CIRCULAR 82 DE 2024
(marzo 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| PARA: | Secretaria General, Directores de Área, Jefes de Oficina de la Dirección general; Direcciones regionales y Subdirecciones de Centro. |
| ASUNTO: | Lineamientos generales para la contratación - Alcance Circular 3-2024-000038 |
La presente Circular se sustenta en el marco de las funciones previstas en el artículo 5 del Decreto 249 de 2004, el artículo 10 de la Ley 1712 de 2014, las circulares externas emitidas por Colombia Compra Eficiente y las disposiciones contenidas en la Resolución 2406 de 2023.
1. GENERALIDADES
Con ocasión de la expedición de la Resolución 2406 de 2023 y la Gestión del cambio que actualmente se adelanta en la entidad, se hace necesario impartir directrices que permitan minimizar los riesgos con ocasión de las actuaciones que realizan las personas que intervienen en el proceso de gestión contractual, razón por la cual se emiten los siguientes lineamientos:
1.1 Solicitud de usuarios en las plataformas de contratación
Los ordenadores de gasto de la Dirección General, las Direcciones Regionales y Subdirecciones de Centro, deberán solicitar la creación de usuario, registro o actualización en las diferentes plataformas de contratación, a saber, SECOP I, SECOP II y Tienda Virtual del Estado Colombia -TVEC.
En el caso del SECOP I, el Ordenador del Gasto debe diligenciar el formato de creación de usuario y contraseña de acceso - SECOP I y remitirlo a Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente, a través de la opción crear caso, conforme con lo indicado por CCE en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/secop-i/quiere-ser-usuario-del-secop-i
Para el SECOP II, se debe registrar el usuario en la página web de Colombia Compra Eficiente y, posteriormente, se deberá solicitar el acceso a la Dirección Jurídica de la entidad, quien actualmente actúa como administrador de la plataforma. El link para realizar el registro es: https://commun¡ty.secop.gov.co/Publ¡c/Users/UserReg¡ster/lndex?sk¡nName=CCE&prevCtxUrl=https%3a%2f%2fcommunity.secop.gov.co%3a443%2fSTS%2fUsers%2fLogin%2flndex%3fSk¡nName%3dCCE
Respecto de la TVEC y grandes superficies, el registro de nuevos usuarios debe realizarse a través del siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/instrumentos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en la Guía para el Registro Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la cual puede consultarse en el link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/brochure.pdf
1.2 Publicación de precotizaciones
La solicitud de precotizaciones se deberá realizar de manera preferente a través de la plataforma SECOP II mediante el módulo de solicitud de información a proveedores. No obstante, si debido a situaciones de orden logístico, técnico o administrativo, no se pudiere publicar dicha solicitud a través del SECOP II, esta podrá tramitarse por medio de la página web del SENA o se podrá hacer uso de precios históricos indexados, tarifas reguladas o bases de datos especializadas.
La publicación de precotizaciones en la página de contratación del SENA se debe hacer a través del siguiente link https://contratacion.sena.edu.co/admin/index.php Para lo anterior deberá requerirse a la Oficina de Sistemas para que se asigne un usuario y contraseña
El presente lineamento tiene como objetivo conocer el valor en el mercado de los bienes o servicios a contratar y construir de forma adecuada el análisis del sector, de conformidad con lo señalado por Colombia Compra Eficiente en la guía correspondiente(1).
1.3 Publicación de documentos
La publicación de los documentos en la plataforma SECOP II, en los cuales se soportan los procesos de contratación, se deberá realizar en la fase que corresponda, es decir, para la fase 1, lo que concierne a la etapa precontractual y, para la fase 2, todo lo que se produzca al interior de la etapa de ejecución o contractual. De esta manera se minimiza el riesgo de duplicidad de los documentos y la diferencia que pudiere existir entre los mismos.
La publicación de los documentos soporte de la contratación, en la plataforma SECOP I, será responsabilidad de cada ordenador de gasto.
1.4 Suscripción de los contratos
Las unidades de contratación en la Dirección General y los grupos de apoyo en la Direcciones Regionales o Subdirecciones de Centro, deberán verificar que la suscripción de los contratos electrónicos en la plataforma SECOP II, se realice por parte del Representante Legal del proveedor y no por un usuario o desde cuenta diferente al de este.
Lo anterior, debido a que solo el Representante Legal de una empresa es la persona facultada para obligar jurídicamente a la misma.
1.5 Gestión documental
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, toda la actividad contractual deberá ser publicada en el SECOP I o II, según corresponda. Sin embargo, las listas de chequeo de la entidad, mediante la cual se lleva el control de la documentación del proceso contractual, no deben ser cargadas en la referida plataforma.
1.6 Régimen de transición
La Resolución 2406 de 2023 “Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones", no contiene reglas expresas para el tránsito de actividades y responsables, que se puedan presentar en la práctica contractual y tampoco estableció un régimen de transición. Por lo cual, los lineamientos que se emiten en la presente circular tendrán vigencia temporal mientras se expide la actualización del Manual de Contratación y Convenios, los procedimientos y documentos correspondientes.
Es importante señalar que el proceso de gestión del cambio que se encuentra atravesando la entidad, no genera ningún tipo de conflicto en cuanto a la competencia para ordenar el gasto y adelantar procesos de selección o aplicar los procedimientos publicados en Compromiso. Lo precedente, debido a que las disposiciones para la gestión contractual son de orden legal y reglamentario, y en ese sentido, se deberá aplicar lo establecido por el Estatuto General de la Contratación Pública y demás disposiciones que complementen el mismo.
2. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA LAS UNIDADES DE CONTRATACIÓN DE LA DIRECCIÓN GENERAL
2.1 Gestión de los procesos de contratación - Etapa precontractual
Las unidades de contratación de la Dirección general serán las encargadas de adelantar, desde el inicio y hasta su finalización, todo el trámite contractual con ocasión de la adquisición de bienes y servicios. En ese sentido, el ordenador del gasto goza de plenas facultades para que, administrativamente, pueda designar las personas o crear los comités necesarios para satisfacer las necesidades propias de su área.
2.2 Numeración de los procesos contractuales
Teniendo en cuenta lo establecido en la Circular 3-2024-000038, es necesario aclarar la forma en cómo se deben numerar los procesos de contratación. En ese sentido, la numeración de estos procesos se debe realizar de la siguiente forma:
Siglas de la Modalidad de Contratación [guión] Sigla de la Dirección general [guión] siglas de la dependencia [guión] Consecutivo del contrato [guión] Vigencia.
Ejemplo nro. 1 = LP-DG-DAF-0001-2024.
Ejemplo nro. 2 = SASI-DG-DFP-0013-2024.
Ejemplo nro. 3 = PSP-DG-SG-0055-2024.
NOTA 1. La numeración de los procesos contractuales que se hayan surtido hasta la fecha no se verá afectada por la claridad aquí efectuada. Respecto del consecutivo de los procesos, este debe continuar su numeración sin modificaciones.
NOTA 2. Las abreviaturas de las modalidades de contratación se conservan tal y como se encuentran expresadas en la Circular 3-2024-000038.
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
<NOTA DE PIE DE PÁGINA>
1. https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-v-pliegos-tipo/manuales-y-guias/guia-para-la- elaboracion-de-estudios-de-sector
