CONCEPTO 2031 DE 2021

(abril 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En respuesta a la comunicación electrónica sin radicar del 17 de marzo de 2021, mediante la cual solicita concepto jurídico acerca de la presentación de evidencia de la realización de la etapa productiva; al respecto, de manera comedida le informo.

Su solicitud se concreta en lo siguiente:

Frente a los lineamientos sobre la presentación de la EVIDENCIA DE LA REALIZACIÓN de la etapa productiva para evitar la deserción se han presentado las siguientes inquietudes:

1. La presentación de la evidencia hace referencia a la radicación en el Centro de los soportes de la realización de la etapa productiva o esta presentación a que hace referencia? Al seguimiento efectuado por parte del instructor, al realizar la etapa productiva pero sin informar al centro o cual sería la interpretación jurídica de este lineamiento.

2. Si el aprendiz presenta las evidencias después de los dos (2) años se le pueden recibir y así continuar con el proceso de certificación?

3. Si lo anterior es afirmativo, cómo se soportarían los requisitos establecidos para el seguimiento a la etapa productiva por parte del instructor con el Formato 023 (Proceso Ejecución de la Formación) y la elaboración de bitácoras por parte de los aprendices cada 15 días como soporte de la ejecución de la etapa y sobre los cuales el instructor hace el respectivo seguimiento de carácter obligatorio?

4. Si el aprendiz unos días antes de finalizar el término de los dos (2) años encuentra empresa para iniciar su contrato de aprendizaje o inicia otra alternativa y finaliza después de este tiempo, se le debe permitir dicho inicio teniendo en cuenta que cuando termine y habrían finalizado los dos (2) años?

5. Los términos establecidos para la entrega de evidencias de la etapa productiva estipulados en el Reglamento del Aprendiz pueden ser modificados por la situación de pandemia y los decretos expedidos por el Gobierno Nacional?

6. Cual sería la interpretación frente a cuantas de las siete (7) establecidas y cuales alternativas se le permitiría combinar durante el tiempo de la ejecución de la etapa productiva?

7. Se podría permitir la entrega de la evidencia de la ejecución de la etapa productiva (Certificaciones Laborales entregadas a algunos centros de formación) por fuera de los dos (2) años y sin tener el soporte interno de seguimiento obligatorio a la ejecución determinada en el Reglamento y en el Proceso de Ejecución SIGA, para certificarlos?

8. Si el aprendiz nunca informó sobre la vinculación laboral y no concertó las actividades a desarrollar pero presenta su certificación laboral como evidencia de la ejecución de la etapa productiva para la correspondiente certificación, se le puede aceptar sin el lleno de los requisitos descritos en el Reglamento y en los lineamientos SENA y el seguimiento obligatorio determinado para tal fin?

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

El Sena tiene como objetivo brindar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva (art. 3 numeral 1 Ley 119 de 1994).

La formación profesional que imparte el Sena, constituye un proceso educativo teórico -práctico de carácter integral, orientado al desarrollo de conocimientos técnicos, tecnológicos y de actitudes y valores para la convivencia social, que le permiten a la persona actuar crítica y creativamente en el mundo del trabajo y de la vida.[1]

Los programas de formación del SENA se estructuran bajo dos etapas: la lectiva que corresponde al proceso formativo (teórico - práctico) adelantado preferentemente en el Centro de Formación Profesional, y la etapa productiva que corresponde al proceso formativo que se da en situaciones reales de trabajo, donde el aprendiz aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades y destrezas desarrolladas en la etapa lectiva, al resolver problemas que se presentan en el sector de su formación de manera cotidiana.

La etapa productiva debe ser registrada y es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente el registro en el Sistema de Gestión Virtual.

Al iniciar su etapa productiva el aprendiz debe consultar en panel general en la botonería de Blackboard la carpeta ETAPA PRODUCTIVA, donde encontrará su ambiente virtual y las fases correspondientes a esta etapa que contiene las guías de aprendizaje, los instructivos y formatos necesarios para una exitosa ejecución y evidencias de la etapa que se encuentra cursando.

El seguimiento y la evaluación de la etapa productiva es un proceso obligatorio y se realizará de manera virtual y presencial. El aprendiz elaborará una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de su etapa productiva en cualquiera de las alternativas, para que el instructor asignado como responsable pueda hacer el seguimiento de acuerdo con los indicadores establecidos en el procedimiento de ejecución de la formación, garantizando una interacción continua entre el aprendiz y el instructor. Esta actividad se debe complementar con visitas o comunicación directa que realice el instructor.

Cabe precisar que el aprendiz debe adquirir, mediante acciones y prácticas formativas, los conocimientos, habilidades y destrezas que le permitan desarrollar la etapa productiva en ambientes reales de trabajo del sector productivo, bien sea produciendo un bien o prestando un servicio, asumiendo estrategias y metodologías de autogestión.

Cuando el aprendiz opta por una alternativa diferente al contrato de aprendizaje, esta debe ser aprobada previamente por el Coordinador Académico del programa del respectivo Centro de Formación; la información deberá registrarse inmediata y directamente en el sistema para la gestión de la formación. Además, debe haber un seguimiento virtual y presencial del desarrollo de la etapa productiva en la cual interactúa el aprendiz con la elaboración de una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de su etapa productiva

Por lo tanto, para que la etapa productiva sea validada se requiere cumplir con los siguientes trámites: i) Aprobación previa del Coordinador Académico del Programa del respectivo Centro de Formación, en caso que el aprendiz opte por una alternativa diferente al contrato de aprendizaje, ii) Registro de la etapa productiva en el sistema para la gestión de la información, iii) Seguimiento virtual y presencial del desarrollo de la etapa productiva en la cual interactúa el aprendiz con la elaboración de una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de la misma, iv) Constancia del cumplimiento a satisfacción de la etapa práctica, expedida por la empresa respectiva o por quien corresponda, según sea el caso.

Ahora bien, se considera aprendiz SENA a toda persona matriculada en los programas de formación profesional de la entidad, en cualquier tipo de formación, bien sea, titulada o complementaria que realice su proceso de formación de manera virtual, presencial o combinada. [2]

En consecuencia, el aprendiz debe participar de manera activa y oportuna en su proceso de formación. Adquiere derechos y contrae obligaciones, cuyo incumplimiento sin la debida justificación dará lugar a la imposición de medidas sancionatorias y/o formativas según sea el caso.[3]

En este sentido, el Acuerdo 7 de 2012, por medio del cual se adopta el Reglamento del Aprendiz en el artículo 22 numeral 4 literal d), establece las causales de deserción, y con respecto a la etapa practica señala:

4.-Deserción. Se considera deserción en el proceso de formación:

d) Cuando transcurridos dos (2) años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.” (Negrilla y subraya fuera de texto).

Si el aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción por parte del aprendiz.

Respecto a la posibilidad de realizar la etapa práctica mediante contrato laboral, el Reglamento del Aprendiz en el artículo 12 parágrafo 2o, señala:

“Cuando un aprendiz tenga vínculo laboral previo inicio de la formación y esta no afecte el desarrollo de las actividades establecidas previamente para la ejecución de la formación, podrá optar por presentar dicho vínculo como etapa productiva cumpliendo con todos los requisitos que esta implica; es decir, se realizará una concertación de las actividades que debe estar desarrollando en la empresa, así como el seguimiento tanto presencial como virtual que debe ejecutar el instructor; esto implicará que estos aprendices podrán estar desarrollando la etapa productiva y lectiva de manera simultánea”.(Subraya y negrilla fuera de texto)

De lo anterior se infiere que cuando el aprendiz al inicio de la formación, es decir, al comenzar la etapa lectiva, tenga vínculo laboral y presente dicho vínculo laboral como etapa productiva, eso implica desarrollar de manera simultánea la etapa productiva y lectiva, pero en todo caso se debe tener en cuenta que para producir un bien o prestar un servicio el aprendiz debe haber recibido las instrucciones, conocimientos y prácticas formativas que le permitan hacerlo, de lo contrario no contaría con las habilidades y destrezas para lograrlo.

Respecto a las otras alternativas de etapa productiva, la posibilidad de realizar el desarrollo simultáneo de la etapa lectiva y etapa práctica estará directamente relacionado con el programa que curse el aprendiz. En todo caso, dependerá de lo dispuesto en el diseño curricular del respectivo programa de formación, atendiendo lo establecido en la Resolución 2198 de 2019.

De acuerdo con lo antes expuesto, se concluye que el aprendiz puede tener un vínculo laboral previo al inicio de la etapa lectiva del proceso de formación, vínculo laboral que pude ser presentado como etapa productiva, para lo cual deben concertarse las actividades que el aprendiz está desarrollando en la empresa donde labora, lo que conduce a la realización simultánea de las etapas lectiva y productiva.

De otra parte, y frente a las circunstancias extremas y excepcionales debido a la emergencia sanitaria causada por el COVID 19, el Gobierno Nacional con fundamento en la Constitución Política (arts. 212 a 215) declara el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y como consecuencia expide normas de carácter transitorio y excepcional que le permitan responder y atender las necesidades urgentes de la población y, a su vez, proteger la salud y la vida de los colombianos.

Por esta razón, el Sena con soporte en lo dispuesto por el Gobierno Nacional en el Decreto 491 de 2020, por el cual se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, suspendió los términos de las actuaciones administrativos y procesales de la entidad, en aras de proteger la salud y la vida de los miembros de su comunidad.

En consecuencia, las resoluciones expedidas por el Sena en tal sentido, incluyendo la Resolución 1-00456 de 2021, en el artículo 6o señala “Prorrogar la suspensión de los términos del artículo 1 o del Acuerdo 11 del 2008, frente a la obligación del empresario de suscribir contratos de aprendizaje en cumplimiento del acto administrativo que determina o modifique la cuota regulada, durante los días primero (1) de abril hasta el treinta (30) de abril del 2021; no obstante, los empresarios que estén en capacidad de contratar aprendices podrán hacerlo, cumpliendo lo dispuesto en la Ley 789 de 2002”.

Esta situación sin precedentes, ha dificultado a los aprendices la consecución de la etapa productiva, por lo que se requiere analizar, cada caso en particular, de manera razonable y flexible. Por lo tanto, es procedente hacer una sana adecuación de la norma sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales.

Finalmente, el procedimiento de certificación académica inicia cuando al aprendiz se le ha emitido el último juicio evaluativo, es decir, ha logrado aprobar todos y cada uno de los resultados de aprendizaje del programa en el cual se ha matriculado, y termina con la publicación de sus documentos académicos (título, certificación, acta de grado, y certificación de notas) en la web oficial de la entidad.

RESPUESTA JURÍDICA

Teniendo en cuenta lo expuesto se responden las preguntas formuladas

Pregunta 1. ¿La presentación de las evidencias hace referencia a la radicación en el Centro de los soportes de la realización de la etapa productiva o esta presentación a que hace referencia? Al seguimiento efectuado por parte del instructor, al realizar la etapa productiva pero sin informar al centro o cual sería la interpretación jurídica de este lineamiento?

Respuesta. La evidencia de la realización de la etapa productiva es la certificación expedida por la empresa, o por quien corresponda, que de fe del cumplimiento a satisfacción de la misma.

Pregunta 2. Si el aprendiz presenta las evidencia después de dos (2) se le puede recibir y así continuar con el proceso de certificación?

Respuesta. No, porque si el aprendiz no presenta la evidencia dentro del término establecido, habrá operado la deserción y como consecuencia la cancelación de la matrícula, por ende, ya no se encuentra en proceso de formación.

Pregunta 3. Si lo anterior es afirmativo, cómo se soportarían los requisitos establecidos para el seguimiento a la etapa productiva por parte del instructor con el Formato 023 (Proceso Ejecución de la Formación) y la elaboración de bitácoras por parte de los aprendices cada 15 días como soporte de la ejecución de la etapa y sobre los cuales el instructor hace el respectivo seguimiento de carácter obligatorio?

Respuesta. Dado que la respuesta anterior es negativa no hay lugar a responder esta pregunta.

Pregunta 4. Si el aprendiz unos días antes de finalizar el término de los dos (2) años encuentra empresa para iniciar su contrato de aprendizaje o inicia otra alternativa y finaliza después de este tiempo, ¿se le debe permitir dicho inicio teniendo en cuenta que cuando termine y habrían finalizado los dos (2) años?

Respuesta. Sí, teniendo en cuenta que este período tiene como razón de ser, dar al aprendiz un tiempo prudencial para la consecución de su etapa productiva antes de finalizar los dos años, tiempo dentro del cual debe presentar la evidencia de que se encuentra realizando la misma, o en su defecto, el certificado de la culminación de la etapa productiva.

Pregunta 5. ¿Los términos establecidos para la entrega de evidencias de la etapa productiva estipulados en el Reglamento del Aprendiz pueden ser modificados por la situación de pandemia y los decretos expedidos por el Gobierno Nacional?

Respuesta. Se ha de analizar cada caso en particular de manera razonable y flexible. Por lo tanto, es procedente hacer una sana adecuación de la norma sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales y en especial frene a la situación excepcional ocasionada por la pandemia del Covid - 19.

Pregunta 6. ¿Cuál sería la interpretación frente a cuantas de las siete (7) establecidas y cuales alternativas se le permitiría combinar durante el tiempo de la ejecución de la etapa productiva?

Respuesta. Con excepción del contrato de aprendizaje y el contrato laboral, el aprendiz podrá hacer su práctica combinando las demás alternativas, sin embargo, estará directamente relacionado con el programa que curse el aprendiz. En todo caso, dependerá de lo dispuesto en el diseño curricular del respectivo programa de formación, atendiendo lo establecido en la Resolución 2198 de 2019.

Pregunta 7. ¿Se podría permitir la entrega de la evidencia de la ejecución de la etapa productiva (Certificaciones Laborales entregadas a algunos centros de formación) por fuera de los dos (2) años y sin tener el soporte interno de seguimiento obligatorio a la ejecución determinada en el Reglamento y en el Proceso de Ejecución SIGA, para certificarlos?

Respuesta. No, la práctica debe ser previamente aprobada por el Coordinador Académico de Formación del respectivo Centro de Formación; además, debe haber seguimiento virtual y presencial de su desarrollo de acuerdo con la bitácora quincenal de las actividades a cumplir, requisitos indispensables para su posterior validación y certificación.

 Pregunta 8. Si el aprendiz nunca informó sobre la vinculación laboral y no concertó las actividades a desarrollar pero presenta su certificación laboral con la evidencia de la ejecución de la etapa productiva para la correspondiente certificación, ¿se le puede aceptar sin el lleno de los requisitos descritos en el Reglamento y en los lineamientos SENA y el seguimiento obligatorio determinado para tal fin?

Respuesta. No, para que la práctica sea validada ha de cumplirse con todos los requisitos y procedimientos señalados en las normas que regulan la materia.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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