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RESOLUCIÓN 333 DE 2018
(junio 29)
Diario Oficial No. 50.645 de 5 de julio de 2018
<Análisis jurídico en proceso>
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
Por medio de la cual se modifica la Resolución 538 de 2017.
EL DIRECTOR GENERAL,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las dispuestas en los numerales 2, 3 y 21 del artículo 11 del Decreto-ley 4085 de 2011, y el artículo 5o del Acuerdo 1 de 2013 modificado por el artículo 3o del Acuerdo 03 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, según artículo 5o del Acuerdo 1 de 2013 modificado por el artículo 3o del Acuerdo 03 de 2017, estableció la Instancia de Selección, mediante la cual la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, escogerá los casos en los que efectuará recomendaciones a la estrategia de defensa jurídica de las entidades públicas del orden nacional involucradas en procesos judiciales (incluyendo aquí los arbitrales) y recomendará los casos en los que excepcionalmente intervendrá en cualquiera de las modalidades establecidas en el Decreto-Ley 4085 de 2011; así mismo determinó la conformación de la Instancia de Selección y señaló que a la Dirección General de la Agencia le corresponde establecer el reglamento de dicha instancia.
Que, de conformidad con lo anterior, la Dirección General de la Agencia expidió la Resolución número 538 de 2017, “por medio de la cual se reglamenta el proceso de selección de casos por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado de acuerdo con lo establecido en los Acuerdos 01 de 2013 y 03 de 2017 del Consejo Directivo de la entidad y se deroga la Resolución 044 de 2014”.
Que en el artículo 1o de la Resolución número 538 de 2017 se definió el objeto del procedimiento de selección de casos consistente en escoger los procesos judiciales frente a los cuales la Agencia efectuará recomendaciones en relación con la estrategia de defensa jurídica y en los que excepcionalmente intervendrá; así como los casos en que se asistirá con voz y voto a los comités de conciliación de las entidades públicas del orden nacional tratándose de conciliaciones extrajudiciales.
Que en el inciso primero del artículo 7o ibídem se señaló que el equipo técnico de apoyo de la Instancia de Selección apoya el estudio jurídico de los casos que son objeto de decisión por parte de la misma, equipo que según dicha disposición debe realizar una ficha técnica de cada caso o proceso sometido a consideración de la Instancia de Selección.
Que es necesario establecer que previo a las sesiones de la Instancia de Selección, la Dirección de Defensa Jurídica Nacional analice los procesos objeto de estudio y aplique, en los casos a que haya lugar, la metodología para definir casos complejos y recurrentes, lo que servirá como insumo para el estudio de los procesos judiciales por parte de los miembros de la Instancia de Selección. Así mismo, se hace necesario señalar que, en la ficha técnica del caso, que elabora el equipo técnico de apoyo, se incluya el resultado que arroje la aplicación de dicha metodología.
Que a fin de garantizar la adecuada selección de casos y toma de decisiones por la Instancia de Selección, es necesario incluir como una de las funciones del equipo técnico de apoyo y de la Secretaría Técnica de la Instancia de Selección el uso del “Modulo Gestión de Defensa Judicial” desarrollado por la Dirección de Gestión de la Información para el análisis de los reportes de información que remita la Dirección de Gestión de la Información, para la elaboración de la ficha técnica de cada caso, y para los demás trámites a que haya lugar.
Que para garantizar que en las actas de las sesiones de la Instancia de Selección consten las decisiones más importantes, se requiere complementar el contenido de las mismas, en relación con temas específicos.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Modificar el artículo 1o de la Resolución número 538 de 2017, el cual quedará así:
“Artículo 1o. Objeto del procedimiento de selección. El objeto del procedimiento de selección consiste en la escogencia de los procesos judiciales, cuya revisión haya sido solicitada por las entidades públicas del orden nacional involucradas, de conformidad con el artículo 3o del Acuerdo 01 de 2013, modificado por el artículo 1o del Acuerdo 03 de 2017, o los remitidos por la Dirección de Gestión de la Información, frente a los cuales la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado efectuará recomendaciones en relación con la estrategia de defensa jurídica.
Así mismo, elegir los casos en los que la Agencia excepcionalmente intervendrá en cualquiera de las modalidades establecidas en el Decreto-ley 4085 de 2011, esto es, en calidad de demandante, interviniente, apoderado o agente o en cualquier otra condición que prevea la ley.
En cuanto a las conciliaciones extrajudiciales, determinar los casos en los cuales la Agencia asistirá con voz y voto a los comités de conciliación de las entidades públicas del orden nacional, ya sea como resultado de las invitaciones presentadas por las entidades públicas o resultado del análisis de las solicitudes de conciliación extrajudicial que hayan sido radicadas en la Agencia, de acuerdo con el artículo 613 del Código General del Proceso, previa remisión, por parte de la Dirección de Gestión de la Información.
De manera previa a la realización de las sesiones de Instancia de Selección, la Dirección de Defensa Jurídica Nacional analizará los procesos judiciales que se someterán a su estudio y aplicará la metodología, que hace parte integral de la presente resolución, a los procesos judiciales que cuenten con la información relacionada con el criterio económico para la identificación de los casos complejos y para los recurrentes con la totalidad de la información requerida por la “herramienta para determinar recurrencia de procesos según el Sistema de Información Litigiosa del Estado - Ekogui, todo lo cual servirá de insumo para las decisiones que adopte la Instancia de Selección.
ARTÍCULO 2o. Modificar el artículo 7o de la Resolución número 538 de 2017, el cual quedará así:
“Artículo 7o. Equipo técnico de apoyo. El Director de Defensa Jurídica Nacional designará un equipo de trabajo integrado por personal de planta o contratistas, destinado a apoyar el estudio jurídico de los casos que serán objeto de decisión por la Instancia de Selección.
Este equipo tendrá como función principal la elaboración de las fichas técnicas de cada caso o proceso que se someterá a consideración de la Instancia de Selección, en la que se presentará un breve resumen de los hechos, de las pretensiones y se incluirá el análisis de las piezas procesales aportadas, y la formulación de una recomendación sobre su selección o no.
En la misma ficha se consignará el resultado que arrojó la aplicación de la metodología para identificar casos complejos y recurrentes.
Una vez entre en funcionamiento el Módulo de Gestión de Defensa Judicial, el equipo técnico de apoyo deberá hacer uso del mismo para el análisis de los reportes de información de la Dirección de Gestión de la Información, la elaboración de la ficha técnica, y para los demás trámites a que haya lugar”.
ARTÍCULO 3o. Modificar el artículo 12 de la Resolución número 538 de 2017, el cual quedará así:
“Artículo 12. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica de la Instancia de Selección, tendrá las siguientes funciones:
1. Realizar el reparto de que trata el artículo 8o de la presente resolución.
2. Solicitar, mediante correo electrónico a la entidad, antes de ser presentada a la Instancia de Selección, información faltante requerida para su estudio, para lo cual se procederá conforme lo señala el parágrafo tercero del artículo 3o de la presente resolución.
3. Convocar a los miembros e invitados a las sesiones de la Instancia de Selección.
4. Levantar el acta de las sesiones de la Instancia de Selección y suscribirla junto con sus integrantes. En el acta se incluirá el listado de los casos seleccionados, el abogado responsable de asumir la gestión en la Dirección de Defensa Jurídica Nacional, así como las decisiones adoptadas, las cuales podrán ser:
(i) Envío de escrito de recomendaciones a la entidad pública demandada.
(ii) Intervención judicial en el proceso.
(iii) Convocatoria a mesa de coordinación interinstitucional de las entidades públicas demandadas a fin de articular la estrategia de defensa.
(iv) Solicitud o reporte de información a la mesa de coordinación ya existente.
(v) Envío de comunicación a la entidad pública solicitante a fin de que allegue información necesaria para ser nuevamente estudiada por la Instancia de Selección, para lo cual dará un término perentorio de treinta (30) días so pena de archivo del trámite.
(vi) Envío de comunicación a la entidad pública solicitando su manifestación de interés en la intervención de la ANDJE, para lo cual dará un término perentorio de treinta (30) días so pena de archivo del trámite. En caso que la respuesta sea afirmativa por parte de la entidad pública no habrá lugar a considerarlo nuevamente por la Instancia de Selección, salvo que la Dirección de Defensa Jurídica Nacional considere lo contrario.
(vii) Reunión exploratoria con la entidad pública demandada.
(viii) Asistencia al comité de conciliación y definición de la posición de la Agencia en el mismo.
(ix) Requerimiento a la entidad para el envío de la ficha técnica o cualquier otra información necesaria.
(x) Seguimiento a procesos judiciales y conciliaciones.
(xi) Archivo del asunto sometido a consideración de la Instancia de Selección.
(xii) Cualquier otra decisión la cual debe señalarse en el acta de la sesión correspondiente.
5. Alimentar el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI con el acta de la sesión de la Instancia de Selección.
6. Archivar las convocatorias, fichas técnicas y actas de las reuniones en la carpeta compartida del servidor informático de la Agencia, creada para la Instancia de Selección.
7. Reasignar mediante el Sistema Orfeo y/o el Módulo de Gestión de Defensa Judicial los casos seleccionados por la Instancia de Selección a los abogados de la Dirección de Defensa Jurídica Nacional asignados por la misma Instancia, dejando constancia de ello en el acta de la sesión correspondiente.
8. Mantener el archivo de las decisiones de la Instancia de Selección actualizado, y cumplir con las normas de gestión documental de la Agencia.
9. Preparar un informe semestral con destino a la Dirección General de la Agencia sobre la gestión y decisiones adoptadas por la Instancia de Selección.
10. Coordinar las actividades a cargo del equipo de trabajo de que trata el artículo 7o de la presente resolución.
11. Convocar, por lo menos una vez al mes, a los Directores de Políticas y Estrategias y de Gestión de la Información, mediante correo electrónico, a la sesión de la Instancia de Selección en la que se presentará un balance de las decisiones adoptadas en el mes anterior, a fin de que sirvan como insumos para la gestión del conocimiento en cada una de la Direcciones invitadas. Los Directores invitados podrán designa un delegado, para lo cual informarán mediante correo electrónico a la Secretaría Técnica.
12. Una vez entre en funcionamiento el Módulo Gestión de Defensa Judicial, hacer uso del mismo para el análisis de los reportes de información de la Dirección de Gestión de la Información, la elaboración de la ficha técnica, y para los demás trámites a que haya lugar.
13. Las demás que le sean asignadas por el Director de Defensa Jurídica Nacional”.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y modifica el artículo 1o, 7o y 12 de la Resolución 538 de 2017.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de junio de 2018.
El Director General,
Luis Guillermo Vélez Cabrera.
METODOLOGIA PARA IDENTIFICACIÓN DE CASOS COMPLEJOS Y RECURRENTES
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
JUNIO DE 2018
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. INFORMACIÓN GENERAL
4. DEFINICIONES y ABREVIATURAS
5. RESPONSABILIDADES
6. METODOLOGÍA
1. OBJETIVO
La presente metodología se aplicará a los procesos judiciales de manera previa a la sesión de Instancia de Selección (Acuerdo 001 de 2013 modificado por el Acuerdo 3 de 2017 del Consejo Directivo de la Entidad), lo cual servirá como insumo para determinar la complejidad y recurrencia de los casos objeto de estudio.
2. ALCANCE
La Dirección de Defensa Jurídica Nacional aplicará de manera previa a la sesión de Instancia de Selección la presente metodología, para lo cual se utilizarán dos herramientas desarrolladas en Excel, así:
(i) Identificación de casos complejos: Agrupa veintidós (22) preguntas orientadoras. La respuesta a cada una de estas es dicotómica (SI: 1/NO: 0). Cada respuesta afirmativa, indica mayor complejidad.
(ii) Identificación de casos recurrentes: Permite establecer si el número de procesos con causas semejantes es significativo para la entidad demandada. Lo anterior, con base en la información que reposa en el Sistema de Información Litigiosa de Estado e-KOGUI.
En caso que no repose información en e-KOGUI no se aplicará la metodología.
3. INFORMACIÓN GENERAL
El Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, según artículo 52 del Acuerdo 01 de 2013 modificado por el artículo 3o del Acuerdo 03 de 2017, estableció ia Instancia de Selección, mediante la cual ia Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, escogerá los casos en los que efectuará recomendaciones a la estrategia de defensa jurídica de las entidades públicas del orden nacional involucradas en procesos judiciales (incluyendo aquí los arbitrales) y recomendará los casos en los que excepcionalmente intervendrá en cualquiera de las modalidades establecidas en el Decreto Ley 4085 de 2011.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
- IGC: índice de Complejidad Global
- e- KOGUI: Sistema de Información Litigiosa de Estado
5. RESPONSABILIDADES
La Dirección de Defensa Jurídica Nacional aplicará la metodología previa a la sesión de instancia de Selección, los resultados que arrojen las herramientas de Excel servirán como insumo para el estudio de los procesos judiciales.
6. METODOLOGÍA
La presente metodología se aplicará por parte de la Dirección de Defensa Jurídica Nacional a los procesos judiciales de manera previa a la sesión de Instancia de Selección (Acuerdo 001 de 2013 modificado por el Acuerdo 003 de 2017 dei Consejo Directivo de la Entidad), lo cual servirá como insumo para determinar la complejidad y recurrencia de los casos objeto de estudio.
Para su desarrollo se tuvieron en cuenta los criterios señalados en el Decreto 4085 de 2011, Decreto 915 de 2017 y el alcance de los mismos definidos en los Acuerdos 001 de 2013 y 003 de 2017 del Consejo Directivo de la entidad, así:
La complejidad de un proceso se determina a partir de la valoración de criterios tales como la cuantía de las pretensiones, el impacto patrimonial o fiscal de la demanda y la materia u objeto propios del proceso, en relación con el contingente judicial de la Nación y ia trascendencia jurídica del proceso por la creación o modificación de un precedente jurisprudencial.
La Recurrencia se define en función del carácter reiterado de las causas de un litigio y se establecerá por el número de proceso similares o la reincidencia de los fundamentos facticos o de los aspectos jurídicos involucrados en el mismo, en un número significativo de procesos judiciales en curso en relación con el Sector al cual pertenece la Entidad solicitante.
1. COMPLEJIDAD DE UN PROCESO
Para tal fin se han definido cuatro (4) criterios, así:
Cada uno de estos criterios cuenta con una batería de parámetros asociados. Estos parámetros han sido transformados en preguntas que permiten diagnosticar el grado de complejidad del proceso judicial.
La herramienta índice Global de Complejidad -IGC - GCJ-F-17, desarrollada en Excel, agrupa veintidós (22) preguntas orientadoras. La respuesta a cada una de estas es dlcotómica (SI: 1/NO: 0). Cada respuesta afirmativa, Indica mayor complejidad.
Con el propósito de comparar la complejidad de los procesos judiciales de diferentes entidades y sectores, se cuenta con un Indicador Global de Complejidad - IGC-, el cual se construye de la siguiente forma:
a. Los criterios tienen la siguiente ponderación:
A su vez cada parámetro orientador asociado a los criterios cuenta con una ponderación.
| N° | PARÁMETRO ORIENTADOR | PORCENTAJE 1 |
| 1 | ¿La cuantía de las pretensiones es igual o superior a 33 mil SMMLV? | 11% |
| 2 | ¿El valor del pasivo contingente para el proceso judicial considerado es igual o mayor al 10% del total pasivo de la entidad? | 11% |
| 3 | ¿Ei valor del pasivo contingente para el proceso judicial considerado es igual o mayor al 20 % del rubro de sentencias? | 11% |
| 4 | ¿La discusión está soportada en falta de unidad del ordenamiento jurídico o incoherencia normativa que facilita diferentes interpretaciones e incluso en ocasiones, opuestas? | 6% |
| 5 | ¿Considera que se presenta deficiencia considerable en el material probatorio disponible para la defensa al propósito de descalificar los hechos y pretensiones de la demanda? | 4% |
| 6 | ¿La temática en discusión podría catalogarse como de importancia / trascendencia / gran relevancia jurídica? | 4% |
| 7 | ¿La discusión está soportada en la ambigüedad, inconsistencia o insuficiencia de las formulaciones jurídicas y/o vaguedad de los conceptos que expresan, requiriendose definición jurisprudencial por parte de las Altas Cortes? | 4% |
| 8 | ¿Respecto de la temática objeto de discusión considera que existen criterios jurisprudenciales disímiles? | 3% |
| 9 | ¿Se trata de una temática tan especializada dei derecho que podría haber desconocimiento por parte de los jueces de ia república? | 3% |
| 10 | ¿Respecto de la temática en discusión considera que se carece de precedente jurisprudencial? | 3% |
| 11 | ¿Están inmersos algunos de los siguientes eventos que acarrean riesgos procesales?: (i) Cambio del titular del despacho, (¡i) Posición del juez de conocimiento, (iii) Arribo oportuno de las pruebas solicitadas, (iv) número de instancias asociadas al proceso, o (v) Medidas de descongestión judicial. ¿El abogado del demandante tiene alta tasa de éxito? | 2% |
| 12 | ¿La temática en discusión podría catalogarse como de trascendencia/impacto/relevancia social? | 5% |
| 13 | ¿Se trata de una temática de interés público? | 5% |
| 14 | ¿Se trata de una temática disparadora de "cascada de demandas" (efecto dominó)? | 4% |
| 15 | ¿Se trata de una temática de importancia estratégica para el Estado o para el sector administrativo? | 4% |
| 16 | ¿La temática en discusión genera impacto ambiental? | 2% |
| 17 | ¿El asunto ha tenido trascendencia pública por exposición en medios de comunicación? | 1% |
| 18 | ¿Se está frente a un evento de falta de claridad respecto de competencias de organismos o entidades involucradas que puedan dificultar la determinación del organismo o entidad encargado de la temática objeto de litigio? | 5% |
| 19 | ¿Se está frente a un cambio reiterativo de régimen jurídico del organlsmo/entldad demandada? | 4% |
| 20 | ¿El caso involucra multiplicidad de organismos o entidades demandadas del mismo sector o distintos que pueden generar discrepancias argumentativas en caso de no contar con coordinación suficiente? | 3% |
| 21 | ¿El caso podría ¡mpactar la reputación del organlsmo/entldad? | 3% |
| 22 | ¿Se trata de una temática relacionada con hallazgos por parte de la entidad de control? | 2% |
Para los tres (3) primeros parámetros que corresponden al criterio económico, la Dirección de Gestión de la Información suministrará el valor para cada uno de ellos con base en la Información del Sistema de Información Litigiosa e-KOGUI. Igualmente, para el ítem 5, se tomará la valoración que hacen los apoderados de las entidades y que reposa en e-KOGUI. En caso que e-KOGUI no cuente con la Información para los tres primeros ítems no se aplicará la metodología. En caso que no repose la Información para el ítem 5, la valoración será 1.
El resultado de esta calificación arroja el índice de Complejidad Global -IGC- que servirá de Insumo para la toma de decisiones por parte de la Instancia de Selección. Se considera que la complejidad es un concepto cualitativo, no obstante, el IGC puede analizarse de la siguiente manera:
| SUMATORIA DE PONDERACIÓN PARÁMETROS | GRADO DE COMPLEJIDAD |
| 60% en adelante | |
| 30% hasta 59% | (2) Medianamente complejo |
| 0% hasta 29% | (1) Menos complejo |
2. PROCESOS RECURRENTES
La metodología permite establecer si el número de procesos con causas semejantes es significativo para la entidad demandada, con base en la Información que reposa en el Sistema de Información Litigiosa de Estado e-KOGUI, que alimenta la Herramienta para determinar recurrencia de procesos GCJ-F-18 en Excel, en la que se encuentran los siguientes campos:
(i) Entidad: Nombre de la entidad analizada.
(ii) Número de procesos activos entidad: Número total de procesos activos en contra de la entidad analizada.
(iii) Causa: Descripción de la causa que origina el litigio.
(iv) No. Procesos activos: Numero de procesos activos en contra de la entidad analizada respecto de una causa en particular.
(v) Participación: Porcentaje de participación que tienen los procesos activos de la entidad respecto de cada causa identificada.
(vi) Tasa de éxito: Porcentaje de fallos favorables en los procesos terminados asociados con cada causa.
(vii) No. de procesos terminados: No. de procesos terminados asociados con cada causa.
De acuerdo con lo anterior, si el porcentaje de participación que tienen los procesos activos de la entidad respecto de cada causa identificada es igual o superior al 50% será considerado como un insumo de alta litigiosidad y recurrencia para el análisis de ia Instancia de Selección, sin embargo, debe tenerse en cuenta la tasa de éxito para la toma de decisiones.
En caso que no se cuente con la información relacionada con el criterio económico para la identificación de los casos complejos y para los recurrentes con la totalidad de la información requerida por la "herramienta para determinar recurrencia de procesos", según el Sistema de Información Litigiosa del Estado - Ekogui, no se aplicará ia metodología.
La información de esta herramienta se actualizará conforme a la información del sistema Ekogui.
ANEXOS
1. GCJ-F-17 Herramienta índice Global de Complejidad -IGC-.
2. GCJ-F-18 Herramienta para determinar recurrencia de procesos.
| Elaboró | Revisó | Aprobó |
| Luisa Bechara Cabrera Experto G3-7 Dirección de Defensa Jurídica Nacional | Juanita López Patrón Director Defensa Jurídica Nacional | Juanita López Patrón Director Defensa Jurídica Nacional |
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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