CIRCULAR 213 DE 2019

(diciembre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES DE ÁREA Y JEFES DE OFICINA DE LA DIRECCIÓN GENERAL.

Asunto: Orientaciones para la contratación de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión - Año 2020.

La Secretaría General del SENA con el fin de optimizar los trámites internos que se deben surtir para la elaboración de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión y servicios profesionales con personas naturales diferentes a instructor para la vigencia 2020, en observancia de los principios de transparencia, economía, celeridad y selección objetiva que rigen la Contratación Estatal, así como los contenidos en las normas presupuéstales, en especial el principio de planeación, y en concordancia con la Circular 01-3-2019-000156 emitida por el Director General el pasado 1o de octubre de 2019, señala los siguientes lineamientos:

1. RECOMENDACIONES GENERALES

A. Para asegurar el control de los procesos de contratación, determinar las personas que se encuentran a cargo en cada fase, hacer seguimiento a las gestiones adelantadas y contar con información actualizada de la fase precontractual, la Secretaria General implementará el uso de tablas de Excel a través de la herramienta colaborativa OneDrive, siendo esta la única fuente de información que deberá ser alimentada por cada uno de los actores. La Secretaria General informará oportunamente a los líderes de contratación el enlace para su acceso y el protocolo de uso.

B. Las direcciones y jefaturas deben disponer durante los meses de diciembre y enero de personal capacitado y suficiente para apoyar los procesos de contratación, priorizando a quienes soportaron la contratación durante la vigencia 2019, pues ya se encuentran familiarizados con las mejoras a los estudios previos y la operación de SECOP II.

C. Los líderes de contratación de cada dirección y jefatura, serán responsables del inicio, impulso y seguimiento de los procesos asignados, incluso hasta la aprobación de la póliza de cumplimiento y registro presupuestal. De la misma manera serán responsables de presentar a más tardar el 13 de diciembre, el borrador de los estudios previos de los contratos de cada dependencia y asegurar la inalterabilidad de los cambios y mejoras introducidas en la fase de revisión por la Secretaría General, con la finalidad de evitar reprocesos.

D. Debido a la previsible intermitencia y congestión de SECOP II, todos los contratos que se suscriban en el mes de enero deben incluir una obligación específica para ejecutar exclusivamente en dicho periodo de tiempo, igualmente las solicitudes de contratos que se suscriban en enero se recibirán solo hasta el 17 de enero de 2020, después de esa fecha las direcciones y jefaturas deberán modificar el plazo, valor y número de pagos, contados a partir del mes de febrero sin excepción. A partir de febrero de 2020 los estudios previos para revisión deben tramitarse como mínimo con una semana de antelación a la fecha prevista para el inicio del contrato.

E. Con la finalidad de descongestionar la operación interna, el futuro contratista para la vigencia 2020 será responsable de cargar todos los documentos requeridos en el SECOP II, en formato PDF, legible, descargable y marcando los que deban ser tratados con reserva debido a su naturaleza de datos personales.

F. El check list que se debe aportar con los documentos para verificación del estudio previo, debe ser firmado por el colaborador que revisa y el director de área o jefe de oficina que tiene la necesidad de contratar, así mismo incluir la fecha de diligenciamiento.

G. El nuevo formato de estudios previos, el anexo 3, la certificación de inexistencia de personal en planta y la certificación de idoneidad y experiencia deben ser descargados de la plataforma Compromiso.

2. ACREDITACIÓN DE FORMACIÓN ACADÉMICA

La formación académica se acredita con la presentación del diploma, acta de grado o los certificados expedidos por el centro de educación.

Los títulos de pregrado y posgrado adquiridos en el exterior deben presentarse de la siguiente manera: i) copia del diploma apostillado o legalizado si fue emitido por institución de educación superior pública o copia del diploma sin apostillar o legalizar si fue emitido por institución de educación superior privada, y ii) copia de la resolución de convalidación emitida por el Ministerio de Educación Nacional.

3. EXPERIENCIA PROFESIONAL RELACIONADA

De acuerdo con el artículo 229 del Decreto 019 de 2012, la experiencia profesional se computa a partir de la terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior, incluso la experiencia de ingenieros (Concepto 8940 de 2018 Dirección Jurídica SENA).

Se exceptúan de esta condición las profesiones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud en las cuales la experiencia profesional se computa a partir de la inscripción o registro profesional.

Para poder contar la experiencia desde la terminación y aprobación del pénsum académico, se debe solicitar certificación de terminación de materias. En el documento denominado Certificación de idoneidad y experiencia, disponible en Compromiso bajo el formato GTH-F-225, las direcciones y jefaturas de área deben verificar la experiencia profesional relacionada, es decir, la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones u obligaciones similares a la del contrato a suscribir.

4. REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE ALGUNAS PROFESIONES

Determinadas profesiones están sujetas a normas especiales que regulan su ejercicio y requieren tarjeta o matrícula profesional u otros requisitos para su ejercicio, por tanto, la dirección o jefatura de área debe verificar su exigibilidad y adjuntar el documento correspondiente, empleando la siguiente tabla de referencia.

5. ACREDITACIÓN DE SITUACIÓN MILITAR

Se debe verificar que la situación militar del futuro contratista se encuentra definida a través de la i) tarjeta de reservista o el ii) certificado digital indicado en el artículo 40 de la Ley 1861 de 2017.

No están obligados a cumplir con esta acreditación las personas naturales mayores de 50 años.

El plazo de 18 meses para definir la situación militar, contados a partir de la fecha de vinculación laboral, sólo es aplicable a las personas declaradas no aptas, exentas o que hayan superado la edad máxima de incorporación a filas, pues sólo estas personas podrán acceder a un empleo sin haber definido su situación militar. En consecuencia, esta disposición no es aplicable a la vinculación de personas distintas dé las mencionadas, ni tampoco a la celebración de contratos de prestación de servicios con una persona natural.

6. OBJETO Y OBLIGACIONES

Teniendo en cuenta que los contratos de prestación de servicios se celebran por el plazo estrictamente indispensable para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento.de la entidad, en cumplimiento de la política de prevención del daño antijurídico, las

direcciones y jefaturas de área, si persiste la necesidad de contratación, deben diseñar objetos diferentes a los contratados durante la vigencia 2019, conforme al siguiente ejemplo ilustrativo:

De otra parte, en el ordenamiento jurídico se prevé la prohibición de celebrar contratos de prestación de servicios para llevar a cabo funciones propias previstas en la ley o en los reglamentos para un empleo público^[1], es por ello que se debe verificar que las obligaciones propuestas sean diferentes a las funciones descritas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del SENA, para ello se recomienda consultar previamente las establecidas para el profesional de mayor grado de la dependencia, conforme al siguiente ejemplo:

7. CRONOGRAMA

Con la finalidad de agilizar el proceso de contratación de la vigencia 2020 y sin perjuicio de la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal, se ha establecido el siguiente cronograma de actividades:

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0213_2019.pdf>

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Segunda Subsección B. Sentencia 00799 de 2018 CP. Doctor Cesar Palomino Cortes.

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