CONCEPTO 60084 DE 2019

(septiembre 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Asunto: Liquidación de otros gastos de Transporte

En atención a su comunicación electrónica del 26 de junio de 2019, trasladada por la Secretaria General el 17 de julio del presente año, mediante la cual consulta la forma de liquidar los gastos de transporte de ida y regreso vía terrestre a las diferentes veredas de un mismo municipio o de la cabecera municipal a la verdad o entre municipios cercanos en los que ni siquiera existe terminales; al respecto, de manera comedida le informo.

En su comunicación electrónica puntualiza lo siguiente:

“De acuerdo con la resolución 2838 de 2016 “Por lo cual se reglamenta en el SENA las comisiones de servicio para el pago de viáticos, gastos de trasporte y se dictan otras disposiciones “están contemplado en el artículo 10.1 otros gastos de trasporte entre terminales y la cuidad, numeral 10.1.2 si el desplazamiento se efectuara por vía terrestre de ida y regreso se reconocerán conforme a la circular de viaje vigente.

De acuerdo con lo anterior, en los casos en que los desplazamientos sean de ida y regreso por vía terrestre, entre las diferentes veredas de un mismo municipio, o de la cabecera municipal a la vereda o entre municipios cercanos, ¿cómo se liquidarían estos gastos de transporte, teniendo en cuenta que en algunos casos ni siquiera existen terminales?

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el asunto consultado, es menester precisar que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.

Esto es así por cuanto nuestros pronunciamientos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 28 el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), incorporado por la Ley 1755 de 2015, no son obligatorios ni tienen carácter vinculante, motivo por el cual no es dable exigir a la administración que aplique nuestros conceptos como si se tratara de una norma o acto administrativo capaz de producir efectos jurídicos.

Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o cuando quiera que se presenten enfoques diferenciales en su aplicación a fin de dilucidar el tema y logar la unidad doctrinal.

En este orden de ideas se analizará en abstracto el caso consultado, para que la instancia competente decida lo procedente.

El artículo 22 del Decreto Ley 2400 de 1968 prevé que “A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: Para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera. El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones. // Parágrafo: En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública. // ….”

El Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” modificado por el Decreto 648 de 2017 “ Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, reglamentario Único del Sector de la Función Pública”, en el artículo 2.2.55.21, dispone que: “El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior”.

En concordancia del artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 648 de 2017 señala que “la comisión de servicio se puede conferir al interior o exterior del país, no constituye forma de previsión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta su servicio el empleado. Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.” (Negrilla fuera de texto)

De igual manera, el artículo 2.2.5.5.27 del Decreto 648 de 2017, Derechos del empleado en comisión de servicios, dispone que “el empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos, y además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional. // Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicio sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicio se confiera dentro de la misma ciudad”. (Negrilla y subrayo fuera de texto)

El artículo 2.2.5.5.29 del Decreto 648 de 2017, señala que: “Los servidores públicos, con excepción de los Ministros y Directos de Departamento Administrativo, deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la misma. // Así mismo, todas las entidades objeto del ámbito de aplicación del presente decreto, deberán remitir bimestralmente al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la relación de las comisiones otorgadas y el valor pagado por ellas con cargo al Tesoro Público.”(Negrilla fuera de texto).

Además, el Decreto 1013 de 2019 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos” en el artículo 3, señala:

“ARTÍCULO 3o. AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS. A partir del 1o de enero de 2019, el reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto-ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

Parágrafo 1o. Los viáticos y gastos de transporte se les reconoce a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo. Por el rubro de viáticos se podrán cubrir los gastos de traslado de los empleados públicos y sus familias cuando estén autorizados para ello y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República podrá pagar con cargo a su presupuesto los viáticos y gastos de viaje al Personal Militar, de Policía, del Inpec a su servicio.

Las entidades públicas a las cuales la Unidad Nacional de Protección o la Policía Nacional presten servicios de protección y seguridad personal a sus funcionarios, podrán cubrir con cargo a su presupuesto los viáticos y gastos de viaje causados por los funcionarios que hayan sido designados por aquel para tal fin.

De igual forma la Unidad de Salud del Ministerio de Defensa Nacional, podrá pagar los viáticos y gastos de viaje al personal Militar del área asistencial -médicos, odontólogos, bacteriólogos, enfermeros, auxiliares de enfermería y psicólogos- que están al servicio del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares.

Parágrafo 2o. No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en los aspectos previstos en el artículo 20 de este decreto, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad” (Negrilla y cursiva fuera de texto).

Por lo anterior los servidores públicos pueden estar en comisión de servicios cuando deban ejercer funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede habitual de trabajo, previo acto administrativo y tiene derecho a que se le reconozcan los viáticos y gastos de transporte cuando se causen fuera del perímetro urbano; además dentro de los tres días siguientes a la finalización de la comisión deben presentar al superior inmediato un informe ejecutivo sobre las actividades a realizar objeto de la comisión.

Ahora bien, la Resolución 2838 de 2016, “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones” en el numeral 1.6., artículo 1o, define los gastos de transporte, como el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas.

El artículo 8o, de la Resolución 2838 de 2016, clasifica los gastos de transporte, así:

“8.1. Gastos ordinarios. Corresponden a tiquetes aéreos terrestres, fluviales o marítimos, requeridos para el desplazamiento del comisionado entre su lugar de trabajo y el de destino.

Los gastos ordinarios de transporte serán cubiertos en las siguientes modalidades:

8.1.1. En-forma directa, entregando los tiquetes al comisionado.

8.1.2. Asignando vehículo oficial para el cumplimiento de la comisión

8.1.3. Entregando el valor de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo, según sea el caso. Dicho valor deberá ser soportado por el respectivo tiquete o factura de compra por parte del comisionado.

8.2. Otros gastos de transporte. Aquellos complementarios a los indicados en el inciso anterior, necesarios para el cumplimiento de la comisión. Los Directores Regionales mediante acto administrativo definirán los otros gastos de transporte propios de la región y que sean necesarios para el cumplimiento de la comisión.

Los gastos de transporte ordinarios y otros gastos de transporte requieren de soporte para su legalización, cuando fueron adquiridos por el comisionado.”(Negrilla y subrayo fuera de texto)

De igual forma, el artículo 10 de la Resolución 2838 de 2016, reconoce como otros gastos de transporte, los siguientes valores:

“10.1. Otros gastos de transporte entre terminales y la ciudad.

 10.1.1. Cuando el desplazamiento para el ejercicio de una comisión se efectúe por vía aérea, de ida y regreso, se reconocerán de acuerdo a la circular vigente los gastos de viaje.

10.1.2. Si el desplazamiento se efectuará por vía terrestre de ida y regreso se reconocerán conforme a la circular de gastos de viaje vigente.

10.1.3. Cuando en una misma comisión, el Servidor Público comisionado se deba trasladar a otras ciudades, se podrán cancelar los gastos que ocasionen los desplazamientos entre las mismas, de acuerdo con la tarifa establecida en la circular de gastos vigente, autorizados por el Ordenador del Gasto correspondiente.” (Negrilla fuera de texto)

Actualmente, la Resolución 1-1141 de 2019 “Por la cual se fijan las escalas de viáticos y gastos de transporte en el SENA para la vigencia fiscal 2019”, señala en el artículo 2, las tarifas, que se deben aplicar por concepto de gastos de transporte entre terminales y la ciudad, para la vigencia 2019, así:

Vía Terrestre - Ida y Regreso …………………………….$33.748

Vía Terrestre - Un sólo sentido ………………………….$16.826

Traslado a otras ciudades durante la comisión…. $ 64.310

Desempeño de funciones Específicas...………………$ 96.436

En aquellos casos en que no se cuenta con un transporte formal, el artículo 14 de la Resolución 2838 de 2016, señala en el parágrafo 3 lo siguiente: “En los eventos en que el transporte sea informal se podrá legalizar a través de una Constancia del Ordenador del gasto donde conste el soporte del gasto del transporte”.

En la página compromiso GRF-F-057 se encuentra el formato que se aplica para justificar gastos de transporte en aquellos sitios donde no se cuenta con transporte formal.     

CONCLUSIONES

Cuando el Servidor Público en comisión de servicio requiera desplazarse por vía terrestre se podrá entregar el valor del tiquete de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo, valor que deberá ser soportado en el respectivo tiquete o factura de compra por parte del comisionado, y en los casos en que se requiera pagar transporte entre terminal y la ciudad se deberá reconocer los valores para la vigencia 2019, previstos en el artículo 2o de la Resolución 1-1141 de 2019.

En aquellos casos en que el transporte sea informal y no se pueda generar un documento soporte de pago del transporte, se debe justificar el gasto de transporte mediante una constancia del ordenador del gasto donde quede consignado el valor del gasto del transporte a pagar, conforme al formato de compromiso GRF-F-057 de 2017.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador

Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa

Dirección Jurídica - Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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