CONCEPTO 2820 DE 2021

(junio 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ASUNTO: Gastos de viaje vehículos SENA.

En atención a su correo electrónico del 3 de junio del 2021, trasladado a esta coordinación mediante correo electrónico del 9 de junio de 2021 mediante el cual informa que existe el rubro de gastos de viaje el cual incluye los peajes como gastos asociados a los viáticos y revisada la guía que se encuentra en la plataforma COMPROMISO “INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL APLICATIVO CRM - VEHÍCULOS", y “GUÍA ADMINISTRACIÓN PARQUE AUTOMOTOR, no es posible identificar si los peajes deben ser pagados a través de un contrato de servicios o por el rubro de gastos de viaje ya que podría incurrirse en un doble pago al suscribirse el contrato de servicios existiendo un rubro dentro de la entidad que cubra estos como asociados a los viáticos; al respecto de manera comedida le informo:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos:

Decreto 2400 de 1968 “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.” Artículo 22

Decreto 1042 de 1978 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los Ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones” artículo 71.

Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” artículo 2.2.5.10.17

Decreto 1175 de 2020 “por el cual se fijan las escalas de viáticos” artículo 3.

Resolución 2838 de 2016 “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones” artículos 1, 8, 10, 11.

Resolución 1313 de 2017 “Por la cual se adiciona y modifica la Resolución 2838 de 2016, mediante la cual “se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones” artículo 1.

Resolución 1068 de 2020 “Por la cual se fijan las escalas de viáticos y gastos de transporte en el SENA para la vigencia fiscal 2020” artículo 2

ANALISIS JURÍDICO

El artículo 22 del Decreto Ley 2400 de 1968 prevé que “A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: Para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera. El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones. // Parágrafo: En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública. // ….”

A su vez, el artículo 71 del Decreto 1042 de 1978, señala que a los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior tienen derecho al pago de transporte con el fin de garantizar al comisionado los recursos para costear el desplazamiento en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

Por su parte, el artículo 2.2.5.10.17 del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” dispone: “El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular."

En concordancia con el artículo 2.2.5.10.18 del Decreto 1083 de 2015, sobre las clases de comisión señala, entre otras, la de “a) De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.”

Por su parte el artículo 2.2.5.10.21. ibidem, dispone: “Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional.”

Ahora bien, mediante la Resolución 2838 de 2016 se reglamentó al interior de la entidad las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se contemplaron las siguientes definiciones:

“Artículo 1o DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

(…)

1.6. SEDE DE TRABAJO. Para efectos de la presente Resolución, las sedes de trabajo, se encuentran determinadas en la Resolución 2191 de 1991 y demás normas que la modifiquen, aclaren, adicionen o complementen.

1.7. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la designación que se hace, por el funcionario competente, a un Servidor Público vinculado con la Entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

1.8. VIÁTICOS. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado de conformidad con la Resolución de escala de viáticos para la correspondiente vigencia fiscal.

1.9. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas.”

Por lo tanto, la comisión de servicio implica para el servidor público el ejercicio de sus funciones propias de su cargo, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo y cuando lo determine el jefe de la entidad previa orden de viaje.

Respecto a los gastos de transporte, el artículo 8 de la Resolución 2838 de 2016, los clasifica en gastos ordinarios cuando: a) se le asigna los tiquetes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos, requeridos para el desplazamiento del comisionado entre su lugar de trabajo y el de destino; b) se le asigna un vehículo oficial para el cumplimiento de la comisión y c) se le entrega el valor de las tarifas oficiales para el transporte respectivo.

De igual forma el artículo 10 de la resolución precitada señala que la entidad reconocerá otros gastos de transporte, entre ellos los gastos de transporte entre terminales y la ciudad, para el desempeño de funciones específicas y para el pago de los gastos que se causen por ingreso o salida de los comisionados en los Departamentos, Distritos o Municipios (impuesto de ingreso), en donde exista dicho costo. Previa presentación del debido comprobante de pago.

Es de resaltar que el parágrafo 1 del artículo 10 señala que “no tendrán derecho a este reconocimiento los Servidores Públicos a quienes se les haya asignado vehículo del SENA, cuando se le suministre transporte para tal fin.”

En concordancia con el artículo 11 de la Resolución 2838 de 2016, el cual contempla expresamente: “Artículo 11. GASTOS EN EL VEHICULO DEL SENA. Cuando el comisionado viaje en vehículo de la Entidad fuera del rango o lugar habitual de trabajo en comisión, se reconocerá el valor de los gastos de combustible, mantenimiento, peajes, parqueadero, entre otros, mediante la presentación de las respectivas facturas o los comprobantes respectivos” (Negrilla fuera de texto)

Por lo anterior, en los casos en que el comisionado utilice el vehículo de propiedad de la entidad para trasladarse fuera de su sede habitual de trabajo para el cumplimiento de la comisión de servicios se reconocerá el valor de los gastos de combustible, mantenimiento, peajes, parqueaderos entre otra previa presentación de los facturas o comprobantes respectivos.

Por otra parte, la Resolución 1313 de 2017 adicionó el numeral 10.4 al artículo 10 de la Resolución 2838 de 2016 y señalo como otros gastos de transporte del vehículo del comisionado en los casos en que el funcionario competente autoriza al comisionado viajar en el vehículo de su propiedad (como carro, motocicleta, lancha), siempre y cuando se presente y justifique las causales señaladas en la resolución 1313 de 2017 y en su parágrafo 1 se estableció:

“PARÁGRAFO 1. El SENA reconocerá y pagará al comisionado en el año 2017 por el uso de su vehículo propio la suma de mil novecientos setenta y cinco pesos ($1.975) por kilómetro de distancia entre la sede habitual de trabajo y el lugar objeto de la comisión, sin que el total exceda, en ningún caso, de ciento veintiocho mil sesenta y seis pesos ($128.066) por cada comisión (orden de viaje), ni de doscientos cincuenta y seis mil ciento veintiséis pesos ($256.126) en el mes calendario. En la respectiva orden de viaje se señalarán los kilómetros por recorrer (ida y regreso). // Estos valores se incrementarán anualmente a partir del año 2018 con el mismo porcentaje que utilice el Gobierno Nacional para reajustarla escala de viáticos. // El SENA no reconocerá valores adicionales a los mencionados en este parágrafo para cubrir gastos durante la comisión por concepto de combustibles, peajes de la ruta de la comisión, parqueaderos, pasajes intermunicipales, gastos de transporte entre terminales y las ciudades, comparendos, impuestos, mantenimientos preventivos, correctivos o de cualquier otro tipo, repuestos, seguros, o similares.” (Negrilla fuera de texto).

Además el Decreto 1175 de 2020 en el artículo 3 autoriza para que a partir del 1o de enero de 2020, el reconocimiento y pago de viáticos sea ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978 y no podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes; y en el parágrafo 1 se establece que los viáticos y gastos de viaje se les reconocen a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo.

Es así que con base en lo dispuesto en el Decreto 1175 de 2020 la entidad expidió la Resolución 1068 de 2020 “Por la cual se fijan las escalas de viáticos y gastos de transporte en el SENA para la vigencia fiscal 2020”, y en el artículo 2 fijo los gastos de transporte, entre otros, los gastos para el vehículo del comisionado, señalando para el 2020 la suma de $2.280 por km de distancia entre la sede habitual de trabajo y el lugar objeto de la comisión sin que el total exceda, en ningún caso $147.842 por cada comisión, ni $295,676 en el mes calendario.

Es de resaltar que en los eventos en que el funcionario competente autorice al comisionado a viajar en el vehículo de su propiedad (como carro, motocicleta, lancha), figura denominado vehículo del comisionado, se reconocerá y pagará al comisionado los valores señalados en la Resolución 1068 de 2020, con la salvedad que el SENA no reconocerá valores adicionales para cubrir gastos, entre otros, los peajes de la ruta de la comisión conforme lo contemplan la Resolución 1313 de 2017.

CONCLUSIÓN

En los eventos en que el servidor público en cumplimiento de una comisión de servicio viaje en vehículo de la Entidad fuera del rango o lugar habitual de trabajo en comisión, se debe reconocer el valor de los gastos de combustible, mantenimiento, peajes previa presentación de las respectivas facturas o los comprobantes respectivos conforme a lo señalado en el artículo 11 de la Resolución 2838 de 2016 y se cancelaran teniendo en cuenta el rubro que se tiene para tal fin, en este caso el rubro C-3603-1300-14-0-3603025-02 Rubro, gastos de viaje.

Finalmente, cualquier aclaración sobre su procedimiento puede ser consultado a la Dirección Administrativa y Financiera grupo de presupuesto.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa - Dirección Jurídica

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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