CIRCULAR 38 DE 2024
(febrero 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D. C.,
| PARA: | Secretaria General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo de la Dirección General |
| ASUNTO: | Lineamientos iniciales para la transición de la gestión contractual de bienes y servicios en la Dirección General. |
En el marco de las funciones previstas en el artículo 16 del Decreto 249 de 2004, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1712 de 2014 y las normas del estatuto general de la contratación, se emiten lineamientos para la transición de la gestión contractual de bienes y servicios en la Dirección General, teniendo en cuenta que, dadas las disposiciones normativas recientes, las funciones a cargo del Grupo Integrado de Gestión Contractual de la Dirección Jurídica serán reasignadas; de la misma forma en aplicación de la Resolución 1-02406 de 2023, particularmente lo relacionado con el alcance de la delegación en los ordenadores del gasto para:
"(...) adelantar los trámites y actuaciones precontractuales, contractuales y pos contractuales, (...), hasta su cierre
Así, y en consonancia con la actualización del Manual de Contratación Administrativa y Convenios, procedimientos en SIGA y Manual de Supervisión e Interventoría, se hace necesario otorgar lineamientos que permitan administrar la gestión del cambio al interior de la Dirección General de la Entidad, respecto del uso del SECOP II, el proceso documental de los procesos de selección y contratos, las responsabilidades de los gestores o líderes del proceso, entre otras orientaciones requeridas.
Igualmente, y dada la especificidad de estos lineamientos, servirán de marco de orientación inclusive posterior a la expedición de los mencionados actos administrativos.
1. GENERALIDADES:
1 . 1. DEFINICIONES:
- COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: Es la Agencia gubernamental rectora de la contratación pública que define diversos aspectos de la contratación, elabora manuales, guías, documentos tipo sobre Pliego de Condiciones y minutas de contrato, entre otros documentos, constituyéndose en herramientas que permitan la eficacia, eficiencia, publicidad y transparencia en los procesos de contratación y que ayuden por ende a la correcta contratación.
- SISITEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP: Es el sistema información administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente que entre otras funcionalidades, permite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados en participar de los procesos de contratación como proponentes, incluidas las veedurías y a la ciudadanía en general, así como consultar el estado de los mismos, en el marco de lo establecido en el artículo 3o de la Ley 1150 de 2007
- SECOP II: Es la segunda versión del portal transaccional SECOP que permite hacer el Proceso de Contratación en línea, en donde proveedores, compradores, entes de control y el público en general tienen acceso a todos los documentos que intervienen en los procesos.
El SECOP II nació como estrategia de transformación digital para la contratación pública desde el año 2015 con la finalidad de facilitar el trabajo de las entidades para adelantar los procesos de contratación, dando el alcance de su creación, evaluación y adjudicación en línea, permitiendo mayor competencia, reducción de costos administrativos, trazabilidad y transparencia en todas sus fases.
- COMPRADORES: Son todos aquellos que adelantan procesos de contratación con la finalidad de adquirir un bien y/o servicio, es decir las Entidades del Estado.
- PROVEEDORES: Son las personas naturales o jurídicas que tengan interés en participar en procesos públicos de selección de contratistas.
- CUENTA ENTIDAD ESTATAL/PROVEEDOR: Es el espacio virtual en el portal transaccional mediante el cual entidades y empresas interactúan electrónicamente, a través de ellas se les atribuye a las Entidades Estatales la creación, evaluación y adjudicación Procesos de Contratación; de la misma forma se le atribuye a los Proveedores los comentarios a Documentos del Proceso, la presentación de ofertas y el seguimiento de los procesos de selección en línea. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella que realizan actividades como: estructurar, modificar, revisar y publicar procesos, aprobar contratos y pólizas, supervisar la ejecución de los contratos, etc.
- USUARIOS: Los usuarios son todos aquellos que intervienen en los procesos contractuales, independientemente del rol que desempeñen, cada persona debe tener un usuario para interactuar en SECOP II, ya sea asociado a una cuenta de comprador o proveedor. El usuario y la contraseña son personales e intransferibles, ya que los mismos constituyen la firma electrónica de cada persona.
- USUARIO ADMINISTRADOR: La definición de Usuario Administrador conforme a Colombia Compra Eficiente: Es el funcionario que (i) autoriza el acceso por parte de los usuarios compradores a la cuenta de la Entidad Estatal; (ii) define los roles y permisos que tienen estos usuarios para participar en los diferentes Procesos de Contratación que se realicen a través del SECOP II; (iii) administra la biblioteca de documentos; entre otros. El usuario administrador es el primer usuario de la Entidad Estatal que debe registrarse en el SECOP II. Cada Entidad Estatal debe tener por lo menos un usuario administrador.
- USUARIO COADMINISTRADOR: El Usuario Coadministrador es aquel que cuenta con permisos para gestionar algunas de las acciones del usuario administrador, particularmente: (i) definir los roles y permisos que tienen estos usuarios para participar en los diferentes Procesos de Contratación que se realicen a través del SECOP II; (ii) Creación de equipos y flujos para los procesos de contratación, cada dependencia deberá contar con un usuario coadministrador.
- PERFILES DE USUARIO: Los perfiles de usuario limitan ciertas funcionalidades dentro de la plataforma que le corresponden al usuario administrador, por lo tanto, Colombia Compra Eficiente recomienda que el usuario administrador cree un perfil comprador en cada cuenta, e incluirá cada usuario aceptado dentro del mismo. En la plataforma encontrará predeterminados los siguientes perfiles: "Comprador, Ordenador de Gasto, Gestor de Compras, Administrador, Proveedor"
- UNIDADES DE CONTRATACIÓN: En la plataforma las unidades de contratación son las áreas de compras de la entidad o grupos contractuales, por lo tanto, en la plataforma SECOP II cada área de Compras o Grupos Contractuales de la Entidad deben estructurarse en Unidades de Contratación; dentro de estas deben estar las personas (usuarios) que adelantan el trámite para los procesos de compra pública, deberán crearse las unidades de contratación que correspondan de conformidad con la organización de cada cuenta.
- EQUIPO DEL PROCESO: El equipo es integrado por las personas (usuarios) que intervienen en el proceso de contratación, independientemente del rol que cada uno desempeñe dentro del trámite contractual; asimismo, debe ser incluido en los equipos de todos los procesos el usuario administrador y/o coadministrador, según sea el caso (Despacho o Centro).
- FLUJOS DE APROBACIÓN: Los flujos de aprobación hacen las veces de proyectó, revisó, visto bueno y firma de los documentos, siendo la firma electrónica de cada usuario al que se le designe determinada tarea dentro del proceso, y deben ser creados con posterioridad al equipo. Para el caso de la Dirección General en la contratación de Bienes y Servicios deberá ser configurado así:
- Se deberá configurar para cada proceso de manera individual, teniendo en cuenta que los usuarios de los equipos varían constantemente en cada uno.
- Igualmente se configurará acorde a los equipos y grupos de trabajo determinados por dependencias de manera especializada por roles de: estructurador, supervisor, consulta de presupuesto, ordenador del gasto, entre otros.
- Podrán realizarlo de acuerdo con su necesidad y estructuración, teniendo la posibilidad de categorizarlos por modalidad o según sea el caso de conformidad
con el análisis que realice sobre ello cada Ordenador de Gasto, así como bajo su responsabilidad.
Se requiere de carácter obligatorio establecer flujos de aprobación en las siguientes etapas del proceso dentro de SECOP II:
- Publicación del proceso.
- Aprobar modificaciones. (Adenda)
- Adjudicación (Solamente para modalidad de Contratación Directa y Mínima cuantía).
- Aprobar el contrato de la consulta.
- Aprobar la modificación del contrato
- Aprobar garantía
Nota: Para las demás etapas será facultad del ordenador del gasto, si las requiere o no.
- CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP: Documento que emite el responsable del presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces como autorizado para ese efecto. Este certificado garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la adopción de los compromisos que se derivarán de la celebración del contrato. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente el registro presupuestal.
- CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL -RP: Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea destinada a otro fin. De esta operación se genera un certificado.
- ESTUDIOS PREVIOS: Son los análisis que permiten la buena preparación y concepción del contrato, mediante la precisión de la necesidad, el objeto y alcance del contrato, las exigencias técnicas, el análisis del mercado para establecer el valor del contrato, la modalidad contractual y el procedimiento adaptado y todos los otros aspectos que aseguran la correcta definición del contrato.
- GESTIÓN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación.
- GESTOR O LIDER DEL PROCESO: Es el colaborador, funcionario público o contratista de la dependencia de la que surge la necesidad, que desarrolla las actividades de coordinación de las etapas del proceso contractual, estructuración en la plataforma SECOP II, consolidación de las observaciones y sus respuestas en prepliegos y pliegos de condiciones definitivos, además de gestionar las peticiones que se realicen en el marco del proceso.
- ORDENADOR(ES) DEL GASTO: Es el servidor público responsable de la contratación para cada proyecto. En el presente Manual en el acápite 1.2 Capacidad para Contratar identifica
y describe las delegaciones en materia contractual que definen los ordenadores del gasto, así como sus facultades.
- ORDENADOR(ES) DEL PAGO: Es el servidor público responsable de autorizar y tramitar los pagos efectuados en cada cuenta de cobro (aplica solo para Dirección General; en las regionales es el mismo ordenador del gasto) así mismo es el responsable de la planeación y estructuración de los estudios previos conforme a las necesidades de su Dirección u Oficina.
- SUPERVISIÓN: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, jurídico, contable, ambiental, de seguridad industrial y salud ocupacional que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal, cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, en ocasiones y dependiendo del contrato se podrá realizar la supervisión entre varias áreas.
- INTERVENTORÍA: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio realice la persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato o convenio suponga conocimiento especializado en la materia
1.2. CUENTAS DEL SENA EN SECOP II:
Desde la vigencia 2018, se han creado las cuentas de la Dirección General, de acuerdo con la dependencia ejecutora a cargo de la creación de procesos de selección; para esto, se estructuró cada una teniendo en cuenta la organización administrativa, de la siguiente forma:
| Nombre de la Cuenta | Usuario Administrador | |
| Dirección General | SECRETARÍA GENERAL | Coordinación Grupo de Gestión Administrativa |
| Dirección General | DIRECCIÓN JURÍDICA | Coordinación Grupo Integrado de Gestión contractual |
| Dirección General | DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS | Coordinación Nacional de Convenios |
Ahora bien, ante las modificaciones planteadas, la Dirección General contará con una sola cuenta de SECOP II, así:
| Nombre de la Cuenta | Usuario Administrador |
| SENA Dirección General | Dirección Jurídica |
Esta cuenta será administrada por la Dirección Jurídica y tendrá las siguientes Unidades de Contratación y usuarios coadministradores:
| Nombre de la Unidad | Usuario Coadministrador |
| SECRETARÍA GENERAL | Secretario (a) General |
| DIRECCIÓN JURÍDICA | Director (a) Jurídico |
| OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO | Jefe (a) de Oficina de Control Interno Disciplinario |
| OFICINA DE COMUNICACIONES | Jefe (a) de Oficina de Comunicaciones |
| OFICINA DE SISTEMAS | Jefe (a) de Oficina de Sistemas |
| DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO | Director (a) de Planeación y direccionamiento Corporativo |
| DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | Director (a) Administrativo y Financiero |
| DIRECCIÓN DE EMPLEO Y TRABAJO | Director (a) de Empleo y Trabajo |
| DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL | Director (a) de Formación Profesional |
| DIRECCIÓN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO | Director (a) Sistema Nacional de Formación para el Trabajo |
| DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS | Director (a) de Promoción y Relaciones Corporativas |
Nota: Si desde la dependencia se desea agregar un usuario coadministrador deberá solicitarse por Comunicación Interna a la Dirección Jurídica.
2. ETAPAS EN SECOP II:
En procura de dar claridad al trámite en SECOP II, respecto de su uso, configuración y funcionalidades en general y de los procesos de contratación, se dividirá para efectos formales en etapas, así:
2.1. CONFIGURACIÓN SECOP II(1):
2.1.1. CREACIÓN DE USUARIOS:
Cada persona deberá registrarse en SECOP II de manera independiente y personal.
El usuario asignado en SECOP II es personal y no pertenece a la Entidad, por lo que cada usuario deberá solicitar acceso a la cuenta.
El usuario es intransferible y la clave o contraseña asignada generan aprobaciones electrónicas, teniendo validez jurídica, de conformidad con lo establecido los términos y condiciones de la plataforma y en la Ley 527 de 1999.
No es necesario crear un nuevo usuario para cada asociación a una nueva cuenta, sino que el mismo usuario se puede asociar a cuantas cuentas se requieran.
2.1.2. ACCESO AL PORTAL:
Para poder acceder a la plataforma de SECOP II debe ingresar al navegador y acceder a la url: https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE e ingrese su usuario y contraseña.
Posterior a esto, seleccione la entidad a la que desea acceso conforme a los permisos otorgados y de clic en "Entrar":
Luego, ingresará al área de trabajo de la Entidad seleccionada en SECOP II así:
2.1.3. ACCESO CONFIGURACIÓN ENTIDAD ESTATAL / PROVEEDOR:
Al ingresar al área de trabajo de la Entidad en SECOP II, como usuario coadministrador, puede aceptar la solicitud de acceso del personal que interviene en los procesos de selección como se muestra a continuación.
El usuario coadministrador se encontrará en el escritorio de la entidad contratante y dará clic en la imagen superior derecha como se visualiza en la imagen:
Deberá seleccionar "configuración entidad estatal/proveedor" y ciarle Clic
2.1.4. ACEPTACIÓN DE USUARIOS:
Posteriormente, se visualizará el menú del usuario coadministrador de la cuenta de la Entidad Estatal y se dará clic en la opción de "administración de usuarios" así:
Al ingresar al módulo de Administración de Usuarios debe dar clic en "Aceptar acceso" así:
En esta sección,el usuario coadministrador puede observar un listado de todos los usuarios que han interactuado con la entidad estatal, junto con información del nombre, correo y estado del acceso del mismo respecto a la cuenta de la Entidad Estatal.
A continuación, se despliega una lista de usuarios que desean acceder a la cuenta de la Entidad Estatal, por lo cual puede seleccionar uno o varios en el costado izquierdo y luego dar clic en "Aceptar acceso" como se muestra a continuación:
Una vez aceptado el usuario, el sistema le confirmará. Cabe señalar que los estados que pueden tener los usuarios dentro de la cuenta de la Entidad Estatal, son(2):
| - Aceptado: El usuario hace parte de la cuenta de entidad estatal, sea porque el usuario administrador aceptó el acceso o lo creó desde la cuenta de la Entidad estatal. | - Rechazado: La solicitud de acceso del usuario ha sido rechazada por el usuario administrador. |
| - Pendiente: El usuario ha solicitado acceso a la cuenta de entidad estatal y está en estado pendiente para que el administrador lo Acepte o lo Rechace. | - Cancelado: El usuario estuvo vinculado a la cuenta de la entidad estatal y el administrador ha cancelado el acceso, es decir, que ya no puede ingresar la cuenta de la entidad estatal. |
Una vez se haya aceptado el usuario deberá ingresar al grupo que le corresponda, así:
- Deberá seleccionar "configuración entidad estatal/proveedor" y darle Clic
Posterior a ello,ingrese a grupos de usuarios:
Seguido de ello Ingrese al grupo que corresponda dando clic en "editar"; si no lo visualiza por favor de clic en "ver más"; verifique que el grupo se encuentre en estado activo.
De clic en "agregar usuario" y seleccione el usuario que desea ingresaral Grupo, finalice guardando y posteriormente "actualizar y volver".
2.1.5. MENÚ CONFIGURACIÓN ENTIDAD ESTATAL / PROVEEDOR:
De acuerdo con Colombia Compra Eficiente, el usuario coadministrador podrá administrar desde la opción de "Configuración Entidad Estatal /proveedor" las diferentes características y opciones que da SECOP II respecto a la configuración de la Entidad Estatal. En este gestor podrá acceder a las siguientes funcionalidades(3):
- Datos de la Entidad Estatal/Proveedor: Sección por la cual se puede consultar y modificar los datos de la Entidad Estatal que aparecen en el Directorio de SECOP II.
- Configuración Entidad Estatal/Proveedor: Sección por la cual se asignan los usuarios administradores para la cuenta de la Entidad Estatal y la configuración del Plan Anual de Adquisiciones principalmente.
- Administración de usuarios: Sección por la cual se da acceso a usuarios a la cuenta de la Entidad Estatal (numeral 2.1.4).
- Perfiles de Usuario: Sección por la cual se configuran los perfiles de usuario para la Entidad Estatal (numeral 2.1.5).
- Dependencias: Sección por la cual se configuran las dependencias de la Entidad Estatal en el portal de SECOP II acorde a las disposiciones y lineamientos internos.
- Biblioteca de documentos: Sección donde se guardan los documentos cargados en la cuenta de la Entidad Estatal acorde a la utilización de cada usuario.
- Flujos de Aprobación: Sección por la cual se configuran los diferentes flujos de aprobación para cada etapa del proceso de contratación acorde a cada modalidad de selección (numeral 2.1.9).
- Grupos de Usuarios: Sección por la cual donde se configuran los grupos de usuarios acorde a las disposiciones y lineamientos internos con el fin de segmentar el acceso de estos a los procesos de contratación.
2.1.6. UNIDADES DE CONTRATACIÓN:
Las unidades de contratación de SECOP II en la aplicabilidad del SENA, hace referencia a la configuración de las dependencias respecto a la gestión contractual de la Entidad.
2.1.6.1. ACCESO DE USUARIOS POR UNIDAD DE CONTRATACIÓN: Esta opción permite definir qué usuarios de la Entidad Estatal pueden ingresar a los procesos que se adelante en cada unidad de contratación, la Entidad puede tener varias.
La opción se encuentra marcada por defecto con "No", esto significa que todos los usuarios con acceso a la cuenta de la Entidad Estatal pueden acceder a todos los procesos de todas las unidades de contratación.
En el escritorio de la plataforma ubique y de clic en la sección de "Procesos", la cual desplegará un lista de opciones en donde visualizará una denominada "unidades de contratación" así:
2.1.7. NÚMERACIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN:
Respecto a las abreviaturas a utilizar al momento de crear un proceso de contratación en SECOP II, se debe tener en cuenta lo siguiente por modalidad de selección:
| - Licitación Pública: LP | - Mínima Cuantía: MC |
| - Selección Abreviada de Menor | - Régimen Especial: RE |
| Cuantía: SAMC | - Contratación Directa: CD |
| - Selección Abreviada por Subasta Inversa: SASI | - Prestación de Servicios Personales: PSP |
| - Concurso de Méritos: CM | |
De igual manera, la construcción de la numeración de los procesos de contratación se realizará así:
Para la contratación de Bienes y Servicios: la modalidad de contratación, seguida de las siglas de la dependencia, número consecutivo y vigencia; ejemplo:
- Siglas de la Modalidad de Contratación + siglas de la dependencia (Dirección de Formación Profesional) + Consecutivo del contrato + Vigencia = SAMC-DFP-0010- 2024.
Nota: el consecutivo de numeración está a cargo de cada dependencia de la Dirección General
2.1.9. CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS Y FLUJOS DE APROBACIÓN:
La configuración de los equipos y flujos de aprobación debe realizarse para cada proceso que se pretenda adelantar. En cualquier modalidad es un requisito previo para la creación del proceso, y únicamente lo puede realizar el usuario administrador o el coadministrador.
La Dirección General ha previsto, como medio de control que, en los equipos de todos los procesos, se incluya el grupo de: "Administradores Dirección Jurídica', con la finalidad de ejercer seguimiento sobre los procesos de contratación de las dependencias de la Dirección General.
2.1.9.1. CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS:
En el Escritorio de la plataforma, ubique y de clic en la sección de "Procesos", la cual desplegará un lista de opciones en donde visualizará una denominada "Tipos de Procesos" así:
Seguidamente, podrá visualizar todas las modalidades de selección, así:
Como puede observar, cada modalidad de contratación tiene señalado en azul "Equipo del proceso", esto debido a que se debe configurar cada equipo por separado.(4) (5) Posterior a esto, seleccione la opción de "Equipo de Proceso" de la modalidad a configurar.
A continuación, podrá observar los últimos equipos creados.
Para crear uno nuevo seleccione la opción de "Crear equipo de la Entidad Estatal" encontrada en la sección inferior de "OPCIONES".
Luego, podrá visualizar la información mínima para configurar el equipo del proceso de contratación, así:
En la sección de "Información General" deberá indicar el nombre del equipo(6); por otra parte, marque "NO" en la opción de "Todos los usuarios tienen acceso a todas las funcionalidades", con el fin de que pueda definir usuarios que acceden al proceso y niveles de permiso de estos y así poder tener un mayor control sobre quien tiene acceso a los procesos(7).
Al seleccionar esta opción, se activará automáticamente en la parte superior derecha del formulario la opción de "Acceder"; a través de esta, usted podrá darle permisos de acceso a un grupo de usuarios, un grupo de perfiles o una dependencia en específico que intervenga en el proceso de contratación de la modalidad seleccionada.
Lo anterior lo puede realizar por cada etapa o para todo el proceso, se recomienda incluirlos a todos en cada una de las etapas dando clic en la opción de "Agregar grupos de usuarios y perfiles a todos". Al dar clic en esta opción se desplegará un recuadro con los grupos de usuarios creados, usted puede seleccionar el que desee y de clic en "Guardar".
Nota: recuerde siempre dar acceso al grupo "Administradores Dirección Jurídica"
Automáticamente cargará en todas las secciones predeterminadas del proceso de contratación los grupos seleccionados con los permisos en su totalidad.
Luego de esto, puede continuar con la configuración de Flujo de Aprobación.
2.1.9.2. CONFIGURACIÓN FLUJOS DE APROBACIÓN:
Al dar clic en la opción de "Flujo de aprobación" podrá visualizar la siguiente pantalla:
En esta pantalla podrá configurar los flujos de aprobación acorde a cada fase del proceso de contratación seleccionado dando clic en "Opciones", esta desplegará dos (2) opciones y puede seleccionar "Crear Flujo" así:
A continuación, se desplegará un recuadro con los campos para configurar el paso a paso del flujo, indicando el nombre y descripción corta del flujo(8):
En la sección de "Plantillas de flujos de aprobación", puede cambiar la configuración si tiene más de 1 aprobador a "Secuencial con dos tares" con el fin que las tareas de aprobación se puedan cumplir en un orden especifico y luego de esto en la sección de "Mve/ 1" puede seleccionar "editar" en la línea de cada aprobador(9) con el fin de editar dicha tarea:
Al dar clic en "editar", se visualizará un nuevo segmento donde podrá configurar la tarea indicando su nombre, seleccionando el usuario o grupo a cargo, el tiempo en días o en horas para su cumplimiento y su prioridad:
Al dar clic en el botón de lupa en el campo de "Asignado a", se visualizará una pantalla donde podrá seleccionar un usuario, un grupo o una dependencia en específico así(10):
Posterior a esto, puede seleccionar el usuario buscándolo a través de la barra de búsqueda y dando clic en "Seleccionar"así:
Cuando lo selecciona, el portal lo actualiza automáticamente en la configuración de la tarea junto con la información ya diligenciada anteriormente(11). En este punto ya puede dar clic en "Guardar":
Cuando de clic en guardar, el flujo de aprobación se verá así:
En esta sección puede configurar las demás tareas dentro del flujo que proceda, repitiendo los pasos anteriores hasta la aprobación del Ordenador del Gasto, luego puede dar clic en "Crear" y se verá reflejado en la vista general de flujos del proceso de contratación así:
Luego de esto, podrá continuar con la configuración de cada flujo para cada etapa del proceso de contratación.
Al haber culminado con la configuración de los flujos de aprobación puede dar clic en "Guardar"(12) y el portal confirmará la creación del equipo así:
Una vez el portal informe que fue creado puede continuar con el trámite de creación del proceso, si en el transcurso de este es necesario modificar algún flujo de aprobación e incluir o eliminar un usuario en el equipo, deberá hacerlo desde la sección de "Administración" del proceso de contratación(13).
2.2. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
En concordancia con lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, la Entidad deberá garantizar la correcta utilización de los mecanismos dispuestos a través del portal transaccional SECOP II y el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de compras públicas, con estricta observancia de los principios de economía, eficacia, eficiencia y transparencia, en aras de consolidar una gestión contractual íntegra y al servicio de la entidad y de la ciudadanía.
Por lo cual, en esta circular se dan lineamientos en la utilización de SECOP II acorde a cada etapa del proceso contractual y los procedimientos vigentes formalizados por la Entidad:
2.2.1. ETAPA PREPARATORIA:
2.2.1.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA)
Mediante la circular 01-3-2024-000006, se establecieron los lineamientos para la publicación del PAA por parte de Secretaria General en el SECOP II, en concordancia con la Resolución 1-02407 de 2024.
El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.). Así mismo, debe estar ajustado con el Plan de Acción Institucional.
2.2.1.2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN A PROVEEDORES(14):
La solicitud de información a proveedores es la herramienta por la cual las Entidades Estatales pueden realizar cotizaciones a personas naturales y jurídicas inscritas en SECOP II, con el fin de apoyar en la construcción de estudios de mercado y sector para cualquier proceso de contratación.
Para iniciar, en el escritorio del portal, de clic en "Procesos", y luego a "Tipos de Procesos" así:
Posterior a esto, ubique en la sección "Limitado" la opción de "Solicitud de información a Proveedores" y de clic en "Crear":
Automáticamente visualizará una nueva ventana con la información mínima para identificar la solicitud de información a proveedores, donde debe indicar un nombre o código al proceso de cotización, este puede ser las abreviaturas de la dependencia de la Dirección General, el consecutivo y la vigencia, anteponiendo el texto "SOLICITUD DE INFORMACIÓN", ejemplo: SOLICITUD DE INFORMACIÓN DG-DFP-002-2024
Luego, debe seleccionar la unidad de contratación y el equipo proporcionado con antelación(15) así:
Posterior a esto, puede seguir los pasos a partir del punto "II. Editar la solicitud de Información" encontrado en la Guía de SECOP II - Solicitud de Solicitud de Información a Proveedores(16)
2.2.2. ETAPA PRECONTRACTUAL(17):
2.2.2.1. CREACIÓN DEL PROCESO:
La creación del proceso de contratación la podrá realizar el gestor o líder del proceso designado, procediendo de conformidad con la modalidad que le corresponda, para ello deberá seguir los pasos referidos a continuación(18):
En el escritorio del portal, de clic en "Procesos", y luego a "Tipos de Procesos" así:
Posteriormente, podrá visualizar cada una de las modalidades de contratación y dar clic en "Crear" en la que desea configurar:
Seguidamente, visualizará una nueva ventana para la creación del proceso, en donde deberá diligenciar la información correspondiente, seleccionar la unidad de contratación y el equipo proporcionado con antelación(19) así:
Cabe señalar que la Unidad de Contratación se debe seleccionar dando clic en la lupa y esto abrirá una nueva ventana donde visualizará las unidades de contratación creadas; allí se selecciona la correcta y esta se actualiza automáticamente.
Posteriormente volverá a visualizar la ventana anterior y verificar la información diligenciada y seleccionada. Allí puede dar clic en "Guardar" para crear el proceso en SECOP II:
Al guardar el proceso, el portal indicará que fue creado exitosamente y lo redireccionará automáticamente al proyecto pliego de condiciones o invitación pública del proceso, allí el gestor o líder del proceso deberá diligenciar los datos requeridos, y podrá ir guardando cada avance en el mismo:
Posterior a esto, puede seguir los pasos encontrados en las Guías de SECOP II emitidas por Colombia Compra Eficiente, acorde a cada modalidad de selección.
Es importante señalar que la ley prevé la realización de avisos de convocatoria para los procesos públicos de selección en las páginas institucionales, por cuanto se requiere que las dependenciasa través de la Oficina de Comunicaciones, realicen los trámites pertinentes para desarrollar en tiempo dichas publicaciones en cumplimiento del marco legal.
2.2.3. ETAPA CONTRACTUAL
Posterior a la adjudicación del proceso de selección, el portal creará automáticamente el contrato electrónico(20), este debe ser editado y enviado a aprobación para su suscripción.
2.2.3.1. CONSULTA E INGRESO AL CONTRATO ELECTRÓNICO:
En el escritorio debe dar clic en la opción "Contratos":
Luego, podrá buscar en la siguiente pantalla el número de contrato dando clic en la opción "Búsqueda avanzada":
Se desplegará un formulario, en el campo de "Número de contrato" diligencie el mismo así y de clic en "Buscar":
Luego, aparecerá en la parte inferior una tabla con el resultado de la búsqueda, en esta puede dar clic en el botón "Detalle" para ingresar al contrato electrónico:
Posterior a esto, cada uno de los revisores del contrato podrán encontrar el flujo de aprobación del contrato electrónico con el fin de que sea enviado al proveedor para su aprobación y al regreso, realizar la misma acción por parte del ordenador del gasto.
2.2.3.2. FIRMA DEL CONTRATO ELECTRÓNICO:
La firma electrónica del contrato deberá ser del ordenador del gasto y de la persona natural, representante legal o apoderado del contratista
- Ejemplo:
Ordenador del gasto: Director Administrativo y Financiero.
Nombre del ordenador del gasto: (Nombre Ordenador).
Contratista: (Nombre Contratista o apoderado).
Representante legal: (Nombre representante legal o apoderado). Aprobación: Firma electrónica SECOP II:
2.2.3.3.CERTIFICADO BLACKBOX
Teniendo en cuenta que la herramienta tecnológica Blackbox alberga la información de contratos y órdenes de compra de adquisición de bienes y servicios, asimismo, este aplicativo es utilizado para extraer información que sirve como materia prima para la conformación de reportes solicitados por los entes de control y demás interesados, cada dirección de área, oficina y Secretaría General, realizará la consignación de la información contractual en dicho aplicativo.
La creación de los usuarios y la transferencia de conocimiento, se realizará a los colaboradores que desde las áreas informaron a la Dirección Jurídica, quienes se encargarán del registro para la generación del certificado Blackbox requerido para expedir el certificado de registro presupuestal.
2.2.3.4. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN:
La designación de supervisor se debe realizar electrónicamente para los contratos suscritos a través de SECOP II. Posterior a la firma del Contrato, el ordenador del gasto debe realizarla consultando el contrato en el portal como se indica en el numeral 2.2.3.1.
A continuación, podrá visualizar el contrato electrónico en donde al costado izquierdo tendrá la estructura de este:
Debe dar clic en la opción "6. Información presupuestal":
Luego podrá visualizar los campos la configuración financiera del contrato electrónico y en la sección de "Asignaciones para el seguimiento" podrá seleccionar dando clic en la lupa el supervisor del contrato así:
Al dar clic en la lupa, aparecerá una nueva vista donde podrá seleccionar el supervisor realizando la búsqueda por nombre así:
- Indique el nombre y de clic en "Buscar".
- Seleccione el usuario correspondiente.
- De clic en "Agregar" con el fin de realizar la designación del supervisor.
El portal automáticamente va a actualizar el campo con la información del usuario elegido así:
En caso de requerir una nueva designación de supervisor por cualquier motivo administrativo, puede repetir los pasos anteriormente descritos.
2.2.3.4. PUBLICACIONES DE LEY.
- RUES: En cumplimiento al artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 la información sobre contratos, multas y sanciones a los inscritos debe reportarse mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, por los servidores públicos. En este sentido, mensualmente se descargará del aplicativo Blackbox el reporte de contratos suscritos por las diferentes áreas a fin de que desde el Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa, se realice la respectiva publicación. Para dar cumplimiento con lo antes mencionado, el aplicativo Blackbox2 deberá contar con la completitud de la información para cada contrato u orden de compra en el momento de la ocurrencia de cada evento. Este reporte es generado dentro de los 5días del mes inmediatamente siguiente del período a reportar. La veracidad de la información es responsabilidad de cada área de la Dirección General.
- CCE Ley de Emprendimiento: Conforme a la circular externa No. 001 de 2023, las entidades deben remitir a la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, la información relativa al cumplimiento de las medidas establecidas para la promoción del acceso de las MIPYMES al mercado de Compras Públicas dentro de los dos (2) primeros meses de cada año, reportando la información del año inmediatamente anterior. Esto significa que, para reportar la información de la vigencia 2023, las entidades obligadas tendrán como plazo máximo el último día de febrero de cada año. Para tal efecto cada ordenador a más tardar el 15 de febrero de cada vigencia, atenderá el diligenciamiento de la información requerida por la dirección jurídica.
- SIRECI: Este reporte es realizado en el aplicativo StormWeb a la Contraloría General de la República (CGR), conforme a la resolución reglamentaria orgánica No. 064 de 2023, en donde el Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa realizará y apoyará los siguientes:
- M9 - Contratación del mes: Se compila mensualmente la información contractual generada a nivel nacional por parte de la Dirección Jurídica (Bienes y Servicios), Secretaría General (CPS Persona Natural y Contratos de Comisión) y la Dirección de Promoción y Relacionamiento Corporativo (Convenios).
- INFORMACIÓN CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Y COMISIÓN: la Secretaría General, deberá enviar mediante comunicación interna al Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica mensualmente y dentro de los 5 días del mes inmediatamente siguiente del período a reportar, una vez pre-validada la plantilla en el aplicativo Stormuser de la Contraloría General de la República, el informe para -SIRECI- de los contratos de prestación de servicios personales a nivel nacional, así como la información correspondiente a las comisiones.
- INFORMACIÓN DE CONVENIOS. El Grupo de Coordinación Nacional de Gestión de Convenios de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, deberá enviar mediante comunicación interna al Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica mensualmente y dentro de los 5 días del mes inmediatamente siguiente del período a reportar, una vez pre-validada la plantilla en el aplicativo Stormuser de la Contraloría General de la República, el informe para -SIRECI-, de los convenios suscritos a nivel nacional con o sin erogación presupuestal.
- INFORMACIÓN CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS: La Dirección Jurídica a través del Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa, compilará lo correspondiente a la información de los contratos de bienes y servicios a nivel nacional por medio del aplicativo blackbox2 el cual deberá contar con la completitud de la información para cada contrato u orden de compra en el momento de la ocurrencia de cada evento. Este reporte se generará dentro de los 5 días del mes inmediatamente siguiente del período a reportar a la CGR. Para tal efecto, cada ordenador será responsable de los datos consignados en el aplicativo mencionado así como su veracidad conforme a las delegaciones en materia contractual.
- DIARI: Este reporte es realizado a la Contraloría General de la República, acorde a lo indicado en la comunicación con radicado No. 2021EE0135382 del 20 de agosto de 2021 y en al Circular No. 3-2021-000186 del 1 de octubre 2022 de la Dirección Jurídica, con el fin de reportar a través del aplicativo FileZilla de la Dirección de Información y Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) de la CGR la suscripción de:
- Contratos de bienes y servicios Interadministrativos.
- Actos Administrativos de Apertura de los procesos de selección para bienes y servicios, aplicables a Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviadas.
- Los documentos señalados en la Circular 3-2021-000186, deben ser remitidos mediante comunicación interna al Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica, en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción de los mismos, para lo cual los ordenadores deberán enviarlos organizados y en formato PDF antes del vencimiento del término para facilitar la entrega oportuna a la DIARI de la CGR.
- FURAG: este reporte es coordinado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, en donde el Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa reporta lo concerniente a la política de compras y contratación pública desde el proceso de adquisición de Bienes y Servicios.
En este se reportan cifras respecto a cantidad de contratos de la vigencia anterior y los valores del presupuesto comprometido con especificaciones en su utilidad presupuestal (inversión y funcionamiento) y en su aplicabilidad y publicación en SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano -TVEC. Para dar cumplimiento con lo antes mencionado, el aplicativo blackbox2 deberá contar con la completitud de la información para cada contrato u orden de compra en el momento de la ocurrencia de cada evento. para tal efecto cada ordenador será responsable de los datos consignados en el aplicativo mencionado, así como su veracidad conforme a las delegaciones en materia contractual.
- Ley 1712-2014: es la información cargada en la página web de la entidad dando cumplimiento a la Ley de Transparencia y sus actos administrativos regulatorios, en donde se da a conocer de forma pública la gestión contractual del proceso de adquisición de bienes y servicios en el siguiente enlace: https://www.sena.edu.co/es- co/transparencia/Paginas/Juridicalinks.aspx. Para dar cumplimiento con lo antes mencionado la dirección jurídica a través del Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa generará el reporte dentro de los 5 días del mes inmediatamente siguiente del período a reportar, por lo cual, el aplicativo blackbox2 deberá contar con la completitud de la información para cada contrato u orden de compra en el momento de la ocurrencia de cada evento. para tal efecto cada ordenador será responsable de los datos consignados en el aplicativo mencionado, así como su veracidad conforme a las delegaciones en materia contractual.
- Oficina de Control Interno: este reporte es realizado a solicitud de la OCI con el fin de apoyar su trabajo de auditoría a nivel nacional en términos de la contratación de bienes y servicios, por solicitud.
Para dar cumplimiento con lo antes mencionado, el aplicativo Blackbox2 deberá contar con la completitud de la información para cada contrato u orden de compra en el momento de la ocurrencia de cada evento. para tal efecto cada ordenador será responsable de los datos consignados en el aplicativo mencionado así como su veracidad conforme a las delegaciones en materia contractual.
En todo caso la Dirección Jurídica mediante el Grupo Coordinación Nacional de Conceptos y Producción Normativa, apoyará en la generación de los informes asociados a la contratación de bienes y servicios, en los términos indicados en la presente circular.
2.2.3.6 REQUISITOS DE EJECUCIÓN:
Los requisitos de ejecución en un contrato son los documentos solicitados antes de iniciar la ejecución de este, los cuales son(21):
- REGISTRO PRESUPUESTAL - RP: Este debe ser tramitado por la dependencia generadora de la necesidad frente al Grupo de Presupuesto en la Dirección General y quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación.
Así mismo, cuando sea enviado el RP, la información de este debe ser cargada en el contrato según directrices y lineamientos dados por la Dirección General, la Dirección Regional y/o el Centro de Formación.
Para el cargue en el portal SECOP II debe consultar el contrato como se indica en el numeral 2.2.3.1 y dar clic en la opción "6. Información Presupuestal", podrá ingresarlo de la siguiente manera:
Luego podrá visualizar los campos la configuración financiera del contrato electrónico y en la sección de "Compromiso presupuesta! de gastos" podrá seleccionar dando clic en "Agregar" así:
Allí se desplegará una nueva ventana donde podrá diligenciar la información específica del RP así:
- Seleccionar la opción de "Presupuestal (CDP)"
- Diligenciar la información requerida conforme al RP
- Seleccionar el CDP que corresponda.
- Dar clic en "Guardar".
El portal actualizará automáticamente la información en el contrato electrónico así:
En caso de requerir cargar más de un RP, puede repetir los pasos anteriormente descritos.
- APROBACIÓN DE GARANTÍAS: La aprobación final de la garantía la tiene que realizar el ordenador del gasto según corresponda, que se verá reflejado en el flujo de aprobación. En cuanto la revisión de las garantías será efectuada por cada dependencia de la Dirección General, y se realiza de forma electrónica en el portal SECOP II33posterior al cargue de la misma por parte del proveedor. Para esto, debe consultar el contrato como se indica en el numeral 2.2.3.1 y dar clic en la opción "2. Condiciones":
Posterior a esto, el profesional asignado debe ubicar la sección de "Garantías del Proveedor", verificar los datos generales de la garantía cargada y luego dar clic en "Detalle"(22):
Luego visualizará una nueva ventana en donde podrá observar la información específica de la garantía cargada y la podrá descargar:
Mediante la CIRCULAR CONJUNTA 002 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 2021, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante, la "SFC") y la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, se estableció que:
"Las Entidades Públicas deberán acudir a los mecanismos de verificación en línea que se encuentran previstos en el presente artículo, con el propósito de verificar la validez, idoneidad y suficiencia de los documentos que se entregan como soporte de las garantías que amparan los contratos estatales. Asimismo, las Entidades Públicas deberán verificar en las herramientas utilizadas para la visualización de tales documentos que las firmas digitales incorporadas en ellos, sean válidas."
Cuando la persona encargada de la revisión verifique que la información de la(s) garantía(s) cargadas es correcta conforme al proceso de contratación, debe subir como documento dicha verificación en la plataforma SECOPII y dar clic en el botón de "Enviar a aprobación".
Se deber subir el documento en el flujo de aprobación en "documentos" mediante el cual se realizó la revisión de la póliza por la entidad, que se verá reflejado así:
Una vez se suba el documento de verificación y este sea aprobado por el ordenador del gasto, se verá reflejado así:
Cuando realice dicha acción, podrá visualizar el seguimiento de aprobaciones de la garantías conforme a como se haya configurado según el numeral 2.1.9.2.
- INICIO DE EJECUCIÓN: El trámite de inicio de ejecución de los contratos suscritos a través del portal SECOP II(23) lo debe realizar el supervisor designado por el Ordenador del Gasto, este, debe verificar la información así:
Al momento de consultar el contrato como se indica en el numeral 2.2.3.1, debe verificar en la opción "1. Información General" los campos de "Fecha de inicio de contrato" y "Fecha de terminación del contrato":
En esta sección debe diligenciar las fechas de inicio y terminación conforme a lo pactado en la cláusula de plazo del contrato y dar clic en el botón de "Guardar" ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y verificar que el estado del contrato haya quedado "En Ejecución"(24).
2.2.3. ETAPA DE EJECUCIÓN:
La importancia del seguimiento en la etapa de ejecución es de crucial atención por parte de la supervisión o en su defecto por el ordenador del gasto, por lo que es sustancial que se evidencie la correcta ejecución conforme a las entregas pactadas en el contrato:
2.2.3.1 INFORMES O ENTREGABLES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
La presentación de los informes o entregables que evidencian una ideal ejecución del contrato están considerados en las obligaciones especificaciones pactadas en el mismo.
Por otra parte, el Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera ha dado lineamientos de cómo se deben presentar los documentos para la certificación y aprobación de pagos.
2.2.3.2 MODIFICACIONES CONTRACTUALES SECOP II:
Por otra parte, durante esta etapa se pueden presentar situaciones administrativas que generen algún ajuste o cambio a las cláusulas inicialmente pactadas, para esto, se deben suscribir modificaciones contractuales en el portal de SECOP II tales como: suspensiones, adiciones, prorrogas, cesiones y/o modificación de interpretación tendrán el mismo trámite que el contrato inicial, serán electrónicas, sin que haya lugar a una minuta física, únicamente cuando sea necesario se expedirá anexo al otrosí.
Por lo anterior, debe verificar que tipo de modificación va a realizar, dar clic en esta y modificar los campos que sean necesarios conforme a lo requerido por la dependencia solicitante.
Cuando la modificación haya sido aprobada por las dos partes, el gestor o líder del proceso deberá dar clic en "publicar modificación", de no ser así no serán visibles los cambios realizados en el contrato:
2.2.3.3 IMPORTANCIA DEL CARGUE DOCUMENTOS DE LA EJECUCIÓN:
Recuerde que durante esta etapa se pueden presentar documentos que no van asociados a la presentación de los informes o entregas pactadas para pago, por lo que, deben ser considerados por la supervisión y el contratista para su cargue en el expediente virtual.
Al momento de consultar el contrato como se indica en el numeral 2.2.3.1, debe verificar en la opción "7. Ejecución del Contrato" y ubicar la sección de "Documentos de ejecución del contrato":
En esta sección puede agregar los documentos dando clic en el botón de "Cargar nuevo", luego verá una nueva ventana para el cargue de documento y al guardar lo podrá visualizar cargado.
Es importante recalcar que la publicación de todos los documentos del expediente contractual es una obligación de orden legal y recae en los supervisores de los contratos.
En el SECOP II los supervisores de los contratos deben ingresar el avance de la ejecución y el área financiera debe aprobar las facturas ingresadas a la plataforma por el Proveedor. Los supervisores pueden registrar el avance de la ejecución diligenciando en el plan de ejecución del contrato (ya sea por porcentaje o recepción de artículos) y colgando documentos de ejecución del contrato.
El plan de ejecución del contrato puede haber sido previamente definido por el estructurador del contrato. En ese caso, la labor del supervisor consiste en registrar el cumplimiento de las entregas ya previstas. Si el plan de ejecución no fue diligenciado por el estructurador del contrato, el supervisor puede ingresarlo.
Es importante publicar la información, actas, bitácoras, documentos, soportes e informes que den cuenta de la ejecución del contrato y verificar que cualquier requerimiento realizado por el contratista respecto a la ejecución contractual repose en el formulario 7 de Ejecución del contrato, así como publicar cualquier documento o producto recibido que haga parte de esta etapa.
2.2.4 ETAPA POSCONTRACTUAL:
Durante la etapa poscontractual se pueden presentar tres momentos sustanciales, el primero donde se puede liquidar (bilateral o unilateralmente) según el caso, el segundo, donde se puede terminar anticipadamente el contrato y el tercero, corresponde al cierre del expediente contractual. Esto se puede realizar así:
2.2.4.1 LIQUIDACIÓN Y/O TERMINACIÓN ANTICIPADA:
La liquidación o terminación anticipada se realizará mediante el acta establecida y formalizada en el aplicativo CompromISO, la cual se publicará en SECOP II de manera digitalizada sin firma.
El procedimiento en la plataforma se lleva a cabo en la opción "8. Modificaciones del contrato", sección de "Terminar, Terminar unilateralmente o Caducar el contrato", este trámite se realiza como se indica en el numeral 2.2.4.2, siendo aprobado por las partes electrónicamente:
2.2.4.2 CIERRES DE EXPEDIENTE:
El cierre del expediente contractual deberá llevarse a cabo únicamente cuando no existan obligaciones post contractuales o amparos vigentes, toda vez que una vez se realice el cierre en la plataforma no se podrá acceder al contrato para realizar modificaciones ni publicar incumplimientos.
Es importante recordar que, mediante las circulares 3-2023-000226 y 3-2023-000114 de 2023, se impartieron directrices y lineamientos en relación con el cierre de los expedientes contractuales, en atención a la Circular Externa No. 006 de 2023 del 10 de noviembre de 2023 emitida por Colombia Compra Eficiente, en la cual se amplió el término para el cierre del contrato electrónico en SECOP II, establecido en las Circulares Externas No. 002 y 003 de 2023.
Por lo anterior, los Ordenadores del Gasto, deben proceder con el cierre de los expedientes electrónicos, para todos los contratos de bienes y servicios cuyo plazo de ejecución haya finalizado, no se encuentren obligaciones post-contractuales pendientes, así como los que no requieran de liquidación antes del primero (1) de marzo de 2024.
3. PROCESO DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y CONTRATOS:
Actualmente se encuentran publicadas las listas de verificación y los formatos en la plataforma CompromISO; estos documentos deben ser usados durante el periodo de transición(25).
Es importante resaltar que de conformidad con lo señalado en este documento y las disposiciones dadas por el Archivo General de la Nación -AGN y Colombia Compra Eficiente -CCE, cada Ordenador del gasto debe asegurar el cargue y archivamiento de los documentos correspondientes al respectivo Contrato en la plataforma SECOP II, en cumplimiento del proceso de Contratación establecido en la entidad. De esta manera, se evita la generación de copias impresas de documentos e incluso de documentos firmados en físico, acorde con los lineamientos dados por el Grupo Administración de Documentos de la Entidad.
En el evento de tener Expedientes con documentos físicos originales y documentos electrónicos se debe conformar el expediente diligenciando la Hoja de Control GD-F-003, en la cual se referencia cada uno de los documentos físicos y el enlace para los documentos electrónicos; adicionalmente se elabora el inventario documental en el Formato FUID GD- F-004.
4. RESPONSABILIDADES DEL GESTOR O LÍDER DE PROCESO:
Durante el proceso de contratación, el gestor o líder de proceso juega un papel muy importante, por lo que se hace necesario resaltar en este documento algunas de las responsabilidades:
- Revisar con detenimiento el documento de Estudios Previos y sus anexos con el fin de requerir ajustes a la dependencia solicitante o dar trámite para publicación del proceso contractual.
- Planear el cronograma de cada proceso de contratación con los tiempos necesarios con el fin que lleven a dar una correcta planeación durante la etapa precontractual.
- Dar publicidad en el portal de SECOP II a los documentos necesarios para cada proceso de contratación asignado.
- Tramitar con los tiempos suficientes ante el portal SECOP II las modificaciones necesarias de cronograma o ítems específicos técnicos o financieros conforme a observaciones recibidas o aclaraciones por las dependencias.
- Coordinar las respuestas a observaciones y consultas en general dentro de los términos establecidos de los procesos asignados.
- Consolidar las evaluaciones técnica, jurídica y financiera (si aplica) de los procesos de contratación para su publicación en el portal SECOP II en los tiempos establecidos.
- Atender las audiencias requeridas conforme a cada modalidad de contratación de los procesos asignados.
- Realizar la verificación o rechazo de las garantías requeridas para cada contrato en los tiempos establecidos.
- Evidenciar ante el jefe directo o supervisor de contrato en cualquier momento de la ejecución de la etapa precontractual del proceso de contratación la posible afectación del mismo por alguna causal de favorabilidad a terceros o posible irregularidad.
- Las demás que sean asignadas en los actos administrativos expedidos que regulen la materia especifica.
5. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR:
Durante la etapa de ejecución, la supervisión y/o interventoría son los responsables del cumplimiento de lo pactado en el contrato, por lo que se hace necesario recordar que el Manual de Supervisión e Interventoría cuenta con un apartado donde se evidencian las obligaciones, responsabilidades y buenas prácticas por parte de estos, el cual puede consultar directamente a través del aplicativo CompromISO o en la página Web del SENA.
6. CONSULTA DE PROCESOS EN SECOP II:
Una vez publicado cada proceso de selección, se generará un enlace de consulta, el cual será el mismo para todas las fases del contrato (precontractual, contractual y postcontractual). Es importante tener en cuenta que dicho enlace será remitido a los entes de control para lo de su competencia, así como será el mecanismo mediante el cual las aseguradoras y entidades bancarias expedirán las pólizas y los seguros a los contratistas.
7. COMITÉ DE CONTRATACIÓN:
Sobre el funcionamiento del Comité de Contratación, deberá revisarse la Resolución 1-00198 de 2024 "Por medio de la cual se expide el reglamento interno del comité de contratación y de convenios de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA".
8. SOCIALIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO:
Esta circular recoge los conceptos, circulares u otras apreciaciones que se hayan dado con anterioridad por esta Dirección, relacionados con la aplicación del portal SECOP II en la Dirección General.
Desde la Dirección Jurídica y la Secretaría General se han realizado socializaciones para disminuir traumatismos en los cambios en la plataforma de contratación, así como en la utilización respecto a cada modalidad de selección o momento contractual, sin embargo, será responsabilidad de cada ordenador del gasto el uso adecuado de la plataforma y el cumplimiento sobre la obligatoriedad de SECOP II.
Ahora, con la finalidad de establecer mecanismos que faciliten la gestión del cambio, la Dirección Jurídica realizará una socialización de los procedimientos en transición con los colaboradores de las áreas que estarán a cargo de esta gestión, con la siguiente agenda:
- Roles de contratación en las dependencias de la Dirección General.
- Elementos generales de la administración y uso de la Plataforma SECOP II.
- Comité de contratación.
- Procedimientos, listas de verificación y formatos Compromiso.
- Expedición de Certificados BlackBox.
Esta transferencia se realizará el próximo 12 de febrero de 2024, a través del aplicativo Microsoft Teams, en el siguiente enlace: https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameetingYzhhOThmZDQtM2M3YS00NTg5LTgwZTAtOGZkZmQyYzU4ODdh%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%22cbc2c381-2f2e-4d93-91d1-506c9316ace7%22%2c%22Oid%22%3a%225c4ec490-da6b-4298-bfe0-64b29842ff01%22%7d
Finalmente, se recuerda que toda actuación contractual deberá dar estricto cumplimiento a los principios de contratación pública y a las normas que los reglamenten.
Atentamente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
1. Las disposiciones y lineamientos dados en esta Circular son acordes a la funcionalidad de SECOP II respecto a la vigencia en que se publica este documento.
2. Se recomienda informarle al usuario administrador el personal que deja de hacer parte de la Entidad Estatal, con la finalidad de cancelar el acceso previamente otorgado
3. Solo se explican las funcionalidades que se requieren al momento de consultar, crear o modificar alguna configuración de la Entidad Estatal.
4. Al requerir un proceso a través de la modalidad de Contratación Directa para la adquisición de Bienes y Servicios y dependiendo de la causal de justificación de contratación, deberá seleccionar la opción "con oferta".
5. Al requerir un proceso a través la modalidad de Contratación Directa para Prestación de Servicios Personales deberá seleccionar únicamente el módulo de Contratación Directa, teniendo en cuenta las recomendaciones de Colombia Compra al respecto; tenga en cuenta que el contratista deberá cargar en la plataforma todos los documentos de la lista de chequeo que se encuentra en CompromISO para la suscripción del contrato electrónico.
6. Se recomienda que el nombre del equipo sea el mismo consecutivo de numeración del proceso para evitar confusiones y enlazarlo al mismo fácilmente.
7. Tenga en cuenta que viene marcado "SI" por defecto, siempre debe revisar antes de continuar con la creación del equipo del proceso.
8. En la opción de "Flujo de aprobación global" se recomienda selecciona r "SI", ello permitirá que este flujo se pueda enlazar para las demás etapas.
9. El portal trae por defecto 2 líneas de aprobadores, sin embargo usted puede agregar más dando clic en el botón de "Agregar nueva tarea", esto depende del flujo que se tenga para cada proceso, se sugiere tener una aprobación por rol así: Proyectó, Revisó, Visto Bueno y Aprobación del ordenador del gasto.
10. Se recomienda que se seleccione siempre la opción de "Seleccione usuario" con el fin que se asigne directamente aun responsable.
11. Antes de Guardar la tarea del Flujo, debe asegurarse que si el mismo no es el del ordenador del gasto en la opción "esta tarea es suficiente la aprobación de nivel" se encuentre seleccionado "NO"
12. Se recomienda verificar los 3 segmentos de la configuración del Equipo con el fin de mitigar el riesgo de una configuración incorrecta en los procesos de contratación.
13. Recuerde que una vez haya sido creado el proceso de contratación, el paso a paso referido para la creación de equipos es solo en caso de procesos nuevos.
14. Recuerde que este paso No Aplica para la contratación de prestación de servicios personales.
15. Acorde a lo señalado en el numeral 2.1.9 de esta Circular con el ajuste de la configuración al evento de cotización si el Proceso aún no se encuentra numerado.
16. Guía SECOP II - Solicitud de Solicitud de Información a Proveedores: https://www.colombiacompra.gov. co/node/22982
17. Recuerde que dentro del proceso de selección el líder de Proceso designado será el encargado de la publicidad de cada actuación de la Entidad dentro del portal SECOP II, independientemente de quien tenga a cargo la producción de los documentos; ello hasta la aprobación de las pólizas.
18. Para el caso de los contratos de prestación de servicios, se seguirá la estructuración que cada administrador establezca junto con el ordenador del gasto en cada unidad ejecutora a nivel nacional.
19. Acorde a lo señalado en el numeral 2.1.9 de esta Circular.
20. Recuerde que la minuta del contrato ya no será física, sino electrónica y solo se cargará un Anexo con las cláusulas particulares.
21. Estos requisitos se encuentran señalados usualmente en la cláusula de Forma de Pago del Contrato o Convenio, cabe señalar que los señalados en esta Circular no son obligatorios para todos los Contratos y Convenios, toda vez que dependen de la necesidad y sus especificaciones en la etapa de ejecución.
22. En este apartado solo se explica cómo realizar la aprobación de garantías de los procesos de contratación suscritos a través del portal de SECOP II, para los procesos celebrados a través de los portales de SECOP I y TVEC, debe seguir lo indicado en el formato con código GCCON-F-072 encontrado en el proceso de apoyo de Gestión Contractual en el
aplicativo CompromISO
23. En este apartado solo se explica cómo realizar el inicio de ejecución de los contratos suscritos a través del portal de SECOP II, para los contratos publicados y/o celebrados a través de los portales de SECOP I y TVEC, debe seguir lo indicado en el formato con código GCCON-F-018 encontrado en el proceso de apoyo de Gestión Contractual en el aplicativo CompromISO.
24. Debe tener en cuenta los requisitos para inicio de ejecución, estos los puede encontrar principalmente en la clausula de Forma de Pago del contrato.
25. Los documentos asociados los podrá encontrar en el Módulo de Documentos en el aplicativo CompromISO en cada proceso señalado.
