No. 1853 de 2017 (Manual de Contratación), el pago de honorarios se realizará por periodos fijos, en ningún caso se aplicará el pago por días o por horas. En todo caso cualquier modificación contractual deberá constar por escrito en el que se exprese la voluntad de las partes.

Los ordenadores del gasto deben verificar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad y experiencia exigidos dentro de los estudios previos, previa comprobación por parte del área solicitante de la veracidad de dichos documentos con los cuales soporta su idoneidad y su experiencia.

La validación de veracidad de los documentos aportados por los contratistas se hará con base en la información que reposa en la hoja de vida del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público- SIGEP, la cual debe ser anexada al expediente contractual con la constancia de validación de veracidad suscrita por el funcionario que designe el Director del Área, el Jefe de Oficina, el Director Regional o el Subdirector de Centro.

4. GENERALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOS NUMERALES 2 Y 3.

Para agilizar la gestión y lograr el inicio oportuno de los programas y proyectos institucionales del año 2018, es necesario que antes del 31 de diciembre de 2017 se realicen las siguientes actividades:

- Aprobar en el mes de diciembre de 2017, los Planes de Contratación de instructores (sólo para Centros de Formación).

- Aprobar el "Plan Anual de Adquisiciones año 2018" de cada Regional y de la Dirección General que deben incluir todos los contratos de los numerales 2o y 3o. De ser necesario, el Plan Anual de Adquisiciones podrá actualizarse en el año 2018 con el fin de ajustarlo al presupuesto asignado a cada dependencia.

- Certificación de inexistencia de personal de planta (artículo 3o del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1o del Decreto 2209 de 1998), indicando expresamente la causal que aplica en cada caso: “(i) De acuerdo con el Manual Especifico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales de la Entidad no existe personal de planta que pueda desarrollar la actividad a contratar; (ii) El desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio; o (iii) Aunque existe personal en la planta, éste no es suficiente”. (Negrilla fuera de texto)

- Elaborar (sin firma) y revisar los estudios previos para todos los contratos, en cada Centro de Formación Profesional Integral, Dirección Regional, Área y Oficina de la Dirección General (No relacionar CDP dentro de los estudios previos).

- Seleccionar del Banco de instructores del aplicativo de la Agencia Pública de Empleo se deberán seleccionar los aspirantes a instructores contratistas, de conformidad con las necesidades de) Centro de Formación Profesional integral.

En el año 2018 se deben realizar las siguientes actividades, a más tardar el 15 de enero:

- Obtener el(los) CDP(s) inmediatamente se haga la asignación del presupuesto año 2018.

- Incluir el número del CDP dentro del estudio previo.

- Suscribir los estudios previos.

- Obtener la(s) autorización(es) necesaria(s) para la contratación de prestación de servicios personales, de acuerdo con la Circular 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014 la cual se adjunta.

- Presentación de la oferta por parte de cada una de las personas que serán contratadas.

- Suscripción de contratos.

- Registro presupuestal.

- Aprobación de garantías.

La certificación de inexistencia de personal ordenada por el artículo 3o del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1o del Decreto 2209 de 1998, será suscrita por el Director de la respectiva Regional o el Subdirector de Centro que hace sus veces, para todos los contratos de prestación de servicios de los Centros de Formación Profesional Integral y del Despacho de la Regional; para los contratos de la Dirección General esta certificación será suscrita por el Secretario General.

De conformidad con la Resolución No. 2331 de 2013 modificada por la Resolución No. 0018 de 2014, para celebrar contratos con objeto igual al de otro contrato vigente, se debe obtener autorización previa del Director Regional cuando se trate de contratos de los Centros de Formación Profesional Integral, o autorización previa del Secretario General cuando se trate de contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas de las dependencias de la Dirección General, de los despachos de las Direcciones Regionales, de las Regionales en las cuales el Director Regional ejerce funciones de Subdirector de Centro y de los Centros en los que el Subdirector ejerce funciones de Director Regional y cuyo objeto NO tenga relación con la formación profesional. En las Regionales en las que el Director Regional cumple funciones de Subdirector de Centro y viceversa, la Dirección de Formación Profesional será la que emita la autorización cuando los contratos estén relacionados con la formación profesional o actividades conexas a ésta.

La autorización estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades técnicas de las contrataciones a realizar. La Secretaría General informará oportunamente a los Centros, Regionales y dependencias de la Dirección General los términos y documentos con que se adelantará este trámite.

El listado de documentos que debe presentar cada contratista para la suscripción de los contratos señalados en los numerales 2o y 3o de esta Circular se encuentra publicado en el aplicativo compromiso, así como los modelos y minutas que se utilizarán en toda la Entidad para los estudios previos y los contratos de prestación de servicios personales.

La contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no podrá realizarse a través de Cooperativas o Precooperativas de Trabajo Asociado, ni de ninguna otra modalidad que implique intermediación.

En el año 2018 los contratos se suscribirán por el término estrictamente indispensable, según las necesidades de contratación y su correspondiente justificación de cada Centró de Formación Profesional Integral, Regional y dependencia de la Dirección General. Los contratos de instructor podrán tener vigencia máxima hasta el último día del calendario académico del año 2018, y los restantes (numeral 3o de esta Circular) máximo hasta el 31 de diciembre del año 2018.

Los recursos para contratación se asignarán en su totalidad desde la apertura del presupuesto para toda la vigencia. Por lo anterior, se debe hacer una contratación acorde a lo registrado en el Plan de Acción y en el Plan Anual de Adquisiciones, que evite desfinanciamientos en la vigencia por este concepto.

El valor máximo de los honorarios mensuales para los contratos de prestación de servicios de instructor y de actividades diferente a instructor, serán las estableadas en las tablas de tarifas que divulgará la Dirección de Formación Profesional y la Secretaría General, respectivamente

Les agradezco la disposición y dedicación que te den a este proceso con sus equipos de trabajo para lograr el oportuno cumplimiento de nuestra misión con calidad

Cordial Saludo.

JOSÉ ANTONIO LIZARAZO SARMIENTO

Director General (E)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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