CIRCULAR 91 DE 2015

(15 mayo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Con el fin de garantizar la ejecución presupuestal oportuna, se imparten los presentes lineamentos presupuestales asociados a la contratación de bienes y servicios:

Conforme a lo previsto en el artículo 14 del Estatuto Orgánico del Presupuesto - Principio de anualidad – "El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en la fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción".

El principio de anualidad busca que las apropiaciones presupuestales de cada vigencia fiscal deban ser ejecutadas en el periodo para el cual fueron. apropiadas.

Por tanto, para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se deberá contar previamente con una autorización por parte del CONFIS o de quien éste delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para tal efecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del proceso de selección de contratistas en los que se evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberá contarse con dicha autorización, teniendo en cuenta lo establecido por la Dirección de Planeacián y Direccionamiento Corporativo en Circular 3-2015-000025 -Vigencias Futuras.

La Contraloría General de la República en ejercicio de la función conferida por la Constitución Política ha observado la práctica generalizada en la Entidad de adquirir elevados compromisos al final de la vigencia, para evitar pérdidas de apropiación, omitiendo el cumplimiento de los requisitos legales a sabiendas de que los bienes y servicios se recibirán en la vigencia fiscal siguiente. (Sin contar con autorización de vigencias futuras).

En consecuencia, para dar cumplimiento al principio de anualidad y a las observaciones efectuadas por la Contraloria General de la República, solicitamos para la presente vigencia tener en cuenta de manera imprescindible las siguientes instrucciones:

I. Los modalidades de selección para la adquisición de bienes y servicios, tales como licitación pública, selección abreviada (de menor cuantía, subastas, compras por bolsa de productos o por acuerdos marco de preclos) deberán iniciarse a más tardar el 15 de agosto de 2015, garantizando que la recepción de los bienes yto servicios se realice a más tardar el 11 diciembre de 2015 y el pago de los mismos dentro de la respectiva vigencia.

II. Si se prevé que la recepción de los bienes y servicios no se realizará en la presente vigencia, deberá solicitarse la autorización para asumir estas obligaciones con cargo al presupuesto de la siguiente, conforme a lo descrito en la Circular de vigencias futuras emitida por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

Igualmente y con el fin de garantizar una óptima ejecución y evitar la constitución de rezagos presupuestales, se deberá adelantar seguimiento y depuración permanente a los compromisos adquiridos en la vigencia, para tal efecto, se aplicarán los siguientes lineamientos:

I. Los responsables del seguimiento y depuración de los compromisos adquiridos en la vigencia, deberán documentar mediante reportes u otro tipo de elementos de información (informes de ejecución, relación de compromisos, entre otros), basados en hechos reales permanentes que permitan verificar el cabal cumplimiento de la cadena presupuestal.

II. En aquellos casos en que se efectúen actos administrativos de liquidación, los supervisores contractuales deberán remitir copia de los mismos, dentro de los cinco (5) primeros días del mes, al área de presupuesto o quien haga sus veces, para ser depurados los saldos resultantes.

III. Con el fin de amparar la requisición de un bien o servicio, para todos aquellos contratos en los que durante su ejecución sea pretendida una adición al final de la vigencia, se deberá garantizar el recurso mediante el trámite de Vigencias Futuras de Prórroga.

IV. Si durante la ejecución del contrato, por suspensiones o aplazamientos en la entrega de productos se evidencia algún tipo de excedente, los recursos deberán ser garantizados mediante el trámite de vigencias de sustitución, las cuales operan cargando el saldo por ejecutar al presupuesto de la vigencia siguiente.

Teniendo en cuenta lo anterior, en lo que respecta a la generación de rezagos presupuestales estas medidas permitirán que la depuración de saldos asociados a documentos y registros presupuestales al final de la vigencia, solo esté dada para aquellos que se originen como cancelación o reversión del último periodo del año.

Para finalizar, las reservas presupuestales a partir de esta vigencia serán 0, tal y como lo enuncia la Circular 3-2015-000001 de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en su item de aclaraciones y recomendaciones para gestión presupuestal de los recursos aprobados en su numeral 2.

Agradecemos la atención a la presente.

Cordial saludo,

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

JUAN PABLO ARENAS QUIROZ

Director Jurídico

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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