CIRCULAR 135 DE 2026
(junio 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE ÁREAS DIRECCIÓN GENERAL, COORDINADORES DE GRUPOS, JEFES DE OFICINA DIRECCIÓN GENERAL, PROFESIONALES DEL ÁREA CONTABLE, PRESUPUESTO Y TESORERÍA A NIVEL NACIONAL. |
| Asunto: | Lineamientos para el registro de las obligaciones presupuestales, trámite de pago de sentencias judiciales, reconocimiento y conciliación contable de intereses y/o costas procesales |
1. Objetivo.
Establecer los lineamientos contables y procedimentales para la generación de las obligaciones derivadas de las resoluciones de cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de créditos judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones, conforme al marco normativo vigente.
Así mismo, busca precisar los criterios para la identificación, registro y reconocimiento contable de los distintos conceptos que se pagan dentro de dichas resoluciones tales como intereses corrientes, intereses de mora, costas procesales, entre otros, garantizando el cumplimiento, transparente y conforme a la normativa presupuestal y contable aplicable.
2. Fundamento normativo.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 1o. de la Ley 448 de 1998, "la Nación, las Entidades Territoriales y las Entidades Descentralizadas de cualquier orden deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con la Ley Orgánica del Presupuesto, el articulo 71 del Decreto Ley 111 de 1996, todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos."
De igual manera, el artículo 23 del Decreto 2789 de 2004 establece que todo registro de información que realicen las entidades usuarias en el SIIF Nación, asociado a la ejecución presupuestal, al registro de obligaciones o a la ordenación de pagos, deberá estar soportado en documentos legalmente expedidos, los cuales constituyen parte integral del acto administrativo o contrato mediante el cual se comprometen las apropiaciones.
Por su parte, la Resolución No. 01-01345 de 2025, "Por la cual se delegan funciones para el cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales en la Dirección General y Regionales del SENA, modificada por la Resolución No. 01-01686 de 2025, "Por la cual se modifican los artículos 4o. y 5o. de la Resolución 01-01345 de 2025", definió las competencias necesarias para garantizar la adecuada gestión administrativa, presupuestal y contable de dichas obligaciones.
La presente circular establece los lineamientos para el registro de la obligación presupuestal del pago por concepto de sentencias judiciales y conciliaciones extrajudiciales en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se desarrolla conforme a las siguientes situaciones, según corresponda:
3. Lineamientos generales para registrar la Obligación presupuestal delas resoluciones por pago de la sentencia judicial al demandante a través de la cadena presupuestal.
3.1.GeneraciónRegistropresupuestal:
Desde el Grupo de Presupuesto se deberá generar la expedición del Registro Presupuestal (RP) a nombre del demandante que interpuso la demanda en contra del SENA, por el valor bruto de la sentencia, sin perjuicio de que el beneficiario del pago pueda ser un tercero distinto. Este registro deberá corresponder al valor total reconocido en la resolución definitiva de cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago del crédito judicial.
En elcaso que se requiera que elpago del créditojudicial se realice a nombre de un tercero diferente del demandante, se debe marcar la opción de Endoso al momento de realizar del giro.
3.2. Cuando la sentencia se obliga con cargo al rubro presupuestal de funcionamiento con destinación específica para el cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de créditos judiciales (Inicia con la letra A):
3.2.1 Para la radiación dela cuenta por pagar debe seleccionar:
- Tipo de cuenta por pagar: 48 - sentencias y conciliaciones.
- Tipo de documento soporte de la sentencia: Resolución.
- El valor de la radicación de la cuenta por pagar debe corresponder al valor total a reconocer que se encuentra en el resuelve de la resolución (valor que debe coincidir con el Registro Presupuestal).
3.2.2 Para generar la obligación debe seleccionar:
- Tipo de gasto: 13. Litigios y demandas – laborales
- Atributo contable: 05. Ninguno
- Datos contables
Tipo de operación: 55. Sentencias (sale automático)
Tipo de Gasto: 13 - Litigios y demandas -Laborales
- Uso presupuestal: el sistema no pide uso.
Acontinuación,seresumenestosparámetros:
| TIPO DE CUENTA POR PAGAR | ATRIBUTO | TIPO DE GASTO | TIPO DE OPERACIÓN | USO PRESUPUESTAL | CUENTA CONTABLE |
| 48 - Sentencias y conciliaciones | 05. Ninguno | 13.Litigios y demandas - laborales | 55. Sentencias (sale automático | elsistemano pide uso por rubro funcionamiento | Automática |
3.3 Cuando la sentencia se paga con cargo al rubro presupuestal de inversión con destinación específicapara el cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de sentencias judiciales de carácter laboral de contrato realidad únicamente de instructores (inician con la letra C):
3.3.1. Para laradiacióndela cuenta por pagar debe seleccionar:
- Tipo de cuenta por pagar: 48 – sentencias y conciliaciones.
- Tipo de documento soporte de la sentencia: Resolución.
- El valor de la radicación de la cuenta por pagar debe corresponder al valor total a reconocer que se encuentra en el resuelve de la resolución (valor que debe coincidir con el Registro Presupuestal).
3.3.2. Para generar la obligación debe seleccionar:
- Atributo contable: 5 - NINGUNO.
- Tipo de gasto: En los Datos Contables, se debe diligenciar el tipo de gasto 13 - Litigios y demandas.
- Tipo de operación: 17 - Proyectos de inversión
- Uso contable: 51 - Provisiones litigios y demandas
- Uso presupuestal: Se utiliza la posición del catálogo presupuestal A-03-10-01-001 Sentencias.
- Cuenta contable: 270105001 Laborales, 270101001 Civiles, 270103001 Administrativos. La selección de esta subcuenta contable dependerá de la jurisdicción en la cual se desarrolló el proceso.
A continuación, se resumen estos parámetros:
| TIPO DE CUENTAPOR PAGAR | ATRIBUTO | TIPODE GASTO | TIPO DE OPERACIÓN | USO CONTABLE | USO PRESUPUESTAL | CUENTA CONTABLE |
| 48 - Sentencias y conciliaciones | 05. Ninguno | 55. sentencias | 17- Proyectos de inversión | 51- Provisiones- Litigios y demandas | A-03-10-01- 001 SENTENCIAS | 270105001 laborales 270101001 Civiles 270103001 Administrativos |
3.4. Registro de las deducciones
Se deben reconocer las deducciones que estén estipuladas en la resolución de cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de créditos judiciales (Retención en la fuente, descuentos de salud y pensión a cargo del demandante y demás conceptos que haya lugar).
Cada deducción aplicable debe relacionarse en la obligación presupuestal con el NIT y el Nombre del beneficiario final que le corresponda la deducción, ejemplo: La deducción de retención en la fuente debe registrarse a nombre de la DIAN y los descuentos de salud y pensión con el número de NIT del fondo de pensiones o de la E.P.S según corresponda.
En este sentido se debe validar que el registro presupuestal se genere por el valor bruto de la sentencia, dado que desde la obligación deben registrarse las deducciones a través de las respectivas posiciones de catálogo no presupuestal, para llegar al valor neto que se debe pagar al demandante.
Las posiciones de catálogo no presupuestal que se deben afectar generalmente para el registro de las deducciones que se discriminan en las sentencias judiciales son las siguientes:
| Código Catalogo Pago No Presupuestal | Descripción Catalogo Pago No Presupuestal | Tercero a nombre del que se registra |
| 2-20-01-01-02-02 | DTOSEMPLEADOPENSIÓNSECTOR PÚBLICO | NITdelfondode pensión |
| 2-20-01-01-01-02 | DTOS EMPLEADO EPS PÚBLICAS | NITde la EPS |
| 2-01-04-01-29 | RETEFUENTE -RENTAS DE TRABAJO | NITde la DIAN |
3.5. Documentos requeridos para el pago de sentencias judiciales al demandante
De acuerdo con lo expuesto, a partir de la fecha y conforme con lo indicado en el GRF-I-002 Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos, en lo que corresponde al pago de sentencias judiciales a favor del demandante, se requiere la siguiente documentación:
- Comunicación radicada, remitida por el director regional en el caso de las regionales y para la Dirección General por el secretario general y/o la Dirección Jurídica, con el Formato comunicación interna para trámite de pagos GRF-F-089.
- Resolución con el cumplimiento del fallo de la sentencia ejecutoriada indicando de manera discriminada los conceptos y valores a pagar,por el capital real de la demanda, por las costas procesales, por los intereses de mora y los intereses corrientes, así como las respectivas deducciones.
- RUT con fecha de impresión o generación no mayor a 180 días, del beneficiario según indique la sentencia.
- Poder que faculte expresamente al apoderado para recibir el pago de la sentencia, cuando así lo solicite el demandante.
- Poder cuando el demandante solicite realizar el pago de la sentencia al apoderado.
- Registro presupuestal por el valor bruto a nombre del demandante.
- Certificación bancaria del beneficiario del pago no mayor a 30 días.
- En los casos en los que la sentencia judicial deba realizarse a un beneficiario del demandante, deberá adjuntarse todos los documentos requeridos para la liquidación de la sentencia, según lo estipulado en la circular interna No 3-2025-000269 emitida el 02 de diciembre de 2025.
4. Reclasificación del efecto contable de la obligación presupuestal con comprobantes manuales.
Desde el Grupo de Contabilidad de la Dirección General se realiza la reclasificación correspondiente a la disminución del valor provisionado afectando debito la cuenta 2701 Litigios y demandas al tercero genérico según la jurisdicción del proceso (Administrativo, Civil, Laboral), y acreditando el tercero afectado en la obligación; así como el reconocimiento de los intereses, costas procesales y/o agencias del derecho, el cual se reconoce al tercero afectado en la obligación (demandante)
4.1. Reconocimiento de intereses corrientes, intereses de mora y costas procesales.
Para los casosenquela resoluciónde cumplimiento,reconocimiento,liquidacióny pago de créditos judiciales discrimine los conceptos de interés corrientes, intereses de mora Reconocimiento de intereses y/o costas procesales: desde la Dirección General se reconoce manualmente dicho valor de la siguiente manera:
- Intereses corrientes: Debito a la cuenta 580447001 Intereses de sentencias y un crédito a la cuenta 2701 Litigios y demandas afectando el tercero del demandante
- Intereses de mora: Debito a la cuenta 580439001 Otros intereses de mora y un crédito la cuenta 2701 Litigios y demandas afectando el tercero del demandante
- Costas procesales: Debito a la cuenta 511166001 Costas procesales por el valor que corresponda a dicho concepto y un crédito a la cuenta 2701 Litigios y demandas afectando el tercero del demandante
4.2. Conciliación pago de sentencias judiciales – Intereses y/o costas procesales
Desde el Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera (DAF) en articulación con la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y conciliación de la Dirección Jurídica de la Dirección General, se realiza de manera trimestral el proceso de conciliación y verificación de la información relacionada con los pagos efectuados por concepto de sentencias judiciales a nivel nacional con el propósito de garantizar la consistencia, integridad y razonabilidad de los registros contables y jurídicos asociados a las obligaciones derivadas de fallos judiciales.
El proceso de conciliación se llevaa cabo mediante la recopilación y comparación sistemática de la información registrada en el SIIF Nación (estados financieros de la Entidad) con los reportes generados por la Dirección Jurídica, así como con la información suministrada por la Secretaría General y las Direcciones Regionales. En este marco, se identifican las obligaciones pagadas y los valores reconocidos por concepto de capital, intereses y/o costas procesales, los cuales se confrontan con sus respectivos soportes documentales (actos administrativos, fallos judiciales, comprobantes de pago y registros contables).
Posteriormente, se analizan las diferencias encontradas, determinando su origen, ya sea por registros pendientes, inconsistencias en la información reportada o variaciones en los valores reconocidos. Con base en este análisis, se gestionan los ajustes necesarios en los sistemas de información respectivos.
De igual forma, se realiza la conciliación específica de los intereses y/o costas procesales generados por dichas sentencias y reconocidos contablemente por la Entidad, contrastando los registros contables con los reportes generados por la Dirección Jurídica, secretaria general y Direcciones Regionales.Este ejercicio permite validar la correcta causación y pago de estos conceptos, así como asegurar su adecuada revelación en la información financiera.
Es importante precisar que la gestión de los expedientes, el control de la información, así como la ejecución de los pagos y el adecuado proceso de desembolso y registro, son responsabilidad directa de cada Dirección Regional.
Como resultado de este proceso de conciliación, se elabora un acta trimestral de conciliación de pago de sentencias, en la que participan la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Dirección Jurídica, el Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera y la Secretaría General.
Dicho documento es suscrito tanto por los responsables del procesamiento de la información como por los coordinadores de cada dependencia. En esta conciliación se comparan los saldos correspondientes a los siguientes conceptos:
- Costas procesales
- Intereses de sentencias
- Capital de la sentencia a pagar
Como resultado del proceso, se obtiene una información conciliada, depurada y debidamente soportada, en la cual las diferencias han sido identificadas, justificadas o ajustadas oportunamente. Esto permite que la información contable refleje de manera fiel la realidad de las obligaciones judiciales de la Entidad, identificando los diferentes conceptos que se pagan dentro de las resoluciones de cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago pago de un crédito judicial, fortaleciendo los mecanismos de control interno, seguimiento y cumplimiento de la normatividad vigente en materia contable, financiera y presupuestal.
5. Reconocimiento de un título de depósito judicial en virtud de un proceso ejecutivo y/o la caución impuesta al interior de un recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia.
De acuerdo con la comunicación remitida por la Dirección Jurídica a la Dirección Administrativa y Financiera, en la cual se detalla el proceso a realizar por parte del Grupo de Presupuesto, Grupo de Contabilidad y Grupo de Tesorería, se debe anexar los siguientes documentos:
- Comunicación radicada por la Dirección Jurídica, con el Formato comunicación interna para trámite de pagos GRF-F-089, indicando la forma como debe constituirse del depósito judicial.
- Registro presupuestal por el valor bruto a nombre del demandante.
- Sentencia de primera instancia.
- Sentencia de segunda instancia.
- Constancia ejecutoria.
- Resolución por la cual se da cumplimiento del proceso judicial ejecutivo.
- RUT con fecha de impresión o generación no mayor a 180 días, del beneficiario según indique la sentencia.
- Certificación cuenta bancaria del beneficiario del pago no mayor a 30 días, del beneficiario del pago
- caución impuesta al interior de un recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia)
- Auto mediante el cual se concede el recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia y se impone el monto de la caución.
- Resolución "Por la cual se constituye una caución a órdenes del Tribunal Administrativo del XXXXX y a favor del proceso de Nulidad y Restablecimiento del Derecho con número de proceso XXXXX (23 dígitos del proceso)"
Esto corresponde a un proceso centralizado desde la Dirección General. Es decir, todo el proceso de registro de la obligación y trámite de pago se realizará desde la Dirección General.
6. Lineamientos generales para registrar la Obligación presupuestal de las resoluciones que ordenan la constitución de un título de depósito judicial
Para la radicación de la cuenta por pagar y la obligación presupuestal cuando se realiza con constitución de depósito judicial, se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:
| TIPO DE RUBRO | TIPO DE CUENTA POR PAGAR | ATRIBUTO | TIPO DE GASTO | TIPO DE OPERACIÓN | USO CONTABLE | USO PRESUPUESTAL | CUENTA CONTABLE |
| Funcionamiento (inicia con la letra A) | 48- Sentencias y conciliaciones | 48- Depósitos entregados en garantía | 13.Litigios y demandas laborales | 55- Sentencias | Sale automático | el sistema no pide uso por rubro funcionamiento | Automática |
| Inversión (inicia con la letra C) | 48- Sentencias y conciliaciones | 48- Depósitos entregados en garantía | 13.Litigios y demandas laborales | 17- Proyectos de inversión | 51- Provisiones- Litigios y demandas | A-03-10-01-001 SENTENCIAS | 190903001 depósitos judiciales |
7. Retención en la fuente pago sentencias judiciales
De conformidad con la doctrina vigente de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, los valores reconocidos en sentencias judiciales deberán analizarse de manera individual según su naturaleza jurídica, toda vez que no resulta procedente aplicar un tratamiento uniforme a la totalidad de los pagos. En consecuencia, la retención en la fuente deberá determinarse atendiendo al concepto del ingreso y a las características del beneficiario, conforme a lo señalado en el Concepto General 108 de 2024.
En el caso de sentencias derivadas de la declaratoria de contrato realidad, los pagos correspondientes a salarios, prestaciones sociales y demás acreencias laborales constituyen rentas de trabajo, por lo que estarán sujetos a retención en la fuente conforme a la tabla progresiva prevista en el artículo 383 del Estatuto Tributario, previa depuración de la base en los términos de los artículos 388 y concordantes del mismo estatuto.
En relación con los intereses reconocidos en la sentencia (corrientes o moratorios), la DIAN ha precisado que estos no constituyen un ingreso autónomo, sino que tienen carácter accesorio respecto de la obligación principal, razón por la cual deben someterse al mismo tratamiento tributario del ingreso que los origina. En consecuencia, cuando dichos intereses se deriven de acreencias laborales, estarán sujetos a retención en la fuente bajo la tarifa del artículo 383 del Estatuto Tributario, al compartir la naturaleza de renta laboral del pago principal (según Concepto DIAN 017535 de 2024 y Concepto DIAN 15355 de 2024).
En lo que respecta a la indexación o corrección monetaria, la DIAN ha señalado que esta no corresponde a un interés ni constituye un ingreso independiente, sino que representa la actualización del valor de la obligación por efectos de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. En consecuencia, su tratamiento tributario dependerá del concepto al cual se encuentra asociada, aplicándose las mismas reglas del ingreso principal que actualiza; es decir, si corresponde a pagos laborales se someterá a la tabla de lartículo 383 del Estatuto Tributario, y si correspon de a conceptos no gravados mantendrá tal condición (según Concepto General DIAN 108 de 2024).
De otra parte, es necesario diferenciar aquellos conceptos que no constituyen ingreso gravado, como esel caso de las indemnizaciones por dañoemergente, lascuales no generan un incremento patrimonial y, por tanto, no se encuentran sometidas a retención en la fuente; en contraste, las indemnizaciones por lucro cesante sí representan un ingreso gravado y deben someterse al respectivo mecanismo de retención conforme a su naturaleza (según doctrina DIAN vigente en materia de fallos judiciales).
Para la determinación de la retención en la fuente sobre pagos derivados de sentencias de contrato realidad que correspondan a rentas laborales, el cálculo debe efectuarse atendiendo la periodicidad mensual del ingreso, toda vez que los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario disponen que el "valor a retener" se determina mensualmente, y la DIAN, mediante Oficio 906182 del 28 de junio de 2021, precisó que cuando existan pagos laborales acumulados o retroactivos, estos no deben someterse a retención como un solo pago, sino que debe establecerse qué parte corresponde a cada mes, aplicando a cada periodo la depuración y la tabla del artículo 383 del EstatutoTributario, como si el pago se hubiera realizado oportunamente en cada mensualidad.
A continuación,se recomienda el esquema que debería utilizarse para la depuración del artículo 383 del Estatuto Tributario:
INGRESOS
Ingresos rentas de trabajo Pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo (Comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales. Art. 103 ET)
INGRESOS NO CONSTITUTIVOS DE RENTA
1. Aportes obligatorios a pensión. (Art. 55 Estatuto Tributario)
2. Aportes obligatorios a Fondo solidaridad Pensional.
3. Aportes obligatorios a salud. (Art. 56 Estatuto Tributario)
2. Aportes ARL (Concepto 912 de 2018)
4. Aportes voluntarios a fondo de Pensiones obligatorias. (Art. 55 no debe exceder el 25% del ingreso, limitado a 2.500 UVT)
Total Ingresos no constitutivos
Subtotal 1
DEDUCCIONES
1. Pago intereses de vivienda o Costo Financiero Leasing Habitacional. Límite máximo 100 UVT Mensuales Dcto 1625 de 2016 Art. 1.2.4.1.23
2. Pagos por dependientes. No puede Exceder 32 UVT Mensuales.
3. Pagos Por Salud medicina prepagada. No puede Exceder 16 UVTMensuales.
Total, Deducciones
Subtotal 2
RENTAS EXENTAS
a. Aportes a Fondo de pensiones voluntarias (Art 126 - 1 E.T.) La Sumatoria de los beneficios a (Aportes voluntarios) y b (Aportes AFC), no pueden exceder del 30% del ingreso laboral o tributario del año y hasta un máximo de 3.800 UVT por año. Art. 126-1 E.T.
b. Aportes a cuentas AFC (Art 126-4 E.T.) La Sumatoria de los beneficios a (Aportes voluntarios) y b (Aportes AFC), no pueden exceder del 30% del ingreso laboral o tributario del año y hasta un máximo de 3.800 UVT por año. Art. 126-4 E.T.
Total Rentas Exentas
Subtotal 3
Renta de Trabajo Exenta (25%). máximo Anual. (790 UVT)
Subtotal 4
Total, Deducciones y rentas exentas del mes
Limite 40% subtotal 1. En todo caso el máximo Anual permitido es de 1.340 UVT Articulo 1.2.4.1.6 Decreto 1625 de 2016
Ingreso Mensual Base para Retención en la Fuente
Ingreso gravado en UVT
Retención en la fuente a practicar
Determinación de la retención con base en la depuración:
| Hasta | Tarifa Marginal | Impuesto |
| 95 | 0% | $0 |
| 150 | 19% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19% |
| 360 | 28% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT |
| 640 | 33% | (Ingreso laboral gravado expresadoenUVTmenos360 UVT)* 33% más 69 UVT |
| 945 | 35% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 640 UVT)*35% más 162 UVT |
| 2300 | 37% | (Ingreso laboral gravado expresadoenUVTmenos945 UVT)*37% más 268 UVT |
| En adelante | 39% | (Ingreso laboral gravado expresado en UVTmenos 2300 UVT)*39% más 770 UVT |
Solo deberán incluirse en la depuración los conceptos que efectivamente procedan según lo ordenado en la sentencia y los soportes del beneficiario; por tanto, los ítems que no apliquen al caso concreto no hayan sido reconocidos judicialmente o no cumplan los requisitos legales, no deberán tenerse en cuenta. Esto obedece a que el artículo 388 del Estatuto Tributario solo permite detraer de la base los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones del artículo 387 y las rentas exentas previstas en la ley.
El no cumplimiento en lo indicado en la presente circular será causal de notificación a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Cordial saludo,
CLAUDIA LILIANA BLANCO SANTILLANA
Directora Administrativa y Financiera (E)
